Những vấn đề cần lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn có thể sử dụng song song nhiều loại hóa đơn (cả giấy và điện tử) cho đến khi hết và phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định. Bài viết này Gitiho sẽ đề cập đến nội dung những vấn đề cần lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Sử dụng và lập hóa đơn

- Hóa đơn bán hàng được sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ;

- Thời điểm viết hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua. (Chi tiết tại khoản 2 Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC);

- Đối với các khoản đặt cọc, người mua ứng trước tiền hàng: không viết hóa đơn;

- Đối với công trình xây dựng thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa;

- Đối với doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng... có thu tiền theo tiến độ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm (ngày) thu tiền;

- Hóa đơn xăng dầu: đối với khách hàng mua lẻ thì xuất ngay trong ngày, đối với khách mua theo hợp đồng mua theo bảng kê từng lần thì chậm nhất ngày cuối tháng phát sinh hoạt động mua bán;

- Hóa đơn điện nước: phát hành chậm nhất sau 7 ngày từ ngày ghi chỉ số đồng đồ đo;

- Hàng hóa xuất khẩu: phát hành khi phát sinh việc chuyển giao hàng hóa giữa người mua và người bán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử

- Việc lưu trữ hóa đơn điện tử tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp có thể lưu trữ theo bản in, bản điện tử dạng .pdf hoặc kết xuất thành file dạng .xml…

- Thông thường việc gửi hóa đơn thông qua email. Người bán (doanh nghiệp) phát hành hóa đơn và gửi cho người mua qua email mã tra cứu hóa đơn để người mua tự tra cứu trên phần mềm tra cứu hóa đơn điện tử được cung cấp;

- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Lưu ý: Tuy nhiên, khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2019/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC (từ ngày 01/7/2022 được thay thế bởi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC) thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ một số trường hợp đặc biệt.

- Đối với doanh nghiệp thuộc loại có rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý;

- Doanh nghiệp khi chia tách, sát nhập, chuyển đổi sở hữu, bán, khoán… phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế;

- Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác với địa bàn cơ quan thuế đang quản lý phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi;

- Doanh nghiệp cùng lúc sử dụng nhiều loại hóa đơn thì lập trên cùng 1 báo cáo;

- Hiện nay đã có một số phần mềm kế toán, phần mềm viết hóa đơn có sẵn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để kế toán có thể tận dụng nộp qua phần mềm Hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế;

- Thực hiện lập bảng kê hóa đơn đầu ra để phục vụ báo cáo thuế định kỳ theo mẫu của Tổng cục Thuế.

Các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn

Trong quá trình sử dụng hóa đơn, thực hiện việc xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán có thể sẽ gặp phải một số vấn đề như sau:

- Hóa đơn lập sai (sai một số nội dung trong hóa đơn như sai giá bán, sai số lượng, sai tên hàng, sai mã số thuế...);

- Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng;

- Hóa đơn đã phát hành nhưng hàng hóa bị trả lại;

- Hóa đơn xuất trong các trường hợp như: xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, lập hóa đơn khi cho, biếu, tặng, xuất hóa đơn khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hóa đơn có chiết khấu thương mại...;

- Các trường hợp không cần xuất hóa đơn;

- Viết hóa đơn xuất khẩu;

- Doanh nghiệp cùng đồng thời sử dụng nhiều loại hóa đơn (tự in, điện tử...);

- Quản lý hóa đơn khi có nhiều chi nhánh, cửa hàng;

- Các vấn đề phát sinh khi lập các báo cáo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn như: lập báo cáo khi thay đổi địa điểm, lập báo cáo khi sử dụng nhiều loại hóa đơn...;

- Hóa đơn là một tài sản có giá trị của doanh nghiệp, nó có thể coi như một tài sản của doanh nghiệp, nếu để mất, hỏng, sai có thể gây tổn hại cả bằng tiền và cả gây ra trách nhiệm pháp lý, vì vậy doanh nghiệp cần phải quản lý, sử dụng đúng quy định của pháp luật. Kế toán trong doanh nghiệp phải là người cẩn thận tỉ mỉ, nắm được các quy định về sử dụng hóa đơn, tránh các sai sót có thể xảy ra gây thiệt hại cho doanh nghiệp dẫn đến có thể gây thất thoát hoặc bị phạt của cơ quan thuế khi sử dụng không đúng.

Kết luận

Trên đây Gitiho đã giới thiệu tới độc giả về Những vấn đề cần lưu ý khi doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử, hy vọng sẽ giúp các bạn tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện. Các bạn đừng quên theo dõi Gitiho để đón xem những bài viết mới nhất nhé.