10 biểu đồ Excel nâng cao ai cũng cần biết (Phần 1)

Nhã Linh
Nhã Linh
Jul 27 2021

Biểu đồ trong Excel là công cụ tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu trang tính. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng các biểu đồ có sẵn, rất có thể bạn chưa khám phá hết sự lợi hại của công cụ này đâu. Vậy thì hãy cùng Gitiho học cách vẽ 10 biểu đồ Excel nâng cao hữu dụng nhất cho công việc biểu diễn số liệu của mình nhé.

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Giới thiệu về biểu đồ Excel nâng cao

Thông thường, thao tác vẽ biểu đồ Excel vô cùng đơn giản khi tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn bảng dữ liệu và nhấn vào loại biểu đồ cần sử dụng. Vậy giả sử chúng ta không cần biểu đồ cột, biểu đồ đường hay biểu đồ tròn, mà lại tìm kiếm một loại biểu đồ khác thì sao? Tất cả các loại biểu đồ trong Excel không có sẵn đó sẽ được chúng mình đưa vào nhóm biểu đồ Excel nâng cao.

Để vẽ biểu đồ Excel trong nhóm này, các bạn sẽ cần tốn nhiều công sức hơn một chút, thực hiện nhiều thao tác hơn một chút. Tuy nhiên, chất lượng biểu diễn số liệu sẽ tăng lên nhiều lần khi bạn sử dụng đúng loại biểu đồ đúng không nào? Bạn đừng lo lắng quá, vì các thao tác tạo biểu đồ Excel nâng cao không hề phức tạp như bạn nghĩ đâu. Không tin thì cùng tìm hiểu ngay nhé.

Nếu chưa nắm vững kỹ năng vẽ các loại biểu đồ cơ bản như biểu đồ cột, biểu đồ đường và biểu đồ tròn thì các bạn hãy dành thời gian tham khảo bài viết dưới đây để thực hành làm quen với công cụ biểu đồ trong Excel nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách để tạo biểu đồ trong Excel: Các dạng và ví dụ

Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau

Mục đích sử dụng biểu đồ so sánh

Biểu đồ cột lồng nhau được sử dụng với mục đích chính là biểu diễn tình hình thực hiện kế hoạch. Một ứng dụng phổ biến của biểu đồ cột lồng nhau chính là biểu diễn số liệu thực tế (số thực tế) đặt trong tương quan với KPI (số kế hoạch) của nhân viên. Có thể nói, loại biểu đồ so sánh này là một phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc một cách trực quan hơn rất nhiều so với việc bạn chỉ nhìn qua các con số.

Cách vẽ biểu đồ so sánh

Để vẽ biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau trong Excel, đầu tiên chúng ta cần có một bảng dữ liệu tổng hợp gồm 3 phần trả lời lần lượt các câu hỏi sua:

  • Chỉ tiêu, đối tượng: Chúng ta cần đánh giá chỉ tiêu nào?
  • Số kế hoạch: KPI cho đối tượng đó là bao nhiêu?
  • Số thực tế: Chúng ta đã làm được bao nhiêu?

Giả sử chúng ta có một bảng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch theo KPI như hình dưới đây. Dựa vào bảng dữ liệu này, chúng ta sẽ tiến hành vẽ biểu đồ Excel nâng cao bằng cách sử dụng biểu đồ cột Clustered Column.

Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel dạng cột (Clustered Column)

Bạn hãy chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng báo cáo (trừ dòng tiêu đề), đi đến thẻ Insert > nhóm Charts > biểu tượng biểu đồ cột > Clustered Column. Chúng ta sẽ có biểu đồ trong Excel như sau với cột xanh biểu diễn KPI và cột cam biểu diễn số thực tế.


Bước 2: Thay đổi dạng biểu đồ

Bạn nhấn chuột phải tại biểu đồ Excel đã tạo và chọn Change Series Chart Type. Khi hộp thoại Change Chart Type hiện lên, bạn vào phần Combo tại bên trái hộp thoại và tích chọn ô Secondary Axis tương ứng với số liệu Thực tế.


Bước 3: Điều chỉnh thang đo trục tung

Bạn sẽ thấy biểu đồ so sánh của chúng ta có 2 trục tung với 2 thước đo khác nhau. Tại đây, các bạn hãy nhớ kỹ nguyên tắc: Điều chỉnh trục có số nhỏ hơn. Do số lớn nhất ở trục tung bên phải nhỏ hơn số lớn nhất ở trục tung bên trái, chúng ta sẽ thực hiện đồng nhất thang đo 2 trục tung với trục bên phải.

Bạn hãy nhấn chuột phải tại trục tung bên phải và chọn Format Axis, sau đó điền các thông số Minimum và Maximum tương ứng với trục tung bên trái.

Bước 4: Điều chỉnh kích cỡ cột

Bước cuối cùng chúng ta cần làm là điều chỉnh kích thước các cột của biểu đồ so sánh trong Excel sao cho cột Thực tế sẽ lồng ra ngoài cột Kế hoạch.

Để làm được điều này, các bạn hãy nhấn chuột phải tại cột Thực tế (cột xanh) và nhấn Format Data Series. Sau đó, tại mục Gap Width, điều chỉnh chiều rộng cột ở mức mong muốn. Lưu ý rằng số càng nhỏ thì thân cột sẽ càng lớn.


Như vậy, chúng ta đã hoàn thành một biểu đồ Excel nâng cao dạng cột lồng nhau rồi. Với biểu đồ so sánh này, các bạn có thể dễ dàng thấy được tương quan giữa thực tế làm việc và KPI.


Xem thêm: Hướng dẫn vẽ biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau

Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ Milestone

Mục đích sử dụng biểu đồ Milestone

Biểu đồ Milestone tập trung vào các mốc thời gian cụ thể diễn ra một hoạt động trong timeline (dòng thời gian) của một dự án. Dựa vào đó, chúng ta có thể đánh dấu cột mốc hoàn thành của các bước quan trọn trong quá trình thực hiện dự án.

Cách vẽ biểu đồ Milestone

Chúng ta sẽ cần một bảng dữ liệu với mốc thời gian và công việc trong dự án để biểu diễn trên biểu đồ Milestone. Tại bảng, chúng ta sẽ có thêm một cột Vị trí để xác định dòng chú thích công việc của cột mốc sẽ hiện phía trên hay phía dưới đường thời gian. Bạn có thể chọn bất kì số âm (dữ liệu nằm phía dưới đường thời gian) hoặc số dương (dữ liệu nằm phía trên dường thời gian).


Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel dạng đường

Không cần chọn trước dữ liệu, bạn hãy vào thẻ Insert và tạo ngay một biểu đồ đường Line with Markers.

Trên trang trống của biểu đồ hiện tại, chúng ta nhấn chuột phải và chọn Select Data. Tại phần Legend Entries, nhấn Add để thêm một chú thích (legend) và nhập các dữ liệu vào các mục tương ứng trong hộp thoại Edit Series. Đầu tiên chúng ta sẽ tạo đường thời gian.


Sau đó chúng ta nhấn OK để trở về hộp thoại Select Data Source. Hãy nhìn sang phần Horizontal (Category) Axis Label và nhấn Edit, chọn phạm vi dữ liệu các mốc thời gian (A2:A9) và nhấn OK.

Chúng ta đã hoàn thành legend cho đường thời gian. Bây giờ chúng ta sẽ tạo một legend mới cho các công việc tương ứng bằng cách nhấn Add tại mục Legend Entries. Lần này, chúng ta sẽ chèn dữ liệu như sau:


Bước 2: Đổi dạng biểu đồ

Lúc này biểu đồ trong Excel của chúng ta hiển thị như dưới đây.

Chúng ta sẽ chuyển đường màu cam về dạng cột bằng cách nhấn chuột phải tại đường và chọn Change Series Chart Type. Tại đây, bạn chọn dạng cột Clustered Column cho dữ liệu Công việc và nhấn OK.

Bước 3: Biểu diễn các công việc tương ứng với các mốc thời gian

Bước tiếp theo, chúng ta nhấn chuột phải tại cột Công việc và chọn Format Data Series. Hãy tích vào ô Secondary Axis, bạn sẽ thấy đường thời gian đã được chuyển xuống phía dưới và một trục tung bên phải được thêm vào biểu đồ Excel nâng cao.


Thực tế, chúng ta không cần đến trục tung mới này, nên bạn hãy nhấn chọn trục tung bên phải và xóa nó đi nhé. Ngay lập tức, đường thời gian sẽ trở về vị trí cũ.

Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải tại cột Công việc và chọn Add Data Labels. Các số liệu của cột sẽ hiện lên như trong hình.

Việc chúng ta cần làm lúc này là thay đổi các con số vô nghĩa kia về công việc tương ứng với mốc thời gian. Để thực hiện thao tác này, bạn hãy nhấn chuột phải vào các cột và chọn Format Data Labels, tích chọn Category name.

Bước 4: Thay các bằng thành các đoạn thẳng

Bạn hãy nhấn vào biểu đồ, tiến đến thẻ Design > nhóm Chart Layouts > Add Chart Element > Error Bars > Standard Error. Các đoạn thẳng sẽ xuất hiện tại vị trí các cột Công việc trong biểu đồ Excel hiện tại. Bạn nhấn chuột phải tại các đoạn thẳng này, chọn Format Error Bars và tích chọn các mục Minus, No cap và Percentage đặt 100%.

Sau khi đóng cửa sổ Format Error Bars, chúng ta sẽ nhấn chuột phải tại các cột và chọn Format Data Series. Tại mục Fill, bạn hãy chọn No fill. Tại mục Border, chọn No line để biểu đồ Excel nâng cao không còn hiển thị các cột nữa.

Vậy là chúng ta đã hoàn thành một biểu đồ Milestone rồi.


Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ Milestones trong Excel

Biểu đồ Excel nâng cao: Biểu đồ Gantt

Mục đích sử dụng biểu đồ Gantt

Bên cạnh biểu đồ Milestone ở trên, một công cụ không thể thiếu trong các dự án chính là biểu đồ Gantt. Đây là loại biểu đồ trình bày các công việc theo thời gian. Tuy nhiên, khác với biểu đồ Milestone, biểu đồ Gantt được dùng để theo dõi tiến độ các công việc diễn ra trong quá trình thực hiện dự án, giúp quản lý dự án hiệu quả hơn.

Cách vẽ biểu đồ Gantt

Chúng ta sẽ thực hành cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel với bảng dữ liệu dưới đây.

Bước 1: Vẽ biểu đồ Excel

Bạn hãy chọn dữ liệu trong cột Ngày bắt đầu (B2:B10) và đi tới thẻ Insert để vẽ biểu đồ Excel dạng Stacked Bar.

Bước 2: Thêm dữ liệu vào biểu đồ

Để thêm dữ liệu thời gian vào biểu đồ Excel, nhấn chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Select Data  Hộp thoại Select Data Source hiện lên, bạn hãy nhấn Add tại phần Legend Entries (Series) và nhập các dữ liệu như sau:

Sau đó, nhấn OK để hoàn tất thêm dữ liệu. Tiếp theo, chúng ta sẽ thêm các công việc vào biểu đồ trong Excel. Hãy chọn mục Ngày bắt đầu (mục đầu tiên) tại phần Legend Entries (Series), chuyển sang phần Horizontal (Category) Axis Label và nhấn Edit.

Tại hộp thoại Axis Labels, hãy chọn toàn bộ dữ liệu Công việc (A3:A10) rồi nhấn OK.


Bước 3: Định dạng biểu đồ Gantt

Hãy nhìn kỹ biểu đồ Excel hiện tại của chúng ta nhé. Bạn có phát hiện ra điều bất hợp lý không? Các công việc hiển thị trên biểu đồ đang bị ngược so với trình tự trong bảng dữ liệu bên cạnh.

Để đưa các công việc về đúng trình tự thời gian, bạn chỉ cần nhấn chuột phải tại các danh mục này trong biểu đồ Excel nâng cao vừa tạo, chọn Format Axis và tích chọn ô Categories in reverse order.

Giờ thì biểu các công việc đã được sắp xếp theo đúng thứ tự rồi, chúng ta sẽ định dạng biểu đồ này sao cho đúng với một biểu đồ Gantt bằng cách xóa bỏ phần thanh màu xanh. Hãy nhấn chuột phải tại phần cần xóa, chọn Format Data Series.

Tại cửa sổ bên phải màn hình, bạn hãy nhấn vào biểu tượng thùng sơn và tích chọn các ô No fill và No border.

Vậy là đã xóa xong các phần màu xanh không cần thiết trong biểu đồ Gantt. Tuy nhiên, thao tác định dạng biểu đồ vẫn chưa kết thúc đâu nhé. Chúng ta còn phải điều chỉnh các mốc thời gian nữa đó. Cố gắng thêm chút nữa nào!

Để xử lý dữ liệu thời gian, bạn cần lưu ý rằng Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng các con số tự nhiên. Vậy nên việc bạn cần làm lúc này là tìm số tự nhiên đại diện cho ngày bắt đầu thực hiện công việc đầu tiên trong dự án. Hãy chọn ô dữ liệu đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu, vào thẻ Home > Format Cells > General.

Excel cho biết ngày 01/01/2021 tương ứng với con số 44197. Bạn hãy ghi nhớ con số này và đưa ô tính quay trở lại định dạng ngày tháng ban đầu nhé.

Chúng ta sẽ tiến đến biểu đồ Excel, nhấn chuột phải tại trục ngày tháng và chọn Format Axis. Tại đây, bạn hãy điền con số đã ghi nhớ ở trên vào ô Minimum để đưa các thanh màu cam về mốc đầu tiên trong biểu đồ.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập các thông số tại mục Units để xác định khoảng cách giữa các mốc thời gian muốn hiển thị trên biểu đồ Gantt.


Thao tác cuối cùng để hoàn thiện biểu đồ trong Excel là xóa các khoảng trắng giữa các thanh màu cam. Hãy nhấn chuột phải tại các thanh này, kéo thông số Gap Width về 0.

Như vậy là bạn đã hoàn thành một biểu đồ Gantt đúng chất rồi! Với biểu đồ Excel nâng cao này, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thay đổi tự trong bảng dữ liệu mà không lo phải cập nhật vào biểu đồ, bởi Excel sẽ tự động làm điều đó thay bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng Conditional Formatting

Tổng kết

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu 3 loại biểu đồ Excel nâng cao đầu tiên, bao gồm biểu đồ so sánh dạng cột lồng nhau, biểu đồ Milestone và biểu đồ Gantt. Hy vọng các bạn đã thành công thực hành cách vẽ biểu đồ Excel với Gitiho. Hãy đón đọc phần tiếp theo của bài viết để tìm hiểu cách tạo các loại biểu đồ Excel nâng cao nhé.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!


0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội