3 Cách dễ dàng giúp bạn tách các ô, văn bản trong Excel

Gần đây, chúng ta đã tìm hiểu cách sử dụng hàm CONCATENATE trong Excel để nối chuỗi văn bản, ô và cột trong Excel. Nhưng làm cách nào để bạn tách chúng ra? Bằng cách sử dụng tính năng Text to Columns, Flash Fill, công thức với các hàm văn bản ngay bên dưới, bạn sẽ dễ dàng tách các ô, văn bản trong Excel. Hướng dẫn này phác thảo tất cả các tùy chọn, giúp bạn có thể lựa chọn kỹ thuật phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Nói chung, bạn có thể cần chia ô trong Excel trong hai trường hợp. Thông thường, khi bạn nhập dữ liệu từ một số nguồn bên ngoài, nơi tất cả thông tin nằm trong một cột trong khi bạn muốn tách chúng thành các cột riêng biệt. Hoặc, bạn có thể muốn tách các ô trong một bảng hiện có để lọc, sắp xếp hoặc phân tích chi tiết hơn.

Cách tách các ô trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Text to Columns

Tính năng Text to Columns thực sự hữu ích khi bạn cần chia một ô thành hai hoặc nhiều ô trong Excel 2016, 2013, 2010 trở về trước. Cho phép bạn tách các chuỗi văn bản bằng một dấu phân cách cụ thể như dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu cách cũng như tách các chuỗi con có độ dài cố định.

Xem thêm khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ để trở thành nhân tố không thể thay thế trong công ty của bạn.

Tách các ô trong Excel bằng dấu phân cách với Text to Columns

Giả sử, bạn có một danh sách bao gồm tên người tham gia, quốc gia và ngày đến dự kiến ​​đều nằm trong cùng một cột. Sau đó bạn muốn tách dữ liệu trong cột đó thành nhiều cột khác như Tên , Họ , Quốc gia , Ngày đến và Trạng thái.

Để tác một ô thành nhiều ô, phân tách bởi dấu phẩy, bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau:

1. Nếu bạn muốn đặt các ô đã tách ở giữa bảng, hãy bắt đầu bằng cách chèn (các) cột mới để tránh ghi đè dữ liệu hiện có của bạn.
   • Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chèn 3 cột mới như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, để tránh ghi đè dữ liệu hiện có của bạn.
   • 
     
   • Nếu bạn không có bất kỳ dữ liệu nào bên cạnh cột bạn muốn tách, hãy bỏ qua bước này.
2. Chọn các ô bạn muốn chia, điều hướng đến các dữ liệu Data tab > Data Tools, và nhấp vào nút Text to Columns.
   • 
     
3. Trong cửa sổ Convert Text to Columns wizard vừa bật lên, bạn chọn cách tách các ô - theo dấu phân cách hoặc chiều rộng.
   • Trong trường hợp của chúng ta, nội dung ô được phân tách bằng dấu cách và dấu phẩy, vì vậy chúng tôi chọn Delimited và nhấp vào Next.
   • 
4. Trong bước tiếp theo, bạn chỉ định các dấu phân cách và, tùy chọn, định tính văn bản.
   • Bạn có thể chọn một hoặc nhiều dấu phân cách được xác định trước.
   • Nếu dấu bạn muốn không có sẵn, bạn có thể nhận dấu phân tách riêng của bạn trong hộp  Other.
   • Trong ví dụ này, chúng ta chọn Space và Comma.
   • 
     
   • Bạn check và tùy chọn Treat consecutive delimiters as one nếu các dấu phân tách kề bên nhau là một. Ví dụ như "Nguyễn Văn A, Hà Hội", thì dấu phân tách ở đây bao gồm cả dấu phẩy và khoảng trắng.
   • Tùy chọn Specifying the text qualifier được sử dụng khi dữ liệu của bạn có một số văn bản được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc đơn và bạn muốn các phần văn bản như vậy bị tách ra. Ví dụ: nếu bạn chọn dấu phẩy (,) làm dấu phân tách và dấu ngoặc kép (") được đặt trong ô text qualifier,  bất kỳ từ nào được đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ: "California, USA",  toàn bộ cum California, USA sẽ được đặt vào một ô. Nếu bạn chọn {none} trong text qualifier, "California sẽ được phân phối vào một ô (cùng với dấu ngoặc kép mở) và USA" thành một ô khác (cùng với dấu đóng).
   • Data preview. Trước khi bạn nhấp vào nút Nex, bạn nên lướt qua phần này để đảm bảo Excel đã chia đúng tất cả nội dung ô.
     
5. Tiếp theo, bạn chọn định dạng dữ liệu và chỉ định nơi bạn muốn dán dữ liệu đã tách:
   • Theo mặc định, định dạng General được đặt cho tất cả các cột, định dạng này hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp.
   • Để thay đổi định dạng dữ liệu cho một cột cụ thể, hãy nhấp vào cột đó trong phần Data preview để chọn nó, rồi chọn một trong các định dạng trong cột Column data format.
   • 
     
   • Để cho Excel biết nơi bạn muốn xuất dữ liệu được phân tách, hãy bấm vào Destination và chọn ô trên cùng bên trái của phạm vi đích hoặc nhập trực tiếp tham chiếu ô vào hộp. Hãy đảm bảo rằng có đủ cột trống bên phải ô đích trước khi bấm vào nút Finish, nếu không, dữ liệu của bạn sẽ bị ghi đè.
6. Cuối cùng, nhấp vào nút Finish và bạn đã hoàn tất! Excel đã tách hoàn hảo nội dung của một ô thành nhiều ô.
   • 
     

Tách ô trong Excel theo số ký tự định trước với Fixed width

Phần này giải thích cách chia một ô trong Excel thành nhiều ô, dựa trên số ký tự bạn chỉ định. Hãy quan sát ví dụ bên dưới. Giả sử, bạn có ID sản phẩm và tên sản phẩm trong một cột và bạn muốn trích xuất ID thành một cột riêng biệt.

Vì tất cả các ID sản phẩm đều chứa 9 ký tự nên bạn có thể tách chuỗi văn dựa trên số ký tự với công cụ Fixed width có sẵn trong Excel

1. Khởi động trình hướng dẫn Convert Text to Columns wizard như được giải thích trong ví dụ trên. Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn Fixed width và nhấp vào Next.
   • 
     
2. Đặt chiều rộng của mỗi cột bằng cách sử dụng phần Data preview . Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, một đường thẳng đứng đại diện cho một cột, bạn chỉ cần nhấp vào vị trí mong muốn (trong ví dụ này là 9 ký tự).
   • Để xóa dấu ngắt, hãy nhấp đúp vào một dòng; để di chuyển dấu ngắt ở vị trí khác, chỉ cần kéo dòng bằng chuột.
   • 
3. Tiếp theo, chọn định dạng dữ liệu và đích cho các ô được tách chính xác như chúng ta đã làm trong ví dụ trước, và nhấp vào nút Finish để hoàn tất.
   

Cách tách các ô trong Excel 2013, 2016 và 2019 bằng Fill Flash

Nếu bạn sử dụng bất kỳ phiên bản nào của Excel 2013 đến Excel 2019, bạn có thể sử dụng tính năng Flash Fill. Fill Flash không chỉ có thể tự động điền dữ liệu vào các ô mà còn có thể tách nội dung ô. Chúng ta hãy xem cách Fill Flash của Excels chia một ô thành hai như thế nào ngay bên dưới nhé.

1. Đầu tiên, bạn cần chèn một cột mới bên cạnh cột có dữ liệu gốc và nhập phần văn bản mong muốn vào ô đầu tiên.
2. Nhập văn bản vào một vài ô nữa. Ngay sau khi Excel cảm nhận được một mẫu, nó sẽ tự động điền dữ liệu tương tự vào các ô khác. Trong trường hợp của chúng ta, Excel sẽ dựa trên 3 ô đầu tiên để tìm ra một mẫu:
3. Nếu bạn hài lòng với những gì bạn nhìn thấy, hãy nhấn phím Enter và tất cả các tên sẽ được sao chép vào một cột riêng cùng một lúc.
   • 
     

Cách tách ô trong Excel bằng công thức

Một công thức hợp lý có thể giúp bạn tách một ô trong Excel bất kể dữ liệu của bạn có phức tạp đếp thế nào. Nói chung, bạn sẽ sử dụng các hàm SEARCH hoặc FIND để xác định vị trí của dấu phân cách và một trong các hàm Văn bản ( LEFT , RIGHT hoặc MID ) để lấy một chuỗi con.

Ví dụ: bạn sẽ sử dụng các công thức sau để chia dữ liệu trong ô A2 được phân tách bằng dấu phẩy và dấu cách (vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới):

Để trích xuất tên trong B2:

=LEFT(A2, SEARCH(",",A2)-1)

Để trích xuất quốc gia trong C2:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(",",A2)-1)

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng công thức để thực hiện các tác vụ sau:

1. Trích xuất văn bản trước một ký tự cụ thể.
   • Để có một chuỗi con đứng trước một ký tự nhất định, đầu tiên, bạn xác định vị trí của ký tự quan tâm, sau đó bạn kéo tất cả các ký tự trước nó.
   • Chính xác hơn, bạn sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí của ký tự và trừ đi 1 từ kết quả, bởi vì bạn không muốn đưa ký tự vào đầu ra.
   • Sau đó, bạn gửi trực tiếp số được trả về tới đối số num_chars của hàm LEFT
   • = LEFT(cell, SEARCH("char", cell)-1
2. Trích xuất văn bản sau một ký tự cụ thể.
   • Để lấy văn bản theo sau một ký tự cụ thể, bạn ấy vị trí của ký tự bằng SEARCH  hoặc FIND, trừ số đó khỏi tổng độ dài chuỗi được trả về bởi hàm LEN và trích xuất nhiều ký tự đó từ phần cuối của chuỗi.
   • RIGHT(cell,LEN(cell)-SEARCH("char", cell))
3. Chia ô theo ký tự ngắt dòng
   • Để phân chia văn bản theo ký tự ngắt dòng, bạn có thể sử dụng các công thức tương tự như các công thức được minh họa bên trên. Sự khác biệt duy nhất là bạn sẽ cần hàm CHAR để cung cấp ký tự ngắt dòng vì bạn không thể nhập trực tiếp vào công thức.
   • =LEFT(A2, SEARCH(CHAR(10),A2,1)-1) trong đó 10 là mã ASCII cho dấu xuống dòng.
4. Tách văn bản và số
   • Giả sử, bạn có một cột chuỗi gồm văn bản và số được kết hợp, trong đó một số luôn theo sau văn bản. Bạn muốn ngắt các chuỗi ban đầu để văn bản và số xuất hiện trong các ô riêng biệt. Đầu tiên bạn cần xác định vị trí chữ số đầu tiên trong chuỗi.
   • =MIN(SEARCH({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},A2&"0123456789"))
   • Khi vị trí của chữ số đầu tiên được tìm thấy, bạn có thể tách văn bản và số bằng cách sử dụng các công thức LEFT và RIGHT rất đơn giản.
   • =LEFT(A2, B2-1) để trích văn bản
   • =RIGHT(A2, LEN(A2)-B2+1) để trích xuất số.

Ngoài ra bạn cũng có thể xem thêm các bài viết để biết thêm các ví dụ cụ thể:

• Cách thay thế, loại bỏ, thêm, phân tách ô... bằng dấu phẩy trong Excel
• Hướng dẫn tách ô trong Excel
• Cách trích xuất văn bản trước/sau khoảng trắng hoặc dấu phẩy trong Excel
  

Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn! Bên cạnh đó, đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay để biết thêm các mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác.