Các bước xây dựng Quy trình tuyển dụng Nhân sự

Tuyển dụng là một trong những quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, nó bào gồm các bước sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng lực đáp ứng một công việc. Tùy từng quy mô và tính chất của từng doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp bao gồm các bước, các thành phần tham gia khác nhau, thậm chí lựa chọn các dịch vụ tuyển dụng của các nhà cung cấp dịch vụ headhunter.

Xem thêm: Tổng quan về nghề tuyển dụng nhân sự cho người mới bắt đầu

Đăng ký khóa học Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Xét về cơ bản, mọi doanh nghiệp đều có một số điểm chung khi tiến hành tuyển dụng nhân sự. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình tuyển dụng nhân sự nhé.

Mục lục

1 Tổng quát về quy trình tuyển dụng nhân sự

1.1 Mục tiêu tuyển dụng nhân sự
1.2 Nguyên tắc tuyển dụng nhân sự

2 Nội dung quy trình tuyển dụng nhân sự
3 Tổng kết

Tổng quát về quy trình tuyển dụng nhân sự

Mục tiêu tuyển dụng nhân sự

Tại sao doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự? Dưới đây là một số mục tiêu:

- Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng nhằm tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với tiêu chí và yêu cầu tuyển dụng. Không tuyển dụng các ứng viên đã bị sa thải, kỷ luật buộc thôi việc, và cân nhắc trình Lãnh đạo phê duyệt riêng các trường hợp tái tuyển dụng

- Xác định phạm vi trách nhiệm của các bên liên quan tham gia quy trình tuyển dụng.

- Xây dựng, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

- Nâng cao hiệu quả trong công tác tuyển dụng.

Nguyên tắc tuyển dụng nhân sự

- Công tác tuyển dụng nhân sự được thực hiện dựa trên nguyên tắc:

Tuyển dụng công khai, minh bạch, công bằng và khách quan.
Việc tuyển dụng dựa trên định biên nhân sự, đề nghị tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Không thu bất kỳ khoản phí nào đối với ứng viên trong quá trình tuyển dụng

- Việc tuyển dụng nhân sự được thực hiện dựa trên yêu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng và Bản Mô tả công việc tùy theo từng thời kỳ.

- Các trường hợp nghỉ có thời hạn như nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày, nghỉ không lương dài ngày có phép, Cấp quản lý của các đơn vị sắp xếp và giải quyết tình huống theo các giải pháp ưu tiên giảm dần như sau:

Phân công công việc kiêm nhiệm.
Điều động nhân sự hỗ trợ.
Tuyển dụng thay thế

- Ưu tiên tuyển dụng nhân sự nội bộ, đặc biệt là khi tuyển dụng những vị trí quản lý, những vị trí làm việc tại các địa bàn làm việc cách xa các thành phố lớn. Ứng viên nội bộ có cùng tiêu chí tuyển dụng, cùng đáp ứng được yêu cầu công việc so với ứng viên bên ngoài thì sẽ được ưu tiên tuyển dụng.

- Không tuyển dụng những trường hợp có mối quan hệ ruột thịt (bao gồm: bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột), quan hệ họ hàng vào làm việc tại các vị trí có quan hệ quản lý trực tiếp, cấp trên cấp dưới, trong cùng một phòng ban, hoặc các vị trí thực hiện các bước liền kề trong một quy trình làm việc.

- Ứng viên phải cung cấp đầy đủ thông tin khi ứng tuyển. Trường hợp ứng viên không cung cấp đầy đủ thông tin, khi phát hiện, kết quả tuyển dụng sẽ bị hủy bỏ.

Xem thêm: Phễu tuyển dụng là gì? Tại sao cần ứng dụng phễu tuyển dụng?

Nội dung quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước	Trách nhiệm	Nội dung	Thời gian	Hướng dẫn quy trình
1	- Bộ phận yêu cầu tuyển dụng	Gửi yêu cầu tuyển dụng	Khi phát sinh yêu cầu tuyển dụng	- Bộ phận yêu cầu gửi Phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự cho Bộ phận Nhân sự bằng email hoặc bản cứng. Yêu cầu tuyển dụng cần đính kèm Mô tả công việc, Bộ phận Nhân sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận yêu cầu tuyển dụng để hiểu rõ yêu cầu về chức danh tuyển dụng. - Yêu cầu tuyển dụng phải lập dựa trên định biên, kế hoạch nhân sự đã được Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt.
2	- Bộ phận Nhân sự	Lên kế hoạch tuyển dụng	01 ngày kể từ ngày đề nghị tuyển dụng nhân sự	- Kiểm tra định biên đã được duyệt so với nhu cầu số lượng nhân sự hiện tại. - Kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nguồn tuyển dụng (nội bộ, bên ngoài), các kênh đăng tuyển dụng (các website tuyển dụng, báo đài, mạng xã hội, dịch vụ săn đầu người – Headhunter). - Tổ chức các vòng tuyển dụng, kinh phí dự trù, phương án sử dụng lao động nước ngoài.
3	- Bộ phận Nhân sự	Tìm kiếm, sàng lọc ứng viên (đăng tin, nhận hồ sơ, lựa chọn ứng viên) Xác minh là nhân sự tái tuyển dụng hay Nhân sự tuyển dụng lần đầu (Nếu nhân sự tuyển mới chuyển bước 5)	- Tối đa 15 ngày làm việc đối với vị trí nhân viên, 30 ngày đối với cấp chuyên viên, 45 ngày đối với cấp quản lý	- Bộ phận Nhân sự tìm kiếm ứng viên qua các kênh tuyển dụng được phê duyệt theo từng cấp nhân viên. Chỉ sử dụng dịch vụ Headhunt với vị trí tuyển dụng là cán bộ lãnh đạo cao cấp, chuyên gia, các vị trí đặc thù, khan hiếm trên thị trường lao động, khi việc sử dụng các kênh thông tin tuyển dụng khác không hiệu quả. - Ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển theo mẫu của Công ty hoặc mẫu CV cá nhân đối các vị trí cán bộ lãnh đạo trở lên. Hình thức tiếp nhận hồ sơ gồm: bản cứng/ bản mềm, nộp trực tiếp hoặc gửi qua email. - Khi sàng lọc hồ sơ ứng viên, cần thực hiện phân loại : tái tuyện dụng và tuyển dụng lần đầu
4	- Bộ phận Nhân sự	Xác minh tái tuyển dụng (nếu không đạt sẽ dừng, nếu đạt chuyển bước tiếp theo)	01 ngày kể từ ngày hoàn thành sàng lọc được ứng viên đạt điều kiện dự thi tuyển/phỏng vấn	- Thực hiện xác minh tái tuyển dụng - Ứng viên qua sàng lọc không thuộc trường hợp tái tuyển dụng, Bộ phận nhân sự sẽ bỏ qua Bước 4 và thực hiện Bước 5.
5	- Bộ phận Nhân sự - CBLD bộ phận yêu cầu tuyển dụng	Phỏng vấn sơ loại/ Phỏng vấn chính thức/Thi tuyển (nếu không đạt sẽ dừng, nếu đạt chuyển bước tiếp theo)	- Phỏng vấn sơ loại: 02 ngày kể từ ngày hoàn thành sàng lọc ứng viên. - Phỏng vấn chính thức/ thi tuyển: 07 – 10 ngày kể từ ngày sơ tuyển.	- Phỏng vấn sơ loại, Phỏng vấn chính thức là bắt buộc; việc thi tuyển/thi tay nghề hoặc hình thức khác sẽ do tính chất của từng vị trí và theo yêu cầu của bộ phận. - Thành phần phỏng vấn ít nhất bao gồm: đại diện Bộ phận Nhân sự và cán bộ có thẩm quyền của Bộ phận yêu cầu tuyển dụng để đảm bảo tính minh bạch. - Trường hợp hai đại diện không cùng nhất trí tuyển dụng, Bộ phận Nhân sự trình cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền quyết định và nêu rõ ý kiến của các bên tham gia phỏng vấn.
6	Bộ phận Nhân sự	Đàm phán điều kiện sử dụng lao động với ứng viên (Nhiều doanh nghiệp có thể gọi là đàm phán chế độ đãi ngộ đối với ứng viên và các nội quy cơ bản/đặc thù của công ty)	- 02 ngày kể từ ngày có kết quả phỏng vấn hoặc ngày nhận được yêu cầu xác minh. - Bộ phận Nhân sự thông báo cho Bộ phận yêu cầu tuyển dụng ngay khi có thông tin	- Mức lương và các chế độ phúc lợi sẽ theo Chính sách - Chế độ lương và phúc lợi khác với quy định chung của Doanh nghiệp phải được Bộ phận Nhân sự thẩm định và Cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt.
7	Bộ phận Nhân sự	Xác minh/kiểm tra thông tin ứng viên (Nhiều Doanh nghiệp thường để bước này trên bước đàm phán với ứng viên) (Trường hợp đạt chuyển bước tiếp theo, trường hợp không đạt gửi thư cảm ơn dự tuyển)	- Sau khi được thông báo kết quả xác minh thông tin nhân sự từ BP.NS	- Bộ phận Nhân sự thực hiện xác minh, kiểm tra thông tin ứng viên (trình độ học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác, thái độ làm việc, …) - Bộ phận Nhân sự kiểm tra điều kiện xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài theo quy định của luật
8	CBLĐ có thẩm quyền	Phê duyệt	02 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu phê duyệt tuyển dụng.	- Trường hợp tái tuyển dụng, Bộ phận Nhân sự phải email đính kèm tham chiếu Báo cáo tái tuyển dụng. - CBLĐ có thẩm quyền theo phân quyền tại Cẩm nang vận hành. thực hiện phê duyệt tuyển dụng/tái tuyển dụng
9	- Bộ phận Nhân sự	Thông báo kết quả tuyển dụng và tiếp nhận ứng viên	Ngay khi có phê duyệt tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng thông báo kết quả tuyển dụng tới các ứng viên tham dự	- Bộ phận Nhân sự thông báo kết quả tuyển dụng/không tuyển dụng qua điện thoại, tin nhắn với CBNV là lao động giản đơn thuộc Khối vận hành. - Bộ phận Nhân sự gửi thư mời qua email với các ứng viên trúng tuyển. - Việc tiếp nhận cán bộ nhân viên mới thực hiện theo Quy trình tiếp đón cán bộ nhân viên mới
10	- Bộ phận Nhân sự	Lưu trữ hồ sơ/thông tin tuyển dụng		Bộ phận Nhân sự lưu trữ hồ sơ/thông tin tuyển dụng theo quy định.

Xem thêm: 4 kỹ năng chuyên viên tuyển dụng nhân sự nào cũng cần có

Tổng kết

Trên đây là một quy trình tuyển dụng nhân sự điển hình trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn kiến thức để xây dựng một quy trình riêng cho doanh nghiệp của mình.

Chúc bạn thành công!