Các lưu ý khi viết hàm trong Excel để tăng hiệu quả làm việc

Sử dụng hàm Excel trong công việc là điều quen thuộc với chúng ta. Nhưng có thể bạn chưa biết những kỹ thuật viết hàm để đảm bảo chính xác và tăng tính hiệu quả. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu trong bài viết ngay dưới đây nhé.

Các lưu ý khi viết hàm trong Excel 

Sử dụng hàm trong Excel với cấu trúc dấu bằng + tên hàm + dấu ngoặc đơn chứa nội dung hàm là việc làm đơn giản mà chúng ta đều biết. Ví dụ, muốn tính tổng chung thì dùng hàm SUM với công thức là: =SUM (nội dung hàm). Tuy nhiên, có thể bạn chưa biết đến 3 mẹo để viết hàm chính xác và nhanh hơn bao gồm:

Cách tìm kiếm tên hàm

Trong Excel có rất nhiều hàm khác nhau. Những hàm đơn giản, quen thuộc như hàm SUM, hàm IF, hàm VLOOKUP,… thì các bạn có thể nhớ được tên. Nhưng có những hàm tên khá phức tạp, bạn không thể nhớ chính xác tên của nó.

Khi các bạn chỉ cần nhập dấu bằng vào ô rồi nhập chữ cái bắt đầu của tên hàm như sau:

Khi Excel hiển thị cho bạn một bảng gợi ý thì bạn có thể dùng phím mũi tên lên hoặc phím mũi tên xuống để di chuyển khi tìm tên hàm. Khi đã di chuyển đến đúng tên hàm bạn muốn dùng rồi thì các bạn có thể nháy đúp chuột để chọn hàm. Nếu bạn thích chỉ thao tác trên bàn phím thì bấm phím Tab cũng có thể chọn được hàm Excel muốn dùng nhé.

Ngay sau đó các bạn có thể thấy Excel đã lấy tên hàm và kèm theo dấu mở ngoặc đơn để bạn bắt đầu nhập nội dung. 

Xem thêm: Giới thiệu các hàm trong Excel thường dùng trong văn phòng

Cách nhập nội dung vào hàm

Có một điều các bạn cần chú ý là phần gợi ý cấu trúc hàm hiển thị bên dưới. Vì Excel sẽ luôn gợi ý các thành phần của hàm cho nên bạn không cần nhớ công thức hàm mà có thể đọc ở mục này.

Các bạn chú ý, phần nào mà Excel gợi ý trong cấu trúc hàm mà không có dấu ngoặc vuông thì có nghĩa là thành phần bắt buộc. Phần nào mà có dấu ngoặc vuông thì có nghĩa là bạn có thể nhập hoặc không. 

Ví dụ: Trong hình ảnh trên, lookup_value, table_array, col_index_num là thành phần bắt buộc; phần range_lookup là tùy chọn. Các bạn có thể tìm hiểu rõ hơn về các thành phần này trong bài chia sẻ về hàm VLOOKUP của chúng mình nhé.

Ngoài ra, các bạn có thể các thành phần trong hàm này được ngăn cách bằng dấu phẩy (,). Nhưng đôi khi nó có thể là dấu chấm phẩy (;) nếu máy tính của bạn được cài đặt như thế trong Control Panel.

Về dấu ngăn cách thì bạn cứ nhập đúng theo Excel gợi ý là được. Nếu bạn nhập sai có thể dẫn đến tình trạng lỗi công thức.

Xem thêm: Cách viết hàm trong Excel chính xác và chi tiết nhất

Cách viết hàm nhiều thành phần dễ hiểu

Các bạn theo dõi ví dụ với hàm IF dưới đây để nắm rõ hơn nhé:

Ví dụ: Chuyển câu “Nếu hôm nay là chủ nhật, nghỉ, không thì đi làm” thành dạng công thức.

Ở đây chúng ta sẽ sử dụng hàm IF lồng hàm TODAY. Thông thường khi viết hàm nhiều bạn sẽ có xu hướng viết các thành phần liền với nhau thành dạng như trong hình ảnh dưới đây:

Tuy nhiên, nếu sau này các bạn phải viết những công thức hàm phức tạp, lồng nhiều thành phần với nhau thì việc viết liền thế này sẽ rất khóc đọc và khiến bạn rất khó kiểm tra lỗi sai.

Thay vào đó, các bạn nên thêm một dấu cách (bấm phím Space) sau mỗi dấu ngăn cách thành phần của hàm để công thức dễ nhìn hơn.

Ngoài cách này ra thì các bạn có thể làm cho công thức Excel của mình trở nên dễ nhìn hơn bằng phương pháp xuống dòng trong ô. Chúng ta sẽ sử dụng tổ hợp phím là Alt + Enter để xuống dòng trong ô. Các bạn có thể xuống dòng ở sau mỗi thành phần của hàm giống như hình ảnh dưới đây:

Việc xuống dòng trong ô thế này không ảnh hưởng đến kết quả tính của hàm các bạn nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn kỹ thuật xuống dòng, ngắt dòng trong 1 ô Excel

Kết luận

Hy vọng những lưu ý nhỏ mà chúng mình chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn làm việc với hàm trong Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn thấy hay và hữu ích thì hãy chia sẻ với bạn bè và đồng nghiệp nhé.

Chúc các bạn thành công!