Giấy đề nghị tạm ứng là gì? Mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn nhất

Giấy đề nghị tạm ứng là mẫu giấy chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, hỗ trợ nhân viên để đi công tác, giải quyết việc của cơ quan hoặc cá nhân. Tuy nhiên, người lao động cần chú ý một số quy định trước khi tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng. Đó là những quy định nào? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu kĩ hơn trong bài viết dưới đây nhé!

Kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z - Ai cũng có thể làm kế toán

Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Theo khoản 1, Điều 21, Thông tư 133/2016/TT-BTC đã chỉ rõ, khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó đã được phê duyệt.

Người được nhận tạm ứng phải là người lao động tại doanh nghiệp. Ngoài ra, với người được nhận tạm ứng thường xuyên phải được Giám đốc chỉ định rõ bằng văn bản. 

Có thể hiểu, giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở để xét duyện tạm ứng, xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc của doanh nghiệp (tạm ứng thanh toán) hoặc cho nhu cầu cá nhân (tạm ứng lương).

Xem thêm: Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trách nhiệm của người lập giấy đề nghị tạm ứng

Khi lập giấy đề nghị tạm ứng, người nhận tạm ứng cần có trách nhiệm với số tiền mà doanh nghiệp, tổ chức đã cho, cụ thể như sau:

• Người nhận tạm ứng chỉ được phép sử dụng số tiền tạm ứng vào mục đích/nhu cầu đã được phê duyệt.
• Nếu không sử dụng hết số tiền tạm ứng sẽ phải nộp lại quỹ.
• Người nhận tạm ứng cũng không được phép chuyển tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

Bên cạnh đó, khi sử dụng xong khoản tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc) để:

• Thanh toán toàn bộ số tiền đã nhận tạm ứng.
• Thanh toán số tiền đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số tiền được nhận và số tiền đã sử dụng (nếu có).

Nếu sau khi kết thúc công việc mà không nộp lại số tiền tạm ứng còn lại vào quỹ thì sẽ tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Với trường hợp tiêu quá số tiền đã ứng, doanh nghiệp sẽ chi bổ số còn thiếu cho người nhận tạm ứng.

Người nhận tạm ứng phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được phép nhận tạm ứng kỳ sau. Đối với bộ phận kế toán thì cần theo dõi chi tiết từng người nhận kế toán và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo mỗi lần tạm ứng.

Thủ tục và chứng từ tạm ứng

Tạm ứng đi công tác

Nếu mục đích là đi công tác, người nhận tạm ứng cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các thủ tục như sau:

• Đề xuất công tác;
• Dự trù kinh phí cho đoàn/cá nhân đi công tác;
• Quyết định cử đi công tác;
• Giấy đề nghị tạm ứng;
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo vé giá máy bay kèm hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không;
• Giấy mời có liên quan tới chi phí tài chính (nếu có).

Ngoài ra, cần phải có đầy đủ thông tin về kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày.

Với đề nghị tạm ứng tiền đi công tác thì cần ghi đầy đủ số tiền cần tạm ứng, nội dung nhu cầu cần tạm ứng, ngày hoàn ứng cho công ty…và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.

Sau khi duyệt xong đề nghị tam ứng, phòng Tài chính - Kế toán sẽ lập phiếu chi tiền cho người nhận đề nghị nhận tạm ứng. Trong phiếu cần ghi đầy đủ chữ ký và họ tên của thủ quỹ chi tiền, người nhận tiền tạm ứng.

Tạm ứng cho mục đích mua hàng hóa vật tư

Nếu mục đích là đi công tác, người nhận tạm ứng cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các thủ tục như sau:

• Đề nghị mua hàng hóa;
• Kế hoạch mua hàng hóa đã được phê duyệt;
• Thông tin về mặt hàng cần mua, đơn giá, số lượng cần mua (đã được phê duyệt);
• Hợp đồng hoặc Báo giá.

Thủ tục thanh toán sau khi kết thúc kì công tác

• Giấy đề nghị thanh toán;
• Có Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản;
• Bảng kê chi tiết các khoản chi phí;
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi, thời gian đi;
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hóa đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở và các chứng từ khác.
• Hóa đơn tài chính nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ theo tình hình thực tế và các chứng từ sẽ chi trả lại cho người đi công tác. Nếu số tiền tạm ứng thừa so với giá đề nghị tạm tứng thì phải đóng vào quỹ, hoặc trừ vào lương.

Xem thêm: Hình thức kế toán Nhật ký chung là gì? Khái niệm và những lưu ý

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính được áp dụng như sau:

Mẫu giấy thanh toán tạm ứng

Theo thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính, áp dụng mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng cho các doanh nghiệp như sau:

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về giấy đề nghị tạm ứng, bạn có thể tải mẫu ở phía cuối bài viết và thay đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức mình đang làm. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc, học tập của mình!

Chúc bạn thành công!