Hình thức kế toán Nhật ký chung là gì? Khái niệm và những lưu ý

Mọi giao dịch kinh tế phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được ghi chép và cập nhật đầy đủ trong hệ thống sổ sách kế toán theo trình tự thời gian và theo các hình thức khác nhau. 

Hình thức kế toán phổ biến nhất ở trong các doanh nghiệp hiện nay phải kể tới hình thức kế toán nhật ký chung. Vậy hình thức kế toán nhật ký chung là gì? Trình tự ghi sổ như thế nào và có lưu ý gì khi ghi sổ? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Thành thạo kế toán sổ nhật ký chung nhờ lớp học kế toán tổng hợp sau tại Gitiho:

Khái niệm hình thức kế toán nhật ký chung

Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức ghi sổ mà trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, đặc biệt là sổ nhật ký chung. Các nghiệp vụ được ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.

Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm những gì?

Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các loại sổ sau: Sổ nhật ký chung; sổ cái; các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt. Trong đó:

Sổ nhật ký chung

• Là sổ kế toán tổng hợp. Sổ nhật ký chung được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. 
• Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái
• Sổ nhật ký chung có thể mở 1 tháng 1 lần. Vì vậy, 1 doanh nghiệp có thể có 12 sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp thường mở sổ nhật ký chung theo quý hoặc theo năm
• Yêu cầu ghi sổ nhật ký chung:
  • Cần phân biệt rõ ngày, tháng ghi sổ và ngày, tháng chứng từ (ngày, tháng ghi sổ không được sau ngày, tháng chứng từ)
  • Với mỗi nghiệp vụ, tài khoản Nợ ghi trước, tài khoản Có ghi sau. Tổng phát sinh nợ của cả sổ nhật ký chung bằng tổng phát sinh có
  • Mỗi nghiệp vụ cần nhập đủ tất cả các thông tin liên quan. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách thiết lập và hạch toán vào sổ nhật ký chung cho kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm:

1. Sổ nhật ký thu tiền: Sử dụng để ghi nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc từng nơi thu tiền
2. Sổ nhật ký chi tiền: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Sổ được mở và ghi cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng cho từng loại tiền hoặc nơi thu tiền
3. Sổ nhật ký mua hàng: Sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho theo hình thức mua chịu hoặc đặt tiền trước.
4. Sổ nhật ký bán hàng: Sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như bán hàng hóa, bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ theo hình thức thu tiền sau hoặc người mua đặt trước tiền hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm sổ cái trên Excel lấy dữ liệu từ Nhật ký chung

Ưu điểm và nhược điểm của hình thức kế toán nhật ký chung

• Ưu điểm: Vì các nghiệp vụ được thống kế trong sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu từng nghiệp vụ kinh tế. Bên cạnh đó, việc sử dụng sổ cái tờ rời rất thuận tiện cho sử dụng các phần mềm kế toán.
• Nhược điểm: Cần tốn thời gian để kiểm tra và loại bỏ các nghiệp vụ trùng trước khi đưa vào sổ cái (do một nghiệp vụ có thể ghi vào cả sổ nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng nhiều lần)

Cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Dưới đây sơ đồ hướng dẫn cách ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung như sau

1. Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái sao cho phù hợp theo các tài khoản kế toán. Nếu doanh nghiệp có sổ, thẻ kế toán chi tiết thì các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan cùng lúc với sổ nhật ký chung
2. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và  bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết sẽ được sử dụng để lập báo cao tài chính.
3. Nguyên tắc: Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh = tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung. 

Lưu ý

• Đây là hình thức nhật ký chung theo trình tự thủ công, không áp dụng với các phần mềm kế toán
• Trong một số trường hợp, một số đối tượng kế toán có số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan lớn, để đơn giản hóa và giảm khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt. 

Tổng kết

Trên đây là những điều cần biết về hình thức kế toán sổ nhật ký chung - một hình thức kế toán rất phổ biến với các doanh nghiệp hiện nay, cũng như cách ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc, học tập của mình!

Chúc bạn học tốt!