Ủy nhiệm chi là gì? Những quy định cần biết về ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là phương pháp thanh toán liên quan tới ngân hàng khá phổ biến ở Việt Nam. Vậy khái niệm ủy nhiệm chi là gì? Quy định về ủy nhiệm chi như thế nào? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Khóa học kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z - Ai cũng có thể làm kế toán

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là phương pháp chủ tài khoản giao cho bên trung gian thanh toán thực hiện việc rút tiền của chủ tài khoản và trả cho bên người thụ hưởng. Phương pháp thanh toán này thường được sử dụng bởi ngân hàng, cách thức thực hiện như sau: người trả sẽ lập lệnh ủy nhiệm chi theo mẫu của ngân hàng cung cấp. Tiếp đến sẽ nộp lệnh ủy nhiệm chi cho ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền cụ thể và trả cho bên được hưởng.

Ủy nhiệm chi còn có tên gọi tắt là UNC, có thể hiểu đơn giản UNC (ủy nhiệm chi) là phương pháp giao dịch mà chủ tài khoản sẽ ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng. 

Lưu ý: lệnh ủy nhiệm chi phải do khách hàng (chủ tài khoản) lập, ký và ngân hàng sẽ dựa trên lệnh đó để tiến hành thanh toán cho người thụ hưởng. Nếu ngân hàng tự động thanh toán cho người thụ hưởng mà không dựa trên thỏa thuận trước đó với chủ tài khoản thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.

Xem thêm: Mã số thuế cá nhân là gì? Những quy định về mã số thuế cá nhân

Mục đích của phương pháp ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là phương pháp dùng để thanh toán, chuyển tiền được sử dụng giữa hai tài khoản trong cùng một hệ thống. Việc thanh toán và chuyển tiền cũng sẽ có cách vận hành khác nhau:

• Thanh toán: Khi sử dụng lệnh UNC (ủy nhiệm chi) để thanh toán thì số tiền của lệnh chi sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản của người thụ hưởng.
• Chuyển tiền: Khi sử dụng lệnh UNC để chuyển tiền thì số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng nếu cùng một ngân hàng. Nếu khác ngân hàng, số tiền sẽ được chuyển tới tài khoản Chuyển tiền phải trả.

 Ưu, nhược điểm của ủy nhiệm chi

Việc thanh toán bằng phương pháp ủy nhiệm cũng có ưu, nhược điểm riêng, tuy theo mục đích sử dụng mà khách hàng có thể dựa trên để tiến hành ủy nhiệm chi với ngân hàng.

Ưu điểm

• Vì ngân hàng là bên trung gian thực hiện ủy nhiệm chi nên quá trình thanh toán sẽ được kiểm soát chặt chẽ và ít xảy ra lỗi.
• Hình thức thanh toán rất đơn giản và nhanh chóng.
• Khách hàng có thể ủy quyền cho ngân hàng thanh toán sang cho người thụ hưởng. Rất tiện lợi và dễ dàng.

Nhược điểm

• Chủ tài khoản sẽ mất một khoản phí cho ngân hàng.
• Nếu tài khoản không đủ tiền, ngân hàng sẽ từ chối yêu cầu ủy nhiệm chi của chủ tài khoản. Vì vậy hãy chắc chắn mình đặt lệnh chi chính xác số tiền mà mình có trong tài khoản ngân hàng bạn nhé.

Các loại ủy nhiệm chi

Có hai loại ủy nhiệm chi phổ biến nhất đó là ủy nhiệm chi online và ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch ngân hàng.

Ủy nhiệm chi online

Ủy nhiệm chi online sẽ có trên trang web chính thức của ngân hàng. Bạn chỉ việc lên website ngân hàng, điền thông tin vào mẫu, sau đó in ra và nộp lại cho cơ sở ngân hàng.

Ủy nhiệm chi tại quầy

Nếu không muốn thực hiện online, bạn có thể điền vào mẫu ủy nhiệm chi trực tiếp tại quầy giao dịch ngân hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên sử dụng phương pháp này, ngân hàng sẽ phát riêng một quyển ủy nhiệm chi nhằm tiết kiệm thời gian cho đôi bên.

Nội dung của ủy nhiệm chi

Khi điền ủy nhiệm chi bạn cần chú ý nội dung gì? Theo Điều 13, Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN đã chỉ rõ, lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi bao gồm yếu tố sau:

• Chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số seri.
• Họ và tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền.
• Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
• Họ và tên, địa chỉ số hiệu tài khoản người thụ hưởng.
• Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán bằng cả chữ và số.
• Thơi gian lập ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền.
• Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng quy định (không trái pháp luật).

Xem thêm: Tiền gửi ngân hàng là gì? Cách kiểm tra kiểm tra tiền trong tài khoản ngân hàng

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Theo khoản 2, Điều 8, Thông tư 46/2014/TT-NHNN đã quy định rõ về quá trình thanh toán ủy nhiệm chi như sau:

Bước 1: Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền (chủ tài khoản) lập ủy nhiệm chi và gửi tới ngân hàng trực thuộc tài khoản để ủy quyền trích tài khoản gửi cho bên thụ hưởng. Ngân hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng cách lập, phương thức nhập ủy nhiệm chi tại đơn vị ngân hàng và phải đảm bảo quy trình phù hợp với quy định pháp luật.

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát chặt ché quá trình thanh toán để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, trong đó có hai loại là:

Chứng từ giấy: Chứng từ giấy phải được kiểm tra một cách kĩ càng, cẩn thận, đảm bảo đầy đủ quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, cụ thể là:

• Chứng từ phải lập đúng theo mẫu.
• Chứng từ phải đầy đủ số liên để hạch toán là lưu trữ.
• Chứng từ phải ghi một cách đầy đủ, chính xác và khớp đúng nội dung giữa các liên.
• Có đủ chữ ký của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên.
• Chữ ký hoặc dấu của khách hàng trên chứng từ phải khớp với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

Chứng từ điện tử: Ngân hàng cũng cần kiểm tra cẩn thận đối với nội dung chứng từ điện tử, thông tin kĩ thuật như: chữ ký điện tử, loại, khuôn dữ liệu, mã chứng từ,…,theo đúng như quy định pháp luật.

Lưu ý: Ngân hàng phải kiểm tra số dư tài khoản thanh toán cũng như khả năng thanh toán của bên trả tiền trước khi tiến hành tiếp. Nếu việc ủy nhiệm chi không hợp pháp hoặc khác hàng không đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo lại cho bên trả tiền để chỉnh sửa hoặc từ chối lệnh ủy nhiệm chi.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

Nếu như lệnh chi của khách hàng hợp lệ, ngân hàng sẽ tiến hành xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu khách hàng. Thông thường sau 1 ngày làm việc thì tài khoản thụ hưởng sẽ được nhận được số tiền.

Một số lưu ý khi thực hiện ủy nhiệm chi

Trước khi thực hiện thanh toán theo phương pháp ủy nhiệm chi, khách hàng cần lưu ý một số yếu tố sau để tránh cho qua trình lập lệnh chi xảy ra sai sót, cụ thể là:

• Người trả tiền cần đảm bảo số dư tài khoản đủ để thực hiện ủy nhiệm chi. Nếu chưa đủ thì cần nạp thêm tiền.
• Có thể đăng ký ủy nhiệm chi online hoặc xin trước mẫu ủy nhiệm chi để tiết kiệm thời gian khi đến nộp ở ngân hàng.
• Cần kiểm tra và điền thông tin chính xác trên giấy ủy nhiệm chi để tránh trường hợp phải làm lại.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về thực hiện ủy nhiệm chi, mong là thông tin trên đây sẽ giúp bạn trong công việc của mình. Nếu bạn đang có mong muốn trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, thì hãy cùng Gitiho tham gia ngay Khóa học kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z, khóa học dành cho mọi đối tượng với mục tiêu ai cũng có thể làm kế toán. Khóa học có lộ trình bài bản từ cơ bản tới nâng cao, nội dung được cập nhật thường xuyên và hệ thống giáo viên chuyên nghiệp luôn hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bạn 24/7. Với những quyền lợi đặc biệt như vậy, bạn còn chần chờ mà không đăng ký khóa học ngay hôm nay.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!