7 cách in file Excel đơn giản mà không phải ai cũng biết

Bạn muốn in dữ liệu trong file Excel của mình trên cùng một trang giấy nhưng bảng tính lại quá dài? Hãy thử ngay 7 cách in file Excel vừa trang giấy ngang mà chúng mình hướng dẫn trong trong bài học Excel online dưới đây nhé.

7 cách in file excel nhiều cột trong 1 trang

Trước khi thực hiện in các bạn cần mở bản xem trước lên để kiểm tra xem bảng tính của mình khi in ra sẽ có dạng như thế nào. Chúng ta sẽ vào File => chọn mục Print là sẽ thấy bản xem trước hiện ra ở khu vực bên phải giao diện in. 

Lưu ý: Nếu các bạn dùng Excel 2007 thì bước này sẽ là chọn vào biểu tượng Office (biểu tượng hình cửa sổ) ở góc trên cùng bên trái giao diện làm việc => chọn vào Print => chọn Print Preview.

Ở đây các bạn có thể thấy, dữ liệu của chúng mình khi in báo cáo ra sẽ có 10 trang. Nhưng dữ liệu đang hiển thị không đủ các cột của file trên trang giấy. Để in 1 trang trong Excel với số cột dược hiển thị đầy đủ, thì chúng ta sẽ dùng những cách in file Excel nhiều cột sau:

1. Cách in tất cả các cột trong Excel theo chiều ngang

Cách này phù hợp với những bảng tính có nhiều cột, khi in theo cách thông thường bị mất cột do không đủ diện tích. 

Các bạn chỉ cần kéo xuống trong mục Settings của cửa số in => chuyển chế độ in từ Portrait Orientation (in theo chiều dọc) sang Landscape Orientation (in theo chiều ngang).

Kết quả là trang in của chúng ta đã có đủ các cột như trong file ban đầu.

Ngoài ra, để thành thạo các tập hợp và tổ chức dữ liệu trên Excel, cũng như hoàn tất các thiết lập cài đặt trước khi in bảng tính, bạn có thể tham khảo khóa học sau của Gitiho:

2. Cách in 1 mặt trong Excel bằng việc xóa hoặc ẩn bớt cột

Có thể trong file Excel của bạn chứa một số cột/hàng không cần thiết hoặc không cần in ra. Vậy trước khi in thì hãy rà soát lại xem có phần thông tin nào không cần in không nhé.

Sau đó các bạn bôi đen vùng dữ liệu không cần in => bấm chuột phải rồi chọn Hide (ẩn cột dữ liệu) hoặc chọn Delete (xóa dữ liệu).

3. Cách in file Excel trong 1 trang từ việc tạo ngắt trang

Cách in này sẽ áp dụng cho trường hợp mà bạn muốn tự tạo vị trí ngắt trang cho bảng tính, không ngắt trang theo mặc định của phần mềm. Các bước như sau:

• Các bạn vào thẻ View rồi chọn Page Break Preview để xem các vị trí ngắt trang hiện tại trên bảng tính Excel. Các vị trí được gạch đường nét đứt màu xanh là điểm phân cách 2 trang. 
• Lúc này các bạn đặt con trỏ chuột vào đường nét đứt => thấy mũi tên 2 đầu hiện lên thì kéo xuống để mở rộng phần dữ liệu đưa lên một trang hoặc kéo lên để thu hẹp phần dữ liệu sẽ in.

Sau đó các bạn có thể vào Print Preview để thấy đã có nhiều hàng được xuất hiện trong trang in hơn, số trang in của file cũng đã giảm đi.

Xem thêm: Hướng dẫn in hai mặt trong Excel trên máy in không hỗ trợ in hai mặt

4. Cách in Excel nhiều cột trên 1 trang bằng thay đổi vùng in

Các bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in => chọn vào thẻ Page Layout => chọn Print Area (chọn Set Print Area).

Sau đó, các bạn chỉnh tùy chọn ở cửa sổ in trong Excel là Print Selection:

Lúc này Excel sẽ chỉ in ra vùng bạn đã chọn. Nếu các bạn muốn Excel tự động thay đổi vùng in cho bạn mà không cần thiết lập thủ công lại thì hãy xem video hướng dẫn này của chúng mình nhé:

Xem thêm: Hướng dẫn cách thiết lập vùng in trong Excel bằng VBA

5. Cách in hết cột trong Excel bởi căn lề cho trang

Các bạn hay làm việc với Word chắc chắn đã biết việc căn lề ngắn hơn để đưa được nhiều dữ liệu hơn vào một trang in. Chúng ta cũng có thể căn lề cho trang tính Excel với các bước đơn giản:

Các bạn vào thẻ Page Layout => bấm vào mũi tên ở góc dưới bên phải nhóm công cụ Page Setup => chọn mục Margins trong hộp thoại Page Setup => chỉnh lại độ rộng của lề.

Trong đó:

• Top: Lề trên
• Bottom: Lề dưới
• Left: Lề trái
• Right: Lề phải

Sau khi hoàn tất hãy nhấn OK để lưu lại thay đổi.

6. Chỉnh sửa độ rộng cột trước để in 1 trang trong Excel

Đầu tiên, các bạn đưa con trỏ chuột lên đầu cột cần chỉnh sửa => thấy biểu tượng mũi tên 4 chiều hiện lên thì kéo sang trái để thu nhỏ cột hoặc kéo sang phải để mở rộng cột. 

Sau đó các bạn vào Print là có thế thấy khi cột nhỏ hơn thì có nhiều cột được hiển thị trên một trang in hơn nhé.

Tuy nhiên cần lưu ý khi căn chỉnh kích thước cột trước lúc in file Excel thì các bạn phải bảo đảm việc này không làm che mất một phần dữ liệu nhé.

7. Chỉnh sửa kích thước bảng trước khi in trong Excel

Các bạn vào thẻ Page Layout => chọn vào mũi tên chỉ xuống trong nhóm công cụ Page Setup => chọn vào mục Fit to ở thẻ Page trong hộp thoại Page Setup => điền số liệu (1 ở page(s) và 0 ở tall) như trong hình ảnh dưới đây => bấm OK.

Thiết lập này có ý nghĩa là in bảng tính nằm đủ trong chiều rộng của trang.

Nếu các bạn chỉnh lại thành như trong hình ảnh dưới đây thì có nghĩa là in bảng tính nằm đủ trong chiều dài của trang giấy:

Kết luận

Hy vọng bài hướng dẫn cách in file Excel đơn giản mà nhanh chóng, giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy theo blog tin học văn phòng của Gitiho thường xuyên để cập nhật những thủ thuật và kiến thức Excel mới áp dụng cho công việc văn phòng nhé.