Cách kéo công thức sau khi gộp ô trong Excel với Merge Cells

Chắc hẳn bất kỳ ai làm việc trên Excel cũng đã từng sử dụng tính năng Merge Cells để gộp ô trong Excel. Tuy nhiên, sau khi đã nhập các ô tính làm một, các bạn sẽ gặp phải tình trạng kéo công thức trong ô Merge cells bị lỗi. Vậy phải làm thế nào đây? Cùng Gitiho tìm hiểu giải pháp trong bài viết ngày hôm nay nhé.

Cách Merge cell trong Excel để gộp các ô

Trước tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu quy trình gộp ô trong Excel khi sử dụng tính năng Merge Cells. Hãy kiểm tra xem cách làm của bạn liệu đã đúng chưa nhé!

Chúng ta có một bảng Excel dưới đây:

Công việc cần làm là gộp các ô B4 và C4, đồng thời gộp các ô trong cùng một dòng tại phần Xếp loại. Thao tác gộp ô trong Excel bằng tính năng Merge Cells vô cùng đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn phạm vi ô tính cần gộp. Ví dụ, chúng ta chọn ô C4 và D4.

Bước 2: Vào thẻ Home > nhóm Alignment > Merge & Center. Nội dung 2 ô tính này sẽ được hợp nhất.

Tiếp theo, chúng ta áp dụng Merge Cells tương tự với phần Xếp loại. Riêng với phần này, một đường tắt bạn có thể đi chính là chọn toàn bộ phạm vi D1:F5 và nhấn Merge Across thay vì Merge & Center. 

Với cách gộp ô trong Excel nhanh chóng này, chúng ta sẽ thu được kết quả mỹ mãn như trong hình dưới đây.

Xem thêm: Hướng dẫn cách để gộp ô trong Excel với chức năng Merge Cells

Các lỗi kéo kéo công thức trong ô Merge Cells và cách khắc phục

Sau khi gộp ô, chúng ta thường điền công thức vào ô đầu tiên, sau đó kéo và sao chép công thức gốc xuống các ô phía dưới bằng tính năng AutoFill. Đây là lúc bạn sẽ gặp phải tình trạng kéo công thức trong ô Merge bị lỗi vì chúng ta đã gộp các ô lại với nhau.

Lỗi khi copy merge cell trong Excel

Giả sử chúng ta cần điền một công thức vào các dòng 1-5 của cột Xếp loại để xác định học sinh qua môn hay trượt môn và phải thi lại. Công thức này có thể được thiết lập cực kì dễ dàng với hàm IF và hàm AND:

=IF(AND(B2>5,C2>5),"Qua môn", "Thi lại")

Sau khi viết công thức tại dòng 1 và muốn kéo công thức trong ô Merge để điền công thức tương tự vào các dòng sau, chúng ta sẽ gặp một thông báo từ Excel như trong hình.

Hộp thoại Excel này thông báo rằng bạn không thể áp dụng AutoFill cho các phạm vi ô tính đã gộp vì chênh lệch giữa kích thước các ô. Cụ thể hơn với các dòng:

• Dòng 2: Gộp 3 ô D2, E2, F2
• Dòng 3: Gộp 2 ô D3, F3
• Dòng 4: Gộp 2 ô B4, C4
• Dòng 5: Gộp 3 ô D5, E5, F5

Bên cạnh đó, bạn sẽ nhận thấy gộp ô bằng Merge Cells khiến công việc sắp xếp dữ liệu trở nên phức tạp và khó khăn hơn rất nhiều vì các lỗi xảy ra. Để không mắc phải các lỗi cơ bản trong quá trình sử dụng Excel cũng như rút ngắn thời gian thao tác, bạn có thể tham khảo khóa học Excel của Gitiho:

Cách kéo công thức trong ô Merge Cells

Vậy làm thế nào để chúng ta giải quyết tình trạng kéo công thức trong ô Merge bị lỗi? Dưới đây, chúng mình xin chia sẻ đến bạn 2 cách khắc phục đơn giản và nhanh chóng nhất.

Cách 1:

Việc bỏ gộp ô trong Excel sẽ giúp bạn đưa toàn bộ phạm vi này về các ô tính riêng lẻ, hoàn toàn khắc phục được tình trạng kéo công thức trong Excel bị lỗi. Hãy thực hiện các bước dưới đây:

• Bước 1: Chọn toàn bộ phạm vi đã gộp ô trong Excel cần áp dụng công thức.
• Bước 2: Vào tab Home > nhóm Alignment > Merge & Center để tạm thời bỏ gộp ô.
• Bước 3: Áp dụng cách kéo công thức trong Excel bằng tính năng AutoFill như thông thường.
• Bước 4: Chọn lại phạm vi cần gộp và áp dụng Merge Across.

Các bạn có thể tham khảo hình minh họa dưới đây để hình dung cách khắc phục tình trạng kéo công thức trong ô Merge Cells bị lỗi.

Cách 2

Chúng ta còn có thể loại bỏ các ô đã gộp ở phía dưới, tiếp đó thực hiện kéo công thức từ dòng trên xuống. Với cách làm này, bạn sẽ không phải bỏ gộp dòng trong Excel tính đầu tiên (công thức gốc) nữa.

Tương tự như trên, chúng ta có các bước sau đây:

• Bước 1: Chọn phạm vi các ô D3:F5.
• Bước 2: Vào thẻ Home > nhóm Alignment > Merge & Center để bỏ gộp ô trong Excel.
• Bước 3: Kéo công thức từ các ô đã gộp ở dòng 2 xuống cuối bảng bằng AutoFill.
• Bước 4: Chọn lại phạm vi các ô D3:F5 và nhấn Merge Across.

Dưới đây là hình minh họa cho cách làm này.

Qua 2 cách làm trên, chúng ta bắt buộc phải bỏ gộp ô trong Excel để thực hiện cách kéo công thức trong Excel cho các ô tính. Chính vì vậy, để tránh tình trạng xảy ra lỗi tương tự trong tương lai, các bạn hãy ghi nhớ: 

“Merge Cells chỉ nên được áp dụng sau khi bạn đã hoàn thành xử lý dữ liệu cho toàn bộ các ô tính của mình.”

Tính tổng các ô Merge trong Excel

Chúng ta có bảng số liệu sau với các ô gộp ở cột D. Yêu cầu đặt ra ở đây là “Có cách tính tổng khi gộp ô trong Excel nào nhanh chóng mà không cần phải thao tác thủ công cho từng ô gộp không?”

Tất nhiên là có thể tính tổng ô gộp trong Excel, cùng xem các bước dưới đây nhé:

Bước 1: Chọn phạm vi các ô gộp cần tính tổng (D4:D18), sau đó trên thanh fx, nhập công thức:

=SUM(C4:$C$18)-SUM(D5:$D$18)

Bước 2: Nhấn Ctrl + Enter để áp dụng công thức tính tổng cho các ô gộp trong Excel. Ta được kết quả như sau:

Tổng kết

Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã học được 2 phương pháp khắc phục tình trạng kéo công thức trong ô Merge Cells bị lỗi khi áp dụng cho các ô tính đã gộp. Để thu thập nhiều thủ thuật Excel bổ ích khác bên cạnh phương pháp gộp ô trong Excel, các bạn có thể tham khảo các bài viết trên blog tin học văn phòng Gitiho.