Cách thiết lập khóa (Key) cho một cột trong Appsheet

Appsheet là nền tảng tạo ứng dụng từ các bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu mà không cần biết lập trình. Các bảng dữ liệu chứa thông tin là yếu tố cần thiết để tạo ứng dụng trên Appsheet.

Nếu ứng dụng có nhiều bảng dữ liệu và các bảng này được liên kết với nhau thì mỗi bảng cần một khóa (key) với các giá trị không trùng lặp. Vậy khóa (key) là gì? Cùng Gitiho tìm hiểu ngay cách thiết lập khóa cho một cột trong Appsheet trong bài viết này nhé!

Khóa (Key) trong Appsheet là gì? Cách thiết lập khóa cho một cột trong Appsheet

Khóa (key) trong Google Appsheet là một cột chứa các giá trị duy nhất không thể trùng lặp trong bảng dữ liệu. Khóa xác định hàng đó là duy nhất và cho phép thao tác như thêm, sửa, xóa và liên kết các bảng.

Khóa còn được gọi là ID hoặc mã số, có thể là số, chữ cái, từ hoặc ký tự đặc biệt. Tuy nhiên, không phải loại dữ liệu nào cũng thích hợp để sử dụng làm khóa. Chẳng hạn như:

• Dữ liệu thay đổi theo thời gian (ví dụ: ngày, giờ, giá tiền...)
• Dữ liệu có thể trùng lặp hoặc không duy nhất (ví dụ: tên, email, số điện thoại...)
• Dữ liệu có độ dài quá lớn hoặc quá nhỏ (ví dụ: đoạn văn bản, ký tự...)

Ví dụ, trong một ứng dụng quản lý kho, bạn có thể sử dụng một bảng dữ liệu (Khách hàng) như sau: 

Trong ví dụ này, chúng ta có thể chọn cột Mã KH làm khóa cho bảng dữ liệu, vì mỗi mã khách hàng là duy nhất và không trùng lặp. Chúng ta không nên chọn cột Tên Khách hàng hay Email làm khóa, bởi có thể tên hay email sẽ giống nhau.

Cách thiết lập khóa cho một cột trong Appsheet:

Vào phần Data trong menu chỉnh sửa của Appsheet > chọn bảng dữ liệu cần đặt khóa.

Trong bảng dữ liệu đó, chọn cột muốn đặt làm khóa > tích chọn Key trong phần Update Behavior > nhấn Done.

Sau khi thiết lập khóa cho cột trong bảng dữ liệu xong, bạn có thể sử dụng các tính năng khác như tạo biểu mẫu, biểu đồ thống kê, tạo quan hệ giữa các bảng hoặc công thức tính toán.

Các loại khóa trong Appsheet

Trong AppSheet, có các loại khóa sau:

Khóa Tự Nhiên (Natural Keys)

Trong nhiều trường hợp, các bảng dữ liệu chứa một loại khóa tự nhiên, đó là một trường đơn hoặc sự kết hợp của một số trường khác, mà mỗi giá trị duy nhất có thể xác định một hàng cụ thể trong bảng.

Khóa Tự Nhiên Đơn Cột (Natural Single-Column Keys)

Một ví dụ thường thấy về khóa tự nhiên là khi bạn có một trường đơn chứa giá trị độc nhất xác định mỗi hàng. Ví dụ, trong một bảng dữ liệu về Nhân viên, bạn có thể có một trường Mã nhân viên chứa các mã nhân viên duy nhất. Khi có một trường như vậy, đó được xem là một khóa lý tưởng.

Ví dụ:

Trong ví dụ này, cột Mã nhân viên là một khóa tự nhiên đơn cột bởi nó chứa các giá trị duy nhất và không thay đổi theo thời gian.

Khóa được tạo bởi hệ thống (System-generated keys)

Đôi khi, một số bảng dữ liệu không có khóa tự nhiên. Thay vào đó, người dùng muốn hệ thống tự động tạo ra một khóa duy nhất cho mỗi hàng mới.

Khóa ID hàng (Row ID key)

Để tạo ra một khóa tự động là sử dụng hàm UNIQUEID() trong thuộc tính Initial value của cột khóa. Hàm này tạo ra một giá trị văn bản độc nhất gồm 8 ký tự bao gồm chữ và số cho mỗi hàng mới.

Trong bảng này, cột "Mã sản phẩm" là một khóa do hệ thống tạo ra bằng cách sử dụng hàm UNIQUEID(). Cột này có Initial value được thiết lập là =UNIQUEID(), có nghĩa là mỗi hàng mới sẽ được gán một giá trị văn bản duy nhất.

Khóa tuần tự (Sequential keys)

Một số người dùng muốn có các khóa do hệ thống tạo ra theo thứ tự như 1, 2, 3... hoặc 1000, 1001, 1002... Tuy nhiên, Appsheet không hỗ trợ các khóa tuần tự vì:

• Có thể xảy ra xung đột khi nhiều người thêm hàng cùng lúc.
• Có thể gây ra lỗi khi người dùng thêm hàng ngoại tuyến.

Khóa ngẫu nhiên (Random keys)

Một phương án thay thế là sử dụng các khóa ngẫu nhiên:

• Hàm UNIQUEID() tạo ra một giá trị văn bản duy nhất gồm 8 ký tự chữ và số.
• Hàm RANDBETWEEN(lower-bound, upper-bound) tạo ra một giá trị số ngẫu nhiên trong khoảng từ lower-bound đến upper-bound.

Khóa dựa trên số thứ tự hàng (Row number keys) 

Nếu không chỉ định một khóa và appsheet không tự động tìm được khóa phù hợp, appsheet sẽ sử dụng số thứ tự hàng trong bảng tính làm khóa (ví dụ _RowNumber). Tuy nhiên, đây không phải là một khóa tốt do có thể gây ra sự không đồng nhất nếu các thay đổi xảy ra trên các hàng.

Chọn khóa tự động

Khi bạn liên kết bảng dữ liệu, Appsheet sẽ cố gắng tìm một cột phù hợp để sử dụng làm khóa. Appsheet sẽ ưu tiên các cột có các điều kiện sau:

• Đảm bảo mỗi hàng có một giá trị duy nhất
• Không có giá trị trống
• Không chứa công thức bảng tính
• Không sử dụng công thức ứng dụng (app formula)
• Không áp dụng giá trị khởi tạo ban đầu (initial value)
• Loại dữ liệu là Văn bản, Số, Ngày/Giờ hoặc Thời gian

Nếu không có cột nào thỏa mãn các điều kiện trên, Appsheet sẽ chọn cột đầu tiên trong bảng làm khóa và cảnh báo sẽ được hiển thị.

Các loại cột không được sử dụng làm khóa

Những loại cột sau không nên dùng làm khóa trong bảng dữ liệu của bạn:

• ChangeCounter
• ChangeLocation
• ChangeTimestamp
• Color
• List
• Progress
• Show

Kết luận

Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về khóa trong Appsheet và cách thiết lập khóa cho bảng dữ liệu. Kiến thức này khá quan trọng trước khi bạn tiến tới bước tiếp theo của quá trình tạo ứng dụng bằng Appsheet đó là liên kết và cập nhật các bảng dữ liệu.

Ngoài ra, để thành thạo cách sử dụng Appsheet bao gồm tạo và tùy biến giao diện (view), hành động (action), quy trình tự dộng hóa (automation) trong Appsheet,... tham khảo ngay khóa học Làm chủ Google Appsheet từ cơ bản đến nâng cao của Gitiho.

Học Appsheet cơ bản

Lê Văn Hoà

1,900,000^đ 2,000,000^đ

Đăng ký Học thử

Khóa học gồm 55 bài giảng gói gọn trong 12 giờ học sẽ bao hàm tất cả các kiến thức và ví dụ thực hành tạo ứng dụng trên Google Appsheet. Đừng bỏ lỡ khóa học tuyệt vời này với mức giá ưu đãi 30% bạn nhé. Gitiho chúc bạn thành công!