Cách viết hàm trong Excel chính xác và chi tiết nhất

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả trong Excel thì việc sử dụng tới các hàm Excel là điều không thể bỏ qua. Excel cung cấp cho chúng ta rất nhiều hàm với những chức năng khác nhau, phục vụ cho những nhu cầu tính toán khác nhau như hàm SUM, hàm TIME, hàm IF.....Phổ biến và được sử dụng nhiều là thế, tuy nhiên, đôi lúc các hàm trong Excel vẫn làm người dùng bối rối, không biết viết sao cho chính xác, dễ hiểu, đặc biệt là với những hàm có cú pháp dài và cần sự hiểu rõ để có thể sử dụng. Vậy hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách viết hàm trong Excel sao cho chính xác, chi tiết và dễ hiểu nhất trong bài viết dưới đây nhé!

Cách viết hàm trong Excel

Những hàm Excel khác nhau sẽ có những cách viết hàm, cú pháp và độ phức tạp khác nhau. Tuy nhiên, có 3 yếu tố chung nhất mà chúng ta cần lưu ý khi viết bất kì hàm nào trong Excel. Đó là cú pháp của hàm, giá trị nhập vào hàm và kiểu giá trị.

Cú pháp của hàm

Cú pháp (hay còn gọi là cấu trúc) của hàm thường sẽ được gợi ý khi chúng ta bắt đầu nhập tên hàm vào Excel. Phần gợi ý sẽ hướng dẫn bạn cách viết hàm trong Excel bằng cách đưa ra các thành phần bạn cần nhập vào để hàm có thể tính toán và trả về kết quả. Vì vậy, bạn cần hiểu đúng, nắm rõ và nhập chính xác các thành phần vào trong cú pháp thì hàm Excel mới trả về kết quả đúng được. 

Chúng ta có thể nhìn ví dụ sau đây:

Ta có cú pháp của hàm IF như sau:

Các thành phần cần chú ý khi viết hàm IF

• logical_test: Biểu thức điều kiện (Dùng để xác định điều kiện này đúng hay sai). Đây là điều kiện bắt buộc
• [value_if_true]: Là giá trị hàm IF trả về nếu điều kiện thỏa mãn (TRUE). Đây là giá trị không bắt buộc
• [value_if_false]: Là giá trị hàm IF trả về nếu điều kiện không thỏa mãn (FALSE). Đây là giá trị không bắt buộc.

Như vậy, chỉ cần bạn hiểu được các thành phần trong hàm thì chỉ cần dựa vào phần gợi ý viết hàm trong Excel là đã có thể viết chính xác được hàm rồi đó! Lưu ý là chỉ khi viết đúng cú pháp thì hàm Excel mới tính toán và trả về kết quả đúng được. Nếu không, hàm Excel sẽ trả về các lỗi hàm.

Xem thêm: Hàm trong Excel là gì? Cách nạp giá trị vào hàm trong Excel

Giá trị nhập vào hàm

Khi viết hàm trong Excel, hàm tính toán được đúng thì không chỉ dựa vào viết đúng cú pháp của hàm, mà còn cần quan tâm tới các giá trị nhập vào hàm. Giá trị nhập vào hàm cần đảm  bảo hợp lý về logic. Bên cạnh đó còn cần chú ý về phương pháp nhập giá trị. Có 2 phương pháp nhập giá trị là nhập trực tiếp (nhập trực tiếp giá trị vào cú pháp) và nhập gián tiếp (tham chiếu tới 1 ô chứa giá trị)

Ngoài ra còn 1 số điều cần lưu ý khi nhập giá trị như giá trị nào cần thêm dấu ngoặc kép khi nhập vào cú pháp hàm, cần cố định bảng tham chiếu hay không... Nếu nhập sai giá trị thì hàm Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!

Kiểu giá trị

Cần lưu ý 2 điều với kiểu giá trị sẽ được nhập vào hàm Excel khi viết hàm trong Excel:

• Giá trị trực tiếp: Có 3 loại giá trị trực tiếp chính:
  • Text: Kiểu ký tự văn bản. Khi nhập vào hàm trực tiếp cần đặt trong dấu " "
  • Number: Kiểu ký tự số. Khi nhập vào hàm không cần đặt trong dấu " "
  • Date: Kiểu ký tự số, biểu thị thời gian, ngày tháng năm. Cần đưa về dạng số (General) nếu nhập trực tiếp vào hàm hoặc nhập dưới dạng tham chiếu.
• Giá trị gián tiếp: Có 2 kiểu cần lưu ý:
  • Range: 1 vùng ô (1 ô hoặc nhiều ô liền kể nhau). Kiểu range thường dùng cho vùng dữ liệu có 1 cột
  • Array: Mảng dữ liệu. Là toàn bộ dữ liệu trong 1 ô hoặc 1 phần dữ liệu trong ô. Tham chiếu kiểu Array sẽ rộng và phức tạp hơn Range

Kiểu dữ liệu thường không được chú ý tới và bỏ qua khi viết hàm trong Excel. Tuy nhiên, đây lại  là yếu tố dễ gây lỗi và khó phát hiện ra nhất khi viết hàm trong Excel. Vì vậy cần đặc biệt chú ý khi viết hàm trong Excel.

Xem thêm: Bộ đề thi, bài tập Excel có đáp án về hàm trong Excel quan trọng

Các bước kiểm tra hàm khi viết hàm trong Excel

• Bước 1: Kiểm tra xem đã viết đủ, đúng các thành phần cần có trong cú pháp của hàm chưa.
• Bước 2: Kiểm tra các giá trị nhập vào hàm đã đúng hay chưa.
• Bước 3: Kiểm tra các giá trị nhập vào hàm đã được nhập đúng và phù hợp với nhau hay chưa.

Tổng kết

Trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn các bạn cách viết hàm trong Excel sao cho chính xác và chi tiết nhất, không lo nhầm lẫn hay sai sót, dễ dàng chinh phục được cả những hàm phức tạp và khó nhằn, Chúc bạn áp dụng thành công vào công việc của mình.