Cách thực hiện chu trình quản lý hiệu suất thành công cho tổ chức

Quản lý hiệu suất không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt khi áp dụng trên toàn bộ công ty. Bạn cần có khả năng quản lý các quy trình cũng như quản lý con người để nhân viên được thúc đẩy trên hành trình phát triển bản thân, phát triển doanh nghiệp. 

Vì vậy việc thực hiện một chu trình quản lý hiệu suất liên tục, nhất quán có thể sẽ tạo ra một khuôn khổ để nhân viên, lãnh đạo cùng tập trung vào mục tiêu của công ty và đạt được mục tiêu đó. 

Làm thế nào để thực hiện điều này thành công? Trong bài viết này, Gitiho sẽ giúp bạn hiểu hơn về các quy trình và cách xây dựng một chu kỳ quản lý hiệu suất cho tổ chức của bạn. Theo dõi ngay nhé!

Chu trình quản lý hiệu suất là gì? 

Chu trình quản lý hiệu suất là một loạt các bước hoặc quy trình được thực hiện để quản lý, đánh giá, và cải thiện hiệu suất của nhân viên trong một tổ chức.

Nó bao gồm việc lập kế hoạch, theo dõi, phát triển, đánh giá và khen thưởng nhân viên. Đây là một quá trình liên tục và là một phần của quy trình có tính chu kỳ.

Chu trình quản lý hiệu suất bao gồm 4 giai đoạn chính, đó là:

Lập kế hoạch

Giám sát, theo dõi

Xem xét, đánh giá

Khen thưởng, khích lệ 

Theo truyền thống, mô hình quản lý hiệu suất diễn ra trong một khoảng thời gian kéo dài một năm và kết thúc với việc đánh giá hiệu suất. Tuy nhiên, một số tổ chức đã nhận thấy rằng việc thực hiện các đánh giá và lập kế hoạch thường xuyên hơn có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên. 

Một trong những lợi ích của việc tích hợp mô hình quản lý hiệu suất phù hợp là nhân viên sẽ đồng thuận hơn với mục tiêu của tổ chức. Họ hiểu rõ cả mục tiêu cá nhân của họ và mục tiêu tổ chức, từ đó vạch ra một lộ trình cụ thể sẽ giúp họ đạt được những mục tiêu này.

Tại sao chu trình quản lý hiệu suất lại quan trọng trong kinh doanh?

Bằng cách phát triển kế hoạch chu trình quản lý hiệu suất, một tổ chức có thể tối ưu hóa kết quả đầu ra của nhân viên, đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức đang được thúc đẩy và theo dõi cụ thể hiệu suất của từng nhân viên. 

Tuân theo mô hình chu trình quản lý hiệu suất cũng cho phép tổ chức liên tục xem xét và điều chỉnh các mục tiêu cơ cấu của mình, đáp ứng nhanh hơn trước biến đổi trong thị trường. Tính linh hoạt này cải thiện khả năng cạnh tranh. 

Người lao động cũng được hưởng lợi từ kế hoạch chu trình quản lý hiệu suất. Qua sự hợp tác và sự hỗ trợ từ đội ngũ quản lý, họ cảm thấy mình là thành viên có giá trị trong tổ chức. Kỹ năng của họ được phát triển và áp dụng theo những cách có ý nghĩa, và họ sẽ được khen ngợi, tuyên dương nếu làm việc chăm chỉ và có hiệu suất cao.

Tại một số doanh nghiệp, họ nhận ra rằng nếu nhân viên chỉ làm việc và làm việc mà không có một hoạt động nào khác trong doanh nghiệp thì họ sẽ khó có thể phát triển và đáp ứng được những thách thức của thời đại. 

Ví dụ như họ sẽ không có kỹ năng đối mặt với sự ra đời của trí tuệ nhân tạo hay họ không được củng cố kiến thức về những thay đổi của thị trường từ cách bán hàng, cách tiếp cận khách hàng… Một số khác, nhân viên sẽ không cập nhật được các kiến thức, cách sử dụng công cụ để phục vụ cho công việc của mình tối ưu và cải thiện năng suất như các công cụ tin học văn phòng, phân tích dữ liệu… 

Như vậy, việc thực hiện quản lý hiệu suất sẽ không còn hiệu quả và ít tác động đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì nếu cứ quản lý, theo dõi, đánh giá đơn thuần thì nhân viên sẽ khó mà có cơ hội học hỏi để cải tiến công việc của mình. 

Xem thêm: Các khóa đào tạo dành cho doanh nghiệp đạt hiệu suất cao

Để tạo ra văn hóa học tập trong doanh nghiệp và cung cấp cho nhân viên tri thức, kỹ năng, doanh nghiệp có thể tham khảo Giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp Gitiho for Leading Business hiện được hơn 100+ đơn vị kinh doanh lựa chọn hiện nay. 

 Với hệ thống LMS trên, doanh nghiệp có thể tạo ra một trang web đào tạo riêng của mình, nơi mà mọi hoạt động học tập, chia sẻ kiến thức, lưu trữ kiến thức… sẽ được diễn ra. Bằng cách tải lên các khóa học chuyên môn và kỹ năng, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên học theo nhu cầu để học áp dụng kiến thức đã học vào công việc một cách hiệu quả mà không mất thời gian để đợi các lớp học như phương pháp truyền thống. 

XEM CHI TIẾT VỀ GIẢI PHÁP GITIHO FOR LEADING BUSINESS

Tất cả những yếu tố này đóng góp vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc có văn hóa tích cực và quan trọng hơn là nâng cao khả năng giữ chân nhân sự.

Các giai đoạn của chu trình quản lý hiệu suất

Dưới đây là phân tích chi tiết về các giai đoạn của chu trình quản lý hiệu suất, cùng xem nhé!

1. Lập kế hoạch

Trước khi quản lý trò chuyện với nhân viên, nhóm quản lý phải tổ chức cuộc họp để xác định mục tiêu và hoạt động của tổ chức trong năm tới. 

Nó liên quan đến chiến lược tổng thể của doanh nghiệp cũng như các mục tiêu cá nhân của tất cả nhân viên và nhóm, bao gồm mục tiêu phát triển, nhiệm vụ, mục tiêu, hành động và hành vi cụ thể. 

Nếu không có thông tin cụ thể, mọi kế hoạch với nhân viên sẽ không hiệu quả. 

Khi quản lý hiểu rõ về những gì họ muốn nhân viên đạt được, thì đến lúc gặp nhân viên và lập kế hoạch chiến lược cho năm. 

Đây phải là quá trình hợp tác, bởi vì khi một nhân viên hiểu tại sao họ được giao các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, họ sẽ đầu tư nhiều hơn để đạt được thành công. 

Trong cuộc họp này, các mục tiêu cần được xác định rõ bằng phương pháp SMART. 

Mục tiêu SMART là: 

Cụ thể: Mục tiêu cần được mô tả rõ ràng, với thông tin chi tiết về những gì cần đạt được, cách thức thực hiện và tại sao nó quan trọng. 

Có thể đo lường: Mục tiêu phải có một chỉ số xác định và có thể đo lường để xác định xem nó đã đạt được hay chưa. 

Có thể đạt được: Mục tiêu có thể đặt ra đủ cao để thách thức nhân viên, nhưng không quá cao để không thể đạt được trong thực tế. 

Có liên quan: Mục tiêu phải phù hợp với công việc của nhân viên và mục tiêu tổng thể của tổ chức. 

Có thời hạn: Mục tiêu phải có một thời hạn xác định để biết khi nào nó cần được hoàn thành. 

Mỗi mục tiêu đặt ra cho nhân viên cần phù hợp với mục tiêu tổ chức và đóng góp vào việc đạt được chúng. Đảm bảo rằng những mục tiêu này phù hợp sẽ tạo nên một chiến lược tổng thể thống nhất. 

Khi đặt ra những mục tiêu này, quản lý cũng có cơ hội xác định các lĩnh vực đào tạo và phát triển mà nhân viên cần cải thiện và đề ra mục tiêu để đạt được điều đó. 

Việc tạo ra kế hoạch phát triển nhân viên sẽ thể hiện rằng quản lý đang tích cực làm việc cùng với nhân viên để hỗ trợ họ trở thành những người có kỹ năng và giá trị hơn trong tổ chức.

2. Giám sát, theo dõi

Trong mô hình chu trình quản lý hiệu suất, việc giám sát là một phần quan trọng để đảm bảo đạt được các mục tiêu được thiết lập trong giai đoạn lập kế hoạch. Tuy nhiên, việc giám sát không thể hiệu quả nếu chỉ diễn ra một hoặc hai lần trong năm. 

Thay vào đó, quản lý nên gặp gỡ nhân viên hàng tháng hoặc hàng quý để theo dõi tiến độ, cung cấp hỗ trợ khi cần, giúp giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh và điều chỉnh mục tiêu nếu cần. 

Khi thiết lập mục tiêu hàng năm, thường xuất hiện các vấn đề do thiếu kế hoạch cụ thể và động lực. Đặt ra một mục tiêu lớn, xa vời có thể làm cho nhân viên cảm thấy sợ hãi hoặc thấy rằng mục tiêu đó quá khó để đạt được. 

Việc chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hàng tháng có thể làm cho quá trình trở nên mạch lạc hơn, giúp nhân viên quản lý công việc dễ dàng hơn. Khi tổ chức các cuộc họp hàng tháng hoặc hàng quý với nhân viên, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi quá trình này. 

Các mục tiêu của tổ chức cũng có thể thay đổi trong năm và việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên hơn có thể giúp đưa ra các mục tiêu mới phù hợp hơn với mục tiêu tổ chức.

3. Xem xét, đánh giá

Vào cuối năm, bộ phận quản lý và nhân viên nên gặp nhau để đánh giá năm trước và xem xét xem liệu các mục tiêu đã được đạt đúng hay không. 

Đây là một cơ hội quan trọng để xây dựng mối quan hệ gắn kết với nhân viên. Quản lý tham gia tích cực vào các giai đoạn trước trong chu trình quản lý hiệu suất sẽ giúp nhân viên cố gắng đạt được cả mục tiêu cá nhân và tổ chức. 

Nếu quá trình giám sát đã diễn ra đúng cách, bộ phận quản lý sẽ biết rõ nhân viên đã làm việc tốt đến đâu trong năm. Cuộc đánh giá này cũng cung cấp cơ hội cho cả ban quản lý và nhân viên đánh giá cả kết quả cuối cùng và quá trình thực hiện. 

Cuộc đánh giá này nên bao gồm việc xem xét các điểm như: 

Mục tiêu ban đầu đã có tính khả thi hay không? 

Các mục tiêu có phù hợp với mục tiêu của tổ chức không? 

Nhân viên đã tích lũy được kinh nghiệm hoặc kỹ năng hữu ích không? 

Nhân viên đã hoàn thành nhiệm vụ của họ ra sao? 

Tổ chức đã cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để đạt được mục tiêu không? 

Các mục tiêu trong tương lai có thể được thiết lập khác như thế nào để đảm bảo thành công? 

Có những khía cạnh nào của quá trình này có thể được điều chỉnh hoặc cải thiện? 

Nhân viên cũng được mời chia sẻ quan điểm của họ về việc họ đã thực hiện tốt trong năm và nhận phản hồi từ ban quản lý về việc họ đã đạt hoặc vượt mục tiêu như thế nào. Nếu có vấn đề về hiệu suất trong năm, đây là nơi để nói về chúng và đề xuất các giải pháp khả thi.

Cuộc họp cũng là không gian để thảo luận về cơ hội phát triển trong tương lai và xem xét việc tăng cường tiền thưởng hoặc lương thưởng.

4. Khen thưởng

Giai đoạn cuối cùng trong chu trình quản lý hiệu suất là khen thưởng, và đây là phần không thể thiếu vì nó quyết định rất nhiều đến động lực của nhân viên. 

Một nghiên cứu toàn cầu đã chỉ ra rằng mức độ gắn kết của nhân viên tăng hơn 40% khi họ được công nhận về công việc của họ. Điều này đặc biệt quan trọng khi các công ty muốn thành công trong việc thiết lập chu trình quản lý hiệu suất như một phần quan trọng của chiến lược tổ chức. 

Ngược lại, những nhân viên không nhận được phần thưởng xứng đáng sau một năm dài hơi trong việc cống hiến cho mục tiêu tổ chức và đạt thành công có thể mất đi động lực cho năm tiếp theo. Họ có thể mất niềm tin vào tổ chức, cảm thấy công lao của họ không được công nhận, và có thể tìm kiếm cơ hội mới. 

Khi ban quản lý trao phần thưởng một cách công bằng và ghi nhận nỗ lực của nhân viên, họ đảm bảo rằng những nhân viên này sẽ tiếp tục làm việc chăm chỉ để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 

Phần thưởng nên dựa trên thành tích. Nhân viên sẽ nhận ra ai trong số họ đã nỗ lực và nếu họ thấy đồng nghiệp nhận phần thưởng mà không có lý do, họ có thể mất động lực. Ngược lại, khi nhân viên thấy một người có thành tích cao nhận được phần thưởng xứng đáng, điều đó thể hiện giá trị của việc nỗ lực. 

Một số phần thưởng có thể được cung cấp bao gồm: 

Thưởng nóng

Tăng thời gian nghỉ phép 

Ghi nhận nhân viên 

Sự công nhận từ toàn công ty 

Thăng chức cho nhân viên

Sau giai đoạn khen thưởng, đội ngũ quản lý và nhân viên có thể tổ chức cuộc gặp cuối cùng để xem xét toàn bộ chu trình. Đây là cơ hội để nêu ra bất kỳ vấn đề nào có thể xuất hiện và bắt đầu thảo luận về các mục tiêu của năm tiếp theo. 

Sau đó, chu kỳ bắt đầu lại, chuẩn bị cho một năm mới.

Xem thêm: Cách để lập kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Tóm lại, chu trình quản lý hiệu suất là một quá trình quan trọng trong tổ chức, đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu tổ chức và cá nhân. Doanh nghiệp nên xem đây là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự tương tác và hỗ trợ giữa ban quản lý và nhân viên để đảm bảo thành công của tổ chức và sự phát triển của nhân viên.