Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ban Khách hàng Chiến lược

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc có riêng một bộ phận phụ trách đối tác/ khách hàng chiến lược vẫn chưa phải là việc quá phổ biến, tuy nhiên đối với những công ty quy mô lớn hoạt động theo mô hình Tập đoàn thì việc này không còn xa lạ.
Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu công việc của bộ phận Khách hàng chiến lược của một Tập đoàn Bất động sản tại Việt Nam

Khóa học:  Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Mục tiêu hoạt động của Ban khách hàng chiến lược 

1. Hỗ trợ Hội đồng quản trị, Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp và các Công ty thành viên định hướng, tìm kiếm, phát triển nhóm đối tác và khách hàng chiến lược (bao gồm các tổ chức, công ty, cơ quan Chính phủ có quan hệ đối tác chiến lược với Doanh nghiệp).
2. Tham mưu, tư vấn cho Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp các hoạt động xúc tiến, thúc đẩy, mở rộng quan hệ với các khách hàng, đối tác hợp tác và kinh doanh chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
3. Khai thác và phát triển doanh thu từ hoạt động kinh doanh và phân phối (đại lý cấp 2/ cấp 3) các sản phẩm bất động sản do Doanh nghiệp là chủ đầu tư.
4. Gia tăng doanh thu bán các sản phẩm nghỉ dưỡng, vé máy bay, thẻ bay, thẻ thành viên và các sản phẩm liên kết khác của Doanh nghiệp.

Chức năng của Ban khách hàng chiến lược

Tham mưu, giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp trong công tác

1. Nhận diện các đối tượng khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
2. Định hướng cách tiếp cận đối tác và khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và các Công ty trong cùng hệ thống.
3. Tìm kiếm, khai thác, phát triển các đối tác và khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
4. Thực hiện các hoạt động đối ngoại, ngoại giao, tăng cường mối quan hệ với đối tác và khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp.
5. Theo dõi, quản lý tiến độ đáp ứng nhu cầu đối tác và khách hàng của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên.
6. Phối hợp với các đơn vị kinh doanh thực hiện các hoạt động chăm sóc tới khách hàng chiến lược.

Kinh doanh các sản phẩm của Doanh nghiệp:

1. Xây dựng kế hoạch và triển khai hoạt động kinh doanh các sản phẩm của Doanh nghiệp gồm vé máy bay, thẻ bay, thẻ thành viên, bất động sản, sản phẩm nghỉ dưỡng,…tới đối tương khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và công ty thành viên.
2. Triển khai công tác bán hàng, thực hiện các biện pháp thúc đẩy doanh số và các hoạt động chăm sóc khách hàng trước, trong và sau quá trình bán hàng.

Từ điển năng lực là gì? Ý nghĩa của từ điển năng lực với doanh nghiệp

Nhiệm vụ của ban khách hàng chiến lược

Phòng Đối tác Thương mại

1. Trên cơ sở các sản phẩm của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên, tiến hành nghiên cứu, phân loại, tìm kiếm và lựa chọn các khách hàng, đối tác để hợp tác cùng phát triển.
2. Thực hiện các cuộc tiếp xúc, ngoại giao với khách hàng, đối tác chiến lược để triển khai các hoạt động hợp tác, bán chéo sản phẩm, dịch vụ liên kết/kết hợp.
3. Giới thiệu, tư vấn cho khách hàng các sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên.
4. Kết nối khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp tới các Phòng Kinh doanh của Ban và các đơn vị có liên quan triển khai các đơn hàng.
5. Phối hợp với các Phòng kinh doanh của Ban hỗ trợ, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện các đơn hàng.
6. Thường xuyên chăm sóc, tư vấn và kết nối các khách hàng đã, đang và sẽ sử dụng các sản phẩm dịch vụ để đẩy mạnh hiệu quả của việc hợp tác và quảng bá sản phẩm, dịch vụ cũng như thương hiệu của Doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng.
7. Các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.

Phòng Kinh doanh Sản phẩm vé và nghỉ dưỡng, SPLK

1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh và chính sách bán sản phẩm thẻ nghỉ dưỡng, thẻ thành viên, các sản phẩm thẻ bay Bamboo pass, các gói sản phẩm nghỉ dưỡng của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên tới khách hàng chiến lược.
2. Tiếp nhận thông tin khách hàng từ Phòng Đối tác Thương mại, thực hiện tư vấn chuyên sâu về sản phẩm dịch vụ tới các khách hàng chiến lược.
3. Khai thác và phát triển doanh thu kinh doanh sản phẩm vé máy bay, thẻ nghỉ dưỡng, thẻ bay, các sản phẩm/ dịch vụ liên kết của Doanh nghiệp và Công ty thành viên các từ khách hàng chiến lược hiện tại và phát triển mới (nếu có).
4. Thực hiện thủ tục liên quan đến việc ký kết hợp đồng với khách hàng;
5. Đề xuất phát triển sản phẩm mới, chính sách sách bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
6. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo ban.

Phòng Kinh doanh BĐS (Đại lý cấp 2, cấp 3)

1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh phân phối các sản phẩm BĐS của Doanh nghiệp theo từng dự án, từng thời kỳ (tháng/ quý/ năm);
2. Tiếp cận, tư vấn, giới thiệu đến khách hàng chiến lược các sản phẩm BĐS do Doanh nghiệp phân phối.
3. Khai thác và phát triển doanh thu phân phối  của Doanh nghiệp và Công ty thành viên các từ khách hàng chiến lược hiện tại và phát triển mới (nếu có).
4. Theo dõi, cập nhật thông tin tiến độ triển khai các dự án, thông tin pháp lý, chủ đầu tư, chủ thầu,...
5. Đề xuất triển khai các giải pháp gia tăng doanh số bán hàng theo từng dự án, từng đối tượng khách hàng phụ trách.
6. Phối hợp với Chủ đầu tư, đại lý cấp 1 triển khai các chương trình marketing, chăm sóc khách hàng tới khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp.
7. Các nhiệm vụ công việc khác yêu cầu của Lãnh đạo Ban.

Phòng Hỗ trợ kinh doanh (hình thành sau khi các Phòng kinh doanh hoạt động ổn định)

1. Tổng hợp, cập nhật kết quả hoạt động của các Phòng Kinh doanh;
2. Cập nhật, theo dõi thông tin khách hàng chiến lược theo từng sản phẩm, từng dự án;
3. Cập nhật sản phẩm, chính sách bán hàng, các chương trình hỗ trợ khách hàng, chương trình marketing từ chủ đầu tư/ đại lý cấp 1;
4. Tiếp nhận, giải đáp ý kiến của khách hàng chiến lược liên quan tới quá trình bán hàng của các Phòng kinh doanh, phối kết hợp với các đơn vị giải quyết nhu cầu của khách hàng.;
5. Thực hiện soạn thảo và trình kí, quản lý các loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng liên quan đến quá trình bán hàng;
6. Phối hợp với đại lý cấp 1 thực hiện theo dõi quá trình ký kết hợp đồng, thanh toán công nợ của khách hàn
7. Thực hiện các hoạt động chăm sóc khác hàng định kỳ và phát sinh.
8. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo Ban.

Quyền hạn của Ban khách hàng chiến lược

1. Quyền chủ động triển khai các kế hoạch, phương án thực hiện công việc chuyên môn của Ban tuân thủ quy chế, quy định của Doanh nghiệp.
2. Quyền chủ động giao dịch, làm việc với các đối tác, khách hàng theo đúng phạm vi công việc được phân công/ủy quyền nhằm thực hiện tốt các hạng mục công việc chuyên môn của Ban.
3. Quyền yêu cầu, đề xuất, kiến nghị Doanh nghiệp và các Đơn vị liên quan cung cấp hỗ trợ các điều kiện, phương tiện và nhân sự hợp lý để thực hiện công việc đã được giao.
4. Quyền đề xuất lên HĐQT, Ban Lãnh đạo các đơn vị các chính sách, biện pháp, phương án, … thực hiện hiệu quả nghiệp vụ chuyên môn của bộ phận.

Cách xây dựng mô tả công việc (JD) vị trí Trưởng phòng Báo chí

Cơ cấu tổ chức của Ban khách hàng chiến lược

Cơ cấu tổ chức của Ban Khách hàng Chiến lược gồm:

• Phòng Đối tác Thương mại;
• Phòng Kinh doanh Sản phẩm vé và nghỉ dưỡng, sản phẩm liên kết;
• Phòng Kinh doanh Bất động sản; 
• Phòng Hỗ trợ Kinh doanh.

Mối quan hệ của ban Khách hàng chiến lược với các phòng ban khác

1. Hội đồng quản trị: Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của HĐQT, tiếp nhận chỉ thị, định hướng, chủ trương liên quan đến hoạt động của Ban Khách hàng Chiến lược.
2. Ban Pháp Chế: Hỗ trợ tham vấn các nội dung pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn của Ban Khách hàng Chiến lược. Hỗ trợ các hồ sơ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị.
3. Ban Truyền thông & Marketing: Phối hợp các sự kiện truyền thông nội bộ của Tập đoàn, các hoạt động marketing khác của Doanh nghiệp. Phối hợp thực hiện các chương trình xúc tiến, thúc đẩy mối quan hệ đối ngoại với khách hàng, đối tác của Doanh nghiệp và Công ty thành viên. Hỗ trợ Ban Khách hàng Chiến lược thực hiện các chương trình marketing tới khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
4. Ban Nhân sự: Phối hợp với Ban Nhân sự xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Ban, xây  dựng định biên và tuyển dụng nhân sự, thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho CBNV, xử lý quan hệ lao động, …
5. Ban Kinh tế Đấu thầu: hỗ trợ mua sắm công cụ, dụng cụ, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Ban Khách hàng Chiến lược.
6. Ban Kế toán: Cung cấp thông tin, xử lý các hồ sơ thanh quyết toán có liên quan đến hoạt động của Ban Khách hàng Chiến lược.
7. Ban Tài chính: Phối hợp cùng Ban Tài chính định hướng phát triển các mối quan hệ hợp tác với các định chế tài chính trong và ngoài nước.
8. Ban Kiểm soát nội bộ: Thực hiện các yêu cầu của Ban Kiểm soát nội bộ phục vụ các cuộc kiểm soát nội bộ.
9. Văn phòng Doanh nghiệp: Hỗ trợ Ban Khách hàng Chiến lược trang thiết bị làm việc, công tác hậu cần, hành chính, đi lại, công tác đối ngoại với đối tác và khách hàng chiến lược của Doanh nghiệp và Công ty thành viên.
10. Ban Thanh tra: Phối hợp cung cấp thông tin hỗ trợ Ban Thanh tra xử lý các sự vụ có liên quan.
11. Các Ban Đầu tư: Hỗ trợ cung cấp các thông tin về tình hình pháp lý, tiến độ pháp lý và   triển khai các dự án đầu tư của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên. Phối hợp xây dựng định hướng phát triển các dự án đầu tư.
12. Các Ban/Phòng khác: Phối hợp thực hiện các hoạt động chuyên môn của Ban Khách hàng Chiến lược và các Ban/Phòng/Đơn vị chuyên môn khác.

Chế độ báo cáo đối với Ban khách hàng chiến lược

Báo cáo định kỳ

• Hàng tuần: Báo cáo kết quả thực hiện và kế hoạch công việc tuần tiếp theo của Ban Khách hàng Chiến lược;
• Hàng tháng: Báo cáo kết quả thực hiện và kế hoạch công việc tháng tiếp theo của Ban Khách hàng Chiến lược;
• Hàng quý: Báo cáo kết quả thực hiện và kế hoạch công việc quý tiếp theo của Ban Khách hàng Chiến lược;
• Hàng năm: Báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động lĩnh vực chuyên môn của Ban và đề xuất kế hoạch hoạt động của năm tiếp theo.

Báo cáo đột xuất

Theo yêu cầu của  Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp.

Tổng kết

Trên đây là cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, chức năng của ban khách hàng chiến lược trong doanh nghiệp. Mong rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan về chính xác nhất về bộ phận này!

Chúc bạn học tốt!