Giải pháp tiết kiệm chi phí hành chính trong doanh nghiệp

Là người làm hành chính nhân sự, chịu trách nhiệm về quản lý hành chính chắc hẳn bạn sẽ quan tâm đến việc làm thế nào để tiết kiệm chi phí hành chính. Nếu bạn chưa biết cách làm thế nào thì hãy tham khảo những cách dưới đây của Gitiho nhé.

Khóa học Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp

Những cách tiết kiệm chi phí hành chính

Về việc sử dụng các thiết bị điện

Ở văn phòng có rất nhiều thiết bị điện, nếu sử dụng không hợp lý sẽ tốn rất nhiều điện. Vậy nên công ty nên có bộ phận kỹ thuật hướng dẫn cách sử dụng điện hiệu quả, hoặc bạn có thể đọc trên các thông số kỹ thuật hướng dẫn của mỗi sản phẩm điện. Tất nhiên không phải tiết kiệm tất cả mọi thứ, mà là bạn đang tối ưu tất cả các phần chi phí này.

Ví dụ: khuyến khích nhân sự di chuyển 2 tầng nên sử dụng thang bộ. Khi về, những người không bận đón con thì nên khuyến khích đi thang bộ để thư giãn. 

Ngoài ra bạn nên lập ra những quy định sử dụng thiết bị điện năng như: kiểm tra tắt nguồn các thiết bị điện khi hết nhu cầu sử dụng. Tắt bớt các thiết bị chiếu sáng khi có đủ ánh sáng tự nhiên đảm bảo yêu cầu làm việc.

Ví dụ: Đối với điều hòa, bạn có thể tắt trước 30 phút, vì khi tắt rồi thì không khí lạnh vẫn còn ở trong phòng. Khi tắt điều hòa trước, văn phòng vẫn duy trì được nhiệt độ, mà bạn lại tiết kiệm được một khoản cho doanh nghiệp.

Đối với những thiết bị chiếu sáng khu công cộng như khu vệ sinh, hành lang,… Bạn nên phân bổ nhiệm vụ cho bộ phận nào đó, hoặc phân quây vòng để việc kiểm soát được diễn ra tốt hơn. Ngoài ra tắt hết tất cả các  bị chiếu sáng trong giờ nghỉ trưa.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu văn bản hành chính chuẩn nhất

Về việc sử dụng nước

Có rất nhiều người khi sử dụng nước xong, tắt vòi nước không hết dẫn đến việc rò rỉ làm lãng phí nước. Khi đường truyền dẫn nước rò rỉ thì cứ mỗi ngày trôi qua bạn sẽ mất rất nhiều tiền, vậy nên cần:

• Tắt vòi nước sau khi sử dụng (kiểm tra xem đã tắt hết chưa).
• Không để vòi nước, đường chuyển dẫn nước rò rỉ. Khi phát hiện cần gọi xử lý ngay.

Về việc sử dụng văn phòng phẩm

Những giấy tờ lưu hành nội bộ bạn có thể sử dụng những loại giấy loại B, còn những văn bản phát hành ra bên ngoài bạn có thể sử dụng giấy loại A. Những giấy tờ nội bộ như tờ trình, giấy xin phép bạn có thể cân nhắc sử dụng giấy 1 mặt. Tuy nhiên việc tận dụng giấy đã in hỏng 1 mặt để viết hoặc in nháp thì bạn cần phải chú ý xây dựng các định mức để theo dõi, đo lường các phòng ban trong một thời gian sử dụng để biết được họ sử dụng bao nhiêu.

Về thông tin liên lạc

Để hạn chế việc sử dụng điện thoại công ty vào việc riêng, bạn có thể lập ra những quy định như sau:

• Chỉ sử dụng điện thoại để bàn, mạng internet để phục vụ công việc.
• Hạn chế thấp nhất việc trao đổi công tác, hướng dẫn nghiệp vụ bằng điện thoại bàn, nên gặp trực tiếp trao đổi trong nội bộ.
• Không sử dụng điện thoại việc riêng trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp người nhà liên hệ.

Xem thêm: Làm thế nào để thành thạo các kỹ năng cần thiết của ngành nhân sự?

Kết luận

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về những cách tiết kiệm chi phí hành chính. Đây đều là những cách không mới nhưng hay bị bỏ qua. Hãy thử những cách này và theo dõi xem doanh nghiệp mà bạn đang làm đã tiết kiệm được bao nhiêu chi phí nhé.

Để học thêm những nghiệp vụ hành chính nhân sự giúp bạn tự tin hơn trong công việc bạn hãy đăng ký ngay khóa học Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp của chúng mình nhé. Đây là khóa học tổng hợp tất tần tật các nghiệp vụ mà một nhân viên hành chính nhân sự cần có như: nghiệp vụ C&B, nghiệp vụ tuyển dụng, nghiệp vụ đào tạo, các luật về thuế TNCN và BHXH,… Đăng ký học ngay tại khóa học Nghiệp vụ nhân sự tổng hợp. 

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn học tốt!