Hàm IF trong Excel: Cách dùng cơ bản cho người mới bắt đầu

Hàm IF là hàm rất quen thuộc với người dùng Excel. Tuy nhiên, với các bạn mới học thì có thể đây sẽ là một hàm khó. Trong bài viết này, chúng mình sẽ chia sẻ cách sử dụng hàm IF ở dạng đơn giản nhất cho người mới bắt đầu cũng có thể hiểu được nhé.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

Hàm IF trong Excel

Lý thuyết về hàm IF trong Excel

Hàm IF là một hàm Excel có tác dụng biện luận một mệnh đề logic để lấy kết quả tương ứng theo từng trường hợp Đúng/Sai của mệnh đề đó.

Cú pháp của hàm là: IF (logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Trong đó bao gồm 3 thành phần là:

• logical_test: Mệnh đề logic dùng để kiểm tra
• value_if_true: Giá trị nhận được khi mệnh đề đúng (TRUE)
• value_if_false: (không bắt buộc phải nhập) Giá trị nhận được khi mệnh đề sai

Kết quả trả về của hàm này là giá trị tương ứng với từng trường hợp mệnh đề Đúng hay Sai. Nếu không nhập tham số value_if_false mà kết quả mệnh đề logic là FALSE thì nhận chữ FALSE.

Lưu ý: Nếu không nhập tham số logical_test thì sẽ luôn nhận kết quả theo giá trị value_if_false.

Ví dụ:

Cho mệnh đề: “Nếu ngày mai là chủ nhật thì “Nghỉ”, không phải thì “Đi học””.\

Khi được triển khai vào hàm IF thì chúng ta có như sau:

logical_test: Ngày mai là chủ nhật. Đây là một câu mệnh đề logic, chúng ta sử dụng hàm để xác định ngày nào như sau:

• Ngày mai: TODAY() + 1
• Thứ của ngày mai: WEEKDAY(TODAY() + 1)
• Chủ nhật: 1 (hàm WEEKDAY) viết như trên cho kết quả bằng 1 được hiểu là chủ nhật

value_if_true: Nghỉ

value_if_false: Đi học

Công thức hoàn chỉnh cho ví dụ này là: =IF(WEEKDAY(TODAY()+1,"Nghỉ","Đi học")

Qua ví dụ trên có thể thấy điều gây khó khăn nhất khi sử dụng hàm IF với các bạn mới học Excel đó là làm sao để diễn tả được một yêu cầu thành mệnh đề logic để có thể chuyển đổi sang hàm IF. Bây giờ hãy cũng đến với một bài tập thực tế của chúng mình để làm quen với thao tác này nhé.

Xem thêm: Cách dùng hàm IF nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế

Bài tập hàm IF trong Excel dạng cơ bản

Cho bảng dữ liệuvề danh sách cửa hàng như sau:

Yêu cầu:

Xác định kết quả cột Xếp loại (vùng F3:F12) biết:

• Nếu Doanh số đạt từ 300 trở lên (lớn hơn hoặc bằng) thì xếp loại là “Đạt”.
• Còn lại là “Không đạt”

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Phân tích mệnh đề logic

Đây là một bước rất quan trọng khi các bạn viết hàm IF. Nếu không phân tích được mệnh đề logic thì bạn sẽ khó có thể viết hàm chính xác.

Với bài tập này chúng ta có thể xác định được như sau:

• logical_test: Doanh số >= 300. Đây là vế đầu tiên đứng sau chữ “Nếu” trong mệnh đề của yêu cầu đề bài, do đó nó chính là logical_test của hàm IF.
• value_if_true: “Đạt”
• value_if_false: “Không đạt"

Bước 2: Viết công thức hoàn thiện

Các bạn đặt chuột vào ô F3 rồi nhập công thức hoàn chỉnh rất đơn giản là:

= IF (E3>=300,“Đạt”, “Không đạt")

Trong trường hợp các bạn đang thao tác trên một bảng dữ liệu khác, không trùng thông tin với bảng của chúng mình thì thao tác để nhập hàm IF như sau:

1. Nhập dấu bằng rồi nhập chữ I. Khi Excel đưa ra bảng gợi ý hàm thì dùng phím mũi tên di chuyển đến vị trị của hàm IF => bấm phím Tab để chọn hàm IF. Cách làm này sẽ tránh được việc chữ IF bị chuyển thành chữ I và dấu huyền vì các bạn đang dùng bộ gõ tiếng Việt.
2. Nhập các thành phần của hàm IF. Nếu value_if_true và value_if_false của bạn là dạng chữ thì bạn phải đặt nó trong dấu nháy kép nhé. Ngoài ra, giữa các thành phần trong công thức hàm nên có dấu cách để bạn có thể phân biệt được rõ hơn.

Kết quả chúng ta có được sau bước này sẽ là:

Bước 3: Filldown công thức

Cách copy công thức xuống các ô dưới thì không có gì khó khăn. Các bạn chỉ cần chọn vào ô đang chứa công thức sau đó nháy đúp chuột vào ô vuông màu xanh ở góc dưới bên phải của nó. Thao tác này sẽ làm cho công thức được sao chép đến dòng cuối của vùng chứa dữ liệu.

Có một cách sao chép công thức khác các bạn cũng có thể sử dụng là chọn toàn bộ vùng muốn áp dụng công thức rồi bấm Ctrl + D.

Xem thêm: Bài tập hàm IF nhiều điều kiện kèm hướng dẫn giải chi tiết

Kết luận

Qua bài viết này, chắc hẳn các bạn đã nắm được cách chuyển phân tích mệnh đề để viết hàm IF phục vụ cho công việc. Các bạn có thể tham khảo những kiến thức nâng cao hơn về hàm IF trong trang Blog của Gitiho nhé.

Nếu các bạn muốn học cách sử dụng Excel từ cơ bản đến nâng cao với sự hỗ trợ của chuyên gia tin học văn phòng hàng đầu thì hãy tham gia khóa Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho. Khóa học sẽ giúp các bạn làm chủ các công cụ trong Excel, thành thạo 150+ hàm thông dụng và có tư duy chủ động khi làm việc với phần mềm này.

Ngay khi đăng ký khóa học, các bạn sẽ được tặng Add In bổ sung hàm và tính năng độc quyền của Gitiho, Ebook phím tắt và khóa học Thủ thuật Excel hoàn toàn miễn phí. Chúc các bạn thành công!