Hàm IF trong Excel và những cách dùng cơ bản

Hàm IF là một hàm cơ bản và phổ biến trong Excel. Hàm IF có thể linh động và sử dụng trong rất nhiều trường hợp và công việc khác nhau. Nhưng cũng chính bởi tính ứng dụng cao của hàm IF, mà nhiều người bị bối rối không nắm rõ được chức năng cũng như cách sử dụng hàm IF. Trong bài viết này, Gitiho.com sẽ tổng hợp cho các bạn những kiến thức cơ bản cũng như những cách ứng dụng hàm IF nhé.

Để hiểu về cách hàm IF trong Excel hoạt động như thế nào, các bạn hãy tải ngay file đính kèm ở cuối bài và cùng thực hành với chúng mình nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất

Biến Excel thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel

Cú pháp hàm IF trong Excel 

Hàm IF là một hàm trong Excel được sử dụng để đánh giá một điều kiện và trả về kết quả ĐÚNG hoặc SAI của điều kiện đó. 

Hàm IF có cú pháp như sau:

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Có thể thấy cú pháp của hàm IF có 3 tham số, trong đó:
- logical_test là tham số bắt buộc phải có. Tham số này chính là điều kiện mà bạn muốn lọc được viết dưới dạng các biểu thức, giá trị. Tham số này sẽ quyết định giá trị mà bạn chọn đúng hay sai.
- value_if_true và value_if_false là hai tham số không bắt buộc, bạn có thể điền hoặc không. Với 2 tham số này, bạn sẽ điền nội dung mà hàm sẽ trả về nếu đúng hoặc sai. Ví dụ nếu bạn muốn kết quả trả về là có hoặc không, bạn sẽ điền "Có" và "Không" vào 2 tham số trên.

Ví dụ chúng ta có bảng điểm sau, mình sẽ xét điểm Văn làm ví dụ nhé. Ở đây mình đặt điều kiện với những điểm lớn hơn 5, tham số value_if_true sẽ trả về nội dung "Giỏi", tham số value_if_false sẽ trả về nội dung "Trung bình". Và chúng ta có kết quả như sau.

 

Như vậy tất cả những điểm từ 5 trở xuống đều thuộc giá trị FALSE, ở đây được điền là "Trung bình", và những điểm số lớn hơn 5 thuộc giá trị TRUE, với nội dung được điền là "Giỏi". Vậy là bạn đã hiểu về cách hàm IF hoạt động rồi phải không? Chúng ta hãy cùng sang phần tiếp theo nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm IF trong Excel qua bài tập

Những lưu ý khi dùng hàm IF trong Excel

- Đối với hai tham số không bắt buộc, nếu bạn không điền gì vào hai tham số này, kết quả mà Excel tự động trả về có thể sẽ không phù hợp với dữ liệu của bạn, vì vậy bạn nên điền đầy đủ cả 2 tham số này với những kết quả mà bạn mong muốn hàm trả về nhé. 

- Khi một trong hai tham số không bắt buộc của hàm IF trong Excel bị bỏ qua, hàm sẽ tự động trả về giá trị "0" cho tham số không được điền đó. Trong một số trường hợp, kết quả "0" sẽ khá vô nghĩa với nội dung bảng dữ liệu. Như trong ví dụ trên, nếu mình chỉ điền tham số true và bỏ qua tham số FALSE, hàm IF trong Excel sẽ trả về những điểm số từ 5 trở xuống là "0", kết quả này là vô nghĩa đối với bảng nhận xét điểm.

Vì vậy trong trường hợp bạn vẫn không muốn hàm IF trả về kết quả cho một giá trị nào đó, thì thay vì bỏ trống, bạn có thể thiết lập cho hàm không trả về gì cả, nghĩa là kết quả sẽ được bỏ trống. Để làm vậy, bạn hãy điền vào tham số muốn bỏ trống hai dấu ngoặc kép.

Hàm IF trong Excel trả về giá trị TRUE hoặc FALSE

Trong trường hợp bạn muốn hàm IF trong Excel trả về giá trị TRUE hoặc FALSE, bạn hãy điền hai giá trị này lần lượt vào hai tham số không bắt buộc tương ứng của hàm. 

Ứng dụng hàm IF trong Excel

Với chức năng phù hợp với nhiều công việc, nhiều trường hợp tính toán, hàm IF trong Excel được sử dụng rất thường xuyên và được ứng dụng rất đa dạng. Dưới đây chúng mình sẽ giới thiệu một số ứng dụng thực tế sử dụng hàm IF nhé.

Hàm IF ứng dụng so sánh

Hàm IF có thể được sử dụng để so sánh các giá trị lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng nhau. Tham khảo ví dụ dưới đây về cách thiết lập công thức so sánh với hàm IF

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết hợp hàm IF và hàm AND trong excel

Hàm IF ứng dụng cho dữ liệu và ô trống

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

• Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK
• Sử dụng các biểu thức logic =”” (bằng ô trống) hoặc <>”” (khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa hai cách trên và đưa ra ví dụ

Đối với những trường hợp cần tính toán với điều kiện phức tạp, bạn sẽ cần kết hợp nhiều hàm IF hoặc kết hợp hàm IF với một hàm khác để có thể cho ra được kết quả mà mình mong muốn. 

Xem thêm: Bài tập hướng dẫn sử dụng kết hợp hàm IF với một số hàm trong Excel

Kết luận

Vậy là qua bài viết này, Gitiho.com đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm IF trong Excel cũng như những ứng dụng thực tế của hàm trong công việc và một số trường hợp cụ thể. Hãy tiếp tục theo dõi chúng mình để đọc thêm những bài viết bổ ích khác được cập nhật mỗi ngày nhé.