Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Chuyển tệp sang file PDF giúp bạn cố định các định dạng của file cũ, người nhận sẽ không thể tiến hành sửa chữa bất cứ nội dung gì được. Tuy nhiên bạn lại chưa biết cách tạo file PDF để lưu trữ thông tin và dễ dàng chia sẻ cho mọi người. Cùng xem nhé!

Xem thêm: Cách chuyển file Word sang định dạng PDF trên Word 2010, 2013, 2016

PDF là gì? Tại sao nên file dưới dạng PDF?

File PDF là định dạng tài liệu hỗ trợ chứa mọi thành phần như hình ảnh, âm thanh, video, liên kết,… tương tự như với các loại file khác. Đặc biệt, file này sẽ hỗ trợ hiển thị tài liệu giữ nguyên định dạng ban đầu trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau. Đây chính là ưu điểm lớn nhất, khiến cho tệp FDP được sử dụng phổ biến và rộng rãi.

Những lợi ích khi chuyển đổi file sang dạng PDF

• Tài liệu của bạn được bảo mật do không thể sửa chữa hay thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trên PDF, nội dung trình bày của bạn trở nên đa dạng hơn.
• Bạn có thể tự do in ấn văn bản trên bất kỳ loại máy nào vì file PDF đảm bảo giữ nguyên định dạng ban đầu cho tài liệu của bạn.
• Tệp PDF hỗ trợ trên tất cả các loại thiết bị, kể cả điện thoại nên bạn có thể mở tài liệu của mình mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không sợ bị biến đổi về định dạng.
• Định dạng PDF thì sẽ giúp file của bạn trở nên nhẹ hơn, thuận tiện chia sẻ cho mọi người nhanh chóng.

Đặc biệt với các phần mềm Microsoft như Word, Excel, PowerPoint thì khi gửi file thường bị thay đổi định dạng, hay lỗi phông chữ,… rất thiếu chuyên nghiệp. Vậy phải làm sao để khắc phục tình trạng này? Cách đơn giản nhất đó là lưu file Word, Excel, Powerpoint của bạn dưới dạng PDF.

Cách lưu file PDF đối với tệp Word

Bước 1: Sau khi đã hoàn thành việc soạn thảo văn bản, trên thanh công cụ bạn chọn tab File và chọn mục Save As để tiến hành lưu file.

Bước 2: Nhập tên của tài liệu tại ô Save As (đối với Macbook) và chọn nơi lưu trữ file của bạn.

Bước 3: Tìm đến mục File Format, chọn lưu file dưới dạng PDF và nhấn Export để lưu tệp dưới dạng PDF.

Bước 4: Sau khi đã hoàn tất, hãy mở thư mục mà bạn đã chọn để lưu file ở bước 1, bạn sẽ thấy file PDF của bạn đã được lưu trong thư mục rồi đó.

Cách lưu file Excel ở định dạng PDF là gì

Bạn có thể chuyển file PDF sang Excel và đương nhiên có thể làm ngược lại với các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo file Excel của bạn. Sau đó chọn tab File trên thanh công cụ.

Bước 2: Lựa chọn mục Save As. Tại ô Save As Type chọn loại định dạng PDF và nhấn Save để hoàn tất. 

Bước 3: Vào thư mục và mở file PDF đã hoàn tất để kiểm tra kết quả nhé.

Cách lưu file dạng PDF đối với tệp Powerpoint

Bước 1: Mở tệp cần chuyển đổi, sau đó chọn tab File.

Bước 2: Kéo xuống và chọn mục Export.

Bước 3: Nhấn vào nút Create PDF/XPS.

Bước 4: Lựa chọn thư mục lưu file và gõ tên tệp sau đó nhấn Publish để hoàn tất.

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng Microsoft Word để chỉnh sửa file PDF rất đơn giản

Cách tạo file PDF từ một trang web

Khi lướt web, bạn hoàn toàn có thể xuất trang web đó sang định dạng PDF để tiện cho việc lưu trữ và in tài liệu khi cần. Cách làm đơn giản như sau:

Bước 1: Mở trang web mà bạn muốn xuất sang PDF, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở góc trên cùng bên phải > chọn In. (Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + P trên Windows hoặc Cmd + P trên Macbook)

Bước 2: Trong mục máy in đích, chọn Lưu dưới dạng PDF, sau đó chỉnh số trang muốn in, bố cục in.

Bước 3: Nhấn chọn Lưu là bạn đã hoàn thành lưu trang web dưới dạng tệp PDF. Giờ hãy vào thư mục bạn lưu file về để xem nhé.

KẾT THÚC

Như vậy, cách tạo file PDF từ các file Word, Excel, PowerPoint thật dễ dàng phải không nào. Nếu bạn thấy bài viết này bổ ích thì đừng quên ghé thăm blog của chúng mình thường xuyên bạn nhé. 

Ngoài ra, Gitiho cũng cung cấp cho bạn những khóa học tin học văn phòng với mức ưu đãi cực kỳ lớn. Hãy nhanh tay đăng ký để sở hữu khóa học trọn đời đến từ Gitiho. Cảm ơn bạn và chúc bạn thao tác thành công.