Hướng dẫn cách cộng ngày trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách cộng ngày trong Excel vô cùng đơn giản, bao gồm cách thêm bớt một số ngày cố định, một số ngày không cố định hoặc chỉ thêm bớt các ngày trong tuần.

Bằng các phương pháp cộng trừ ngày tháng trong Excel dưới đây, các bạn sẽ không hề gặp bất cứ khó khăn gì khi xử lý dữ liệu thời gian trên bảng tính của mình. Cùng tìm hiểu ngay thôI!

Giới thiệu về cơ chế cách cộng ngày trong Excel

Có lẽ các bạn đã bắt gặp các con số Excel khi đang cố gắng trình bày dữ liệu thời gian trên bảng tính của mình. Lý do là vì Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng các con số sê-ri thập phân, ví dụ ngày 24/08/2021 được lưu là 44432, hay số 44190 khi được định dạng ngày tháng trở thành 25/12/2020.

Cụ thể hơn về định dạng này, Excel lấy một mốc thời gian gốc là ngày 01/01/1900. Dựa vào mốc thời gian này, Excel sẽ tạo ra các số sê-ri cho dữ liệu ngày tháng, trong đó, phần chữ số đứng trước dấu thập phân đại diện cho số ngày tính từ ngày gốc, còn phần chữ số đứng sau dấu thập phân thể hiện thời gian cụ thể của ngày đó.

Nhờ việc lưu trữ ngày tháng dưới dạng các con số này mà chúng ta có thể dễ dàng thực hiện các thao tác xử lý dữ liệu cũng như các phép tính toán thời gian, bao gồm cách cộng ngày trong Excel. 

Xem thêm: Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày đơn giản

Cách cộng ngày trong Excel bằng Paste Special

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cách cộng ngày trong Excel, bắt đầu với tính năng Paste Special. Vậy tính năng này là gì? Tại sao lại có thể cộng trừ ngày tháng trong Excel với thao tác copy paste? Tưởng chừng như 2 thao tác không hề liên quan nhưng sự thật lại ngược lại đó. Cùng Gitiho khám phá ngay nhé!

Giới thiệu tính năng Paste Special

Chắc hẳn chúng ta đã không còn xa lạ gì với các tính năng copy, cut, paste trong Excel. Nhưng mình chắc chắn rằng rất nhiều người còn chưa biết đến sự lợi hại khi thực hiện các thao tác này với Paste Special đâu.

Thông thường khi sử dụng các tổ hợp phím tắt Ctrl+C Ctrl+V, chúng ta chỉ đang thực hiện copy paste thông thường. Tuy nhiên, bạn có nhiều lựa chọn paste dữ liệu hơn khi sử dụng Paste Special, bởi nó cung cấp cho bạn các cài đặt cho dữ liệu bạn vừa copy vào clipboard như paste một số đối tượng nhất định hoặc thực hiện phép tính trên đối tượng đã copy. Nhờ đó, chúng ta mới có thể cộng trừ ngày tháng trong Excel với công cụ Paste Special.

Cách cộng ngày trong Excel bằng Paste Special

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng ít nhất một lần nếm trải cảm giác áp lực về thời gian trong học tập và công việc. Giả sử bạn tạo một bảng quản lý deadline trên Excel như sau:

Một ngày đẹp trời, bạn nhận được tin mừng là thời hạn nộp tất cả các bài viết này được đẩy lùi xuống 5 ngày. Lúc này, bạn sẽ phải cộng ngày trong Excel để hiển thị đúng hạn nộp mới. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản như sau:

• Bước 1: Viết số ngày cần cộng vào một ô tính trống.

• Bước 2: Nhấn chọn ô chứa số ngày cộng và nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy giá trị trong ô.
• Bước 3: Chọn toàn bộ các ô chứa ngày trong cột Hạn nộp (B2:B6), nhấn chuột phải và chọn Paste Special.
   

• Bước 4: Hộp thoại Paste Special hiện ra. Nhấn tích các ô Value trong phần Paste và ô Add trong phần Operation. Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại.

Khi đã hoàn thành các bước cộng ngày trong Excel phía trên, bạn sẽ thấy cột Hạn nộp đã được cập nhật dữ liệu mới. Như trong hình dưới đây, tất cả các deadline đều đã được lùi xuống 5 ngày.

Cách trừ ngày tháng trong Excel bằng Paste Special

Thay vì được lùi deadline xuống 5 ngày, nếu bây giờ deadline của bạn bị đẩy lên sớm 5 ngày thì phải làm thế nào? Đừng hoảng loạn nhé. Hãy bình tĩnh điều chỉnh dữ liệu trong bảng để đảm bảo mình không bị nhầm deadline cũ. Mình sẽ chỉ cho bạn cách trừ ngày tháng trong Excel hệt như những gì chúng ta đã thực hành bằng công cụ Paste Special ở phía trên.

• Bước 1: Viết số ngày cần trừ vào một ô tính trống.
• Bước 2: Nhấn chọn ô chứa số ngày cộng và nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để copy giá trị trong ô.
• Bước 3: Chọn toàn bộ các ô chứa ngày trong cột Hạn nộp (B2:B6), nhấn chuột phải và chọn Paste Special.
• Bước 4: Hộp thoại Paste Special hiện ra. Nhấn tích các ô Value trong phần Paste và ô Subtract trong phần Operation. Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành các bước cộng trừ ngày tháng trong Excel vô cùng đơn giản bằng công cụ Paste Special rồi. Thật đơn giản đúng không nào?

Bên cạnh cách cộng ngày trong Excel đã tìm hiểu trong viết ngày hôm nay, chúng ta có thể ứng dụng tính năng Paste Special để thêm hàng hoặc cột, đảo chiều bảng nhanh chóng. Hãy tìm hiểu chi tiết cách làm trong bài viết dưới đây nhé.

Xem thêm: Giới thiệu tính năng Paste Special hiệu quả trong đề thi MOS Excel

Phương pháp cộng ngày trong Excel với Paste Special chỉ có thể áp dụng khi bạn muốn thêm bớt cùng một số ngày cho các ô tính thời gian trong cột. Nếu bạn muốn thêm bớt một giá trị không cố định cho dải dữ liệu của mình, bạn sẽ cần đến một phương pháp khác mà chúng mình sẽ tìm hiểu ngay dưới đây.

Cách cộng ngày trong Excel bằng công thức

Tiếp tục với bài viết, chúng ta sẽ khám phá các cách cộng ngày trong Excel bằng công thức. Không chỉ cộng một số ngày cố định vào một dải dữ liệu sẵn có, bạn còn có thể cộng số ngày khác nhau cho các số liệu khác nhau.

Đặc biệt hơn, chúng ta còn có công thức cộng trừ ngày tháng trong Excel với riêng các ngày trong tuần trừ thứ 7, chủ nhật. Hãy cùng mình tìm hiểu ngay nhé!

Cách cộng một số ngày cố định trong Excel

Tương tự như ví dụ với công cụ Paste Special ở trên, mình sẽ hướng dẫn bạn cách lùi ngày deadline cho tất cả các công việc được liệt kê trong bảng bằng một phép tính nhanh gọn.

Bảng tính Excel của chúng ta như sau: Nhiệm vụ là cộng 5 ngày vào tất cả các dòng của cột Hạn nộp (cột B) và điền kết quả vào cột Hạn nộp mới (cột C).

Cách cộng ngày trong Excel được thực hiện bằng các bước tính dưới đây:

Bước 1: Tại ô đầu tiên của cột Hạn nộp mới (ô C2), nhập công thức cộng:

=B2+5

Như mình đã nói ở phần đầu bài viết, cách hệ thống lưu trữ thời gian dưới dạng số sê-ri giúp cho chúng ta tránh mọi trở ngại khi thực hiện các phép cộng trừ ngày tháng trong Excel. Đó là lý do vì sao bạn chỉ nhần nhập một phép cộng với số tự nhiên, và Excel sẽ ngay lập tức trả về kết quả của ô C2 là 01/09/2021.

Bước 2: Sử dụng AutoFill kéo công thức tại ô C2 cho các ô còn lại.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành cách cộng ngày trong Excel chỉ với một phép tính cực kỳ đơn giản. Mình chắc chắn rằng bạn có thể hoàn thành thao tác này trong nháy mắt.

Tương tự, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng một phép tính trừ để trừ ngày tháng trong Excel một cách nhanh chóng. Tất cả những gì bạn cần làm là đổi dấu cộng trong công thức phía trên thành dấu trừ, sau đó kéo công thức cho các ô còn lại bằng tính năng AutoFill của Excel. Như vậy, bảng tính của bạn đã được cập nhật kết quả mới rồi.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng AutoFill trên Excel trong đề thi MOS Excel 2010

Cách cộng một số ngày không cố định trong Excel

Bạn sẽ phải cộng ngày trong Excel như thế nào nếu deadline cho bài viết 1 lùi xuống 2 ngày trong khi deadline cho bài viết 2 lùi xuống tận 5 ngày? Trong trường hợp xử lý cách cộng ngày trong Excel với dữ liệu không cố định như vậy, dưới đây là những gì bạn cần.

Bước 1: Tạo thêm một cột Số ngày lùi cạnh cột Hạn nộp và điền số ngày cần cộng.

Bước 2: Tại ô đầu tiên của cột Hạn nộp mới (ô D2), nhập công thức:

=B2+C2

Bước 3: Sử dụng AutoFill kéo công thức tại ô C2 cho các ô còn lại.

Như vậy, dưới đây là kết quả cho công thức cộng ngày trong Excel chúng ta vừa áp dụng.

Nếu một trong số các deadline của bạn bị đẩy lên sớm, một thao tác đơn giản bạn có thể làm mà không thay đổi công thức cách cộng ngày trong Excel là sử dụng dấu trừ trước giá trị trong Số ngày lùi tương ứng với deadline bị đẩy lên sớm.

Giả sử chúng ta có bảng như sau:

Trong cột Số ngày lùi, mình đã đặt dấu trừ trước deadline của bài viết 1 và bài viết 4, nghĩa là hạn nộp 2 bài viết này đã bị đẩy lên sớm lần lượt 2 và 6 ngày. Khi nhìn sang cột Hạn nộp mới, bạn sẽ thấy công thức cộng trừ ngày tháng trong Excel hoàn toàn chính xác.

Như vậy, chúng ta không phải sử dụng một công thức trừ ngày tháng trong Excel để tính riêng cho các deadline đẩy lên sớm.

Nếu bạn muốn hiển thị các dấu cộng trước giá trị số trong cột Số ngày lùi, hãy chọn tất cả các giá trị trong cột nhấn chuột phải và chọn Format Cells. Khi hộp thoại mở ra, bạn tiến đến thẻ Number > mục Custom > nhập Type: +0;-0;0.

Sau khi nhấn OK và đóng hộp thoại Format Cells, bạn sẽ thấy bảng dữ liệu Excel của mình hiển thị như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách thêm dấu cộng trừ trong Excel trước giá trị số

Cách cộng ngày trong Excel với riêng các ngày trong tuần

Giả sử bạn không muốn cộng các ngày thứ 7, chủ nhật mà chỉ muốn tính các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6, bạn vẫn có thể áp dụng cách cộng ngày trong Excel bằng công thức mà không gặp phải khó khăn gì.

Chúng ta sẽ thực hành với bảng dữ liệu dưới đây:

Hàm Excel bạn sẽ sử dụng trong trường hợp này là hàm WORKDAY. Đây là hàm cộng ngày trong Excel chỉ tính riêng cho ngày làm việc, không bao gồm các ngày cuối tuần và ngày lễ.

Bước 1: Tại ô D2, bạn nhập công thức hàm cộng trừ ngày tháng trong Excel như sau

=WORKDAY(B2,C2)

Trong đó:

• B2 - Là ngày gốc
• C2 - Là số ngày cần cộng vào ngày gốc

Bước 2: Sử dụng AutoFill kéo công thức tại ô C2 cho các ô còn lại.

Trong trường hợp bạn muốn cộng các ngày trong tuần trừ 2 ngày nhất định mà không phải thứ 7, chủ nhật thì hãy dùng hàm WORKDAY.INTL với cấu trúc tương tự. Điểm khác biệt duy nhất là một tham số xác định các ngày muốn loại trừ khỏi quá trình cộng trừ ngày tháng trong Excel.

Xem thêm: Tìm hiểu cách xác định tiến độ dự án với hàm WORKDAY trong Excel

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu các phương pháp cộng và trừ ngày tháng trong Excel. Trên đây đều là những thao tác vô cùng cơ bản mà bạn có thể dễ dàng thực hành, ghi nhớ để áp dụng cho các trường hợp sau.

Hy vọng bài viết ngày hôm nay đã đem đến cho bạn kiến thức bổ ích về cách cộng ngày trong Excel. Để học thêm các thủ thuật Excel đỉnh cao khác, bạn hãy tham khảo các bài viết trên blog Gitiho nhé.

Gitiho xin cảm ơn và chúc bạn thành công!