Cách dùng hàm Workday trong Excel để xác định tiến độ dự án

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản trị nhân sự, quản trị dự án. Do đó, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách dùng hàm Workday trong Excel để xác định tiến độ dự án cực nhanh chóng.

Đối với người làm quản lý dự án thì sự sát sao với tiến độ công việc là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể nhớ được hết các đầu mục công việc và tiến độ triển khai của nó. Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với các dự án lớn. Nhưng chúng ta có một giải pháp hữu ích đó là sử dụng Excel để lập file quản trị dự án rồi dùng hàm Workday để có thể xác định được tiến độ chính xác. Hãy cùng tìm hiểu về hàm này và cách ứng dụng nó vào công việc nhé.

Hàm WORKDAY là gì?

Định nghĩa và công thức hàm WORKDAY

Hàm WORKDAY trong Excel được sử dụng để tính toán thời gian. Hàm này rất hữu ích trong công việc của chúng ta khi cần làm thực hiện các thao tác tính toán trong Excel như:

• Tính thời gian làm việc, không tính cuối tuần hoặc ngày lễ.
• Tính thời hạn của hóa đơn và thời gian giao hàng.
• Xác định tiến độ dự án.

Hàm WORKDAY trong Excel có 2 loại là WORKDAY và WORKDAY.INTL:

• WORKDAY: Dùng để tính số ngày làm việc trong 1 khoảng thời gian, trong đó ngày nghỉ tuần là thứ bảy và chủ nhật (2 ngày).

Cú pháp của hàm WORKDAY có các đối số sau đây:

• Start_date: Là ngày bắt đầu của khoảng thời gian mà bạn cần tính.
• Days (đối số bắt buộc): Là số ngày không phải là các ngày cuối tuần và không phải là ngày lễ trước hay sau ngày bắt đầu.
• Holidays (đối số tùy chọn): Là một ngày bạn muốn loại trừ ra khỏi khoảng thời gian làm việc nhưng nó không phải ngày lễ cố định.

= WORKDAY(start_date, days, [holidays])

• WORKDAY.INTL: Dùng để tính số ngày làm việc trong 1 khoảng thời gian, trong đó có thể thay đổi về ngày nghỉ tuần.

= WORKDAY.INTL(start_date, days, [weekend], [holidays])

• Start_date: Ngày bắt đầu
• Days: Số ngày làm việc
• Weekend: Ngày nghỉ cuối tuần. Chọn mã số quy định ngày nghỉ tuần là ngày nào
• Holidays: Ngày nghỉ lễ. Chọn danh sách ngày lễ có thể ảnh hưởng tới tính ngày làm việc

Lưu ý khi sử dụng hàm WORKDAY

Có một số điều các bạn cần chú ý khi sử dụng hàm WORKDAY trong Excel là:

• Với đối số Days: Nếu Day > 0 thì số ngày tạo ra là tương lai; Day < 0 thì số ngày tạo ra là quá khứ; Days là số thập phân thì được cắt thành số nguyên.
• Nếu ngày bắt đầu + đối số Days trả về một ngày không hợp lệ thì Excel sẽ hiển thị lỗi #NUM!.
• Muốn sử dụng được hàm WORKDAY thì các ngày tháng nhập vào Excel phải ở dạng dữ liệu ngày tháng. Bạn có thể chỉnh định dạng sang Format Cells hoặc nhập dữ liệu vào Excel bằng hàm DATE để đảm bảo nó có dạng thức là ngày tháng.

Xem thêm: Hàm với dữ liệu Date - Time: Hàm với định dạng ngày tháng trong Excel

Dùng hàm WORKDAY trong Excel xác định tiến độ dự án

Phân tích ví dụ

Bây giờ chúng ta sẽ ứng dụng hàm WORKDAY vào việc quản trị tiến độ dự án. 

Ví dụ: Ban đầu chúng mình có một bảng tính về công việc trong một dự án gồm có 6 hạng mục công việc cần triển khai (6 tasks) như sau:

Trong đó, chúng ta đã biết được thông tin như sau:

• Ngày bắt đầu dự án: 04/03/2018
• Thời gian để hoàn thành được một hạng mục công việc đã ghi rõ trong cột D. Được biết các công việc sẽ thực hiện theo thứ tự từ trên xuống dưới.
• Lịch các ngày nghỉ trong thời gian triển khai dự án: Nghỉ các ngày chủ nhật hàng tháng và nghỉ lễ vào ngày 30/04 và 01/05.

Yêu cầu đặt ra ở đây là chúng ta phải xác định được ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng hạng mục công việc trong dự án (bao gồm các ngày nghỉ, ngày lễ).

Xem thêm: CÁCH TẠO HÀM TỰ NHẢY NGÀY THÁNG TRONG EXCEL

Xác định tiến độ dự án

Đầu tiên các bạn điền ngày nghỉ trong khoảng thời gian triển khai dự án là:

Tại ô E2 chúng ta sẽ nhập công thức như sau:

= WORKDAY.INTL(C2,D2,11,$C$10:$C$11)

Trong đó: 

• Start_date: ngày bắt đầu là ngày tại ô C2
• days: Số ngày làm việc là số ngày tương ứng tại ô D2
• weekend: Số 11 được quy định là Chỉ nghỉ ngày chủ nhật
• holidays: là danh sách ngày lễ ở ô C10, C11

Kết quả chúng ta thu được là ngày 10/03/2018 bởi vì từ ngày 04/03 đến ngày 10/03 có 7 ngày, trong đó ngày 04/03 là ngày chủ nhật. 

Để xác định ngày của các hạng mục công việc tiếp theo thì tại ô C3 bạn sẽ nhập công thức là:

C3 = E2 + 1

Sở dĩ chúng ta cần cộng thêm một ngày vì mỗi công việc phía sau sẽ diễn ra vào ngày kế tiếp của ngày kết thúc công việc liền trước nó. Sau đó chúng ta dỉ cần copy công thức xuống các dòng còn lại là đã thu được kết quả như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập cảnh báo ngày đến hạn trong Excel

Kết luận

Hãy thử áp dụng hàm WORKDAY vào việc quản lý tiến độ dự án của bạn nhé. Điều này sẽ giúp đảm bảo công việc của bạn được diễn ra đúng với thời gian có trong kế hoạch.