Cách tự học Word hiệu quả cho người mới bắt đầu

Word là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay. Vậy tự học Word cho người mới bắt đầu có khó không? Phương pháp học Word hiệu quả là gì? Có cách học Word cho người đi làm không? Tôi muốn học Word thì nên học ở đâu?

Tất cả các câu hỏi trên sẽ được Gitiho giải đáp trong bài viết này! Cùng theo dõi nhé!

Giới thiệu về Word và tầm quan trọng

Microsoft Word hay còn gọi là Word, là một ứng dụng xử lý văn bản phổ biến được phát triển bởi Microsoft Corporation. Đây là một trong những ứng dụng quan trọng đối với các công việc văn phòng bởi tính năng soạn thảo, chỉnh sửa và định dạng văn bản. 

Từ đó, bạn có thể dễ dàng tạo các loại tài liệu khác nhau như thư, bài luận, báo cáo, hồ sơ, hợp đồng, sách,... Các tệp tin Word được xuất ra thường ở dạng đuôi .doc hay .docx.

Trong quá trình phát triển, ứng dụng này không ngừng cập nhật tiện ích và cải tiến tính năng  giúp người dùng dễ dàng thao tác hơn. Phiên bản Word được nhiều người sử dụng nhất ngày nay là Word 2007, Word 2010 và Word 2016.

Tầm quan trọng của Microsoft Word:

Công cụ quan trọng trong công việc và học tập: Word là một trong những công cụ văn phòng quan trọng nhất trong môi trường công ty và giáo dục với khả năng hỗ trợ người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.

Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc: Word có nhiều tính năng hữu ích như kiểm tra lỗi chính tả, định dạng tự động, và nhiều công cụ khác giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong quá trình soạn thảo văn bản.

Tạo ra tài liệu chuyên nghiệp: Word có sẵn các tính năng định dạng văn bản, giúp người dùng tạo ra các tài liệu có giao diện chuyên nghiệp và dễ đọc.

Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu Word qua email, lưu trữ trên đám mây hoặc trên các thiết bị lưu trữ khác.

Cách học Word hiệu quả cho người mới

Nếu bạn là người mới học Word thì đôi khi sẽ cảm thấy khá khó khăn và nản chí. Tuy nhiên, Word thực sự không hề khó, thậm chí bạn có thể nhanh chóng thành thạo công cụ này nếu như có phương pháp hiệu quả. Cách học Word nhanh mà bạn có thể tham khảo như:

Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản của Word

Để bắt đầu sử dụng Microsoft Word một cách hiệu quả, trước tiên bạn phải quen thuộc với giao diện của nó. Do đó, hãy tìm hiểu về các lệnh trên thanh công cụ, cách sử dụng chúng và những phím tắt cơ bản thường được sử dụng nhé.

Các thành phần và công cụ chính trong giao diện chỉnh sửa văn bản của Word như sau:

Thanh tiêu đề (Title Bar): bao gồm các nút thu nhỏ, phóng to, đóng cửa sổ và hiển thị tên tệp đang soạn thảo trên Word.

Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar): bao gồm các lệnh nhanh như Lưu, Hoàn tác, Quay lại.

Thanh công cụ (Ribbon): bao gồm các lệnh hỗ trợ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản như:

• Tab File (Tệp): nơi chứa các lệnh liên quan đến tệp tài liệu Word như tạo tệp mới, mở tệp có sẵn, lưu tệp đang soạn thảo, in tệp, hay đóng tệp…
• Tab Home (Trang chủ): Chứa các lệnh như cắt, sao chép, dán, định dạng văn bản, căn chỉnh, in và kiểm tra chính tả.
• Tab Insert (Chèn): Chứa các lệnh cho việc chèn hình ảnh, bảng, hình vẽ, tiêu đề, đối tượng trực quan và nhiều phần tử khác vào tài liệu.
• Tab Design (Thiết kế): Được sử dụng để định dạng và tùy chỉnh giao diện bảng và sơ đồ trong văn bản.
• Tab Layout (Bố trí): Cung cấp các lệnh cho việc thiết lập bố cục tài liệu, như căn chỉnh, thụt đầu dòng, và các tùy chọn về trang.
• Tab References (Tham khảo): Dùng để quản lý chú thích, tham khảo và danh mục tài liệu.
• Tab Review (Kiểm tra): Chứa các công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp, thay thế và kiểm soát thay đổi.
• Tab View (Xem): Cung cấp các tùy chọn xem khác nhau cho tài liệu, bao gồm hiển thị in trước, bố cục web, và xem thẻ dạng trượt.

Cửa sổ chỉnh sửa (Edit Window): Hiển thị nội dung đang soạn thảo của tài liệu

Thanh cuộn (Scroll Bar): Thanh cuộn nằm ở phần dưới cùng hoặc bên phải của cửa sổ văn bản. Nó cho phép bạn cuộn lên xuống hoặc sang trái, phải để xem các phần của tài liệu mà không cần sử dụng thanh cuộn bên cạnh trang.

Thanh trạng thái (Status Bar): nằm ở phía dưới cùng của cửa sổ Word nhằm cung cấp thông tin về tài liệu như số trang, kiểu chế độ xem, kiểu ngôn ngữ,...

Điều khiển thu phóng trang chiếu (Zoom Slide Control): là một thanh trượt thu phóng nằm trên thanh trạng thái dùng để điều chỉnh mức độ phóng to hoặc thu nhỏ của tài liệu trên màn hình.

Soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Word

Thao tác cơ bản khi soạn thảo văn bản bao gồm thiết lập văn bản, căn lề, định dạng kích thước giấy, font chữ, sao chép, cắt dán văn bản, và tạo bảng. Các định dạng cụ thể như sau:

Định dạng chữ cho văn bản:

Để định dạng cho văn bản, bạn cần bôi đen đoạn văn bản đó, sau đó vào tab Home để chọn các công cụ định dạng như sau:

Căn chỉnh đoạn văn: Để căn chỉnh một đoạn văn cụ thể, bạn có thể sử dụng các cài đặt căn chỉnh văn bản trong nhóm Paragraph của tab Home hoặc click chuột phải.

Ngoài các nút trên thanh công cụ, bạn có thể dùng các phím tắt tương ứng để căn chỉnh đoạn văn như sau:

• Căn trái: phím tắt Ctrl + L.
• Căn giữa: phím tắt Ctrl + E.
• Căn phải: phím tắt Ctrl + R.
• Căn đều hai bên: phím tắt Ctrl + J.

Giãn cách dòng: khi bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng hoặc giữa các đoạn văn, vào tab Design > Paragraph Spacing (Giãn cách đoạn văn) > Tùy chỉnh khoảng cách theo ý muốn.

Thụt lề: vào tab Home > bấm vào mũi tên mở rộng nhóm Paragraph > Indents and Spacing > nhập khoảng cách muốn thụt lề trái (Left) hoặc phải (Right). Cách nhanh hơn là bạn có thể bấm vào biểu tượng thụt lề ngay trên nhóm Paragraph.

Định dạng style (phong cách) cho văn bản:

Để văn bản của bạn trông rõ ràng, rành mạch và không nhàm chán, bạn nên định dạng cho văn bản để nó dễ nhìn, dễ đọc hơn. Cách làm như sau:

Bôi đen đoạn văn bản muốn định dạng phong cách, vào tab Home > Style > di chuyển con trỏ chuột đến các kiểu có sẵn để xem trước phong cách (tiêu đề, dòng, và đoạn văn bản) như nào. Bạn có thể nhấn vào nút More để xem đầy đủ các kiểu.

Nếu đã thấy kiểu ưng ý thì có thể bấm chọn để thiết lập kiểu style đó cho toàn bộ văn bản.

Những lợi ích khi định dạng phong cách cho văn bản:

Tiết kiệm thời gian: cho phép bạn áp dụng các định dạng chung cho văn bản một cách nhanh chóng thay vì phải điều chỉnh từng đoạn văn một cách riêng biệt.

Các tiêu đề phụ được tự động đánh số để phân biệt giữa các phần.

Các đoạn văn được giãn cách dòng tự động

Các công cụ SmartArt, biểu đồ, hình vẽ được thiết lập bằng bảng màu cố định.

Lưu ý: Ngoài các style có sẵn, bạn có thể tự sửa đổi để tạo kiểu phong cách riêng

Chèn các đối tượng vào văn bản trong Word

Việc chèn các đối tượng vào văn bản như hình ảnh, công thức toán học, textbox, video... sẽ giúp văn bản của bạn trở nên sinh động và chi tiết hơn. Đặc biệt, đối với những ngành liên quan đến kỹ thuật, kỹ năng này là rất quan trọng.

Chèn bảng trong Word:

Cách 1: Vào tab Insert > Table > Di chuyển con trỏ chuột đến số cột và số hàng mà bạn muốn và click chuột trái.

Cách 2: Áp dụng cho bảng có nhiều cột và hàng, chọn tab Insert > Table > Insert Table, gõ số hàng và số cột bạn muốn tạo.

Chèn biểu đồ vào văn bản: Vào tab Insert > Chart > Chọn loại biểu đồ (tròn, cột,...) và Click đúp vào mẫu biểu đồ phù hợp. Nhập dữ liệu vào bảng tính vừa hiện ra, chúng ngay lập tức sẽ được thể hiện trong biểu đồ của bạn.

Chèn hình ảnh vào văn bản: Chọn Insert > Picture > nhấn vào This Device để tải ảnh từ thiết bị hoặc Bing để tìm kiếm ảnh trực tiếp từ web.

Lưu tài liệu đã soạn thảo trong Word

Bạn có thể lưu các tài liệu đã soạn thảo ở Word với nhiều loại định dạng tùy theo mục đích sử dụng với các cách như sau:

Lưu tài liệu vào thiết bị:

Vào File > Save > chọn thư mục mà bạn muốn lưu tệp.

Ở cửa sổ Save As, đặt tên cho file và chọn định dạng tài liệu ở mục Save as type bao gồm:

• Định dạng Microsoft Word: DOT & DOCX, DOC & DOCX, DOCM & DOTM.
• Định dạng trang web: HTM, MHT
• Ngôn ngữ XML
• Định dạng khác: TXT, RTP, PDF, DIC, THMX

Nhấn nút Save để hoàn tất

Lưu tài liệu trực tuyến trên đám mây:

Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp bạn truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Đồng thời, tài liệu của bạn sẽ được tự động đồng bộ hóa trên các thiết bị khác mà bạn đã đăng nhập cùng tài khoản. Cách làm như sau:

Chọn File > Save As > OneDrive

Đặt tên cho tệp của bạn và nhấn nút Save

Cuối cùng, bạn nên tìm hiểu thêm cài đặt mặc định trong Word như viết hoa, lựa chọn font, loại bỏ gạch chân, tạo chữ nghệ thuật, và bảo mật văn bản nhé.

Mẹo thao tác nhanh trong Word

Phần này sẽ chia sẻ một số mẹo và thủ thuật giúp bạn trở thành bậc thầy về Microsoft Word. Những thao tác nhanh sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tốc quá trình soạn thảo văn bản. Cùng xem nhé!

Cách học word nhanh bằng phím tắt

Tương tự như các phím tắt trên máy tính, Word cũng có các tổ hợp phím tắt giúp bạn thao tác nhanh như: 

Ctrl + N: Mở tài liệu mới.

Ctrl + O: Mở tài liệu đã tồn tại.

Ctrl + S: Lưu tài liệu hiện tại.

Ctrl + P: In tài liệu.

Ctrl + C: Sao chép văn bản được chọn.

Ctrl + X: Cắt văn bản được chọn.

Ctrl + V: Dán văn bản đã được sao chép hoặc cắt.

Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác trước đó.

Ctrl + Y: Làm lại thao tác đã hoàn tác.

Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản trong tài liệu.

Ctrl + B: In đậm văn bản.

Ctrl + I: In nghiêng văn bản.

Ctrl + U: Gạch chân văn bản.

Ctrl + L: Căn trái văn bản.

Ctrl + E: Căn giữa văn bản.

Ctrl + R: Căn phải văn bản.

Ctrl + J: Căn đều cả hai bên.

Ctrl + M: Thụt đầu dòng.

Ctrl + Shift + M: Giảm thụt đầu dòng.

Ctrl + T: Tạo bảng.

Ctrl + Shift + L: Bắt đầu hoặc kết thúc danh sách đánh số.

Ctrl + Shift + F: Định dạng văn bản là chữ in đậm.

Ctrl + Shift + P: Định dạng văn bản là chữ in nghiêng.

Ctrl + Shift + N: Định dạng văn bản là chữ gạch chân.

Ctrl + Shift + >: Tăng cỡ chữ.

Ctrl + Shift + <: Giảm cỡ chữ.

Ctrl + 1: Định dạng văn bản thành một dòng cách.

Ctrl + 2: Định dạng văn bản thành hai dòng cách.

Ctrl + 5: Định dạng văn bản thành một nửa dòng cách.

Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ.

Ctrl + [: Giảm cỡ chữ.

Tập trung triển khai nội dung trước

Khi soạn thảo văn bản trên Word, đừng cố gắng cài đặt hay định dạng văn bản khi bạn chưa gõ một chữ nào trong nội dung cả. Thay vào đó, hãy viết nội dung trước, sau khi viết đầy đủ hoặc xong cơ bản thì bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh hình thức cho tệp.

Cài đặt định dạng hoàn chỉnh cho văn bản

Bạn có thể tùy ý định dạng văn bản trên Word của mình. Tuy nhiên, có một số cài đặt và định dạng mà bạn cần lưu ý để văn bản của bản trông mạch lạc và chỉn chu hơn:

• Cài đặt khổ trang giấy: thường là A4
• Định dạng văn bản: In đậm, in nghiêng, gạch chân
• Cài đặt hình ảnh: Tương đồng về kích thước
• Căn lề
• Định dạng số

Lưu ý: Nếu bạn thường xuyên phải gõ một loại văn bản cho một loại công văn hay giấy tờ cụ thể nào đó, hãy lưu lại mẫu (Template) để lần sau không phải ngồi gõ và định dạng lại nữa nhé.

Cách học Word nhanh nhất mất bao lâu?

Có thể nói Word là một trong những công cụ tin học văn phòng dễ học hơn các công cụ còn lại. Có thể, bạn chỉ mất đến 1,2 là làm quen và thực hiện các thao tác cơ bản với Word. Nhưng có khi, bạn sẽ mất 1 tháng, 1 năm hoặc lâu hơn nữa để thành thạo các tính năng nâng cao.

Tự học Word văn phòng có lẽ là cách học đơn giản và tiết kiệm cho bạn. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp nếu như bạn có nhiều thời gian rảnh để học ở nhà và có lộ trình học cụ thể để tránh lan man mất nhiều thời gian.

Nếu như bạn đang muốn thành thạo Word nhanh hơn, cách học word nhanh nhất là tham gia ngay một khóa học hay lớp học về word. Tại Gitiho, chúng tôi cung cấp khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word dành cho người đã đi làm giúp bạn trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản chỉ trong 8 giờ. 

Bạn sẽ được học đầy đủ các kiến thức về Word từ cơ bản như các tính năng cơ bản, định dạng ký tự và căn chỉnh đoạn ,... cho đến nâng cao như trộn văn bản bằng Mail Merge, dùng Comment, Tracking làm việc trên Word hay tự động hóa công việc bằng Macro,.…

Hiện tại khóa học đang giảm giá 62% chỉ còn 299.000 đồng, đăng ký một lần, học trọn đời. Hãy cùng Gitiho khám phá nhé!

Kết luận

Tóm lại, cách học Word nhanh từ cơ bản đến nâng cao thì có kha khá, điều quan trọng là bạn phải cố gắng rèn luyện thật nhiều. Hy vọng bài chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học Word. Chúc bạn thành công!