Hướng dẫn cách in Excel cơ bản áp dụng cho mọi tài liệu

Bạn muốn in tài liệu từ Excel nhưng chưa biết cách thao tác và cũng chưa biết thiết lập như thế nào để in cho đẹp? Hãy tham khảo ngay hướng dẫn trong bài viết dưới đây. Chúng mình sẽ hướng dẫn các cách in Excel cơ bản và những điều cần chú ý khi thiết lập cho trang in.

Trong bài này Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách in trang tính và cách thay đổi các thông số cài đặt quan trọng trong Excel.

Cách in Excel cơ bản

Cách in một trang tính Excel

Để in một trang tính (worksheet) trong Excel, ta thực hiện các bước sau đây.

Bước 1: Chọn thẻ File, nhấn chuột chọn Print.

Bước 2: Để xem trước các trang chuẩn bị in, ta nhấn nút Next Page hoặc Previous Page ở cuối hộp thoại Print.

Bước 3: Nhấn nút Print để in trang tính.

Xem thêm: Cách chọn vùng in trong Excel 2007, 2010, 2016, 2021, 365

Cách in Excel theo yêu cầu

Thay vì phải in ra toàn bộ trang tính, chúng ta có thể in một phần được chọn theo nhu cầu của mình. Ta thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Đầu tiên ta chọn phạm vi các ô muốn in.

Bước 2: Tiếp theo xem trong phần Settings, nhấn chọn Print Selection.

Bước 3: Ta nhấn nút Print để in phần đã được chọn.

Chú ý:

Nếu muốn in các trang tính đang được mở, thì ta chọn các trang tính đó bằng cách giữ phím Ctrl và bấm vào các tab của trang tính. Hoặc bỏ qua thao tác này thì Excel sẽ tự động nhận lệnh là in cả tệp Excel.

Tới đây ta thiết lập các tùy chọn cạnh Pages để in một ít trang trong tài liệu.

Xem thêm: Hướng dẫn cách in nhiều lựa chọn trên một trang trong Excel

Cách in Excel ra nhiều bản

Để in ra nhiều bản ta thực hiện theo các bước dưới đây.

Bước 1: Sử dụng hai nút mũi tên như hình dưới trong hộp Copies để lựa chọn số bản in cần in.

Bước 2: Nếu một bản in gồm nhiều trang, bạn có thể chọn một trong hai tính năng Collated và Uncollated dưới đây cho phù  hợp với nhu cầu:

• Collated: In lần lượt hết số trang bản thứ nhất rồi tới bản thứ 2.
• Uncollated: In lần lượt hết trang thứ nhất của tất cả các bản in xong mới chuyển sang trang kế tiếp.

Ví dụ: Nếu chúng ta cần in 6 bản, tính năng Collated sẽ in hoàn thành bản in đầu tiên rồi mới in tiếp bản thứ hai,... Còn tính năng Uncollated sẽ in 6 trang đầu tiên, rồi in 6 trang thứ hai, cứ thế cho đến hết số trang cần in.

Xem thêm: Hướng dẫn cách in các comment, ghi chú trong Excel

Các thiết lập khi in trong Excel

Cài đặt hướng in trong Excel

Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi hướng in của các trang tính theo nhu cầu bằng cách chọn một trong hai tính năng dưới đây:

• Portrait Orientation: Hướng giấy dọc.
• Landscape Orientation: Hướng giấy ngang.

Căn lề trang in trong Excel

Để điều chỉnh lề của trang in chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn một trong các kiểu định dạng căn lề có sẵn từ danh sách tùy chọn Margins được thả xuống (Normal, Wide or Narrow).

• Top: Lề trên.
• Bottom: Lề dưới.
• Right: Lề phải.
• Left: Lề trái.

Bước 2: Hoặc nhấn chuột chọn nút Show Margins ở bên phải cửa sổ. Lúc này ta có thể kéo các dòng kẻ để thay đổi căn lề của trang in.

Cách gộp trang in trong Excel

Nếu cần trình bày nhiều dữ liệu vào trong cùng một trang, chúng ta có thể nhét toàn bộ chúng vào trong cùng một trang. Để làm được điều này ta thực hiện các bước dưới đây.

Bước 1: Chọn Fit Sheet on One Page từ danh sách tùy chọn Scaling.

Chú ý:

• Bạn cũng có thể thu nhỏ bản in thành một trang rộng hoặc một trang dài. Nhấn chọn Click Custom Scaling Options để thay đổi tỷ lệ phần trăm phóng to / thu nhỏ hoặc điều chỉnh bản in với chiều rộng chiều dài cụ thể.
• Chú ý căn chỉnh thông số vì dù bản in của bạn in ra không đọc được thì Excel cũng sẽ không có cảnh báo.

Qua hướng dẫn trên đây, hy vọng các bạn có thể thiết lập để in được tài liệu từ Excel chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp. Nếu các bạn muốn đọc thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về Excel thì hãy theo dõi Gitiho thường xuyên nhé. 

Xem thêm: Hướng dẫn hiển thị và cách in công thức trong Excel các phiên bản

Kết luận

Những kiến thức như trong bài viết này, các bạn có thể được học một cách bài bản và chuyên sâu hơn khi tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

Chương trình học được sắp xếp đi từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với mọi trình độ. Các video bài giảng chi tiết, dễ hiểu bao gồm cả lý thuyết và thực hành sẽ giúp các bạn hiểu bài nhanh chóng và có thể áp dụng luôn vào công việc hàng ngày. Nếu bạn đã học qua video nhưng chưa hiểu bài thì có thể đặt câu hỏi ngay bên dưới bài giảng. Giảng viên luôn sẵn lòng giải đáp kỹ càng cho bạn. Đặc biệt, khóa học sẽ tặng thêm cho tất cả học viên Add In độc quyền của Gitiho, Ebook tổng hợp phím tắt Excel và khóa học Thủ thuật Excel dành cho dân văn phòng. Hãy đăng ký ngay để vừa được học kiến thức hay và thú vị, vừa được nhận quà tặng giá trị các bạn nhé.