Hướng dẫn cách khóa các ô chứa công thức hoặc tất cả các ô trong Excel

Khi làm việc với Excel, chúng ta rất khó tránh khỏi việc lỡ tay xóa mất công thức, dữ liệu trong file. Trong bài học Excel này chúng ta cùng tìm hiểu cách khóa công thức trong Excel ở các ô cụ thể hoặc tất cả các ô để tránh dữ liệu quan trọng bị xóa hoặc chỉnh sửa nhé.

Cách khóa ô trong Excel

Cách khóa tất cả các ô trong Sheet

Để khóa tất cả các ô trong sheet ta dùng chức năng mặc định của Protect Sheet trong Excel. Bạn sẽ không thể xóa, chỉnh sửa các dữ liệu hay công thức trừ khi bạn nhập đúng mật khẩu hoặc bỏ khóa. Các bước thực hiện khóa  tất cả các ô trong sheet như sau:

Bước 1. Chọn tất cả các ô có trong Sheet bằng cách bấm vào vị trí góc trên bên trái thanh Heading (như hình bên dưới)

Bước 2. Nhấn chuột phải, sau đó chọn Format Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt là Ctrl + 1)

Bước 3. Trong cửa sổ Format cells, tại thẻ Protection, bạn có thể thấy có mục chọn:

Locked: ô nào được định dạng có Locked thì sẽ được khóa lại.

(mặc định là tất cả các ô trong Sheet sẽ ở định dạng này)

Bước 4. Nhấn OK

Bước 5. Tại thẻ Review trên thanh công cụ chọn mục Protect Sheet. 

Hoặc bạn có thể thực hiện thao tác sau để chọn chức năng Protect Sheet bằng cách khác:

• Nhấn chuột phải vào tên Tab.
• Nhấn chọn Protect Sheet.

Khi đó cửa sổ Protect Sheet mở ra. Bạn có thể lựa chọn việc khóa Sheet có mật khẩu hoặc không dùng mật khẩu. Nếu có sử dụng mật khẩu thì bạn nhập vào mục Password to unprotect Sheet:

Sau khi đặt mật khẩu thì bạn cần xác nhận lại mật khẩu một lần nữa, sau đó nhấn chọn OK.

Tất cả các ô giờ đã được khóa ô trong Excel. 

Chú ý: Để mở khóa ô trong Excel bạn thực hiện lại thao tác giống như việc khóa (từ bước 5) => Lúc này sẽ không thấy mục Protect Sheet nữa mà sẽ là Unprotect Sheet.

Sau này nếu bạn có lỡ quên mật khẩu, bạn vẫn có thể mở khóa file Excel quên password với VBA hoặc công cụ bên thứ 3.

Như bạn thấy đấy, thành thạo Excel không chỉ giúp chúng ta thao tác và quản lý dữ liệu hiệu quả, mà còn giúp các file được bảo vệ tránh những rủi ro không cần thiết. Nếu bạn đang muốn học lại Excel từ đầu, tải ngay Ebook học Excel từ cơ bản đến nâng cao của Gitiho:

Khóa công thức trong Excel ở một số ô cụ thể

Để khóa một số ô cụ thể chứa công thức thì điều quan trọng nhất là bạn cần xác định những ô nào bạn muốn khóa (trong format cells).

Bước 1. Chọn tất cả các ô trong Sheet:

Bước 2. Nhấn chuột phải, tiếp theo chọn Format Cells. Hoặc nhấn đồng thời phím Ctrl + 1.

Bước 3. Trên tab Protection, bỏ tích chọn hộp Locked và nhấn chọn OK.

=> Mục đích: đưa tất cả các ô trong Sheet về chế độ không khóa. Khi đó chúng ta sẽ chọn riêng một số ô nhất định để thiết lập khóa.

Bước 4. Trong ví dụ này ta sẽ chọn ô A1 và ô A2 để khóa.

Bước 5. Nhấn chuột phải, sau đó chọn Format Cell. Hoặc nhấn đồng thời phím Ctrl + 1.

Bước 6. Trong tab Protection, ta tích chọn ô Locked và chọn OK.

Bước 7. Thực hiện thao tác chọn Review > Protect Sheet và khóa công thức trong Excel ở các ô cụ thể tương tự như phần trên.

Lúc này ô A1 và ô A2 đã bị khóa. Như vậy bạn vẫn có thể chỉnh sửa tất cả các ô khác ngoại trừ hai ô này.

Xem thêm: Hướng dẫn cách khóa và mở khóa đồng thời tất cả các sheet trong VBA

Khóa tất cả các ô có công thức trong Sheet

Nếu bạn không muốn người khác tự ý sửa, xóa các công thức đã làm, thì bạn cần tất cả các ô chứa công thức lại. Đối với file Excel ít dữ liệu, chúng ta có thể thực hiện theo các khóa công thức trong Excel ở các ô cụ thể như các trên. 

Nhưng đối với file có dữ liệu lớn, chứa nhiều công thức mà chúng lại không nằm ở các ô và dòng liền kề thì sẽ rất mất thời gian để thao tác. Có một cách để khóa tất cả ô chứa công thức. Cách thực hiện như sau:

Bước 1. Chọn tất cả các ô.

Bước 2. Nhấn chuột phải, sau đó nhấn chọn Format Cells. Hoặc nhấn đồng thời phím Ctrl + 1.

Bước 3. Trên tab Protection, bỏ tích chọn ô Locked và nhấn chọn OK.

Bước 4. Trên tab Home, trong mục Editing, nhấn chọn Find & Select.

Bước 5. Nhấn chọn Go To Special.

Xem thêm: Hướng dẫn 5 cách để sử dụng lệnh “Go to Special” hiệu quả trong Excel

Bước 6. Chọn Formulas và chọn OK.

Lúc này Excel sẽ chọn tất cả các ô có chứa công thức như sau:

Bước 7. Nhấn đồng thời phím Ctrl + 1.

Bước 8. Trên tab Protection, tích chọn ô Locked và nhấn chọn OK.

Chú ý: Nếu bạn tích vào ô Hidden thì tất cả các người dùng khác sẽ không thể thấy công thức trong Formula bar (thanh công thức fx) khi họ chọn các ô này.

Bước 9. Thực hiện thao tác chọn Protect Sheet để khóa ô trong Excel

Sau khi hoàn tất bước này, chúng ta sẽ thấy các ô có công thức sẽ không thể sửa hay xóa được. Các ô không chứa công thức vẫn hoạt động bình thường.

Cách khóa $ trong Excel để cố định tham số trong công thức

Ký tự $ được sử dụng trong Excel để tạo tham chiếu tuyệt đối hoặc tương đối đối với các ô trong các công thức. Điều này có thể giúp bạn cố định tham chiếu khi bạn sao chép công thức hoặc kéo xuống một dãy ô. Dưới đây là cách sử dụng ký tự $ để khóa các phần của tham chiếu:

Khóa Cột: Khi bạn muốn giữ cố định một cột trong tham chiếu, bạn sử dụng $ trước chữ cái của cột. 

Ví dụ: $B7 sẽ giữ cố định cột B khi bạn sao chép hoặc kéo xuống.

Khóa Hàng: Khi bạn muốn giữ cố định một hàng trong tham chiếu, bạn sử dụng $ trước số hàng. Ví dụ: A$1

Khóa Cả Ô: Khi bạn muốn giữ cả cột và hàng trong tham chiếu, bạn sử dụng $ cả trước chữ cái của cột và số hàng. Ví dụ: $A$1

Tổng kết

Hy vọng rằng qua bài viết này bạn có thể hiểu rõ cách sử dụng chức năng Protect Sheet để khóa công thức trong Excel và bảo vệ bảng tính theo ý muốn. Đừng quên theo dõi Gitiho để đón xem các bài viết tin học văn phòng thú vị khác nhé.

Nếu bạn muốn học Excel một cách bài bản theo lộ trình thì không thể bỏ qua khóa học EXG01 - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ học. Trong khóa học này bạn sẽ được tìm hiểu tất cả các kiến thức từ cơ bản tới nâng cao trong Excel, sử dụng Excel vào công việc lập báo cáo một cách chuyên nghiệp. Hãy tham gia ngay để nhận được nhiều ưu đãi từ Gitiho nhé.