Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel kèm ví dụ chi tiết

Khi chúng ta lập bảng danh sách có họ tên trong Excel thì cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC của bảng chữ cái để dễ tìm kiếm, theo dõi và quản lý dữ liệu. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel qua bài học Excel dưới đây nhé.

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel

Hướng dẫn sắp xếp theo tên trong Excel theo thứ tự bảng chữ cái có ví dụ cụ thể cực dễ hiểu. Hãy cùng chúng mình khám phá ngay để xử lý dữ liệu hiệu quả hơn nhé.

Cách sắp xếp ABC trong Excel khi họ và tên ở khác cột

Ban đầu, chúng mình có một bảng dữ liệu với họ và tên nằm ở 2 cột khác nhau và không được sắp xếp theo bảng chữ cái trong Excel như sau:

Để sắp xếp tên trong Excel theo thứ tự bảng chữ cái mà vẫn đảm bảo 2 cột họ và tên không bị lệch nhau thì chúng ta làm theo cách sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu trong Excel có chứa tên người. Ở đây chúng mình sẽ bôi đen các ô từ C1:C15 của cột C.

Bước 2: Nhấp chuột vào thẻ Data rồi chọn biểu tượng Sort A to Z.

Nếu có bảng chọn Sort Warning hiện lên thì các bạn chọn vào rồi Expand the selection rồi bấm Sort nhé

Bây giờ các bạn đã thấy tên được sắp xếp theo bảng chữ cái ABC nhưng số thứ tự thì đang bị đảo lộn:

Bước 3: Để sắp xếp lại số thứ tự thì các bạn điền số 1 vào ô đầu tiên chứa dữ liệu của cột này (A2). Sau đó các bạn đặt con trỏ chuột vào ô vuông màu xanh ở góc dưới bên phải của ô tính, nhấn giữ chuột trái rồi kéo xuống đến hết dòng có chứa dữ liệu.

Kết quả tạm thời sau khi thực hiện thao tác này sẽ như sau:

Bây giờ các bạn bấm vào biểu tượng Auto Fill Options ở dưới cuối phần bôi đen thì sẽ có bảng chọn hiện ra. Tại đây các bạn chọn Fill Series là số thứ tự sẽ được sắp xếp lại như sau nhé:

Hoàn thành bước này là bảng biểu cũng bạn đã được sắp xếp tên theo bảng chữ cái trong Excel. Để biết nhiều hơn về các chức năng và thao tác khi làm việc trên bảng tính, bạn có thể tham khảo khóa học Excel cơ bản sau tại Gitiho: 

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel khi họ và tên ở cùng cột

Dây là bảng dữ liệu ban đầu của chúng mình với họ và tên nằm cùng một cột:

Khi họ và tên cùng nằm trong một cột thì việc sắp xếp theo thứ tự ABC không còn đơn giản. Bởi Excel hoạt động theo quy ước tên kiểu phương Tây, và tên sẽ được viết trước. Nếu các bạn dùng Sort A to Z thì Excel sẽ sắp xếp thứ tự theo phần họ chứ không phải tên.

Cách duy nhất để làm là tách riêng họ và tên rồi thực hiện sắp xếp cột tên rồi cột họ sẽ tự động nhảy theo. Các bạn cũng có thể chọn cách tách Họ, Tên Đệm, và Tên làm 3 cột khác nhau cũng được. 

Bước 1: Các bạn nhấp chọn toàn bộ cột nằm bên phải cột Họ và Tên. Trong bảng của chúng mình là cột B. Sau đó nhấp chuột phải => chọn Insert để thêm cột mới nằm giữa 2 cột này.

Các bạn nhớ sửa lại tiêu đề của cột để tránh nhầm lẫn:

Bước 2: Các bạn bấm vào ô trống đầu tiên ở cột Tên. Trong bảng tính của chúng mình là ô B2. Sau đó các bạn điền tên người ở dòng này vào đây nhé.

Bước 3: Bôi đen vùng chứa dữ liệu của cột Tên:

Bước 4: Các bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + E là tên của những người còn lại sẽ được điền vào cột này. Đây là tính năng Flash Fill cực kỳ tiện lợi của Excel.

Bước 5: Tiếp tục tạo thêm một cột nằm cạnh cột Tên rồi dùng cách tương tự để tách riêng phần Họ + Tên Đệm mà không chứa tên. Kết quả thu được như sau:

Bây giờ bạn xóa cột đầu tiên đang chứa cả họ và tên đi nhé.

Bước 6: Chọn cột Tên rồi vào Data => chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo bảng chữ cái. Kết quả mà chúng ta thu được như sau:

Bước 7: Để ghép chung họ và tên vào một cột thì trước hết các bạn chèn thêm một cột trống rồi đặt tiêu đề là Họ và Tên (có thể bỏ qua bước này nếu không muốn ghép Họ và Tên)

Tại ô C2, nhập công thức ghép nối chuỗi: 

=A2&" "&B2

Copy công thức xuống các dòng dưới sẽ thu được kết quả như sau:

Bây giờ các bạn chọn vào cột Họ và tên mà chúng ta vừa ghép được => bấm Ctrl + C để sao chép => nhấp chuột phải rồi chọn Paste Value để dán giá trị không kèm công thức:

Cuối cùng các bạn xóa cột Họ và cột Tên riêng đi là thu được kết quả cuối cùng như sau:

Lưu ý: Các thao tác trong bài viết này chúng mình thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel trong bộ Microsoft Office 365. Các phiên bản Excel khác cũng có tính năng tương tự, chỉ khác một chút về mặt giao diện. Bạn có thể áp dụng cách này cho các phiên bản 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2021 nhé.

Xem thêm: 3 cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel và ngược lại

Kết luận

Có thể thấy rằng cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel giúp file làm việc của chúng ta trở nên khoa học hơn rất nhiều. Các bạn hãy ứng dụng kiến thức tin học văn phòng này vào công việc thực tế và chia sẻ với bạn bè nhé.

Chúc các bạn thành công.