Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel để tách chuỗi ký tự

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ hướng dẫn cách bạn cách sử dụng hàm LEFT trong Excel để tách chuỗi ký tự đầu của văn bản và trích xuất văn bản trước một ký tự xác định. Các bạn hãy cùng tìm hiểu ngay nhé.

Tổng quan về hàm LEFT trong Excel

Hàm LEFT là hàm Excel cơ bản được sử dụng để trả về một số ký tự nhất định tính từ ký tự đầu của chuỗi văn bản.

Cú pháp:

=LEFT(text,[num_chars])

Tham số:

Tham số text: Là giá trị gốc cần thực hiện tách chuỗi văn bản trong Excel. Đây là tham số bắt buộc.

Tham số num_chars: Là số lượng ký tự cần được tách khỏi giá trị gốc. Đây là tham số không bắt buộc.

• Số ký tự lấy ra phải lơn hơn hoặc bằng không.
• Nếu bỏ qua num_chars, Excel tự động trả về một ký tự.
   
• Nếu num_chars lớn hơn tổng độ dài văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ chuỗi giá trị gốc.

Ví dụ:

Để trích xuất ba ký tự đầu tiên của một chuỗi văn bản tại ô A2, chúng ta sử dụng công thức hàm LEFT như sau:

=LEFT(A2,3)

Lưu ý:

Hàm LEFT trong Excel là hàm xử lý văn bản, do đó, ngay cả khi giá trị gốc là số thì kết quả trả về vẫn là chuỗi văn bản. Trong trường hợp bạn muốn chuyển đổi dữ liệu văn bản về số, bạn hãy sử dụng hàm VALUE.

Tương tự như cú pháp hàm LEFT, nếu các bạn muốn tách chuỗi văn bản trong Excel từ ký tự cuối lên,các bạn có thể sử dụng hàm RIGHT. Còn nếu các bạn cần tách một chuỗi ký tự nằm ở giữa văn bản, hàm MID sẽ trở thành trợ thủ đắc lực.

Xem thêm: Giới thiệu hàm MID trong Excel và các ứng dụng của hàm

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách phương pháp sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp với các hàm khác trong từng trường hợp cụ thể để phát huy tối đa khả năng của hàm nhé.

Trích xuất chuỗi văn bản đứng trước ký tự xác định bằng hàm LEFT trong Excel

Yêu cầu

Giả sử bạn cần trích xuất họ từ một danh sách tên đầy đủ hoặc lấy mã quốc gia từ danh sách số điện thoại, bạn sẽ cần đến hàm LEFT trong Excel. Có thể bạn sẽ gặp khó khăn khi mỗi tên trong danh sách lại chứa một số lượng ký tự khác nhau, nên việc sử dụng cú pháp cơ bản của hàm LEFT dường như không hiệu quả.

Cách làm

Do giá trị họ và giá trị tên trong ô được phân cách bởi một khoảng trống dấu cách, nên công việc cần làm là tìm vị trí của ký tự khoảng trống, sau đó loại bỏ khoảng trống trong chuỗi văn bản trả về. Lý do chúng ta cần thực hiện bước này là vì các khoảng trống, dấu cách có thể gây rắc rối khi chúng ta sử dụng kết quả của hàm trong các công thức khác.
 

Để tìm vị trí khoảng trống dấu cách phân tách họ và tên, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp hàm SEARCH hoặc hàm FIND theo cú pháp như sau:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)

Sau đó chúng ta phát triển công thức để loại bỏ khoảng trắng bằng cách trừ 1 vào kết quả trả về của hàm SEARCH.

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2-1)

Trong trường hợp bạn cần trích xuất số điện thoại được phân tách bởi dấu "-", bạn chỉ cần thay ký tự khoảng trắng trong hàm SEARCH bằng ký tự "-". Công thức sẽ được hiển thị như sau:

=LEFT(A2,SEARCH("-",A2)-1)

Nếu bạn gặp rắc rối với việc thực hiện các hàm Excel vì ký tự khoảng trắng, hãy cùng tìm hiểu cách loại bỏ ký tự này khỏi giá trị ô tính nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa khoảng trắng hiệu quả bằng hàm CHAR trong Excel

Loại bỏ N ký tự cuối khỏi văn bản bằng hàm LEFT trong Excel

Yêu cầu

Giả sử bạn muốn loại bỏ 7 ký tự nhất định tính từ phần cuối của văn bản và đặt toàn bộ phần còn lại vào một ô khác. 

Cách làm

Chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp hàm LEN. Đầu tiên, hàm LEN sẽ lấy tổng số ký tự trong chuỗi rồi trừ đi số lượng ký tự cần loại bỏ. Sau đó, hàm LEFT trả về số ký tự còn lại vào ô tính.

Công thức của chúng ta như sau:

=LEFT(A2, LEN(A2)-7)

Chúng ta thấy rằng công thức kết hợp các hàm Excel cơ bản trên tại cột B đã loại bỏ phần " - ToDo" trong văn bản gốc ở cột A.

Hiển thị kết quả tách chuỗi dưới dạng số bằng hàm LEFT trong Excel

Yêu cầu

Chúng ta cần hàm LEFT trong Excel trả về kết quả dưới định dạng số để kết hợp với các hàm Excel cơ bản thực hiện các phép tính phân tích số liệu.

Cách làm

Chúng ta vẫn sẽ dùng công thức LEFT như bình thường, sau đó thêm một bước đặt kết quả đó vào hàm VALUE. Như vậy, công thức cần nhập là:

=VALUE(LEFT(A2,2))

Các lỗi hàm LEFT trong Excel và cách khắc phục

Dưới đây là các lỗi hàm LEFT trong Excel phổ biến và cách các bạn có thể sửa lỗi nhanh chóng.

Hàm LEFT trong Excel: Lỗi #VALUE!

Nguyên nhân

Nếu công thức hàm LEFT của bạn trả về lỗi #VALUE! nghĩa là cú pháp hàm Excel cơ bản của bạn đã gặp lỗi sai. Khả năng cao đến từ nguyên nhân tham số num_chars nhỏ hơn 0.

Giải pháp

Hãy kiểm tra lại giá trị tham số num_chars của bạn, đặc biệt trong trường hợp tham số này được thể hiện bằng một công thức hoặc chức năng khác. Để kiểm tra, bạn hãy copy hàm vào một ô khắc hoặc chọn trên thanh công thức rồi nhấn F9 để hiển thị hàm tương đương. Nếu giá trị hiện ra nhỏ hơn 0, bạn cần kiểm tra lại hàm của mình.

Ví dụ chúng ta thực hiện tách chuỗi văn bản trong Excel dưới dạng số điện thoại. Công thức được sử dụng là:

=LEFT(A2, SEARCH(“-“,A2)-1)

Trong công thức, tham số num_chars của hàm LEFT được biểu diễn bằng hàm SEARCH trừ đi 1. Thay vì trừ đi 1, nếu chúng ta trừ đi 11 thì kết quả hàm SEARCH sẽ trở thành số âm. Lúc này, công thức hàm LEFT trong Excel sẽ trả về lỗi #VALUE! do tham số num_chars nhỏ hơn 0.

Hàm LEFT trong Excel: Lỗi sai kết quả

Nguyên nhân

Nếu bạn thấy kết quả hàm LEFT trong Excel trả về không chính xác, khả năng cao đến từ các khoảng trắng trong chuỗi ký tự gốc. Điều này thường xuyên xảy ra nếu bạn copy dữ liệu từ một nguồn bên ngoài chứa nhiều dấu cách ẩn.

Giải pháp

Bạn hãy sử dụng hàm TRIM hoặc hàm CELL CLEANER để loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong văn bản.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xoá khoảng trắng và các ký tự đặc biệt trong Excel bằng hàm Trim và các hàm kết hợp

Hàm LEFT trong Excel: Lỗi dữ liệu thời gian

Nguyên nhân

Nếu bạn sử dụng hàm LEFT trong Excel với các dữ liệu thời gian như ngày, tháng, năm, bạn sẽ nhận thấy kết quả trả về là các con số seri. Lý do là bởi vì hàm Excel cơ bản này không nhận diện dữ liệu thời gian mà thay vào đó, hàm sử dụng định dạng khác.

Giải pháp

Để tách chuỗi văn bản trong Excel dưới định dạng thời gian, bạn hãy sử dụng các hàm thời gian dưới đây:

• Hàm DAY: Trả về giá trị ngày dưới dạng số.
• Hàm MONTH: Trả về giá trị tháng dưới dạng số.
• Hàm YEAR: Trả về giá trị năm dưới dạng số.

Một cách khắc phục đơn giản hơn là bạn nhập dữ liệu thời gian dưới định dạng văn bản để áp dụng trong công thức hàm LEFT.

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về cách ứng dụng hàm LEFT trong Excel để tách chuỗi văn bản, đồng thời cách khắc phục các lỗi hàm trong từng trường hợp cụ thể. Để học cách kết hợp hàm LEFT với các hàm Excel cơ bản khác, các bạn hãy đọc thêm các bài viết trên blog Gitiho và đăng ký khóa học Tuyệt đỉnh Excel với chúng mình nhé.

Gitiho chúc các bạn thành công!