Hướng dẫn cách tạo và sử dụng hộp kiểm checkbox trong Excel

Khi làm việc với các dữ liệu trong Excel, đôi lúc chúng ta cần tạo những danh sách kiểm việc để xem tiến độ và mức độ hoàn thành công việc. Cách tốt nhất giúp bạn đơn giản hóa việc theo dõi này là sử dụng hộp kiểm việc checkbox trong Excel. Trong bài này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về cách tạo và sử dụng hộp kiểm checkbox trong Excel. 

Checkbox trong Excel là gì?

Checkbox là một công cụ được tạo ra để tạo danh sách kiểm tra cho dữ liệu. Checkbox trong Excel là một công cụ phụ thuộc hiển thị trống hoặc được đánh dấu tùy thuộc vào điều kiện trên ô.

Việc xây dựng Checkbox trong Excel giúp người dùng có thể quản lý công việc một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. 

Xem thêm:  Hướng dẫn cách tạo checkbox (hộp kiểm) trong Microsoft Word

Cách tạo một hộp kiểm checkbox trong Excel

Đối tượng hộp kiểm checkbox trong Excel là một đối tượng đặc biệt không có sẵn trên thanh công cụ. Để có thể tạo checkbox bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1. Trên tab Developer, trong nhóm Controls, nhấn chọn Insert.

Bước 2. Nhấn vào biểu tượng ô vuông có dấu tích (checkbox) trong mục Form Controls:

Xem thêm: Hướng dẫn các cách đánh dấu tích trong Excel

Bước 3. Vẽ checkbox vào trong Excel bằng cách bấm chuột vào 1 vị trí trong Sheet

Bước 4. Để xóa chữ "Check Box 1" ta kích chuột phải vào checkbox này, nhấn vào phần chữ và xóa nó đi, chỉ sử dụng duy nhất biểu tượng checkbox mà thôi.

Xem thêm: Tất tần tật về Dấu kiểm (Checkmark) và Hộp kiểm (Checkbox) trong Excel

Cách tạo liên kết giữa checkbox trong Excel với 1 ô trong Excel

Để dẫn liên kết một checkbox trong Excel đến một ô, ta thực hiện các bước sau đây:

Bước 1. Nhấn chuột phải vào checkbox và chọn Format Control.

Bước 2. Tại thẻ Control, bạn có thể xác định vị trí ô cần liên kết tại mục Cell link. Ví dụ chúng ta liên kết checkbox này tới ô C2 thì làm như sau:

Sau khi thực hiện xong bước này, bạn bấm OK để đóng cửa sổ Format Object lại.

Bước 3. Kiểm tra xem checkbox đã được liên kết đúng chưa bằng cách thử bấm vào Checkbox. Nếu checkbox được đánh dấu và vị trí ô C2 hiển thị là TRUE tức là liên kết đã được thực hiện thành công.

Bước 4. Để giấu đi vị trí liên kết thì chúng ta có thể ẩn đi cột C.

Bước 5. Tạo một giá trị dựa vào checkbox:

Ví dụ: Nếu checkbox được đánh dấu thì sẽ nhận giá trị là 100 tại ô D2, còn không đánh dấu thì nhận giá trị bằng 5 thì ta viết hàm như sau:

=IF(C2, 100, 5)

C2 là ô nhận giá trị liên kết của checkbox: chỉ có thể là TRUE (có đánh dấu) hoặc FALSE (không đánh dấu). Vậy nên:

• C2 là TRUE thì nhận giá trị 100
• C2 là FALSE thì nhận giá trị 5

Ví dụ bỏ dấu tích tại checkbox thì kết quả ô D2 nhận được là 5

Tạo một danh sách kiểm tra công việc có sử dụng hộp kiểm checkbox trong Excel

Để tạo một danh sách kiểm việc, ta thực hiện theo các bước như dưới đây.

Bước 1. Chuẩn bị sẵn danh sách các công việc và vẽ một checkbox trong ô B2.

Bước 2. Nhấn chuột vào vị trí ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô B2 và kéo nó xuống ô B11 (giống như thao tác kéo công thức bạn vẫn hay làm trong Excel)

Mục đích của việc này chính là sao chép checkbox từ ô B2 ra nhiều checkbox khác, mỗi checkbox sẽ có trong 1 ô, tính từ ô B2 tới ô B11.

Bước 3. Nhấn chuột phải vào checkbox đầu tiên và chọn Format Control.

Bước 4. Dẫn liên kết của checkbox tới ô tương ứng của nó trong cột C (ô C2).

Bước 5. Lặp lại bước 4 cho các checkbox còn lại.

Bước 6. Trong ví dụ này, ta chèn một hàm COUNTIF vào để đếm số mục đã hoàn thành.

Bước 7. Ẩn cột C đi.

Bước 8. Chèn một hàm IF vào để xác định xem có sẵn sàng cho chuyến đi trong ví dụ minh họa này không.

Bước 4. Nếu tích vào tất cả các ô checkbox thì sẽ có kết quả là YES.

Chú ý: Ta có thể tạo một định dạng có điều kiện cho ô để ô tự động thay đổi màu nền. Trong ví dụ này là ô B16. 

Xem thêm: Hướng dẫn chèn nhiều Checkboxes trong Excel một cách nhanh chóng

Tạo checkbox trong Excel cho biểu đồ động

Chúng ta có thể tạo 2 hay nhiều checkbox trong Excel cho biểu đồ, giúp cho biểu đồ có tính khoa học hơn, dễ nhìn và dễ phân tích.

Bước 1. Trong ví dụ này ta tạo một biểu đồ kết hợp với 2 loại dữ liệu (Rainy Days và Profit).

Bước 2. Ta thêm 2 checkbox vào biểu đồ tại vị trí như hình bên dưới (đặt tại phần Ghi chú của biểu đồ)

Bước 3. Nhấn chuột phải vào checkbox đầu tiên và chọn Format Control. Dẫn liên kết hộp kiểm việc tới ô B15. 

Bước 4. Nhấn chuột phải vào checkbox thứ hai và chọn Format Control. Dẫn liên kết tới ô C15.

Bước 5. Bỏ dấu tích trong checkbox thứ 2. Ô 15 sẽ thay đổi thành FALSE.

Bây giờ ta tạo 2 loại dữ liệu mới.

Bước 6. Chèn hàm IF như bên dưới. Kéo chốt ô xuống ô F13 để sao chép công thức sang.

Bước 7. Lặp lại bước này cho dữ liệu Pofit mới.

Chú thích: Nếu ta tích vào checkbox rồi, dữ liệu mới và dữ liệu cũ sẽ như nhau. Thao tác bỏ tích chọn giúp cho dữ liệu mới chuyển tới một phạm vi với lỗi #N/A.

Bước 8. Sử dụng dữ liệu mới để tạo biểu đồ kết hợp. Để kích hoạt ta chọn biểu đồ, nhấn chuột phải và sau đó chọn Select Data.

 

Bước 9. Bỏ tích vào checkbox đầu tiên và tích vào checkbox thứ hai.

Xem thêm: Hướng dẫn dùng checkbox để thay đổi giá trị hoặc định dạng ô trong Excel

Xóa checkbox trong Excel đã tạo

Để xóa nhiều checkbox trong Excel cùng một lúc, ta làm theo các bước sau:

Bước 1. Giữ phím Ctrl và nhấn chuột trái để chọn nhiều checkbox cùng một lúc.

Bước 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím.

Rất đơn giản phải không nào. Như vậy chúng ta có thể dễ dàng tạo checkbox, sử dụng checkbox và xóa checkbox trong Excel theo ý muốn.

Tổng kết

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng các bạn tìm hiểu về cách tạo checkbox trong Excel và các ứng dụng của checkbox trong Excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích nhiều cho các bạn. Hãy tiếp tục đồng hành cùng Gitiho để đón xem các bài viết thú vị khác nhé!