Hướng dẫn cách tạo và sử dụng hộp kiểm checkbox trong Excel

Nội dung được viết bởi Đỗ Thúy Quỳnh

Đôi khi bạn muốn theo dõi tiến độ và mức độ hoàn thành các công việc trong Excel nhưng không biết làm cách nào trình bày chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian. Vậy thì hãy xem ngay cách tạo hộp kiểm trong Excel để đẩy nhanh tiến trình theo dõi công việc của bạn nhé.

Check box Excel là gì?

Checkbox là một công cụ được tạo ra để tạo danh sách kiểm tra cho dữ liệu. Trong Excel, checkbox là một phương tiện thông minh, với khả năng hiển thị trạng thái “trống” hoặc được “tích chọn” dựa trên điều kiện của ô liên quan.

Check box Excel
Check box Excel

Việc xây dựng Checkbox trong Excel giúp người dùng có thể quản lý công việc một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. 

Cách tạo Check box trong Excel

Công cụ tạo hộp kiểm trong Excel không có sẵn trên thanh công cụ. Để có thể tạo checkbox bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1. Trên tab Developer, trong nhóm Controls, nhấn chọn Insert.

tạo hộp kiểm trong excel
tạo hộp kiểm trong Excel

Nếu trên thanh công cụ Ribbon của bạn không có tab Developer, bạn có thể thêm nó bằng cách vào File > Options > Customize Ribbon > Tích chọn Developer trong mục Main Tabs > nhấn OK.

Tùy chỉnh thanh công cụ Excel
Tùy chỉnh thanh công cụ Customize Ribbon

Bước 2. Nhấn vào biểu tượng ô vuông có dấu tích (checkbox) trong mục Form Controls:

tạo hộp kiểm trong excel
tạo hộp kiểm trong Excel

Bước 3. Chèn checkbox trong Excel bằng cách bấm chuột vào 1 vị trí  bất kì trong Sheet

cách chèn hộp kiểm trong excel
Cách chèn hộp kiểm trong Excel

Bước 4. Để xóa chữ "Check Box 1" ta kích chuột vào nó và nhấn nút xóa, lúc này chỉ còn hộp kiểm checkbox như hình

cách làm checkbox trong excel
Cách làm checkbox trong Excel

Xem thêm: Tất tần tật về Dấu kiểm (Checkmark) và Hộp kiểm (Checkbox) trong Excel

Cách tạo liên kết giữa checkbox với 1 hay nhiều ô trong Excel

Để dẫn liên kết một checkbox trong Excel đến một ô, ta thực hiện các bước sau đây:

Bước 1. Nhấn chuột phải vào checkbox và chọn Format Control.

thêm checkbox trong Excel và liên kết với 1 ô
thêm checkbox trong Excel và liên kết với 1 ô

Bước 2. Tại thẻ Control, bạn có thể xác định vị trí ô cần liên kết tại mục Cell link. Ví dụ chúng ta liên kết checkbox này tới ô C2 thì làm như sau:

xác định vị trí ô cần liên kết
xác định vị trí ô cần liên kết

Sau khi thực hiện xong bước này, bạn bấm OK để đóng cửa sổ Format Object lại.

Bước 3. Kiểm tra xem checkbox đã được liên kết đúng chưa bằng cách thử bấm vào Checkbox. Nếu checkbox được đánh dấu và vị trí ô C2 hiển thị là TRUE tức là liên kết đã được thực hiện thành công.

Kiểm tra ô checkbox đã được liên kết đúng tới ô bạn muốn chưa
Kiểm tra ô checkbox đã được liên kết đúng tới ô bạn muốn chưa

Bước 4. Để giấu đi vị trí liên kết thì chúng ta có thể ẩn cột C đi.

Bước 5. Tạo một giá trị dựa vào checkbox:

Ví dụ: Nếu checkbox được đánh dấu thì sẽ nhận giá trị là 100 tại ô D2, còn không đánh dấu thì nhận giá trị bằng 5 thì ta viết hàm như sau:

=IF(C2, 100, 5)
Dùng hàm IF để tạo điều kiện cho  ô check box
Dùng hàm IF để tạo điều kiện cho  ô check box

Trong đó,

  • C2 là TRUE thì nhận giá trị 100
  • C2 là FALSE thì nhận giá trị 5

Ví dụ bỏ dấu tích tại checkbox thì kết quả ô D2 nhận được là 5

Dùng hàm IF để tạo điều kiện cho  ô check box
Dùng hàm IF để tạo điều kiện cho  ô check box

Tạo một danh sách hộp kiểm checkbox trong Excel

Checkbox trong Excel

Để tạo một danh sách kiểm việc, ta thực hiện theo các bước như dưới đây.

Bước 1. Chuẩn bị sẵn danh sách các công việc và vẽ một checkbox trong ô B2.

Bước 2. Nhấn chuột vào vị trí ô vuông nhỏ ở góc dưới của ô B2 và kéo nó xuống ô B11.

tạo hộp kiểm trong excel và sao chép xuống các ô khác
tạo hộp kiểm trong Excel và sao chép xuống các ô khác

Mục đích của việc này chính là sao chép checkbox từ ô B2 tới ô B11.

Bước 3. Nhấn chuột phải vào checkbox đầu tiên và chọn Format Control.

cách tạo ô click chọn trong Excel cho danh sách công việc
cách tạo ô click chọn trong Excel cho danh sách công việc

Bước 4. Dẫn liên kết của checkbox tới ô tương ứng của nó trong cột C (ô C2).

Bước 5. Lặp lại bước 4 cho các checkbox còn lại.

Bước 6. Trong ví dụ này, ta chèn một hàm COUNTIF vào để đếm số mục đã hoàn thành.

=COUNTIF(C2:C11,TRUE)
Chèn hàm đếm các ô checkbox
Chèn hàm đếm các ô checkbox

Bước 7. Ẩn cột C đi.

Bước 8. Chèn một hàm IF vào để xác định xem bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho chuyến đi này chưa?

=IF(B14=B13,"YES","NO"
Chèn hàm If cho các ô check box
Chèn hàm If cho các ô check box

Bước 4. Nếu tích vào tất cả các ô checkbox thì sẽ có kết quả là YES.

Tạo điều kiện cho ô để khi tích checkbox sẽ đổi màu
Tạo điều kiện cho ô để khi tích checkbox sẽ đổi màu

Chú ý: Ta có thể tạo một định dạng có điều kiện cho ô để ô tự động thay đổi màu nền. Trong ví dụ này là ô B16. 

Xem thêm: Hướng dẫn chèn nhiều Checkboxes trong Excel một cách nhanh chóng

Tạo checkbox trong Excel cho biểu đồ động

Chúng ta có thể tạo 2 hay nhiều checkbox trong Excel cho biểu đồ, giúp cho biểu đồ có tính khoa học hơn, dễ nhìn và dễ phân tích.

Bước 1. Trong ví dụ này ta tạo một biểu đồ kết hợp với 2 loại dữ liệu (Rainy DaysProfit).

Bước 2. Ta thêm 2 checkbox vào biểu đồ tại vị trí như hình bên dưới (đặt tại phần Ghi chú của biểu đồ)

cách tạo checkbox trong excel ở biểu đồ
Cách tạo checkbox trong Excel ở biểu đồ

Bước 3. Nhấn chuột phải vào checkbox đầu tiên Rainy Days và chọn Format Control. Dẫn liên kết hộp kiểm tới ô B15

Dẫn liên kết hộp kiểm
Dẫn liên kết hộp kiểm

Bước 4. Nhấn chuột phải vào checkbox thứ hai Profit và chọn Format Control. Dẫn liên kết tới ô C15.

Dẫn liên kết hộp kiểm
Dẫn liên kết hộp kiểm

Bước 5. Bỏ dấu tích trong checkbox thứ 2. Ô C15 sẽ thay đổi thành FALSE.

Bây giờ ta tạo 2 loại dữ liệu mới.

Bước 6. Nhập hàm IF như bên dưới và ô F2. Kéo chốt ô xuống ô F13 để sao chép công thức.

=IF($B$15,B2,NA())

Bước 7. Lặp lại bước này cho dữ liệu Profit mới ở cột G.

Nhập hàm IF để kiểm tra điều kiện của các ô check box
Nhập hàm IF để kiểm tra điều kiện của các ô check box

Chú thích: Nếu ta tích vào checkbox, dữ liệu mới và dữ liệu cũ sẽ như nhau. Nếu bỏ tích chọn thì dữ liệu mới hiện lỗi #N/A.

Bước 8. Sử dụng dữ liệu mới để tạo biểu đồ kết hợp. Đầu tiên ta chọn biểu đồ, nhấn chuột phải và sau đó chọn Select Data, sau đó các thao tác tạo biểu đồ như các bước trên.

Và đây là biểu đồ kết hợp được chèn thêm checkbox. Bạn có thể linh hoạt tích chọn các thành phần dữ liệu mà bạn muốn hiện lên biểu đồ. 

Chẳng hạn như tích chọn checkbox Rainy Days và bỏ tích Profit.

Tích chọn ô check box để hiển thị thành phần dữ liệu lên biểu đồ
Tích chọn ô check box để hiển thị thành phần dữ liệu lên biểu đồ

Bỏ tích vào checkbox đầu tiên và tích vào checkbox thứ hai.

Tích chọn ô check box để hiển thị thành phần dữ liệu lên biểu đồ
Tích chọn ô check box để hiển thị thành phần dữ liệu lên biểu đồ

Xóa checkbox trong Excel đã tạo

Để xóa nhiều checkbox trong Excel cùng một lúc, ta làm theo các bước sau:

Bước 1. Giữ phím Ctrl và nhấn chuột trái để chọn nhiều checkbox cùng một lúc.

Chọn các check box muốn xóa
Chọn các check box muốn xóa

Bước 2. Nhấn phím Delete trên bàn phím.

Xóa Check box trên Excel
Xóa Check box trên Excel

Như vậy chúng ta có thể dễ dàng tạo checkbox, sử dụng checkbox và xóa checkbox trong Excel theo ý muốn.

Tổng kết

Trong bài viết trên, chúng ta đã cùng tìm hiểu về cách tạo hộp kiểm trong Excel và các ứng dụng của nó trong công việc. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích nhiều cho các bạn. Hãy tiếp tục đồng hành cùng Gitiho để đón xem các bài viết thú vị khác nhé!

Ngoài ra, nếu bạn là người mới học Excel hoặc là người sử dụng Excel lâu năm muốn nâng cao nghiệp vụ của mình, các bạn có thể tham khảo khóa học Tuyệt Đỉnh Excel của Gitiho. Khóa học giúp bạn nắm vững kiến thức Excel từ cơ bản đến nâng cao chỉ trong 16 giờ học, kèm theo các bài tập thực hành giúp bạn nhanh chóng có thể áp dụng lý thuyết vào thực tế.

Hiện tại, khóa học đang giảm giá 37%, hãy nhanh tay đăng ký và học thử ngay!

 

Deal lớn - Giá hời!

Gitiho giảm giá khóa học Hạch toán Kế toán căn bản (Nguyên lý kế toán), dành cho người mới bắt đầu học về kế toán hoặc không còn nhớ về định khoản kế toán.

Giá gốc của khóa học là 699K, hiện đang được giảm còn 299K! Nhập thêm mã code KETOAN49K để sở hữu khóa học chất lượng chỉ 49K!

Thời hạn áp dụng chỉ đến 01/06 - Nhấn vào banner bên dưới để tìm hiểu thêm!

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

0 thảo luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội
Giấy phép mạng xã hội số: 588, cấp bởi Bộ thông tin và truyền thông