Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:
Nhằm giúp các bạn hình thành tư duy tốt trong việc tổ chức dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, Giỏi Tin học Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn seri bài viết về “Kỹ năng tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel”. Bài viết của tác giả Dương Mạnh Quân – Giảng viên của Giỏi Tin Học Gitiho.com, dựa trên những kinh nghiệm giảng dạy trong thực tế của thầy liên quan tới nội dung này. Mời các bạn cùng tìm hiểu nhé. Ngoài ra bạn có thể tải file bài tập ở cuối bài viết để thực hành kỹ năng này nhé.
Việc sai dữ liệu dạng số có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình tính toán và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào nội dung này. Lỗi về dữ liệu dạng số có thể kể tới như:
Vậy làm thế nào để phát hiện những lỗi dữ liệu dạng số đã có trong 1 bảng dữ liệu? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Về cách mở công cụ AutoFilter thì mình đã hướng dẫn ở trong bài học trước, mời các bạn xem lại bài:
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel
Với dữ liệu dạng số sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 1
Trong hình trên chúng ta có thể thấy số 124,235 là số nhỏ hơn 12,489,621 nhưng lại được xếp phía sau => Số đó đang bị sai loại dữ liệu bởi vì có chứa dấu cách
Ngoài cách sử dụng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữa để phát hiện dữ liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; còn dữ liệu dạng Text thì không.
Theo nguyên tắc này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện các phép toán cơ bản không. Nếu ra lỗi #VALUE! thì không phải dữ liệu dạng Number.
Chọn toàn bộ cột dữ liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)
Vào mục Format Cells > Chọn mục Number theo hình sau
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 2
Tương tự dạng Number có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không sử dụng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)
Cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng 3
Bước này giúp chúng ta thống nhất về cách hiển thị dữ liệu, định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh việc quy ước hiển thị dữ liệu không đồng nhất trong cùng 1 cột.
Căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trong Auto Filter:
Sau khi lọc những số có lỗi thì thực hiện nhập lại các số đó
Ngoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụ đó để chuyển giá trị trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.
Trình tự thực hiện:
Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa
Để cho chắc chắn chúng ta nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu để tránh việc sửa bị sót, thiếu.
Nên lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc để tránh việc làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.
Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel
Ngoài ra Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn “Chương trình Tuyệt đỉnh Excel, trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ“. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.
Tài liệu kèm theo bài viết
Tóm lại, để hiểu sâu hơn về nội dung trong bài viết này, mời bạn tham khảo khóa học “Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16h”
Đồng hành cùng học viên trong khóa học là Trường đào tạo tin học G-Learning bao gồm tập hợp đội ngũ giảng viên có ảnh hưởng mạnh mẽ trong cộng đồng giáo dục trực tuyến có sự thành công ấn tượng. Với 4.4 điểm đánh giá cao từ hơn 300,000 học viên, G-Learning đã chứng minh được khả năng giảng dạy xuất sắc và đáng tin cậy của mình.
G-Learning với hơn 100+ khóa học chất lượng từ nhiều chủ đề khác nhau như: Tin học văn phòng, Hành chính nhân sự, Kế toán - Tài chính, Marketing, Phân tích dữ liệu, Quản trị doanh nghiệp G-Learning đã tạo ra một nguồn tài nguyên học tập đa dạng và phong phú, cung cấp kiến thức chất lượng và cơ hội học tập dễ dàng cho đại đa số học viên hiện.
Sự kết hợp giữa chất lượng giảng dạy và số lượng học viên lớn đồng thời chứng tỏ sự phổ biến và lòng tin của cộng đồng học viên vào sự am hiểu và kiến thức sâu rộng của giảng viên G-learning.
Xem ngay chi tiết khóa học dưới đây: