Nhã Linh
Nhã Linh PRO
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 9208 lượt xem

Hướng dẫn sử dụng hàm SUMIFS tính tổng nhiều điều kiện

Jul 07 2021

Chúng ta đều đã biết cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM. Vậy còn hàm tính tổng có điều kiện thì sao? Trong bài viết ngày hôm nay, các bạn hãy cùng Gitiho tìm hiểu về hàm SUMIFS và cách sử dụng hàm SUMIFS trong Excel để tính tổng nhiều điều kiện nhé.

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Giới thiệu hàm SUMIFS trong Excel

Như tên gọi của nó, hàm SUMIFS trong Excel là hàm ghép từ hàm SUM và hàm IFS. Do đó, chức năng của hàm SUMIFS cũng chính là sự kết hợp chức năng tính tổng của hàm SUM và chức năng áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc cho dữ liệu của hàm IFS. Từ đó, chúng ta hiểu rằng SUMIFS là hàm tính tổng nhiều điều kiện trong Excel.

Cú pháp hàm SUMIFS

Nếu bạn đã biết hàm SUMIF trong Excel, bạn sẽ thấy hàm SUMIFS là dạng hàm phức tạp hơn của hàm SUMIF. Cú pháp hàm tính tổng theo điều kiện này được thể hiện như sau:

=SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…)

Trong đó:

  • sum_range: Là phạm vi ô tính cần thực hiện tính tổng dữ liệu. Phạm vi này có thể là một ô duy nhất, một dải ô hoặc các dải ô được đặt tên. Excel sẽ chỉ lọc ra các ô tính có chứa dữ liệu trong phạm vi ô để tính tổng bằng hàm SUMIFS.
  • criteria_range1: Là phạm vi ô tính thứ nhất để áp dụng đánh giá theo điều kiện thứ nhất.
  • criteria1: Là điều kiện đầu tiên cần phải đáp ứng. Bạn có thể viết tham số điều kiện dưới dạng văn bản, số, hoặc một công thức, một biểu thức hay một tham chiếu ô.
  • criteria_range2, criteria2,...: Là các cặp phạm vi-điều kiện khác bạn có thể đưa vào cú pháp hàm. Giới hạn tối đa cho số cặp phạm vi-điều kiện trong công thức SUMIFS là 127.

Một điểm đặc biệt của hàm SUMIFS là việc hàm có thể hoạt động với hàm AND. Khi bạn sử dụng công thức hàm AND lồng trong hàm SUMIFS, Excel sẽ chỉ tính tổng các ô tính trong phạm vi sum_range đáp ứng tất cả các điều kiện tương ứng.

Công thức hàm SUMIFS cơ bản

Chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng hàm SUMIFS làm hàm tính tổng có điều kiện trong Excel qua ví dụ dưới đây nhé.

Giả sử bạn có một bảng tổng hợp các lô hàng trái cây được cung cấp bởi các nhà cung ứng khác nhau. Với bảng này, bạn cần tính tổng số lượng một mặt hàng đến từ một nhà cung ứng xác định, cụ thể hơn là tính sản lượng táo được cung cấp bởi Pete. Để làm được điều này, bạn sẽ cần sử dụng hàm SUMIFS trong Excel.

Hãy cùng bắt đầu thực hành cách tính tổng bằng hàm SUMIFS với bước xác định các tham số trong cú pháp hàm, lần lượt như sau:

  • sum_range: Phạm vi cần tính tổng là cột số lượng hàng hóa (Cột C) C2: C9.
  • criteria_range1: Phạm vi đáp ứng điều kiện đầu tiên là tên mặt hàng (Cột A) A2: A9
  • criteria1: Điều kiện áp dụng cho phạm vi A2:A9 là ô tính có nội dung “apples”
  • criteria_range2: Phạm vi đáp ứng điều kiện thứ hai là tên nhà cùng ứng (Cột B) B2:B9
  • criteria2: Điều kiện áp dụng cho phạm vi B2:B9 là ô tính có nội dung “Pete”
  • Như vậy, công thức hàm SUMIFS của chúng ta sẽ tính tổng các giá trị tại cột C dựa theo hai điều kiện tương ứng: giá trị tại cột A là "apples" và giá trị tại cột B là "Pete". Công thức chi tiết được thể hiện như sau:

    = SUMIFS (C2: C9, A2: A9, “apples”, B2: B9, “Pete”)

    Chúng ta thấy trong bảng chỉ có hai ô tính C4 và C9 đáp ứng đầy đủ các điều kiện của hàm SUMIFS. Chính vì vậy, kết quả hàm tính tổng nhiều điều kiện trả về là tổng của hai giá trị tại ô C4 và C9.


    Nếu bạn cần một công thức đơn giản hơn, bạn hoàn toàn có thể viết tham số criteria1 bằng tham chiếu ô F1 chứa giá trị "apples" và viết tham số criteria2 bằng tham chiếu ô F2. Nhờ đó, bạn có thể áp dụng công thức SUMIFS trong Excel khi muốn tính toán lượng trái cây khác đến từ nhà cung ứng khác.

    Lúc này, công thức hàm SUMIFS như sau:

    =SUMIFS (C2:C9, A2:A9, F1, B2:B9, F2)

    Vậy là bạn đã giải quyết được yêu cầu sử dụng hàm tính tổng nhiều điều kiện của đề bài rồi!

    Phân biệt hàm SUMIF và hàm SUMIFS

    Mục đích của hai hàm SUMIF và hàm SUMIFS trong Excel đều là tính tổng kèm theo điều kiện. Tuy nhiên, cách sử dụng hai hàm này không thể tráo đổi cho nhau trong mọi trường hợp. Để biết chính xác mình nên sử dụng hàm nào đối với bảng dữ liệu đang có, chúng ta cần hiểu về điểm giống và điểm khác biệt giữa hai hàm tính tổng có điều kiện này

    Trình tự tham số hàm SUMIF và hàm SUMIFS

    Khi áp dụng hàm SUMIF và hàm SUMIFS cho trang tính của mình, bạn sẽ để ý rằng trình tự các tham số được hiển thị khác nhau. Chi tiết hơn, tham số sum_range là tham số đầu tiên trong cú pháp SUMIFS, trong khi đó chỉ xuất hiện ở vị trí thứ 3 trong cú pháp hàm SUMIF. Vậy lý do là gì? Liệu có phải Excel đang phức tạp hóa công thức để làm khó người dùng?

    Để giải đáp câu hỏi này, chúng ta cần phân tách các yếu tố của hai loại hàm tính tổng có điều kiện này. Về bản chất, sum_range là một tham số tùy chọn trong cú pháp hàm SUMIF, nghĩa là bạn hoàn toàn có thể không điền tham số này nếu cảm thấy không cần thiết. Hàm vẫn sẽ thực hiện tính tổng trong Excel dựa theo phạm vi dữ liệu bạn đã xác định trong các tham số trước đó.

    Trái với trường hợp của hàm SUMIF, sum_range là tham số quan trọng hàng đầu trong cú pháp hàm SUMIFS. Trước khi xác định các cặp phạm vi-điều kiện nhỏ lẻ, chúng ta bắt buộc phải xác định phạm vi dữ liệu cần thực hiện tính tổng với SUMIFS. Đó là lý do tại sao sum_range là tham số đứng đầu trong cú pháp hàm SUMIFS trong Excel.

    Kích thước các tham số hàm SUMIF và hàm SUMIFS

    Trong cú pháp hàm SUMIF, tham số sum_range và tham số range không nhất thiết phải có cùng kích thước. Ngược lại, sự thống nhất trong kích thước các tham số là yếu tố quyết định với cách sử dụng hàm SUMIFS. Điều này nghĩa là bạn phải đảm bảo mỗi criteria_range phải chứa cùng số hàng và số cột với tham số sum_range.

    Giả sử chúng ta có công thức hàm SUMIF:

    =SUMIF(A2:A9,F1,C2:C18)

    Đây là một công thức hoàn chỉnh và sẽ trả về cho bạn kết quả đúng là tổng số liệu trong phạm vi sum_range C2:C18 đáp ứng điều kiện. Lý do bởi vì Excel chỉ cần xác định ô tính đầu tiên trong tham số sum_range (ô C2) rồi tự động áp dụng tính toán cho phạm vi tương đương kích thước của tham số range (A2:A9).

    Tương tự, chúng ta có công thức hàm SUMIFS như ở trong ví dụ phần trên:
    = SUMIFS (C2:C9, A2:A9, “apples”, B2:B10, “Pete”)

    Trong công thức này, kích thước tham số criteria2 (B2:B10) không khớp với kích thước tham số sum_range (C2:C9). Khi ấn enter, bạn sẽ thấy Excel trả về lỗi VALUE! chính vì sự không đồng nhất này.

    Xem thêm: Hướng dẫn viết điều kiện hàm SUMIFS để đạt hiệu quả tốt nhất

    Cách sử dụng hàm SUMIFS với ví dụ cụ thể

    Tiếp tục với ví dụ ở các phần trên về bảng tổng hợp sản lượng hoa quả và nhà cung ứng, trong phần này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm SUMIFS để xử lý từng trường hợp, yêu cầu cụ thể nhé. Cùng thực hành ngay với chúng mình thôi!

    Công thức hàm SUMIFS với toán tử so sánh

    Đề bài

    Tính tổng sản lượng các lô hàng hoa quả đến từ nhà cung ứng Mike và đáp ứng điều kiện các lô hàng lớn đó chứa từ 200 sản phẩm trở lên.

    Cách làm

    Với đề bài này, chúng ta sẽ sử dụng hàm SUMIFS trong Excel kết hợp toán tử so sánh "lớn hơn hoặc bằng" (>=) để thỏa mãn điều kiện số lượng sản phẩm trong một lô hàng từ 200 đổ lên. Bên cạnh đó, chúng ta để ý đề bài không yêu cầu tính tổng một mặt hàng cụ thể, nên công thức hàm SUMIFS trong trường hợp này như sau:

    =SUMIFS(C2:C9, B2:B9, “Mike”, C2:C9, “>=200”)


    Tương tự như công thức SUMIFS trên, giả sử chúng ta cần tính tổng các giá trị trong pham vi C2:C9 thỏa mãn điều kiện nằm trong khoảng 200 và 300, chúng ta sẽ sử dụng hai toán tử "lớn hơn hoặc bằng" (>=) và "nhỏ hơn hoặc bằng" (<=). Công thức hàm SUMIFS như sau:

    =SUMIFS(C2:C9, C2:C9, “>=200”, C2:C9, “<=300”)

    Lưu ý: Các biểu thức logic chứa toán tử so sánh phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép ("").

    Công thức hàm SUMIFS với dữ liệu ngày

    Đề bài

    Tính tổng sản lượng hoa quả từ các lô hàng được nhập kho trong thời gian 7 ngày vừa qua bao gồm ngày hôm nay.

    Cách làm

    Dựa vào đề bài, chúng ta xác định tham số criteria1 phải thể hiện điều kiện "7 ngày gần nhất tính từ ngày hôm nay", tức ngày bắt đầu tính lô hàng là 7 ngày trước, còn ngày kết thúc là ngày hôm nay. Do đó, chúng ta sử dụng hàm TODAY cho tham số criteria1 và trừ thêm 7 để biểu thị ngày bắt đầu. Tiếp đó, đến tham số criteria2, chúng ta sử dụng hàm TODAY một lần nữa để ấn định ngày kết thúc là ngày hôm nay.

    Công thức hàm SUMIFS điều kiện ngày tháng trong trường hợp này như sau:

    =SUMIFS(D2:D10, C2:C10, “>=” & TODAY() – 7, C2:C10, “<=” & TODAY ())


    Tương tự với công thức trên, bạn hoàn toàn có thể kết hợp dữ liệu ngày tháng để tính sản lượng hoa quả nhập kho trong khoảng thời gian cụ thể. Giả sử chúng ta cần tính lượng hàng từ ngày 11/02/2021 đến ngày 23/03/2021, công thức hàm SUMIFS điều kiện ngày tháng như sau:

    =SUMIFS(C2:C9, B2:B9, “>=02/11/2021”, B2:B9, “<=03/23/2021”)

    Lưu ý: Khi áp dụng cả toán tử so sánh và dữ liệu thời gian trong một tham số điều kiện criteria, bạn cần nối các chuỗi bằng ký hiệu "&". Ví dụ: “<=” & TODAY ()

    Công thức hàm SUMIFS với các ô trống

    Đề bài

    Giả sử ngày đặt hàng được thể hiện tại cột B, ngày nhận hàng được thể hiện tại cột C, số lượng sản phẩm trong một lô hàng đã đặt được thể hiện tại cột D. Tính tổng sản lượng hàng đã đặt nhưng chưa được nhận.

    Cách làm

    Dựa vào yêu cầu đề bài, chúng ta cần tính tổng các giá trị tại cột D đáp ứng điều kiện ô tương ứng tại cột B (ngày đặt hàng) không phải ô rỗng và ô tương ứng tại cột C (ngày nhận hàng) là ô rỗng. Làm thế nào để thực hiện được điều này? Chúng ta sẽ phân tích từng điều kiện nhé.

    Công thức hàm SUMIFS với ô không rỗng

    Đầu tiên, chúng ta cần tính tổng các giá trị tại cột D với điều kiện ô tương ứng tại cột B không phải ô rỗng. Chúng ta có thể sử dụng cặp ký tự đặc biệt "<>" để xác định điều kiện này. Giả sử công thức hàm SUMIFS như sau:

    =SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “<>”, B2:B10, “<>”)

    Ngoài ra, một cách khác là  sử dụng kèm hàm SUM để thực hiện thao tác tính tổng trong Excel đối với các ô tính có nội dung ô tính tương ứng khác rỗng:
    =SUM(C2:C10) – SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “”, B2:B10, “”)

    Công thức hàm SUMIFS với ô rỗng

    Tiếp theo, chúng ta sẽ học cách sử dụng hàm SUMIFS với giá trị tại cột D theo điều kiện ô tương ứng tại cột C là ô rỗng. Cách đơn giản nhất là dùng ký tự đặc biệt "=" để thể hiện các ô trống hoàn toàn. Lúc này, công thức hàm tính tổng nhiều điều kiện SUMIFS như sau:

    =SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “=”, B2:B10, “=”)

    Thay vì ký tự "=", chúng ta có thể sử dụng cặp dấu ngoặc kép "" để biểu diễn điều kiện chuỗi giá trị trong ô tương ứng là chuỗi rỗng.
    =SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “”, B2:B10, “”)

    Bây giờ chúng ta sẽ áp dụng kiến thức này vào trường hợp đề bài. Chúng ta cần tính tổng các giá trị tại cột D với giá trị tương ứng tại cột B là giá trị không rỗng và giá trị tương ứng tại cột C là giá trị rỗng. Công thức hàm SUMIFS của chúng ta như sau:

    =SUMIFS(D2:D10, B2:B10, “<>”, C2:C10, “=”)


    Công thức hàm SUMIFS với nhiều điều kiện "Hoặc" (OR)

    Đề bài
    Tính tổng lượng hàng được cung ứng bởi Mike hoặc John hoặc Pete vào tháng 10/2021.
    Cách làm
    Chúng ta có thể sử dụng nhiều phương thức khác nhau với hàm SUMIFS để tính tổng nhiều điều kiện trong trường hợp này. Chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu từng cách sử dụng hàm SUMIFS để giải yêu cầu đề bài này nhé.

    Sử dụng SUMIFS+SUMIFS

    Về cơ bản, phương thức này nghĩa là chúng ta sẽ kết hợp lại 3 công thức hàm SUMIFS riêng biệt để tạo thành một công thức tính tổng nhiều điều kiện trong Excel. Đối với yêu cầu đề bài, chúng ta sẽ viết ra 3 công thức SUMIFS tương ứng với 3 nhà cung ứng Mike, John và Pete như sau:

    =SUMIFS(D2:D9, C2:C9, “Mike”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<=10/31/2021”)

    =SUMIFS (D2:D9, C2:C9, “John”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<= 10/31/2021”)

    =SUMIFS (D2:D9, C2:C9, “Pete”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<= 10/31/2021”)

    Các tham số criteria trong công thức được xác định lần lượt là "lớn hơn hoặc bằng ngày đầu tiên của tháng 10/2021" và "nhỏ hơn hoặc bằng ngày cuối cùng của tháng 10/2021" để đáp ứng điều kiện toàn bộ các đơn hàng tính tổng diễn ra trong tháng 10.

    Sau đó, chúng ta cộng các công thức hàm tính tổng nhiều điều kiện trên để tạo ra một công thức hàm cuối cùng:

    =SUMIFS(D2:D9, C2:C9, “Mike”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<=10/31/2021”) + SUMIFS (D2:D9, C2:C9, “John”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<= 10/31/2021”) + SUMIFS (D2:D9, C2:C9, “Pete”, E2:E9, “>=10/1/2021”, E2:E9, “<= 10/31/2021”)

    Nhìn qua, công thức này có vẻ rất phức tạp. Tuy nhiên, nếu bạn tách từng đối tượng trong phép tính tổng nhiều điều kiện này ra như những gì chúng ta đã làm, dường như bạn sẽ không gặp phải trở ngại gì nữa. Ngoài ra, việc tách các đối tượng này sẽ giúp các bạn hạn chế sai sót trong trường hợp phép cộng SUMIFS+SUMIFS trả về lỗi.

    Sử dụng hàm SUM và hàm SUMIFS

    Công thức SUMIF+SUMIF trên có thể hoạt động hiệu quả với một số lượng điều kiện "hoặc" nhất định. Nếu chúng ta cần nhiều hơn thế, có lẽ chúng ta sẽ phải tìm đến một giải pháp ngắn gọn hơn. Chính vì vậy, hãy thử xem xét đến việc sử dụng hàm SUM và hàm SUMIFS để tạo ra một hàm tính tổng có điều kiện.

    Với giải pháp này, việc đầu tiên chúng ta cần làm là tạo một đối số mảng trong Excel với hàm SUMIFS. Tại đối số mảng này, chúng ta sẽ liệt kê các điều kiện "hoặc" đặt trong cặp dấu {}. Như vậy, dựa vào đề bài, chúng ta sẽ có một mảng dữ liệu: {"Mike", "John", "Pete"}. Lưu ý rằng việc sử dụng đối số mảng sẽ  trả về kết quả cho 3 trường hợp độc lập tương tự với công thức SUMIF+SUMIF.

    Tuy nhiên, do chúng ta viết cả 3 công thức vào một ô duy nhất, đối số mảng sẽ chỉ cho phép trả lại kết quả tương ứng với đối tượng đầu tiên - tổng số sản phẩm được cung cấp bởi Mike. Để khắc phục tình trạng này và áp dụng công thức chính xác để giải yêu cầu đề bài, chúng ta cần áp dụng thêm hàm SUMIFS trong Excel vào công thức. Như vậy, công thức cuối cùng của hàm tính tổng nhiều điều kiện là:

    =SUM(SUMIFS (D2:D9, C2:C9, {“Mike”, “John”, “Pete”}, E2:E9, “>=10/01/2021”, E2: E9, “<=10/31/2021“))

    Về bản chất, công thức này chính là phiên bản ngắn gọn hơn của công thức SUMIF+SUMIF mà chúng ta đã học ở phần trên.

    Xem thêm: Hướng dẫn tạo mảng số trong Excel

    Sử dụng hàm SUMPRODUCT và hàm SUMIFS

    Công thức hàm SUMPRODUCT cho phép chúng ta tính tổng của các phép cộng nhỏ lẻ từ dải ô hoặc mảng tương ứng. So với hai công thức trên, phương thức kết hợp hàm SUMPRODUCT và hàm SUMIFS đi theo một hướng tiếp cận khác. Thay vì tính tổng đơn hàng trong tháng 10/2021 của lần lượt từng nhà cung ứng, sau đó cộng tổng 3 công thức lại; chúng ta sẽ nhập điều kiện "hoặc" vào các ô riêng biệt, sau đó sử dụng kèm hàm ISNUMBERhàm MATCH tìm kiếm nhiều điều kiện.

    Với giá trị tên nhà cung ứng nằm trong dải ô H1:H3, ngày bắt đầu và ngày kết thúc tháng 10/2021 nằm tại dải ô H4:H5, chúng ta sẽ có công thức hàm SUMPRODUCT như dưới đây:

    =SUMPRODUCT(–(E2:E9>=H4),–(E2:E9<=H5), —(ISNUMBER(MATCH(C2:C9, H1:H3,0)), D2:D9)


    Nếu các bạn để ý, có thể bạn sẽ tự hỏi tại sao chúng ta dùng đến 2 ký tự gạch ngang "-" cho công thức hàm SUMPRODUCT. Liệu đây có phải là lỗi đánh máy không? Hãy để chúng mình giải thích cho bạn ý nghĩa của 2 ký tự này nhé.

    Khi sử dụng công thức hàm SUMPRODUCT, chúng ta cần lưu ý một điều: Hàm SUMPRODUCT sẽ bỏ qua tất cả các giá trị dạng số trong phạm vi tính tổng. Tuy nhiên, tất cả các toán tử so sánh chúng ta sử dụng trong công thức sẽ trả về các giá trị TRUE hoặc FALSE chứ không phải giá trị số như mong muốn. Do đó, để chuyển đổi các kết quả này về giá trị 1 hoặc 0 tương ứng, chúng ta sẽ phải nhập dấu hai chấm ":" - toán tử đơn vị. Các toán tử đơn vị đầu tiên sẽ biến các kết quả TRUE thành -1, FALSE thành 0. Tiếp theo, các toán tử đơn vị thứ hai sẽ tiến hành phủ định giá trị, nghĩa là biến dấu âm "-" thành dấu dương "+". Như vậy, giá trị toán tử so sánh sẽ được chuyển thành +1 và 0. Nhờ đó, hàm SUMPRODUCT mới có thể hiểu và chạy trơn tru.

    Nếu bạn cảm thấy phần giải thích trên quá khó hiểu, hãy nhớ một nguyên tắc đơn giản như sau: Sử dụng toán tử đôi (2 ký tự gạch ngang"-") khi cho các toán tử so sánh trong công thức hàm SUMPRODUCT.

    Tổng kết

    Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về hàm SUMIFS và cách sử dụng hàm SUMIFS trong các tình huống khác nhau bằng cách kết hợp các toán tử so sánh, dữ liệu thời gian. Với hàm tính tổng có điều kiện này, các bạn có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu của mình logic hơn rất nhiều. Để khám phá thêm các hàm tính toán trong Excel, hãy tham khảo các bài viết về chủ đề Excel trên blog Gitiho. Ngoài ra, nếu bạn muốn học Excel nhanh chóng và hiệu quả, cùng đăng ký khóa học Tuyệt đỉnh Excel với chúng mình nhé!

    Gitiho hy vọng các bạn đã hiểu được cách ứng dụng hàm SUMIFS và chúc các bạn học tập thành công!




    Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

    Thảo luận 0 câu trả lời
    Lượt xem 9208 lượt xem
    Vỗ tay vỗ tay

    0 Bình luận

    @ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
    Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội