Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Trần Văn Huệ
Trần Văn Huệ
Sep 03 2020

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo chức năng tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel. Điều này đặc biệt cần thiết và quan trọng khi phải làm việc với bảng dữ liệu lớn. 

Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn thông thường để tìm kiếm một nội dung bất kỳ chúng ta có thể sử dụng công cụ tìm kiếm tích hợp hoặc tạo bộ lọc … Nhưng nếu sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), bạn không chỉ tìm kiếm mà còn đánh dấu dữ liệu thuộc các ô hoặc hàng, qua đó các dữ liệu cần tìm kiếm hiển thị rõ ràng hơn rất nhiều.

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu như được hiển thị bên dưới, trong đó bao gồm các cột gồm: Product Name (Tên sản phẩm), Đại diện bán hàng (Sales Rep) và Quốc gia (Country). 

Bây giờ bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tìm kiếm một từ khóa (bằng cách nhập vào ô C2) và đánh dấu tất cả các ô có từ khóa đó. Giống như bảng bên dưới, khi nhập tên mục Item vào ô B2 và nhấn Enter, toàn bộ hàng sẽ được đánh dấu:

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo chức năng tìm kiếm và đánh dấu dựa trên định dạng có điều kiện trong Excel.

Tìm kiếm và đánh dấu các ô phù hợp

Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm kiếm và đánh dấu các ô phù hợp trong bảng dữ liệu như trong hình dưới đây: 

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 1: Chọn tập dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện (A4:F19 như trong ví dụ này).

Bước 2: Truy cập vào thẻ Home.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 3: Trong nhóm Styles, bấm nút Conditional Formatting. 

Bước 4: Trong các tùy chọn thả xuống, hãy chọn New Rule.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 5: Trong hộp thoại New Formatting Rule hiển thị, kích tùy chọn Use a formula to determine which cells to format.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 6: Nhập công thức sau:  =A4=$B$1 vào khung trống Format values where this formula is true ở phía dưới

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 7: Bấm tiếp nút Format ...

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 8: Chỉ định định dạng bằng màu sắc (để đánh dấu các ô phù hợp với từ khóa được tìm kiếm).

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 9: Bấm nút OK để hoàn tất.

Bây giờ khi bạn gõ bất kỳ nội dung nào trong bảng vào ô B1 và nhấn Enter. Nó sẽ đánh dấu các ô phù hợp trong bảng dữ liệu có chứa từ khóa trong B1.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Cách làm việc của hàm điều kiện trên như thế nào?

Định dạng có điều kiện được áp dụng bất cứ khi nào công thức được chỉ định được trả về TRUE.

Trong ví dụ trên sẽ kiểm tra từng ô bằng công thức  =A4=$B$1

Định dạng có điều kiện kiểm tra từng ô và xác minh nội dung trong ô đó giống với nội dung trong ô B1. Nếu giống nhau, công thức trả về TRUE và ô được đánh dấu. Nếu không giống nhau, công thức trả về FALSE và ô giữ nguyên không có gì thay đổi.

Tìm kiếm và đánh dấu hàng với dữ liệu phù hợp

Nếu bạn muốn đánh dấu toàn bộ hàng thay vì chỉ các ô phù hợp, bạn có thể làm điều đó bằng cách điều chỉnh công thức một chút.

Dưới đây là ví dụ trong đó toàn bộ hàng được đánh dấu nếu loại sản phẩm khớp với loại mà bạn nhập trong ô B1.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Dưới đây là các bước để tìm kiếm và đánh dấu toàn bộ hàng:

Bước 1: Chọn tập dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện (A4:F19 như trong ví dụ này).

Bước 2: Truy cập vào thẻ Home.

Bước 3: Trong nhóm Styles, bấm nút Conditional Formatting. 

Bước 4: Trong các tùy chọn thả xuống, hãy chọn New Rule.

Bước 5: Trong hộp thoại New Formatting Rule hiển thị, kích tùy chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 6: Nhập công thức sau:  =$B4=$B$1 vào khung trống Format values where this formula is true ở phía dưới

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 7: Bấm tiếp nút Format ...

Bước 8: Chỉ định định dạng bằng màu sắc (để đánh dấu các ô phù hợp với từ khóa được tìm kiếm).

Bước 9: Bấm nút OK.

Các bước trên sẽ tìm kiếm mục được chỉ định trong tập dữ liệu và nếu nó tìm thấy mục phù hợp, nó sẽ đánh dấu toàn bộ hàng.

Lưu ý: Các bước trên sẽ chỉ kiểm tra cho cột Item. Nếu bạn nhập tên Sales Rep ở đây, nó sẽ không hoạt động. Nếu bạn muốn nó hoạt động cho tên Sales Rep thì chỉ cần thay đổi công thức thành  =$C4=$B$1

Lý do của việc đánh dấu toàn bộ hàng mà không chỉ ô phù hợp là do chúng ta đã sử dụng dấu $ trước tham chiếu cột ($B4). Bây giờ khi định dạng có điều kiện phân tích các ô trong một hàng, nó sẽ kiểm tra xem giá trị trong cột B của hàng đó có bằng giá trị trong ô B1 hay không. Vì vậy, ngay cả khi nó phân tích A4 hoặc B4 hoặc C4 … thì cũng chỉ kiểm tra giá trị B4 (vì chúng ta đã khóa cột B).

Tìm kiếm và đánh dấu hàng dựa trên kết quả một phần

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn đánh dấu các hàng dựa trên kết quả một phần.

Ví dụ: Nếu bạn có các mục như White Board, Green Board và Gray Board trong bảng dữ liệu và muốn đánh dấu tất cả những hàng có từ khóa Board. Vậy thì bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng hàm tìm kiếm SEARCH với kết quả trả về như hình dưới đây.

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

Bước 1: Chọn tập dữ liệu mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện (A4:F19 như trong ví dụ này).

Bước 2: Truy cập vào thẻ Home.

Bước 3: Trong nhóm Styles, bấm nút Conditional Formatting. 

Bước 4: Trong các tùy chọn thả xuống, hãy chọn New Rule.

Bước 5: Trong hộp thoại New Formatting Rule hiển thị, kích tùy chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 6: Nhập công thức sau:  =AND($B$1<>””,ISNUMBER(SEARCH($B$1,$B4))) vào khung trống Format values where this formula is true ở phía dưới

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel

Bước 7: Bấm tiếp nút Format ...

Bước 8: Chỉ định định dạng bằng màu sắc (để đánh dấu các ô phù hợp với từ khóa được tìm kiếm).

Bước 9: Bấm nút OK.

Cách làm việc của hàm điều kiện trên như thế nào?

- Hàm SEARCH sẽ tìm kiếm chuỗi hoặc từ khóa tìm kiếm trong tất cả các ô trong một hàng. Nó trả về lỗi nếu từ khóa tìm kiếm không được tìm thấy và trả về một số nếu từ khóa tìm kiếm được kết hợp.

- Hàm ISNUMBER chuyển đổi lỗi thành FALSE và các giá trị số thành TRUE.

- Hàm AND kiểm tra một điều kiện bổ sung - ô C2 đó không được để trống.

Vì vậy, bây giờ bất cứ khi nào bạn nhập một từ khóa vào ô B1 và nhấn Enter, nó sẽ đánh dấu tất cả các hàng có ô chứa từ khóa đó.

Mẹo: Nếu bạn muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường trong tìm kiếm, hãy sử dụng hàm FIND thay vì hàm SEARCH.

Tìm kiếm và đánh dấu động (Đánh dấu khi bạn nhập)

Sử dụng các thủ thuật Conditional Formatting tương tự được đề cập ở trên, bạn cũng có thể tiến thêm một bước và làm cho kết quả trở thành động.

Ví dụ: Bạn có thể tạo một thanh tìm kiếm nơi dữ liệu phù hợp được đánh dấu khi bạn nhập vào thanh tìm kiếm. Giống như hình dưới này: 

Hướng dẫn tìm kiếm và đánh dấu dữ liệu trong Excel


CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Tự động lưu (AutoSave) trong Excel
Hướng dẫn cách tách từng sheets trong Excel thành các tập tin riêng
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng

Cuối cùng, đừng quên tham khảo khóa học EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ của Gitiho bạn nhé! Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo. 

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội