Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng người làm HR không thể bỏ qua

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng được xem là môn nghệ thuật người làm HR theo đuổi. Qua đây doanh nghiệp có thể chọn ra cho mình những ứng viên đầy tài năng. 

Vậy làm thế nào để trở thành “thợ săn nhân tài” giỏi. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách “đọc vị” nhân sự hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây. Qua đó bạn dễ dàng đưa ra chiến lược tuyển dụng khác biệt, thu hút.  

Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng đối với HR

Tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của HR (Human Resources). Một người làm tuyển dụng ngoài kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Trong đó kỹ năng phỏng vấn quyết định trực tiếp tới hiệu quả tuyển dụng, thu hút nhân tài. Cụ thể:

• Xác định ứng viên phù hợp: Thông qua kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, HR đánh giá được năng lực, kỹ năng của ứng viên. Nhờ vậy dễ dàng xác định liệu ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí đang tuyển dụng hay không. 
• Tạo sự tin tưởng giữa HR và ứng viên: Kỹ năng phỏng vấn giúp HR tạo sự tin tưởng và xây dựng mối quan hệ tốt với ứng viên. Qua đây ứng viên sẽ hiểu rõ hơn về vị trí tuyển dụng cũng như doanh nghiệp. 
• Giảm thiểu rủi ro trong tuyển dụng: HR có thể đánh giá được khả năng, tính cách của ứng viên từ đó giảm thiểu rủi ro khi tuyển dụng những nhân sự không phù hợp. 

Như vậy, nghệ thuật phỏng vấn trong tuyển dụng vô cùng quan trọng trong kế hoạch thu hút nhân tài. Vì thế đầu tư thời gian nâng cao kỹ năng này vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo quá trình tuyển dụng hiệu quả, đạt mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Cách tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp

5 kỹ năng quan trọng khi phỏng vấn tuyển dụng giúp HR đánh giá chính xác ứng viên

Muốn trở thành một “thợ săn nhân tài” bạn không thể bỏ qua kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng HR cần có để thu phục được những nhân sự giỏi cho công ty. 

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu của HR. Theo khảo sát của CareerBuilder: “71% các nhà tuyển dụng làm khảo sát cho biết họ đã bỏ qua một ứng viên tiềm năng vì không lắng nghe tốt trong quá trình phỏng vấn”. 

Thông qua lắng nghe bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất. Đồng thời đây là cách nâng cao chất lượng quy trình tuyển dụng nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn. Chưa kể, kỹ năng này giúp công việc thuận lợi hơn bởi bạn đã biết chính xác những gì mình tìm kiếm. 

Xem thêm: Những kỹ năng chuyên viên tuyển dụng nhất định phải có

Khả năng tư duy

Khả năng tư duy cho phép bạn thấy được bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, tầm nhìn dài hạn của công ty. Nhờ vậy HR có thể tiết kiệm thời gian, công sức chọn lọc giữa hàng nghìn ứng viên để tìm ra một nhân tài. 

Chẳng hạn ứng viên ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng Marketing nhưng hiện tại kinh nghiệm, kỹ năng của họ lại chưa thực sự phù hợp. Nếu là một “thợ săn” giỏi bạn sẽ ngay lập tức lưu trữ thông tin cá nhân của ứng viên. Trong tương lai khi cần tuyển dụng vị trí người đó đáp ứng tốt bạn có thể kết nối ngay. 

Khảo sát của Glassdoor cho thấy: “60% ứng viên cho rằng nhà tuyển dụng cần phải có kỹ năng tư duy tốt để đánh giá đúng khả năng ứng viên”. Như vậy khi rèn luyện được kỹ năng này bạn cũng dễ dàng thu phục được những nhân tài về cho công ty. 

Khả năng đàm phán

Thực tế, thị trường việc làm hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhà tuyển dụng. Cùng một vị trí làm việc nhiều doanh nghiệp có nhu cầu. Vì thế ứng viên không thiếu lựa chọn nơi đầu quân cho bản thân mình. 

Theo Glassdoor: “84% ứng viên cho rằng kỹ năng đàm phán của nhà tuyển dụng ảnh hưởng đến quyết định của họ khi chọn nơi làm việc”. Vì thế, khả năng thương lượng, đàm phán của HR với ứng viên là cực kỳ quan trọng. 

Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình deal lương, thưởng, chế độ phúc lợi cân đối giữa mong muốn của người lao động với khoản giá trị công ty sẵn sàng bỏ ra. Vậy nên đàm phán giống như chìa khóa để HR có cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công. 

Kỹ năng giao tiếp, kết nối

HR nếu có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách khơi gợi thông tin từ các ứng viên một cách chi tiết. Đặc biệt là những thông tin quan trọng về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, tính cách của họ. Điều này giúp người làm nhân sự đưa ra quyết định chính xác hơn. 

Giao tiếp hiệu quả còn là sợi dây kết nối giữa HR và ứng viên tạo môi trường phỏng vấn thoải mái, tin tưởng. Chưa kể, khi giao tiếp tốt, HR có thể truyền tải thông tin về vị trí tuyển dụng, các yêu cầu cần thiết cho ứng viên. Đồng thời nhà tuyển dụng cũng xác định được ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí đang tuyển hay không thông qua cách trả lời câu hỏi. 

Khả năng đặt câu hỏi

Theo một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Journal of Business and Psychology vào năm 2016, đặt câu hỏi được xếp hạng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên nhân sự trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Nghiên cứu này đã phân tích dữ liệu từ hơn 1.500 tuyển dụng viên và nhân viên nhân sự về quan điểm của họ về các kỹ năng cần thiết cho một HR hiệu quả.

Đặt câu hỏi phù hợp, đúng cách giúp HR thu thập thông tin quan trọng về kinh nghiệm, năng lực, tính cách của ứng viên. Dựa vào đó bạn dễ dàng đánh giá liệu họ có phù hợp với những gì công ty tìm kiếm, kỳ vọng hay không. 

Quy trình 4 bước phỏng vấn tuyển dụng

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng của HR không chỉ thể hiện ở cách khai thác thông tin từ ứng viên mà là cả quá trình. Quy trình phỏng vấn trong tuyển dụng sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Bắt đầu cuộc phỏng vấn

Trước tiên, bạn cần tạo một bầu không khí nhẹ nhàng, thoải mái để ứng viên bước vào với tâm thế sẵn sàng chia sẻ. Nhờ vậy họ sẽ thể hiện bản thân một cách trọn vẹn. Nếu không khí căng thẳng sẽ khiến cả hai bên ngượng ngùng, khó nói chuyện, kết nối. 

Ngoài ra, dù phỏng vấn trực tiếp, online hay theo nhóm, người làm HR cũng phải chuẩn bị sẵn các tài liệu, thông tin về ứng viên và vị trí tuyển dụng. Điều này giúp bạn chủ động hơn khi trao đổi, đảm bảo thuận lợi. 

Bước 2: Giới thiệu, chia sẻ thông tin

Sau những “câu chuyện làm quà” bạn hãy bắt đầu giới thiệu bản thân. Đây là việc vô cùng cần thiết để ứng viên biết được họ đang được ai phỏng vấn, chức vụ là gì. Tiếp đến bạn nên tóm tắt thông tin về vị trí công việc và công ty cũng như quy trình phỏng vấn tuyển dụng. 

Ứng viên tiếp tục chia sẻ đôi chút về bản thân và những thông tin chưa thể hiện đầy đủ trong CV. Bước này giống như nền móng để HR có thể khai thác sâu hơn về ứng viên tham gia phỏng vấn. 

Bước 3: Đặt câu hỏi phỏng vấn

Đây là bước vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Trước hết bạn phải đi từ những câu hỏi chung đơn giản rồi mới nâng dần mức độ. Một “thợ săn nhân tài” giỏi sẽ linh hoạt chuyển đổi để biết đâu là điểm dừng phù hợp với từng ứng viên. 

Bạn nên lưu ý một số điều sau khi đặt câu hỏi phỏng vấn:

• Đặt câu hỏi cởi mở, khuyến khích ứng viên trả lời chi tiết. Điều này giúp HR có thể hiểu rõ ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác. 
• Câu hỏi cụ thể, liên quan đến vị trí tuyển dụng để đánh giá khả năng, kinh nghiệm của ứng viên với công việc cụ thể đó. 
• Sử dụng câu hỏi mở nhằm khám phá tính cách, giá trị của ứng viên. Qua đó bạn dễ dàng nhận diện được liệu họ có phù hợp với văn hóa, giá trị doanh nghiệp đang theo đuổi hay không. 
• Tập trung khai thác kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác. 
• Tránh đặt các câu hỏi mang tính phân biệt chủng tộc, giới tính, tôn giáo hay quốc tích để đảm bảo công bằng, bình đẳng với tất cả ứng viên. 

Đặt câu hỏi khéo léo, tinh tế không chỉ giúp HR khai thác được nhiều thông tin mà còn có cái nhìn tổng quát nhất về ứng viên. Căn cứ vào đó bạn có thể đánh giá mức độ phù hợp của họ đối với vị trí doanh nghiệp tuyển dụng. 

Bước 4: Đánh giá, tổng kết

Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu cần thiết về ứng viên, HR cần tổng kết lại và kết thúc buổi phỏng vấn. Đương nhiên bạn đừng quên gửi lời cảm ơn đến những người tham gia buổi tuyển dụng. Đồng thời bạn nên chia sẻ về thời gian, hình thức thông báo kết quả.

Trường hợp vị trí công việc đặc thù có yêu cầu khả năng chuyên môn, HR có thể chuẩn bị một bài kiểm tra nhỏ để sàng lọc một lần nữa. Như vậy chúng ta mới tìm ra được ứng viên tài năng nhất doanh nghiệp đang cần. 

Mẹo hay nâng cao kỹ năng phỏng vấn ứng viên cho HR

Bất cứ người làm vị trí HR nào cũng cần trang bị kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Khi bạn trở thành một “thợ săn nhân tài” sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Dưới đây là một số tuyệt kỹ để bạn phát triển thành chuyên gia trong lĩnh vực này. 

Nghiên cứu CV  ứng viên cẩn thận

Bất cứ một nhà tuyển dụng nào cũng cần phải nghiên cứu hồ sơ ứng viên cẩn thận. Dù đó là vị trí tuyển dụng cơ bản nhất như lao công, bảo vệ hay những vị trí cấp cao như trưởng, phó phòng, giám đốc. Điều này giúp bạn:

• Đảm bảo tính chính xác các thông tin được cung cấp bởi ứng viên. 
• Tìm kiếm thông tin bổ sung về kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách người ứng tuyển. 
• Đánh giá mức độ phù hợp của nhân sự với văn hóa, giá trị, mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp, hiệu quả giúp đánh giá ứng viên chính xác. 
• Đảm bảo sự an toàn cho doanh nghiệp thông qua lý lịch tư pháp của ứng viên, chắc chắn rằng họ không dính dáng các vấn đề liên quan tới pháp luật. 

Việc nghiên cứu hồ sơ sẽ giúp bạn chọn lọc được những ứng viên tiềm năng nhất. Vì thế sẽ rút ngắn được thời gian, ngân sách dành cho hoạt động phỏng vấn. 

Xem thêm: Từ A - Z thông tin về tuyển dụng nhân sự cho người mới bắt đầu

Giữ thái độ thân thiện

Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình trao đổi thông tin, đàm phán chứ không phải hỏi cung. Bởi vậy bạn không nên dùng thái độ trịch thượng, bề trên hay quá nghiêm túc. Thay vào đó bạn hãy thật thân thiện để tạo sự thoải mái cho ứng viên. Điều này giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi chia sẻ, trả lời phỏng vấn. 

Hơn nữa, đây còn là cách bạn tạo mối quan hệ tối với ứng viên. Nhờ vậy HR có thể xây dựng được sự tin tưởng với ứng viên để họ hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn của người ứng tuyển. 

HR có thái độ thân thiện còn tạo ấn tượng tốt trước người lao động, từ đó tăng khả năng họ muốn gia nhập công ty. Qua đây, người làm tuyển dụng cũng cho thấy sự quan tâm, tôn trọng của doanh nghiệp đến ứng viên, xây dựng mối quan hệ dài hạn. 

Tập trung vào chất lượng câu hỏi thay vì số lượng

Tập trung vào chất lượng câu hỏi thay vì số lượng được xem là một kỹ năng thượng thừa của một “thợ săn nhân tài” chuyên nghiệp. Việc này mang đến cho bạn nhiều lợi ích, cụ thể:

• Tối ưu hóa thời gian nhờ tập trung vào các câu hỏi mấu chốt, trọng điểm để đánh giá khả năng ứng viên. Việc tạo ra quá nhiều câu hỏi không cần thiết vừa tốt thời gian lại làm cho ứng viên cảm thấy mệt mỏi, không thoải mái. 
• Các câu hỏi chất lượng giúp khai phá những người có kinh nghiệm, năng lực, tính cách phù hợp với vị trí tuyển dụng. 
• HR sử dụng câu hỏi cụ thể là cách để nhân sự tham gia phỏng vấn hiểu rõ hơn về yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp. Từ đó họ cảm thấy tự tin, thoải mái khi trả lời. 

Bên cạnh đó, tập trung vào chất lượng câu hỏi cũng đảm bảo tính chuyên nghiệp và tôn trọng đối với ứng viên. Khảo sát của Jobvite cho thấy: “57% nhà tuyển dụng sử dụng câu hỏi về kinh nghiệm trong quá trình tuyển dụng. Các câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng của ứng viên trong việc giải quyết các vấn đề và tình huống phức tạp trong công việc.”

Nghe nhiều hơn

Nếu phỏng vấn tuyển dụng là một môn nghệ thuật, thì buổi phỏng vấn chính là sàn diễn của các ứng viên. HR lúc này chỉ đóng vai trò là người thưởng thức, đánh giá. Vì thế thay vì nói nhiều, bạn hãy nhường lại sân khấu cho ứng viên, thay vào đó hãy lắng nghe nhiều hơn để:

• Hiểu rõ hơn về kinh nghiệm, năng lực, kỹ năng, mục tiêu của ứng viên. 
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên, thể hiện sự tôn trọng ý kiến của họ. 
• Tạo cơ hội tìm ra thông tin mấu chốt nhất. 
• Đánh giá ứng viên một cách chính xác giúp đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp, giảm thiểu rủi ro cho công ty. 

Khảo sát của SHRM (Hội Nghề Nghiệp Nhân Sự Mỹ) chỉ ra như sau: “95% nhà tuyển dụng cho rằng khả năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên nhân sự.” Chính vì thế bạn cần rèn luyện điều này để đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất. 

Ghi chép nội dung quan trọng

Ngay cả những chuyên viên tuyển dụng cấp cao khi phỏng vấn cũng phải chuẩn bị một cuốn sổ để ghi chú. Trong một buổi phỏng vấn đôi khi sẽ có nhiều hơn 1 ứng viên tham gia. Nên việc này sẽ giúp HR ghi lại những thông tin quan trọng về ứng viên, bao gồm kinh nghiệm, năng lực, kỹ năng, tính cách. 

Hơn nữa, đây còn là cách để bạn so sánh, đánh giá ứng viên khách quan, chính xác. Trường hợp cần cân nhắc thêm, HR có thể sử dụng bản ghi chép này kết hợp CV ứng viên nhằm đưa ra quyết định phù hợp nhất. 

Kiểm soát thời gian phỏng vấn

Một người làm công tác tuyển dụng cần hết sức lưu ý trong việc kiểm soát thời gian phỏng vấn. Đây là một trong những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng thể hiện tính chuyên nghiệp của HR. 

Việc này giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, tài nguyên cho công ty. Nếu phỏng vấn quá lâu có thể gây tốn kém chi phí, làm mất thời gian của cả ứng viên lẫn nhân viên tuyển dụng. 

Hơn nữa, kiểm soát thời gian phỏng vấn cũng là cách tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Trường hợp cứ kéo dài không dứt, ứng viên sẽ cảm thấy mệt mỏi, mất hứng thú. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định của ứng viên và làm mất cơ hội của những người khác. 

Dễ nhận thấy kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng không chỉ quan trọng đối với người làm HR mà còn cả ứng viên. Vậy nên để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhẹ nhàng chúng ta cần tìm hiểu chuẩn bị thật kỹ lưỡng. 

Bài viết trên đã chia sẻ những thông tin cơ bản về các kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Nếu muốn có môi trường rèn luyện, nâng cao kỹ năng bạn có thể tham khảo các khóa học do chuyên gia Gitiho tổ chức.