Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc chuẩn nhất?

Làm công việc tuyển dụng chắc chắn bạn không thể không biết đến bản mô tả công việc - job description. Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng một bản mô tả công việc đúng chuẩn, dễ hiểu nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên thì không phải người làm tuyển dụng nào cũng biết đâu nhé! Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu về bản mô tả công việc cũng như trả lời câu hỏi "Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc chuẩn nhất?" nhé!

Xem thêm: 4 kỹ năng chuyên viên tuyển dụng nhân sự nào cũng cần có

Bản mô tả công việc là gì?

Khái niệm bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (Job description - JD) là một trong 3 văn bản không thể thiếu khi tuyển dụng. Bản mô tả công việc là tài liệu nội bộ, nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ và trách nhiệm mà ứng viên cần phải làm của một vị trí công việc nhất định.

Thông thường, bản mô tả công việc sẽ được cung cấp cho ứng viên khi đăng tin tuyển dụng. Vì vậy, bản mô tả công việc được trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng vẫn mang đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết. Bản mô tả công việc chi tiết có thể đề cập đến lương thưởng, chế độ phúc lợi mà ứng viên, nhân viên sẽ nhận được khi làm việc tại công ty.

Xem thêm: Những điểm mới trong bộ luật lao động có hiệu lực từ năm 2021

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, không chỉ với doanh nghiệp mà còn với ứng viên

• Đối với doanh nghiệp: Thông qua bản mô tả công việc, doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ được tính chất, nhiệm vụ cụ thể của một vị trí, công việc, từ đó đưa ra được bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phù hợp. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được sự bất cập trong sơ đồ nhân sự và vị trí công việc của các phòng ban. Đây cũng là cơ sở để tuyển dụng và đào tạo bài bản, đánh giá mức lương phù hợp với mỗi ứng viên
• Đối với ứng viên: Bản mô tả công việc đưa tới những thông tin về công việc và nhiệm vụ sẽ làm ở vị trí mà ứng viên đang ứng tuyển. Vì vậy, ứng viên có thể căn cứ vào bản mô tả công việc để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của công việc, tự đánh giá được năng lực của mình có phù hợp với vị trí hay không

Xem thêm: Những quy định mới về chính sách bảo hiểm xã hội năm 2022

Cấu trúc của bản mô tả công việc chuẩn nhất

Tùy vào từng công ty sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc. Tuy nhiên, nếu không biết rõ về cấu trúc của bản mô tả công việc, bạn sẽ dễ dàng nhầm với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Một bản mô tả công việc chuẩn nhất cần đảm bảo được 6 phần cơ bản và quan trọng sau đây:

1. Thông tin chung: Tên vị trí công việc (chức vụ); thông tin bộ phận phòng ban; cấp trên trực tiếp quản lý; loại hình công việc (bán thời gian - part-time hay toàn thời gian - full-time)
2. Mục đích công việc: Nói tổng quát về nhiệm vụ (mục đích) của công việc. Ví dụ: Chuyên viên nhân sự phụ trách quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến nguồn nhân lực trong công ty, đảm bảo sự ổn định về nhân lực trong công ty
3. Nhiệm vụ công việc: Đây là phần cốt lõi và quan trọng nhất của một bản mô tả công việc. Bởi vậy, cần liệt kê được đầy đủ và chính xác nhiệm vụ của vị trí công việc, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo sự ngắn gọn, dễ hiểu để ứng viên dễ dàng nắm bắt được thông tin. Có một số lưu ý khi viết phần nhiệm vụ công việc trong bản mô tả công việc như sau
   • Chỉ viết từ 3-5 trách nhiệm chính của công việc
   • Mỗi trách nhiệm chỉ viết ngắn gọn 2-3 nhiệm vụ
   • Chỉ rõ phần trăm workload (khối lượng công việc) cho từng nhiệm vụ
4. Yêu cầu về trình độ cần có để làm việc: Nêu rõ các yêu cầu mà ứng viên cần có để đảm nhận nhận công việc như trình độ chuyên môn, các kỹ năng liên quan và kỹ năng mềm, phẩm chất, kinh nghiệm làm việc. Nếu không phải vị trí có yêu cầu cao về học thuật hoặc công ty có yêu cầu cao về học thuật, bạn không nên đặt yêu cầu về loại bằng (xuất sắc, giỏi, khá...) hay bằng của trường đại học nào bởi có thể bỏ lỡ những ứng viên xuất sắc trong công việc nhưng có bằng cấp không tốt
5. Nghĩa vụ, quyền lợi mà ứng viên sẽ nhận được: Đây là phần mà ứng viên vô cùng quan tâm khi đọc một bản mô tả công việc. Những quyền lợi và nghĩa vụ cần rõ ràng, thống nhất từ đầu để tránh mâu thuẫn, rắc rối trong quá trình làm việc. Một số thông tin có thể viết trong phần này của bản mô tả công việc là: Mức lương thưởng (nếu không thể công khai mức lương thì có thể nói về khoảng lương); chế độ đãi ngộ; cơ hội học tập, phát triển;....
6. Quy trình tuyển dụng: Các bước ứng tuyển; cách thức liên lạc; hình thức phỏng vấn

Khóa học Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Tổng kết

Bản mô tả công việc như một cầu nối giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên: Không chỉ giúp nhà tuyển dụng thể hiện những mô tả đầy đủ và chính xác nhất về công việc, hỗ trợ cho việc tuyển dụng mà còn giúp cho ứng viên hiểu rõ được nhiệm vụ của vị trí công việc, từ đó xem xét có phù hợp với bản thân hay không. Bơi vậy, một bản mô tả công việc chuẩn chỉnh cũng chính là chìa khóa giúp thu hút ứng viên mà bạn cần quan tâm đó!

Chúc bạn áp dụng thành công vào công việc của mình!