Nguyên tắc Pareto (80/20) là gì? Bí quyết làm ít được nhiều

Nếu như ngày nào bạn cũng ngồi làm việc và nhìn chằm chằm vào danh sách việc cần làm mà không biết nên bắt đầu từ đâu thì nguyên tắc Pareto (80/20) sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tăng hiệu suất đáng kể. 

Bí quyết được bật mí trong bài viết dưới đây của Gitiho, theo dõi ngay nhé!

Hiểu đúng về nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto hay còn được gọi là 80/20, là một nguyên tắc chung được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp doanh nghiệp hay mỗi nhân viên xác định được các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất mang lại tác động lớn nhất. Khi bạn đã xác định được nhiệm vụ có tác động, mọi thứ khác sẽ dần trở nên tốt hơn, bao gồm cả năng suất và lợi nhuận. 

Nguyên tắc này được đặt theo tên của một nhà kinh tế học là ông Vilfredo Pareto, hiểu một cách đơn giản thì đó là 80% kết quả đến từ 20% công sức của bạn. Ông đã tìm ra công thức này khi nghiên cứu sự phân bổ của cải của Ý.

Pareto quan sát thấy thấy rằng 20% những người giàu của nước Ý sẽ tạo ra 80% tài sản của cả đất nước. Sau đó ông thống kê ở nhiều nước khác nữa và ngạc nhiên khi thấy điều tương tự cũng xảy ra. 

Quy luật 80/20 cho thấy hầu hết mọi thứ đều có sự phân biệt không đồng đều. Trong rất nhiều công việc mà bạn phải làm mỗi ngày thì không phải công việc nào cũng sẽ tạo ra hiệu quả giống nhau, thậm chí có những việc mà không tạo ra hiệu quả. 

Điều quan trọng là nguyên tắc này không chỉ được áp dụng trong toán học mà nó còn được áp dụng trong mọi lĩnh vực đời sống, mọi công việc. 

Ví dụ về nguyên tắc Pareto

Ví dụ như trong một doanh nghiệp 80% doanh thu sẽ được tạo ra bởi 20% nhân viên bán hàng xuất sắc. Điều này nói lên rằng một số nhân viên làm việc với hiệu suất cao, nắm chắc kỹ năng, linh hoạt và hạn chế lỗi trong quá trình bán hàng, sử dụng thành thạo công nghệ sẽ có khả năng đem lại sẽ tác động lớn đến doanh thu doanh nghiệp. 

Ngược lại 80% nhân viên còn lại có thể chỉ tạo ra 20% hiệu suất hoặc thậm chí gây ra 80% sai sót trong quá trình làm việc. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc nhân viên không tập trung cao độ, kỹ năng còn yếu hoặc dành sự tâm huyết cho việc mình làm. 

Nếu nhận thấy được vấn đề này, doanh nghiệp có thể cải thiện bằng cách thực hiện các chương trình đào tạo như đào tạo kiến thức về sản phẩm, đào tạo chuyên môn, đào tạo sử dụng công nghệ… để nhân viên nắm vững tay nghề và nâng cao năng lực, cải thiện hiệu suất cũng như chất lượng sản phẩm. 

Để thực hiện đào tạo nhân viên hiệu quả, tối ưu thời gian, tiết kiệm ngân sách doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục Gitiho hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn như Vietinbank, Vietcombank, Bảo hiểm quân đội MIC, Momo, FPT Software… 

XEM CHI TIẾT VỀ GIẢI PHÁP GITIHO FOR LEADING BUSINESS

Hoặc ví dụ đối với công việc SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm trên google) thì chỉ có 20% từ khóa tạo ra 80% lượng truy cập (traffic) cho website đó. Ví dụ như trên website Gitiho.com, lượng traffic đổ về mỗi tháng thường là do người dùng tìm kiếm các từ khóa liên quan đến Excel, Powerpoint, VBA… trong số rất nhiều các từ khóa khác về chủ đề như Canva, Business, kỹ năng mềm, học thiết kế… 

Vậy thì thay vì dành thời gian thực hiện các bài viết có ít người tìm kiếm thì sẽ tập trung hơn vào việc phát triển mảng Excel hay Powerpoint để tạo ra kết quả mà bạn biết chắc chắn sẽ thành công. 

Cách sử dụng nguyên tắc 80/20 mang lại hiệu quả cho bạn

Theo nguyên tắc 80/20, 20% nỗ lực của bạn sẽ tạo ra 80% kết quả. Nếu bạn áp dụng nguyên tắc này để tăng năng suất thì điều đó không có nghĩa là bạn làm việc 20% thời gian hoặc đến văn phòng vài ngày trong tuần. Thay vào đó bạn làm việc chăm chỉ với những nhiệm vụ quan trọng nhất và đừng bỏ quá nhiều công sức vào những công việc không quá quan trọng. 

Thay vì làm việc không có định hướng, Pareto giúp bạn xác định những nhiệm vụ cần tập trung để tối đa hóa thời gian và chất lượng công việc. 

1. Quản lý thời gian

Áp dụng nguyên tắc 80/20 để xác định nhiệm vụ quan trọng nhất trong công việc và cuộc sống cá nhân của bạn. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ này vì chúng mang lại tác động đến kết quả tổng thể cũng như giúp bạn biết cách quản lý thời gian một cách tốt nhất. 

Đồng thời, hãy loại bỏ và đừng lãng phí thời gian, công sức vào những nhiệm vụ không quan trọng mang lại ít giá trị. 

Xem thêm: 7 Mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mỗi ngày

2. Tối ưu hiệu suất công việc

Trong công việc, 20% việc bạn làm tạo ra 80% thành quả chứ không phải là việc gì mà bạn làm cũng đạt kết quả như mong đợi. Bạn sẽ áp dụng nguyên tắc này như sau: hãy liệt kê những công việc mà mình làm, sau đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và tự đặt ra câu hỏi “việc gì mà khi làm sẽ mang lại nhiều hiệu quả và đem đến nhiều lợi ích hơn?”. 

Sau đó thực hiện theo danh sách ưu tiên đó bạn sẽ thấy việc mình làm vừa “nhàn tênh” mà vừa đem lại hiệu quả, cũng như có thời gian để làm thêm các việc khác như học các khóa học online nâng cao kỹ năng. 

Xem thêm: 20+ cách tuyệt vời để cải thiện hiệu suất công việc

3. Mối quan hệ cuộc sống

Một người sẽ có những mối quan hệ như bạn bè ở trường, bạn bè ở câu lạc bộ, bạn bè ở công ty, anh chị em trong gia đình… Nhưng sự thật là chỉ 80% hạnh phúc của bạn được tạo ra từ 20% những người mà bạn quen, còn những mối quan hệ khác có thể làm bạn mệt mỏi, không được thoải mái. 

Vậy thì nếu áp dụng nguyên tắc này thì bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho 20% người đó và giảm bớt thời gian bên người mối quan hệ vừa không đem lại giá trị, vừa khiến bạn không vui. Thời gian đó bạn sẽ đọc thêm sách, học thêm một kỹ năng mới, nấu ăn, chăm sóc bản thân sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cả. 

4. Phát triển sản phẩm

Trong việc phát triển sản phẩm bạn sẽ nhận ra 80% lợi nhuận đến từ 20% sản phẩm. Từ đó tập trung vào việc cải thiện hoặc phát triển hơn nữa tính này này để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của bạn. 

Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc 80/20

Dưới đây là một số lưu ý và cách áp dụng nguyên tắc này trong công việc cũng như cuộc sống, theo dõi nhé!

1. Nếu bạn nhận ra được rằng 80% thời gian mà dành cho một công việc nào mà nó không đem lại kết quả, không đem lại giá trị thì có lẽ là bạn nên thay đổi để tốt hơn. Hoặc trong một số trường hợp bạn nên dừng ngay công việc đó để tránh lãng phí thời gian và nguồn lực. 

Ví dụ như nếu bạn xác định được 20% công nhân đóng góp vào 80% kết quả thì bạn sẽ tập trung khen thưởng những nhân viên này. Ngược lại nếu xác định được 20% lỗi là do 80% sự cố thì bạn sẽ tập trung vào việc khắc phục 20% lỗi. 

2. Khi làm việc, bạn nên nhớ là mình sẽ tập trung nhiều thời gian cho việc quan trọng chứ không phải là chỉ làm việc quang trọng mà bỏ đi những việc ít quan trọng khác. 

Quy luật có tên là 80/20 nhưng con số ở đây không nhất thiết phải là 80 và 20 mà bản chất ở đây chính là mọi thứ trong cuộc sống như sự cố gắng, kết quả hay nỗ lực không được phân bổ một cách đồng đều. Bởi có một số yếu tố hay thành phần thường đóng vai trò quan trọng và chúng có cảnh hưởng đến kết quả chung. 

Trên đây là những thông tin về nguyên tắc Pareto mà Gitiho chia sẻ đến bạn đọc. Hãy ghi nhớ và áp dụng thường xuyên trong công việc và cuộc sống nhé. Một người làm việc tập trung vào điều quan trọng hay biết mình mạnh ở đâu để phát huy cũng như biết mình yếu ở điểm nào để cải thiện và sửa đổi chắc chắc sẽ là những người tiến rất xa trong sự nghiệp.