Những sai sót thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ một số trường hợp được quy định chi tiết. Các doanh nghiệp đã chuyển dần từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, tuy nhiên, vẫn còn gặp nhiều lúng túng, vì vậy sai sót là chuyện không thể tránh. Hãy cùng Gitiho chỉ ra những sai sót thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách khắc phục nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Lỗi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế. Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT với cơ quan thuế. Trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp dễ mắc phải những lỗi, sai sót sau đây:

Chọn sai hình thức hóa đơn

Ở bước chọn hình thức hóa đơn, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Rất nhiều doanh nghiệp không biết mình phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay hóa đơn điện tử không có mã, vì vậy sẽ dẫn tới tình trạng chọn sai. Để tránh sai sót, hãy chắc chắn mình thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhé! 

Lựa chọn đối tượng tượng sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền:

Ngoại trừ một số ít doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền theo quy định thì hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử phải trả tiền thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Bởi vậy, nếu doanh nghiệp bạn không nằm trong diện được phép sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền thì đừng tick chọn nhé!

Không thấy chức năng nộp tờ khai trên phần mềm hóa đơn điện tử

Một số doanh nghiệp không thể nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế do bị ẩn chức năng nộp tờ khai trên phần mềm hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp của bạn nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế và cần nộp tờ khai, trong trường hợp này, hãy liên hệ với tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn để nhận được hỗ trợ nhé. Còn nếu bạn không nhận được thông báo, doanh nghiệp vẫn thực hiện xuất hóa đơn theo quy định cũ bình thường.

Xem thêm: 5 kiến thức về Hóa đơn điện tử có thể bạn chưa biết

Lỗi, sai sót xảy ra khi xuất hóa đơn điện tử

Một trong những lỗi thường xảy ra với các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử là không thể xuất hóa đơn điện tử và cấp mã của cơ quan thuế từ phần mềm. Một số lỗi phổ biến là:

Hóa đơn điện tử không hiển thị được đầy đủ thông tin

Hóa đơn điện tử thông thường sẽ được thiết kế bởi Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, không phải mẫu chuẩn của Bộ tài chính yêu cầu. Vì vậy, có thể xảy ra tình trạng hoá đơn điện tử chưa chuẩn, không hiển thị đầy đủ đủ thông tin hoặc bị chèn, khuất một số chỉ tiêu trên hóa đơn. Lúc này, bạn hãy liên hệ lại với tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử để điều điều chỉnh lại cho phù hợp nhé!

Gặp lỗi khi cấp mã từ cơ quan thuế

Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi lên cơ quan thuế để xin cấp mã. Tuy nhiên, nếu dữ liệu không đúng định dạng thì hệ thống sẽ từ chối tiếp nhận và yêu cầu điều chỉnh. 

Hệ thống hóa đơn điện tử chưa ổn định

Do không phải hệ thống chuẩn của Bộ tài chính, chỉ là các tổ chức tư nhân  nên các tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử còn phát sinh một số vấn đề như tốc độ chậm, chưa chuẩn hóa dữ liệu với yêu cầu hệ thống của cơ quan thuế,.... Đối với trường hợp này, hãy liên hệ với tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ và giải quyết ngay khi xảy ra lỗi nhé!

Các lỗi khác về thủ tục, nghiệp vụ khi làm việc với hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn mới mẻ với nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh những khó khăn, sai sót về sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ gặp không ít những vướng mắc về thủ tục và nghiệp vụ khi làm việc với hóa đơn điện tử như: Làm thế nào khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã? Doanh nghiệp có cần chủ động đăng ký chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo, yêu cầu của cơ quan thuế hay không? và vô vàn những câu hỏi về nghiệp vụ khác.

Xem thêm: Làm thế nào khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã?

Đừng lo! Bạn hoàn toàn có thể cập nhật những hướng dẫn và xin tư vấn của cán bộ thuế, cơ quan thuế để nắm bắt rõ lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, cũng như các quy định về xử lý hóa đơn khi xảy ra sai sót sao cho chính xác. Chắc chắn với sự giúp đỡ này, bạn sẽ đỡ bỡ ngỡ và bối rối hơn khi phát sinh những vấn đề nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử đó!

Tổng kết

Trên đây là những sai sót và vướng mắc mà các doanh nghiệp thường gặp trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thời điểm chính thức bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử - 01/07/2022 - không còn xa, vì vậy, hãy trang bị cho mình đầy đủ kiến thức để dễ dàng xử lý và làm việc với hóa đơn điện tử!

Chúc bạn học tốt!