On the Job Training là gì? 5 bước quy trình OJT cụ thể cho doanh nghiệp

On the Job Training được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Chương trình giúp nâng cao năng lực, kiến thức cho nhân sự một cách hiệu quả. 

Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu On the Job Training là gì? Hình thức đào tạo này mang đến lợi ích như thế nào? Quy trình cụ thể ra sao? Nếu bạn đang phân vân hãy cùng Gitiho tìm hiểu chuyên sâu ngay trong bài viết sau đây. 

On the Job Training là gì?

On the Job Training (OJT) là đào tạo tại chỗ. Chương trình xây dựng nhằm đào tạo về chuyên môn, kiến thức, kỹ năng cơ bản, cần thiết để nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Phương pháp này được nhiều doanh nghiệp thời chuyển đổi số áp dụng. OJT được phân làm 2 loại như sau:

• OJT có kế hoạch: Thiết kế dựa theo những gì nhân sự cần biết có kế hoạch triển khai cụ thể. Thực hiện theo cách này thường tốn kém nhưng mang đến hiệu quả tốt hơn. 
• OJT tự phát: Tiến hành theo dạng “làm theo mọi người xung quanh” hoặc “quan sát ai đó bên cạnh”. Mặc dù chi phí thấp nhưng nguồn lực sử dụng không hợp lý, khiến nhân sự mới dễ nản, thu nạp được ít kiến thức. 

Xem thêm: Hướng dẫn đào tạo nội bộ thông qua Elearning

Với OJT, nhà quản lý có thể sử dụng tài liệu, công cụ, máy móc, thiết bị sẵn có để lên kế hoạch đào tạo nhân viên. Nhân sự tham gia có cơ hội vừa học, vừa hòa nhập với môi trường làm việc hàng ngày. 

Lợi ích nổi bật của On the Job Training 

Từ chia sẻ trên chắc hẳn bạn đã phần nào hiểu On the Job Training là gì? Đối với doanh nghiệp OJT mang đến nhiều lợi ích, cụ thể:

• OJT giúp nhân viên phát triển kỹ năng, kinh nghiệm trong môi trường thực tế. Đây là hành trang quan trọng để những nhân sự chuyên trách xử lý công việc nhanh chóng, dễ dàng hơn. Tư duy của họ cũng có sự thay đổi bất ngờ nhờ kiến thức thực tiễn, gần gũi. 
• Đào tạo theo phương pháp OJT tiết kiệm chi phí gấp nhiều lần so với các hình thức khác. Trong quá trình đào tạo, nhân sự có thể đem về thêm khách hàng, doanh thu cho cả team. 
• Nhờ được đào tạo kỹ năng xử lý công việc, thời gian làm việc đương nhiên giảm. Trong khi khối lượng công việc tăng lên giúp cải thiện năng suất lao động. Quá trình tương tác bạn cũng có thể học hỏi thêm được kinh nghiệm từ chính đồng nghiệp của mình. 
• Đào tạo OJT giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập với công việc khi thay đổi môi trường. Thông qua đây họ sẽ hiểu rõ nhiệm vụ mình cần làm là gì, những kỹ năng nào quan trọng. Từ đó, họ sẽ bớt lo lắng, bối rối hơn. 

Chưa hết, việc tổ chức đào tạo tại chỗ là cách giữ chân nhân sự hiệu quả. Bởi ngoài làm việc, tại công ty họ được rèn luyện kỹ năng, nâng cao kiến thức để hoàn thiện bản thân, mở ra cơ hội thăng tiến. Vì thế nghiên cứu triển khai OJT trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng thời điểm này. 

5 bước quy trình xây dựng On the Job Training cụ thể

Muốn xây dựng chương trình đào tạo On the Job Training, nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của nhân sự và chính doanh nghiệp để đưa ra phương án phù hợp. Bạn có thể dựa trên 5 bước quy trình dưới đây khi thực hiện:

Xác định đối tượng, kiến thức cần đào tạo

Trước khi thiết kế bất cứ chương trình đào tạo nào, bạn phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp là gì?
• Chiến lược phát triển như thế nào?
• Lợi nhuận đặt ra?
• Năng suất cần đạt?

Khi đã trả lời được những vấn đề trên, bạn cần liệt kê những yêu cầu về bằng cấp, kiến thức, kỹ năng để đáp ứng công việc. Như vậy bạn mới có thể xác định được chân dung những nhân sự tham gia và nội dung đào tạo. 

Thiết kế chương trình, kế hoạch đào tạo

Tiếp đến, chúng ta sẽ chọn định dạng, tài liệu phù hợp với mục tiêu đào tạo tại chỗ. Ví dụ: Đào tạo theo phong cách lớp học, cố vấn hay chương trình có cấu trúc. 

Trong đó, đào tạo OJT có cấu trúc là cơ bản nhất, định hướng được nhiệm vụ, hữu ích cho nhân sự đang làm các công việc lặp đi lặp lại. Quá trình học giúp nhân sự mới hiểu rõ cách thức vận hành, đặc thù vị trí làm việc. 

Xem thêm: 10 chỉ số đào tạo nhân viên HR không nên bỏ qua

Tùy vào từng nhân viên, người hướng dẫn sẽ áp dụng cách đào tạo phù hợp hiệu quả. Chẳng hạn thực hành qua nhiệm vụ thực tế, tổ chức hoạt động nhóm hay tạo hứng thú với hoạt động độc lập. 

Chuẩn bị tài liệu đào tạo

Khi đã xác định cách đào tạo tương ứng với nhóm nhân sự, chúng ta tiếp tục tìm kiếm, chuẩn bị tài liệu. Bạn có thể sử dụng cẩm nang công ty, các văn bản luật, quy định của nhà nước để bổ sung kiến thức cho nhân viên. 

Tùy thuộc vào đặc thù công việc chúng ta sẽ lựa chọn nội dung huấn luyện phù hợp. Ví dụ: Nhân viên kinh doanh nên nâng cao kỹ năng chốt sale, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ học về cách trả lời, giải quyết phản hồi của khách hàng, nhân viên pháp chế cần đào tạo thêm các điều luật mới bổ sung. 

Thiết kế chương trình On the Job Training càng chi tiết sẽ mang lại hiệu quả càng cao. Những gì nhân sự học được sẽ áp dụng ngay vào công việc hiện tại. Vì thế, lợi ích mang đến cho doanh nghiệp rất lớn. 

Lựa chọn giảng viên phù hợp

Mỗi khóa OJT triển khai nhà quản trị cần đảm bảo những người giỏi nhất trong lĩnh vực đó sẽ trực tiếp đào tạo, đứng lớp. Đó là người quản lý, cố vấn, điều phối viên hay đồng nghiệp được chỉ định. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thuê ngoài kết hợp một điều phối viên nội bộ. Điều này vô cùng hữu ích nếu bản thân công ty không sở hữu nhân tài có đủ năng lực, kiến thức tiến hành đào tạo, huấn luyện. 

Đánh giá

Sau mỗi khóa OJT, thực hiện đánh giá là điều không thể thiếu. Chúng ta cần lên một bảng khảo sát chi tiết để thu thập ý kiến từng người tham gia. Đương nhiên phần này cho phép ẩn danh nhằm đảm bảo tính minh bạch, công tâm. 

Bên cạnh đó, nhà quản trị nên đo lường sự cải thiện dựa trên hiệu suất làm việc trước và sau khi đào tạo. Tùy vào từng vị trí sẽ có những chỉ số khác nhau. Ví dụ: Bộ phận sale đánh giá thông qua doanh số tháng, bộ phận Marketing dựa vào KPI khách hàng mới, lượt tương tác. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể quan sát, trò chuyện với những người quản lý trực tiếp. Như vậy bạn sẽ có nhận thức rõ ràng hơn về tất cả hoạt động đang diễn ra tại phòng ban trong doanh nghiệp. 

Tóm lại, OJT chuẩn bị chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí đào tạo. Quan trọng hơn hết, công ty sở hữu được đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng thực tế. 

Gitiho hy vọng với chia sẻ trên đây bạn đã biết nên bắt đầu từ đâu. Nếu còn bỡ ngỡ, đừng ngại kết nối với các chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ.