Tìm hiểu 10 chỉ số đào tạo nhân viên mà L&D nên biết

Một trong những câu nói nổi tiếng nhất của Peter Drucker (chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị) đó là “Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó”. Câu nói này khá phù hợp nếu bộ phận Hr, Lnd tìm hiểu về các chỉ số đào tạo nhân của mình. 

Hàng năm, bộ phận nhân sự đều lên kế hoạch chi tiết về loại hình đào tạo mà họ cần cung cấp cho nhân viên để đạt được các mục tiêu kinh doanh và cải thiện kết quả kinh doanh tổng thể. Nhưng điều này có thực sự diễn ra? Và nếu hoạt động theo kế hoạch, liệu hoạt động đào tạo được tối ưu hóa 100% để đạt được kết quả như mong muốn?

Các giám đốc điều hành thường nghi ngờ về việc đầu tư tiền vào đào tạo mà không có bất kỳ kết quả hoặc số liệu rõ ràng nào. Đây cũng là điều dễ hiểu vì ngày càng có nhiều lý do để cắt giảm chi phí và thường thì ngân sách đào tạo là một trong những khoản đầu tiên bị ảnh hưởng. 

Vì vậy việc theo dõi các chỉ số đào tạo nhân viên giúp công ty đảm bảo rằng chương trình đào tạo hấp dẫn và đóng góp hữu ích vào các mục tiêu của doanh nghiệp.

Chỉ số đo lường hoạt động đào tạo nhân viên là gì?

Chỉ số đào tạo nhân sự là thước đo thể hiện hoạt động học của nhân sự trong quá trình đào tạo. Thông qua các chỉ số, sẽ giúp bộ phận HR và Lnd:

Đánh giá sự thành công của một chương trình đào tạo

Đo lường hiệu quả đào tạo của một chương trình

Sử dụng dữ liệu và thông tin chi tiết để điều chỉnh việc đào tạo phù hợp với các mục tiêu của tổ chức

Đánh giá các thành phần của một chương trình đào tạo

Trọng tâm chính của các thước đo đào tạo nhân viên là hiệu quả. Ví dụ, giả sử bạn làm việc trong một công ty bán quần áo trực tuyến. Để thúc đẩy doanh số bán hàng, bạn cần cải thiện SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) trang web của mình để thu hút khách hàng tiềm năng và cuối cùng là có được nhiều doanh thu hơn. 

Tuy nhiên, sau khi phân tích nhanh, bạn nhận ra nhân viên của mình không có các kỹ năng SEO cần thiết - vì vậy bạn gửi cho họ một lộ trình đào tạo. 

Lúc này, các chỉ số đào tạo nhân viên sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau: 

Việc đào tạo nhân viên về SEO có thành công không?

Người học có hài lòng với khóa đào tạo không?

Đã có sự gia tăng doanh số bán hàng cho trang web? Có sự gia tăng đáng kể về khách hàng tiềm năng không?

Trang web của bạn có được tối ưu hóa SEO hơn không?

Đào tạo bổ sung cần thiết cho bất kỳ kỹ năng SEO khác là gì? 

Trong một tổ chức, kết quả đào tạo thực sự trở nên rõ ràng khi có một mục tiêu cụ thể liên quan đến việc đào tạo.

Giả sử mục tiêu của bạn là tăng traffic lên 15% trong vòng 6 tháng. Trong trường hợp này, bạn có thể triển khai chương trình đào tạo thích hợp giúp nhân viên nâng cao kỹ năng cũng như trau dồi chuyên mình của mình. Sau đó, đo lường các chỉ số đào tạo dựa trên kết quả kinh doanh cụ thể đã xác định được.

Tại sao cần đo lường các chỉ số đào tạo?

Sử dụng các thước đo đào tạo nhân viên trong đánh giá đào tạo cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Nhờ đó sẽ loại bỏ thành kiến ​​và tránh các quyết định được đưa ra theo ý thích. Từ góc độ tổ chức, điều này tạo ra sự công bằng về thủ tục và có giá trị đối với bất kỳ khoản đầu tư tài chính nào được thực hiện vào quá trình đào tạo. Hơn nữa, việc sử dụng các chỉ số đào tạo giúp: 

Hiệu suất tài chính cần được đo lường: Bạn có thể liên kết các chỉ số đào tạo với các chỉ số đo lường hiệu quả tài chính (ví dụ: ROI, tính thanh khoản, các thước đo lợi nhuận). 

Để theo dõi hiệu suất theo thời gian: Việc sử dụng các chỉ số và KPI giống nhau cho phép bạn quan sát bất kỳ sự cải thiện đáng chú ý nào từ kết quả của việc nỗ lực đào tạo.

So sánh với đối thủ cạnh tranh: Sử dụng các số liệu nhất quán cho phép bạn so sánh chương trình đào tạo của mình với đối thủ cạnh tranh và đo lường xem bạn đang chi tiêu dưới mức hay bội chi. 

Giao tiếp minh bạch với nhân viên: Bạn có thể cho nhân viên thấy giá trị của việc đào tạo và giá trị khoản đầu tư vào họ. Bởi vì một trong những lý do lớn nhất khiến nhân viên rời bỏ tổ chức là do không được đào tạo. 

Vì vậy, sử dụng các thước đo đào tạo có thể là một cách đơn giản để cho nhân viên thấy giá trị của khoản đầu tư vào mình. Đôi khi nó không phải là về những gì được thực hiện mà là giá trị của nó được truyền đạt như thế nào.

10 chỉ số đào tạo nhân viên chuẩn xác nhất

Trong đánh giá đào tạo, bạn có thể sử dụng các số liệu đào tạo khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp bạn là gì: đo lường mức độ hài lòng và mức độ tham gia đào tạo, lập kế hoạch ngân sách đào tạo, cải thiện tỷ lệ tham gia và vượt qua kỳ kiểm tra hoặc đánh giá kết quả kinh doanh. 

Tại Công ty Công nghệ và Giáo dục Gitiho Việt Nam, việc theo dõi các chỉ số đào tạo nhân viên không phải là vấn đề quá lớn bởi mọi chỉ số đã được đo lường trên hệ thống quản lý học tập LMS. 

Đây là nền tảng đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay để đào tạo nhân sự và phát triển doanh nghiệp bền vững, tăng trưởng mạnh mẽ trong tương lai nhờ đào tạo.

Dưới đây là 10 chỉ số đào tạo nhân viên phổ biến:

1. Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên

Đây là một số liệu đơn giản, bạn có thể tính được bằng cách chia tổng chi phí đào tạo cho số lượng nhân viên. Điều này có thể áp dụng cho một chương trình cụ thể hoặc là tổng của tất cả các khóa đào tạo được thực hiện trong một năm. Công thức sẽ là:

Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên = chi phí đào tạo / số lượng nhân viên

Ví dụ: Chương trình đào tạo trong năm tốn 10,000,000đ  và bạn có 30 nhân viên.

Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên = 10,000,000đ / 30 = 333,333đ

Ví dụ: Ngân sách chi tiêu trung bình cho mỗi nhân viên hàng năm là 500,000đ. Vì vậy, bạn có thể đo lường xem bạn đang bội chi hay chương trình này là hợp lý. Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng số liệu này để lập kế hoạch ngân sách đào tạo của mình cho năm sau.

2. Sự tham gia, hưởng ứng của nhân viên

Sự tham gia của nhân viên đo lường lượng thời gian và nỗ lực mà nhân viên đầu tư vào quá trình học tập. Điều đó có nghĩa là người học thực sự đang dành thời gian để đăng ký và xử lý tài liệu đào tạo được cung cấp.

Mặc dù không có số liệu chính xác để đo lường điều này, nhưng bạn có thể xem một số thống kê về mức độ tương tác. Điều này bao gồm thời gian dành cho các khóa học (hầu hết các hệ thống đào tạo đều được tích hợp các tính năng này). 

Đương nhiên, người học càng dành nhiều thời gian trên nền tảng học tập và tương tác với các tính năng khác nhau đồng nghĩa họ tham gia tích cực cho chương trình đào tạo này.

Tuy nhiên, điều này có thể không phải lúc nào cũng đúng, vì trong một số trường hợp, người học chỉ “nhấp chuột” qua các học phần mà không học. Đó là lý do tại sao, để đo lường mức độ tương tác, bạn nên kết hợp nó với các chỉ số khác như hoàn thành khóa học, xếp hạng mức độ hài lòng và hiệu suất của nhân viên. 

3. Lợi tức đầu tư đào tạo

Lợi tức đầu tư (Return on Investment - ROI) của việc đào tạo nhân viên đo lường hiệu quả hoặc lợi nhuận của số tiền bạn bỏ vào chương trình đào tạo. 

ROI thường liên quan đến doanh thu và tác động kinh doanh. Bạn không cần phải đo lường ROI của mọi sáng kiến ​​đào tạo tại doanh nghiệp của mình. Thông thường, bạn sẽ chỉ cần theo dõi số liệu này cho 5% chương trình đào tạo có tác động mạnh nhất.

Một trong những cách phổ biến nhất để đo lường lợi tức đầu tư đào tạo là: 

Lợi tức đầu tư = (Lợi nhuận - Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư x 100

Giả sử bạn đã chi 5,000,000 cho việc đào tạo để tăng tốc độ giải quyết vấn đề của các nhân viên dịch vụ khách hàng. Kết quả là họ đã có thể tăng mức độ hài lòng của khách hàng và doanh số bán hàng, dẫn đến lợi nhuận ròng từ việc bán hàng tăng thêm 12,000,000. Như vậy lợi tức đầu tư đào tạo:  

(12,000,000 - 5,000,000) / 5,000,000 x 100 = 140%  

Xem thêm: 5 bước để đo lường ROI đào tạo tại doanh nghiệp

4. Sự hài lòng về chương trình đào tạo

Đây là một trong những số liệu đào tạo phổ biến nhất để đo lường và nó thường được tìm thấy trong một cuộc khảo sát sau đào tạo. Sự hài lòng được sử dụng để đánh giá mức độ hài lòng của người học với chương trình đào tạo mà họ nhận được. 

Bạn có thể sử dụng điểm (1 đến 10) với câu hỏi, “Khả năng bạn muốn giới thiệu buổi đào tạo này cho bạn bè hoặc đồng nghiệp” để thu thập phản hồi và đo lường mức độ hài lòng về trải nghiệm đào tạo.

Đây là một thước đo tuyệt vời để đánh giá việc đào tạo có thành công trong mắt người học hay không. Trong đó, bất kỳ thứ gì từ 5 đến 7 đều tốt. Bất cứ điều gì cao hơn 7 là tuyệt vời. Điểm dưới 5 là điều khiến bạn lo lắng và phải lên kế hoạch thực hiện các chương trình đào tạo sau tốt hơn. 

5. Hiệu quả hoạt động đào tạo nhân viên

Việc đào tạo phải tăng hiệu quả hoạt động trong công việc của từng nhân viên nếu nó được thực hiện một cách tốt và giải quyết những thiếu sót về kỹ năng cụ thể cần thiết để tối ưu hóa các quy trình tại nơi làm việc.

Ví dụ: Nhân viên A đang thiếu 20% KPI. Nếu một chương trình đào tạo nhân viên được triển khai để giải quyết vấn đề cụ thể này, cần có một cải tiến đáng chú ý (ví dụ: giảm xuống 10% ​​hoặc 5% theo thời gian).

6. Dữ liệu đăng ký khóa học

Điều này chỉ đơn giản là để đo lường có bao nhiêu nhân viên đăng ký vào khóa học. 

Ví dụ: Bạn có thể sử dụng số liệu này để cải thiện cách bạn truyền đạt chương trình đào tạo cho nhân viên. Bằng các thông điệp khác nhau như hình ảnh, tiêu đề, nội dung email được sử dụng khi trình bày khóa học từ đó đo lường hiệu quả.

Hơn nữa, nó cũng chỉ rõ xem chương trình đào tạo được triển khai có phù hợp với nhân viên hay không. Bạn có thể làm những việc nhỏ để cải thiện việc đăng ký khóa học (chẳng hạn như khuyến khích người quản lý thông báo, đề cập đến khóa học cho nhóm của họ) và xem nó cải thiện như thế nào theo thời gian. 

7. Tỷ lệ hoàn thành khóa học 

Tỷ lệ hoàn thành khóa học cung cấp cho bạn dấu hiệu về mức độ hoàn thành của khóa học mà một học viên đã hoàn thành. Nếu chỉ có 50 trong số 1.000 nhân viên đăng ký và hoàn thành 100% khóa học thì bạn cần xem lại chương trình đào tạo của mình và đưa ra những cách khác để khuyến khích việc hoàn thành khóa học, chẳng hạn như thêm tính năng gamification và sản xuất nội dung phù hợp. 

8. Tỷ lệ bỏ học của người học 

Đây là dấu hiệu cho thấy có bao nhiêu nhân viên bắt đầu một khóa học và không hoàn thành khóa học đó hoặc quyết định bỏ khóa học. 

Đó là thước đo cho chất lượng nội dung của tài liệu đào tạo hoặc thậm chí có thể chỉ ra các vấn đề về tính tương thích của các công cụ trong các nền tảng học tập trực tuyến. 

Lý tưởng nhất là bạn đo lường xem người học đã bỏ học ở thời điểm nào, nội dung nào trong khóa học. Điều đó giúp bạn nắm được vấn đề của một phần cụ thể của khóa đào tạo.

9. Tỷ lệ vượt qua bài đánh giá và điểm đánh giá

Tỷ lệ vượt qua đánh giá sẽ đo lường số lượng nhân viên đã vượt qua hoặc không đạt một chương trình. 

Ví dụ: Nếu 200 nhân viên làm bài kiểm tra vào cuối khóa học và chỉ có 45 người vượt qua, thì tỷ lệ đậu là 22,5%.

Nó có thể chỉ ra rằng bài đánh giá cuối cùng của khóa học là khó, hoặc đây là cách để bạn lọc ra những nhân viên giỏi nhất trong doanh nghiệp. 

Nếu tỷ lệ đậu và điểm đánh giá của nhân viên thấp bất ngờ, bạn có thể kiểm tra xem nguyên nhân gây ra nó là gì: Có phải học viên đã mất quá nhiều thời gian để hoàn thành khóa học và quên mất những gì đã học ở đầu? Hay các câu hỏi đã chi tiết một cách không cần thiết?

10. Hiệu suất của nhân viên sau đào tạo

Hiệu suất của nhân viên sau đào tạo là xem xét sự cải thiện hiệu quả, năng suất làm việc của nhân viên với các kỹ năng liên quan đến khóa đào tạo. Tác động của việc đào tạo có thể nhận thấy ngay lập tức hoặc chỉ sau một khoảng thời gian ngắn, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của kỹ năng được đào tạo.

Bạn có thể đo lường điều này thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu suất của nhân viên như số sản phẩm bán được hoặc giải quyết các khiếu nại của khách hàng ở cấp độ cá nhân hoặc doanh thu trên mỗi nhân viên ở cấp độ phòng ban ở trước và sau khóa đào tạo và so sánh kết quả. Một lần nữa bạn chỉ cần đo lường điều này cho các khóa đào tạo có tác động nhất.

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo tại doanh nghiệp

Làm thế nào để thu được dữ liệu về chỉ số đào tạo?

Để lấy dữ liệu cho các chỉ số đào tạo, bạn cần xem xét: 

1. Sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS: 

Hệ thống quản lý học tập (LMS - Learning Management System) là một phần mềm hoặc ứng dụng web cung cấp một nền tảng để quản lý, triển khai và theo dõi các hoạt động học tập trực tuyến. 

LMS thường được sử dụng trong các môi trường giáo dục và đào tạo để tổ chức nội dung học tập, quản lý người dùng, cung cấp bài giảng, thiết kế các bài kiểm tra và theo dõi tiến độ học tập.

2. Khảo sát:

Sử dụng khảo sát để thu thập ý kiến và phản hồi từ người học. Thông qua khảo sát, bạn có thể biết được nguyện vọng học tập và đánh giá chương trình đào tạo từ phía người học. Qua đó, việc đo lường mức độ hài lòng nhân sự sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. 

Xem thêm: 

Tổng hợp câu hỏi khảo sát nhu cầu đào tạo cho đội ngũ nhân sự

50 câu hỏi khảo sát sau đào tạo hay nhất

3. Hiệu suất làm việc của nhân sự: 

Để đo lường hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự, bạn có thể theo dõi nhân viên trong quá trình họ làm việc như thế nào. Ví dụ như áp dụng hiệu quả kiến thức đã học trong môi trường làm việc, sự cải thiện và tư duy trong việc giải quyết công việc hằng ngày. Hoặc các phản hồi từ quản lý, đồng nghiệp cũng có thể cung cấp các thông tin quan trọng về hiệu suất làm việc sau quá trình đào tạo. 

Kết luận

Đào tạo nhân viên hiệu quả là chìa khóa để chứng minh vị thế doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng nó mang lại kết quả như bạn mong muốm. Vì vậy, việc theo dõi các chỉ số đào tạo nhân viên phù hợp sẽ giúp bạn đảm bảo điều này.