Cách lập ngân sách đào tạo doanh nghiệp đầy đủ và chi tiết

Bạn có biết? Các công ty đang chi 130 tỷ USD để đào tạo đội ngũ nhân sự của mình và chỉ có 25% hoạt động đào tạo mang lại hiệu quả. Phần lớn nguyên nhân là bởi đội ngũ LnD, nhân sự không biết lập kế hoạch ngân sách đào tạo hoặc không biết cách triển khai như thế nào? 

Nếu bạn đang lên kế hoạch đào tạo cho doanh nghiệp vào năm 2024, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn một phần cực kỳ quan trọng đó là lập kế hoạch ngân sách đào tạo đầy đủ và chi tiết trong bài viết dưới đây!

Ngân sách đào tạo là gì? 

Ngân sách đào tạo là một khoản ngân sách mà doanh nghiệp chi cho việc phát triển kỹ năng, mở rộng chuyên môn, kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân sự bao gồm chi phí, nguồn lực trực tiếp và gián tiếp được sử dụng để đào tạo nhân viên. Nó bao gồm chi phí cho nền tảng học tập, khóa học, sách, tài liệu. Ngoài ra nó cũng bao gồm các chi phí gián tiếp như lương, thời gian dành cho việc học tập. 

Xem thêm: Chi phí đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp bao nhiêu là đủ?

Ngân sách cho hoạt động đào tạo gồm những gì?

Trước tiên, để lập ngân sách đào tạo, mỗi LnD cần xác định được khoản chi của đào tạo, bao gồm: 

1. Học phí khóa học

Xác định chi phí cho các khóa học, chương trình đào tạo hoặc các khoản phí liên quan đến việc nâng cấp kỹ năng và mở rộng kiến thức cho đội ngũ nhân sự. 

2. Chi phí nền tảng và công cụ đào tạo

Hiện nay, hầu hết lĩnh vực đã chuyển đổi số, hoạt động đào tạo cũng không thể nằm ngoài xu hướng này. Việc sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) cùng các tiện ích như số hóa đào tạo, xây dựng khung năng lực… đang trở thành một phần quan trọng của chiến lược đào tạo. 

Chi phí nền tảng sẽ bao gồm chi phí sử dụng nền tảng học trực tuyến, phần mềm quản lý đào tạo và các công cụ hỗ trợ khác. 

3. Chi phí thuê giảng viên, chuyên gia đào tạo

Hầu hết các chương trình đào tạo đều có thể áp dụng hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn có một số nội dung đặc thù cần phải thuê giảng viên hoặc chuyên gia để hướng dẫn và chia sẻ kiến thức. 

Chi phí thuê giảng viên, chuyên gia đào tạo sẽ rất đa dạng, tùy thuộc vào kinh nghiệm, chuyên môn… của mỗi người. 

4. Chi phí đánh giá và kiểm tra

Chi phí kiểm tra liên quan đến chi phí tổ chức các bài kiểm tra, đánh giá sau quá trình đào tạo để có thể đo lường hiệu suất cũng như khả năng áp dụng của đội ngũ nhân sự. 

5. Chi phí lương và thời gian làm việc

Bộ phận nhân sự hoặc LnD cần xác định chi phí lương cho nhân sự khi nhân sự tham gia vào quá trình đào tạo. Ngoài ra, cần tính toán thời gian mà nhân viên tham gia vào việc đào tạo trong quá trình làm việc. 

Lưu ý rằng, ngân sách cho việc triển khai hoạt động đào tạo cần được tối ưu và phân bổ một cách cân đối để đảm bảo mang lại hiệu quả cũng như không lãng phí tiền bạc của mỗi tổ chức. 

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch ngân sách đào tạo

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước lập kế hoạch ngân sách đào tạo: 

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo của bạn

Trước khi lên kế hoạch ngân sách đào tạo, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu đào tạo của cá nhân và tổ chức bao gồm: 

Xác định mục tiêu: mục tiêu mà bạn muốn đạt được thông qua chương trình đào tạo, ví dụ như 90% nhân sự hoàn thành 80% chương trình học, 70% nhân sự đạt điểm kiểm tra trên 8… 

Đối tượng học viên: Xác định ai sẽ là đối tượng chính của chương trình đào tạo, là toàn bộ nhân viên hay một nhóm cụ thể, bộ phận… 

Kỹ năng cụ thể mà bạn muốn nhân viên phát triển: Xác định những kỹ năng cụ thể mà bạn nghĩ cần thiết cho sự phát triển của nhân viên. 

Từ đó có thể xác định được thông qua việc đào tạo có thể giải quyết những vấn đề cụ thể nào và đóng góp như thế nào vào mục tiêu tổng thể của tổ chức. 

Bước 2: Phân loại chi phí đào tạo

Sau đó, tổ chức cần phân loại chi phí đào tạo để có cái nhìn tổng quan về những khoản nào sẽ phải chi cho đào tạo. Các loại chi phí có thể bao gồm: 

• Chi phí cố định: Là chi phí không thay đổi tùy thuộc vào quy mô đào tạo, ví dụ như chi phí thuê địa điểm, thiết bị… 
• Chi phí biến động: Là chi phí thay đổi theo quy mô, phạm vi đào tạo như giảng viên, chi phí phát sinh…

Bước 3: Phân bổ ngân sách đào tạo

Dựa vào chi phí đào tạo đã được xác định ở trên, việc phân bổ ngân sách cho từng mục tiêu cụ thể và hoạt động đào tạo sẽ dựa vào đó. Bạn sẽ chi ngân sách thành các phần như chi phí giảng viên, công nghệ hỗ trợ, tài liệu khóa học, khóa học online… và các chi phí khác. Điều này giúp đảm bảo được rằng tài chính được phân chia một cách cân đối và hợp lý. 

Tiết kiệm ngân sách đào tạo với hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business

Thay vì đào tạo theo phương pháp truyền thống như trước kia, nhiều doanh nghiệp đã dần thay đổi và lựa chọn đào tạo trực tuyến để đào tạo cho doanh nghiệp của mình. 

Trong đó, với giải pháp của Gitiho for Leading Business đã giúp nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số hoạt động đào tạo, không những tiết kiệm được chi phí mà còn tiết kiệm được thời gian cũng như nguồn lực. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chuỗi, số lượng nhân sự lớn, phân tán ở nhiều nơi. 

Chỉ với từ 6.999.000đ/năm sử dụng nền tảng của Gitiho, doanh nghiệp sẽ được:

• Tiết kiệm 100% phí tổ chức, trang thiết bị - anh chị có thể thiết lập và khởi tạo hệ thống E-Learning hiện đại chỉ sau một vài cú click, với đầy đủ các tính năng.
• Tiết kiệm 80% phí giảng viên, khóa học - chúng tôi có sẵn 500+ khóa học chất lượng cao trên đầy đủ 14 lĩnh vực, với chi phí cực kỳ ưu đãi.
• Tiết kiệm 100% phí đi lại, ăn uống, chỗ ở - 100% nhân viên có thể được đào tạo từ xa linh động mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
• Tiết kiệm 80% công sức, thời gian LnD -  vì giờ đây mọi thứ có thể tự động hóa với nền tảng all-in-one.

Những bước trên đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch ngân sách đào tạo khá đầy đủ và chi tiết cho năm 2024. Từ đó tối ưu hiệu suất của đội ngũ nhân sự và đảm bảo được rằng đầu tư vào đào tạo mang lại giá trị cao nhất.