Chi phí đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp bao nhiêu là đủ?

Không thể phủ nhận một trong những nỗi lo của các doanh nghiệp là chi phí đào tạo nhân sự sẽ rất tốn kém và khó có thể đo lường được. Tuy nhiên đây lại là hoạt động để doanh nghiệp tạo nên tài năng và giúp doanh nghiệp phát triển, duy trì tính cạnh tranh. 

Theo thống kê của IBM, 81% quản lý cho rằng phát triển tài năng là ưu tiên số 1 của tổ chức. Tại Việt Nam, theo khảo sát top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam được thực hiện bởi VNR500, 85% doanh nghiệp coi chiến lược đào tạo nhân sự là ưu tiên hàng đầu.

Vậy các doanh nghiệp đang bỏ ra bao nhiêu chi phí để đào tạo nhân viên là hiệu quả? Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết. 

Đào tạo nhân viên có gọi là chi phí?

Như Giám đốc điều hành Sandler Training, ông Shaun Thomson đã từng khẳng định: “Đào tạo nên được coi là một khoản đầu tư chứ không phải là chi phí - doanh nghiệp cần đặt ra kỳ vọng về ROI ngay từ đầu để có câu trả lời chính xác cho việc lợi nhuận tạo ra từ đào tạo sẽ lớn hơn khoản đầu tư ban đầu”. 

Nhân viên là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, họ có thể là những người hưởng lợi trước mắt của việc đào tạo. Nhưng về lâu về dài, doanh nghiệp mới là người được hưởng lợi lớn nhất. Đây cũng chính là lý do tại sao việc đầu tư vào kỹ năng hiện có của nhân viên sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc tìm kiếm nhân tài mới. 

Bất cứ điều gì giúp cải thiện kiến thức và kỹ năng của nhân viên sẽ giúp họ phát triển doanh nghiệp và thúc đẩy lợi nhuận của bạn. Các công ty cung cấp chương trình đào tạo toàn diện có thu nhập trên mỗi nhân viên cao hơn 218% và có tỷ suất lợi nhuận cao hơn 24%. 

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Như vậy, các doanh nghiệp không nên coi chi phí đào tạo làm cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Thay vào đó nên nghĩ xem làm thế nào để chi tiêu cho đào tạo một cách khôn ngoan? Trước hết, bạn cần phải nắm rõ những yếu tố nào ảnh hưởng đến đào tạo? 

6 yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí đào tạo nhân viên?

Theo Hiệp hội phát triển nhân tài, các tổ chức chi trung bình 1252 USD cho mỗi nhân viên khi thực hiện các chương trình đào tạo. 

Còn tại Công ty Giáo dục trực tuyến Gitiho Việt Nam, ước tính chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên/năm là 1.250.000VNĐ. Nếu tính ra mỗi tháng, công ty sẽ chỉ phải trả khoảng 100.000VNĐ/nhân viên tham gia đào tạo. 

Vậy số tiền phải chi trả để đào tạo nhân viên là bao nhiêu, dựa trên những yếu tố nào? 

1. Quy mô công ty

Quy mô là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến chi phí đào tạo nhân viên. Công ty càng lớn thì chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên càng cao. Ngược lại, công ty càng nhỏ thì chi phí đào tạo càng thấp.

Theo báo cáo về tỷ lệ đầu tư cho hoạt động đào tạo của các doanh nghiệp có quy mô >5000 đạt con số cao nhất với tỷ lệ gấp 2 lần so với các doanh nghiệp có quy mô <500 nhân sự. Vậy tại sao lại như vậy?

Đầu tiên, để đáp ứng kế hoạch kinh doanh của công ty, các doanh nghiệp phải đầu tư vào các hoạt động đào tạo để nâng cao chuyên môn và kỹ năng của nhân viên. 

Thứ hai, các doanh nghiệp lớn thường có hệ thống đào tạo bài bản và chuyên nghiệp hơn. Thậm chí họ có cả bộ phận L&D chuyên phụ trách đào tạo nhân viên. Đồng thời, họ sử ứng dụng chuyển đổi số vào hoạt động đào tạo như hệ thống LMS, các khóa học trực tuyến cho nhân viên.  

Còn với các doanh nghiệp nhỏ, dù chi phí đào tạo thấp nhưng họ ít đầu tư vào việc học tập của nhân viên. Theo ước tính, tại châu Âu, các công ty có từ 10-19 nhân viên chỉ chi khoảng 1.5% tổng chi phí lao động cho đào tạo, trong khi mức trung bình là 2.3%. Và ở Bắc Mỹ, tình hình cũng không khả quan hơn, các công ty có quy mô nhân sự khoảng 500 người có tỷ lệ tham gia đào tạo chính thức gấp đôi so với các công ty có quy mô vài chục người. 

Nếu vấn đề chi phí cản trở việc đào tạo thì các doanh nghiệp nhỏ có thể phát triển đào tạo theo cách tối ưu nhất, quan trọng là vẫn đảm bảo cơ hội học tập cho nhân viên. Có thể xem thêm tại đây. 

2. Lỗ hổng kỹ năng của nhân viên

Lỗ hổng kỹ năng là sự chênh lệch về khả năng hiện tại của nhân viên và bộ kỹ năng mà công ty yêu cầu để nhân viên có thể đáp ứng công việc một cách tốt nhất. Khoảng cách này càng lớn thì chi phí đào tạo mà công ty bỏ ra càng cao và ngược lại. 

Ngoài ra khi thực hiện các chương trình đào tạo, một nhóm nhân viên đều có trình độ giống nhau và kỹ năng tương tự nhưng sẽ có người tiếp thu và vận dụng nhanh hơn những người khác. Vì vậy, một vấn đề nữa đặt ra là việc nâng cấp kỹ năng của nhân viên cùng cấp độ có mức chi phí đào tạo khác nhau. Những người học chậm hơn và có khoảng cách kỹ năng lớn sẽ đòi hỏi nhà quản lý đầu tư nhiều thời gian hơn, dẫn đến chi phí cao hơn. 

3. Phương pháp đào tạo nhân viên

Các loại hình đào tạo khác nhau có chi phí khác nhau. Một số hình thức đào tạo phổ biến như đào tạo truyền thống kiểu lớp học, đào tạo trực tuyến, Mentor, hội thảo, đào tạo tại chỗ, nhân viên tự học, Workshop… với những ưu, nhược điểm riêng. 

Ví dụ như triển khai hoạt động đào tạo trực tuyến bạn sẽ phải chi trả cho hệ thống hệ học tập LMS, mua các khóa học, phí duy trì hệ thống… Còn nếu đào tạo thuê ngoài thì bạn sẽ phải chi trả cho giảng viên, tài liệu đào tạo… 

Mỗi doanh nghiệp sẽ tùy chỉnh hoặc kết hợp các phương pháp đào tạo dựa trên nhu cầu của nhân viên và mục tiêu kinh doanh cụ thể. 

4. Ngành nghề

Một số ngành nghề như khách sạn, nhà hàng, công ty sản xuất, giải trí… không đòi hỏi quá nhiều kiến thức chuyên môn hay kinh nghiệm mà họ chỉ cần đào tạo tại chỗ hay chỉ cần thành thạo một số kỹ năng cơ bản như giao tiếp, xử lý sự cố… thì chi phí không phải là một vấn đề. 

Đổi lại, một số ngành nghề như marketing, phân tích dữ liệu, hành chính nhân sự, kế toán… yêu cầu nhiều kỹ năng hơn để có thể phát triển và theo kịp xu hướng của thời đại. Do vậy, các chương trình đào tạo phải liên tục và cập nhật, dẫn đến chi phí đào tạo cap. 

5. Chi phí không hiện hữu

Ngoài các chi phí có thể nhìn thấy được thì còn tồn tại một số chi phí phát sinh như: thời gian người quản lý bỏ ra để đào tạo nhân viên, ngân sách cho việc in ấn tài liệu, thời gian di chuyển đến địa điểm đào tạo…

Ngày nay, để tối ưu hơn hoạt động đào tạo, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn chuyển đổi số giáo dục bằng cách ứng dụng hệ thống quản lý học tập LMS. Đây là hệ thống hệ thống giúp mọi nhân sự trong một công ty được học tập online, thi và đánh giá năng lực, phát triển bản thân với lộ trình học tập… và rất nhiều tính năng khác liên quan đến phát triển con người. 

Nổi bật đó là LMS của Gitiho for Leading Business, đây cũng là hệ thống được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để có thể đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, bài bản và tiết kiệm được chi phí, thời gian cũng như nguồn lực của mình. 

CLICK ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ HỆ THỐNG tại đây:

Cách tính chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên

Hiện nay, các công ty vẫn thường áp dụng công thức dưới đây để tính chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên:

Tổng chi phí đào tạo / số lượng nhân viên = chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên. 

Trong đó:

Xác định tổng chi phí đào tạo: chi phí đào tạo bao gồm tất cả chi phí liên quan đến khóa đào tạo như tiền mua khóa học, tiền lương của chuyên gia, chi phí tài liệu, quà cho nhân viên đạt kết quả cao… 

Số lượng nhân viên tham gia đào tạo: Đây là số lượng nhân viên tham gia khóa đào tạo hoặc chương trình đào tạo cụ thể. 

BẬT MÍ cách giảm chi phí đào tạo nhân viên bằng e-learning

Học trực tuyến (e-learning) là cách hoàn hảo để cải tiến chương trình đào tạo và tối ưu chi phí đào tạo của bạn. Đây là phương pháp giảng dạy và học tập được diễn ra trên một hệ thống có kết nối mạng internet. Như vậy tổ chức không cần phải tổ chức những buổi đào trực tuyến, thuê chuyên gia, in tài liệu… tốn thời gian và ngân sách mà lại không đo được hiệu quả. 

Ví dụ như công ty A từ trước tới nay vẫn đào tạo nhân viên mới về văn hóa doanh nghiệp theo phương pháp đào tạo truyền thống, sẽ tổ chức một buổi gặp mặt và lãnh đạo công ty sẽ thuyết trình văn hóa cho nhân viên. Nếu 1 tháng, công ty có khoảng 10-20 nhân viên mới, vậy sẽ phải tổ chức bao nhiêu buổi đào tạo? 

Trong khi với phương pháp đào tạo trực tuyến, bộ phận nhân sự hoặc L&D sẽ lên nội dung và thiết kế, đóng góp chuyên đề Văn hóa doanh nghiệp thành một khóa học online và gửi cho nhân viên mới nghiên cứu, theo dõi. Như vậy, nhân viên vẫn đảm bảo được khả năng lĩnh hội và tiếp thu kiến thức, hơn nữa họ còn được học theo tốc độ của riêng họ và học trong thời gian rảnh không ảnh hưởng đến công việc. 

Điều quan trọng nhất để chi tiêu cho đào tạo một cách khôn ngoan nhất chính là cung cấp chương trình đào tạo mà học viên cần. Bạn phải thực hiện khảo sát, phân tích để biết được nhân viên của mình muốn được học gì, khao khát học gì hay cần phải học gì để phát triển bản thân. 

Đây là điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không phải tổ chức nào cũng làm được. Bởi tổ chức không đặt mình vào vị trí của nhân viên và họ cũng không hiểu được nhân viên của mình mạnh/yếu những kỹ năng gì? 

Ví dụ như công ty A thực hiện đào tạo chương trình “Kỹ năng thiết kế Canva cơ bản cho người không chuyên” và yêu cầu tất cả nhân viên trong bộ phận hành chính nhân sự, content tham gia đào tạo. Nhưng có những nhân viên đã nắm vững kỹ năng này rồi và thứ mà họ cần học là kỹ năng nâng cao chứ không phải kỹ năng cơ bản. Vì vậy, tổ chức sẽ lãng phí một khoản tiền đào tạo cho nhân viên đó mà chẳng thu được kết quả gì. 

Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận vai trò của việc đào tạo truyền thống. Tổ chức nên kết hợp các phương pháp đào tạo để làm tăng tính đa dạng, sự tham gia, tinh thần ham học của nhân viên. Lãnh đạo, quản lý cũng nên tổ chức các buổi workshop chia sẻ kiến thức, cập nhật xu hướng, cách giải quyết công việc hay kỹ năng mới cho nhân viên trong đội ngũ của mình. 

Trên nền tảng giáo dục Gitiho, hiện có sẵn 500+ khóa học trực tuyến đa dạng mọi lĩnh vực, kỹ năng như tin học văn phòng, hành chính nhân sự, kế toán, marketing, dữ liệu, xuất nhập khẩu, kỹ năng mềm… với 500.000+ học viên theo học. Kiến thức trong các khóa học đều được giảng dạy bởi chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, giúp học viên áp dụng ngay kiến thức được học để giải quyết công việc hiệu quả. 

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn các khóa học và cung cấp cho nhân viên, ngoài một số khóa học bắt buộc như văn hóa doanh nghiệp, đào tạo sản phẩm… thì nhân viên sẽ chủ động trong việc chọn khóa học mà mình yêu thích hoặc khóa học mình muốn học để cải thiện và nâng cao kỹ năng. 

Bên cạnh đó, việc tích hợp hệ thống quản lý học tập LMS là điều cần thiết. Với hệ thống, doanh nghiệp sẽ tải lên các khóa học nội bộ của mình và thêm các khóa học mua ngoài, sau đó thêm danh sách nhân sự theo từng phòng, ban và tiến hành triển khai hoạt động đào tạo cho nhân sự. 

Bạn cũng có thể theo dõi tiến trình học tập của cá nhân và đo lường hoạt động đào tạo để đưa ra đánh giá và báo cáo kết quả lên cấp trên một cách đơn giản nhất. 

Xem thêm: 3 công cụ giúp theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Gitiho là một doanh nghiệp nhỏ đang trên đà tăng trưởng và luôn chú trọng đào tạo nhân lực từ khi thành lập. Theo báo cáo trên hệ thống LMS, chi phí đào tạo 85 nhân sự trong 3 năm (2020-2023) là 81.945.000, đây thực sự là một con số rất nhỏ so với doanh thu của công ty. 

“Góc học tập” của một nhân sự tại Gitiho Việt Nam: 

Thực chất, nhiều CEO, chủ doanh nghiệp vẫn nghĩ rằng đào tạo nhân viên vừa tốn kém lại không thấy rõ được hiệu quả mà nó mang lại. Vậy lý do gì mà các ông lớn như Vingroup, Vinamilk, Thế giới di động, Viettel, Golden Gate… lại bỏ ra hàng chục tỷ đồng để đào tạo nhân viên mỗi năm. Bởi những người lãnh đạo như ông Phạm Nhật Vượng, Nguyễn Đức Tài, bà Mai Kiều Liên…đều lấy từ kinh nghiệm bản thân mà ra, đó là chỉ khi bản thân mình giỏi, có kiến thức, biết nhiều, trải nghiệm nhiều, học tập nhiều thì mới có thể biến những khát khao thành sự thật và dễ dàng đạt được mục tiêu. 

Đối với nhân viên cũng vậy, khi nhân viên phát triển thì doanh nghiệp mới phát triển và tạo ra những đột phá, sáng tạo so với đối thủ cạnh tranh. 

Những công ty thành công trên thế giới đã chi bao nhiêu tiền cho việc đào tạo?

Trên thế giới, có rất nhiều công ty chú trọng vào đào tạo và coi chi phí đào tạo như một khoản đầu tư có lãi trong tương lai. Trong đó có Google, sự phát triển của tập đoàn gắn liền với sự phát triển của nhân viên. Theo một số nguồn tin, gã khổng lồ công nghệ có thể chi tiêu hàng trăm triệu đô la hàng năm cho các chương trình đào tạo. 

Apple cũng là một trong những công ty hàng đầu ưu tiên đào tạo cho đội ngũ nhân viên. Họ đầu tư rất lớn vào đào tạo nhân viên kỹ thuật và nhân viên bán hàng. Số tiền chính xác không được công bố nhưng ước tính là hàng tỷ đô la mỗi năm. 

Tại Việt Nam cũng không ngoại lệ, có thể điểm mặt một số tập đoàn, công ty chú trọng vào đào tạo như Vingroup, Viettel, SamSung Electronics, Khoáng sản Việt Nam Vinacomin, Công ty CP Đầu tư Thế giới di động… 

Theo báo cáo, năm 2019, CBNV tập đoàn Vingroup đã hoàn thành hơn 3.5 triệu giờ đào tạo, tăng 40% so với năm 2018 và chi phí đầu tư cho đào tạo hàng năm đều trên 50 tỷ đồng. 

Viettel là tập đoàn lâu đời nhất ở Việt Nam và là thương hiệu được định giá 8.758 USD, xếp thứ 277 trong số những thương hiệu giá trị nhất thế giới, xếp thứ 18 thế giới và đứng thứ 2 châu Á, thứ nhất Đông Nam Á ở lĩnh vực thương hiệu viễn thông. Để đạt được thành công như vậy, tập đoàn luôn làm việc theo 3 giá trị cốt lõi là “Thay đổi, bổ sung và hội nhập”. Trong đó, yếu tố con người luôn được tập đoàn chú trọng, với tinh thần như vậy, hàng năm Viettel bỏ ra gần 30 tỷ đồng cho việc tìm kiếm và đào tạo nguồn nhân lực. 

Tiếp đó, Công ty Samsung Electronics Việt Nam luôn dành sự quan tâm đặc biệt với các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với mục tiêu mỗi nhân viên Samsung không chỉ giỏi về chuyên môn mà phải có hiểu biết về văn hóa xã hội, đồng nghĩa với việc luôn luôn trau dồi và mở rộng kiến thức. Theo ước tính, Samsung luôn dành ngân sách lớn gần 60 tỷ đồng/năm để tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân sự. 

Tập đoàn Thế giới di động cũng là một trong những doanh nghiệp phát triển vững mạnh nhờ vào đào tạo. Hiện nay, số lượng nhân viên của tập đoàn gần 80.000 người làm việc trên 1189 cửa hàng tại các hệ thống gồm Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh, Nhà thuốc An Khang, Topzone, AVAKids… Đây cũng là doanh nghiệp tiên phong trong việc áp dụng công nghệ 4.0 vào hoạt động kinh doanh như hệ thống học tập trực tuyến, khóa học online để có thể tối ưu hoạt động và chi phí đào tạo. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm, Thế giới di động sẵn sàng chi trả ngân sách khoảng trên 20 tỷ đồng cho việc thuê chuyên gia, triển khai đào tạo kỹ năng bán hàng, kỹ năng mềm cho nhân viên. 

Có một chân lý không bao giờ thay đổi đó là sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ đi đôi với phát triển nhân viên. Peter Drucker (cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh) nói rằng: “Phát triển con người là phát triển kinh doanh, CEO chỉ cần tập trung vào cải thiện điểm then chốt này, mọi chỉ số trong doanh nghiệp sẽ tự phát triển bao gồm cả khách hàng”. 

Hy vọng rằng với bài viết chia sẻ về chi phí đào tạo nhân viên và cách đào tạo tối ưu sẽ giúp cho các doanh nghiệp thực hiện đúng chiến lược đào tạo và được hưởng lợi sớm từ đào tạo trong tương lai.