3 công cụ giúp theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Các chuyên gia LnD trên thế giới đã chia sẻ rằng việc triển khai các khóa đào tạo cho nhân sự là chưa đủ. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải học cách theo dõi quá trình đào tạo nhân viên của mình thường xuyên. Như vậy, các bên liên quan mới đảm bảo được rằng các chương trình LnD hiệu quả hay cần cải thiện. 

Vậy bạn có muốn biết câu trả lời chính xác của việc đào tạo nhân sự tại tổ chức? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện việc theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự một cách chuẩn xác.

Tại sao cần phải theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự?

Sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ hiện đại, sự ra đời của trí tuệ nhân tạo và sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường đã thúc đẩy các tổ chức phải phát triển liên tục. 

Theo một bài báo được xuất bản bởi Đại học Maryville: “Các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên là điều cần thiết cho sự thành công của các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Các chương trình này không chỉ tạo ra cơ hội cho nhân viên cải thiện kỹ năng và còn giúp nâng cao hiệu suất của nhân viên, cải thiện văn hóa công ty. 

Đồng thời, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cũng sẽ giảm nếu như doanh nghiệp quan tâm vào đào tạo. Theo Báo cáo, việc thay thế nhân viên nghỉ việc khiến cho các công ty tại Mỹ phải tốn hơn 630 đô la hàng năm. Và cũng không có gì ngạc nhiên khi nhân viên có cơ hội học hỏi thường xuyên sẽ dễ dàng được thăng tiến và có nhiều khả năng gắn bó với công ty lâu hơn.”

Ngoài ra, học tập trên các hệ thống học tập sẽ làm tăng hiệu suất của nhân viên từ 15% đến 25% nếu bạn cho phép họ học theo tốc độ của riêng họ.

Một cuộc khảo sát của Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ cho thấy các công ty có Chương trình đào tạo toàn diện báo cáo doanh thu cao hơn 218% và tỷ suất lợi nhuận cao hơn 24%.

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Do vậy, có thể thấy tác động của việc nâng cao và đào tạo lại kỹ năng của nhân viên đối với thành công chung của doanh nghiệp, việc lập kế hoạch và thực hiện chương trình phù hợp là rất quan trọng. Theo dõi và đánh giá tiến độ đào tạo nhân viên cũng tương tự như vậy. 

Dưới đây là một số lý do quan trọng của việc thực hiện theo dõi tiến độ đào tạo nhân viên: 

Biết được con số chính xác về việc nhân sự tham gia các chương trình đào tạo.

Biết được những khóa học phổ biến mà nhân viên lựa chọn học tập. 

Biết được tốc độ học của nhân viên trong quá trình đào tạo và tốc độ họ hoàn thành các khóa đào tạo. 

Biết được dữ liệu nhân viên tham gia các khóa học. 

Xác định được các khoản đầu tư của tổ chức đối với việc học tập của từng nhân viên là bao nhiêu thông qua các dữ liệu như ROI, điểm kiểm tra cuối khóa, tỷ lệ tham gia và khả năng vận dụng kiến thức vừa học được vào công việc. 

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy, hầu hết những lý do trên đều liên quan đến việc thu thập dữ liệu nhân viên đang học tập như thế nào, có tạo ra kết quả tốt nhất hay không? Thông qua các dữ liệu chính xác, bộ phận LnD mới có thể đánh giá được một cách chân thực về tình hình học tập của nhân viên trong đội ngũ chứ không phải là suy đoán và bằng cảm quan cá nhân. 

Dấu hiệu cho thấy tổ chức của bạn nên sử dụng hệ thống đào tạo nhân sự?

Tùy vào nhu cầu, quy mô nhân sự, ngân sách… mà mỗi công ty quyết định có sử dụng hệ thống theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự hay không? 

Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy tổ chức của bạn cần bắt đầu sử dụng hệ thống đào tạo và theo dõi nhân viên:

Số lượng nhân sự lớn: Nếu tổ chức của bạn đang trải qua giai đoạn phát triển nhanh hoặc mở rộng quy mô hoạt động, nhu cầu đào tạo nhân sự sẽ tăng cao. Hệ thống đào tạo nhân sự có thể giúp tổ chức quản lý nhân sự một cách khoa học và tiết kiệm thời gian.

Công ty có nhiều chi nhánh: Nếu tổ chức của bạn hoạt động tại nhiều địa điểm, quốc gia hoặc khu vực, việc đào tạo nhân sự trở nên phức tạp hơn do sự phân tán địa lý. Hệ thống đào tạo nhân sự có thể giúp tối ưu hóa quy trình đào tạo và đảm bảo nhân viên trên khắp các địa điểm đều được hưởng lợi từ chương trình đào tạo thống nhất.

Nhu cầu đào tạo đa dạng: Mỗi nhân sự có những nhu cầu học tập khác nhau dựa trên năng lực và chuyên môn của họ. Vì vậy có rất nhiều nội dung đào tạo mà bộ phận LnD cần hướng đến và xây dựng cho đội ngũ nhân sự của mình. Để tiết kiệm thời gian và tổ chức khoa học thì việc sử dụng hệ thống đào tạo là điều cần thiết.

Tóm lại, sử dụng hệ thống đào tạo nhân sự sẽ giúp tổ chức quản lý và theo dõi tiến độ đào tạo một cách hiệu quả, đặc biệt khi có số lượng nhân sự lớn và nhu cầu đào tạo phức tạp.

3 công cụ theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển nên ngày càng có nhiều hệ thống cho phép bạn theo dõi quá trình đào tạo nhân viên. Hầu hết các phần mềm đều đầy đủ các tính năng tích hợp để theo dõi số liệu và tạo báo cáo giúp bạn phân tích tiến độ đào tạo nhân viên một cách trực quan và dễ dàng.

1. Hệ thống quản lý học tập LMS

LMS là hệ thống đào tạo nổi tiếng và phổ biến nhất hiện nay. Đây là nơi mà bạn có thể tải lên tất cả các tài liệu đào tạo, quản lý nội dung, chỉ định người học, tạo lộ trình học tập… Ngoài ra, nó cũng giúp bạn thu thập và tạo báo cáo cần thiết để đo lường, đánh giá hiệu quả đào tạo của tổ chức. 

Theo nhiều thống kê cho biết: 

Trung bình có 90% công ty sử dụng hệ thống LMS vào năm 2021, tăng từ 84% vào năm 2020. 

Số liệu thống kê năm 2021 cho thấy 98% các công ty lớn hiện đang sử dụng LMS để tổ chức đào tạo. Có khoảng 96% công ty cỡ vừa sử dụng LMS và 80% công ty nhỏ sử dụng LMS để thực hiện việc đào tạo. 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Hiện nay, một trong những hệ thống quản lý học tập phổ biến, nhiều tính năng và được các tổ chức lựa chọn chính là Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho. 

Đây là giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo nâng cao hiệu suất được các doanh nghiệp lớn lựa chọn như Ngân hàng Vietinbank, Vp Bank, Vietcom bank; FPT Software, Momo, Bảo hiểm quân đội MIC… 

Doanh nghiệp sẽ sở hữu hệ thống LMS riêng biệt và có thể lựa chọn kho tàng 500+ khóa học của Gitiho để thực hiện đào tạo cho đội ngũ nhân sự của mình. Các khóa học được xây dựng với nội dung bài bản, chất lượng, giảng viên có chuyên môn cao và có thể học ngay làm luôn, áp dụng vào công việc một cách dễ dàng. 

Một số tính năng nổi bật của hệ thống có thể kể đến như tải lên các khóa học, quản lý người dùng, theo dõi tiến độ đào tạo nhân viên và đo lường cũng như đánh giá được hiệu quả đào tạo. 

2. Hệ thống quản lý đào tạo TMS

Nhiều người thường nhầm lẫn hệ thống quản lý đào tạo TMS với hệ thống quản lý học tập LMS. Trong khi LMS tập trung vào nhân viên thì TMS tập trung vào các hoạt động liên quan đến đào tạo như lập ngân sách, quản lý người học và giảng viên, lập kế hoạch, quản lý tài nguyên, đặt phòng, tạo báo cáo tài chính và các hoạt động liên quan khác.

3. Bảng tính Excel và Google Sheet

Nếu tổ chức của bạn không sử dụng các hệ thống quản lý đào tạo phức tạp, bạn vẫn có thể sử dụng các bảng tính để theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự. Bạn có thể tạo các bảng tính tùy chỉnh để nhập thông tin nhân viên, tiến độ đào tạo, kết quả bài kiểm tra và các chỉ số quan trọng khác.

Để sử dụng thành thạo 2 công cụ là Excel và Google Sheet, bạn có thể tham khảo 2 khóa học EXG01: Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel và Google Sheets từ Cơ bản đến Nâng cao, công cụ thay thế Excel giúp bạn khám phá mọi tính năng tuyệt vời và hữu ích phục vụ cho công việc của mình. 

Tuy nhiên đây chỉ là 2 công cụ thực hiện một cách thủ công và tính chính xác có thể không cao nên chỉ phù hợp với công ty có số lượng nhân sự vài chục người. 

Các số liệu để theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự

Có nhiều số liệu và chỉ số quan trọng cần theo dõi như:

1. Tỷ lệ hoàn thành khóa học

Đây là tỷ lệ nhân viên hoàn thành toàn bộ khóa học so với tổng số nhân viên đã tham gia khóa học hoặc tỷ lệ phần trăm nhân viên hoàn thành một khóa học. Tỷ lệ hoàn thành cao cho thấy chương trình đào tạo có tính hấp dẫn và thiết thực, giúp họ áp dụng được vào công việc.

2. Kết quả bài kiểm tra

Sau khi hoàn thành 1 khóa học nào đó, nhân viên sẽ phải làm bài kiểm tra để đánh giá khả năng tiếp thu của mình trong quá trình học. Số điểm sẽ chứng tỏ được nhân viên đó đã nắm vững kiến thức hay chưa. 

3. Thời gian học tập

Thời gian học tập là thời gian mà nhân viên dành ra để tham gia khóa học và hoàn thành khóa học. Ví dụ 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng học được bao nhiêu tiếng hay tổng số thời gian đã học, học vào khung giờ nào…

4. Khả năng vận dụng sau khóa học

Khả năng vận dụng sau khóa học là khả năng của nhân viên áp dụng kiến thức, kỹ năng và nội dung đã học được từ khóa học vào công việc thực tế hoặc các tình huống hàng ngày trong tổ chức. Đây là một chỉ số quan trọng để theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự trong tổ chức.

Ví dụ như quản lý phân công cho nhân sự A (vị trí Content Social) học khóa học Google Data Studio cho người mới bắt đầu với mục đích là giúp họ biết cách trực quan hóa dữ liệu, tạo báo cáo chuyên nghiệp. Sau khi nhân sự học xong, để kiểm tra khả năng vận dụng thì bạn có thể ra yêu cầu với nhân viên như: tạo báo cáo tổng hợp bài viết tháng 7, báo cáo hiệu quả mục Reels… Thông qua đó, bạn dễ dàng kiểm tra được khả năng vận dụng của nhân viên đó như thế nào. 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Sử dụng các công cụ và hệ thống này sẽ giúp tổ chức quản lý đào tạo nhân sự một cách tổ chức, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tuỳ thuộc vào nhu cầu và phạm vi của tổ chức, bạn có thể lựa chọn công cụ phù hợp nhất để theo dõi tiến độ đào tạo nhân sự cũng như giúp đạt được mục tiêu đào tạo và phát triển nhân sự.