Phân tích công thức 5W1H: Khái niệm, tầm quan trọng, ứng dụng như thế nào?

“5W1H quan trọng lắm, 5W1H rất hiệu quả, 5W1H rất hữu ích”, là những câu nói chắc hẳn bạn đã từng được nghe nhiều lần hoặc bắt gặp khái niệm này ở đâu đó rồi đúng không? Vậy bạn có thật sự hiểu và biết cách áp dụng? 

Bài viết dưới đây của Gitiho sẽ giải thích về phương pháp này một cách cụ thể, dễ hiểu!  

Phương pháp 5W1H bắt nguồn từ đâu? 

5W1H là công thức, quy tắc đặt câu hỏi để xem xét một vấn đề cụ thể nào đó ở nhiều khía cạnh khác nhau với mục tiêu là tìm ra thông tin chi tiết. 

Được sử dụng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, có bao giờ bạn thắc mắc rằng phương pháp này có nguồn gốc từ đâu không? 

5W1H bắt nguồn trong giới báo chí, cụ thể là trong cách viết bài tin tức. Công thức là viết tắt của các từ tiếng Anh: What (Cái gì), Who (Ai), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao) và How (Như thế nào). 

Phương pháp này giúp bạn trả lời được những câu hỏi trên, từ đó có cơ sở để thu nhập và đánh giá thông tin một cách đầy đủ nhất. Từ lâu, 5W1H đã phổ biến trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, học tập, thuyết trình, marketing, sản xuất… chứ không giới hạn trong lĩnh vực báo chí.

5W1H - Công thức kinh điển giúp bạn làm việc gì cũng thành công

5W1H là một trong những công thức “bất khả chiến bại” của dân kinh doanh, marketing, sale… không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề mà việc lên kế hoạch cũng trở nên tối ưu hơn. 

Phân tích công thức 5W1H

1. What (cái gì)

Đây là câu hỏi về vấn đề, sự kiện, sản phẩm hay một dịch vụ nào đó. Điều gì đang xảy ra hay sản phẩm/dịch nào nào đang được cung cấp?

2. When (khi nào)

Đây là câu hỏi về thời gian. Vấn đề xảy ra khi nào? hoặc khi nào sản phẩm/dịch vụ được cung cấp?

3. Where (ở đâu)

Đây là câu hỏi về địa điểm. Nơi xảy ra ở đâu? hoặc đâu sẽ là nơi mà sản phẩm/dịch vụ được phát hành, cung cấp?

4. Why (tại sao)

Đây là câu hỏi về lý do. Tại sao vấn đề này lại xảy ra và tại sao sản phẩm/dịch vụ được cung cấp? Nêu ra một số lợi ích. 

5. Who (ai)

Đây là câu hỏi về người hoặc nhóm người cụ thể liên quan đến vấn đề. Ai là người gây ra vấn đề, ai là người sử dụng, ai là người chịu trách nhiệm? 

6. How (làm thế nào)

Đây là câu hỏi về phương pháp, quá trình. Làm thế nào để phát triển sản phẩm đến gần hơn với khách hàng mục tiêu, tạo ra doanh số?

Tại sao mô hình 5W1H lại quan trọng và được nhiều người sử dụng đến vậy?

Quy tắc 5W1H  là ví dụ về việc lên kế hoạch với ưu điểm lớn nhất là đơn giản, dễ hiểu giúp người phân tích hiểu sâu về vấn đề họ đang tìm hiểu. Cụ thể như:

5W1H giúp phân tích nhanh các tình huống nhất định dựa vào các yếu tố như chủ thể, như thế nào, khi nào, ở đâu, tại sao?. 

Quy tắc được nhiều người vận dụng là bởi tính dễ nhớ, dễ thực hiện, không rườm rà, phức tạp. 
Khi đã nắm được một cách bao quát các thông tin từ câu hỏi 5W1H, bạn có thể tạo ra được kế hoạch chi tiết, đầy đủ cho bản thân, công ty. 

Những câu hỏi 5W1H mang tính xây dựng, đều là những câu hỏi mở đặc trưng để khuyến khích sự phản ánh và huy động nguồn lực trí tuệ của mỗi người. Chỉ cần dựa vào những câu hỏi, người nghiên cứu dễ dàng đi sâu vào từng khía cạnh cụ thể. 

Ví dụ ứng dụng kỹ thuật 5W1H vào một số lĩnh vực

Để hiểu hơn về mô hình này, bạn có thể tham khảo một số cách ứng dụng 5W1H vào một số lĩnh vực trong cuộc sống như sau:

Marketing

5W1H giúp ích rất nhiều cho những ai làm marketing, sẽ hỗ trợ bạn lên chiến lược marketing cụ thể, tối giản hóa nội dung trở nên dễ hiểu và đơn giản hơn. Ví dụ như sản phẩm công ty bạn là khóa học tin học văn phòng, vậy bạn cần phải xác định được những thông tin gì để giới thiệu cho khách hàng?

• What (Cái gì): xác định sản phẩm được quảng cáo -> khóa học tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao. 
• Who (Ai): xác định khách hàng mục tiêu -> khóa học này dành cho ai: nhân viên văn phòng, người làm kế toán - tài chính, nhân viên bán hàng, doanh nhân, doanh nghiệp, giáo viên, sinh viên… 
• Where (Ở đâu): xác định kênh truyền thống bạn sẽ thực hiện quảng cáo -> facebook, instagram, landing page, trường học, công ty… 
• When (Khi nào): xác định khi nào quảng cáo được phát sóng -> thời gian cụ thể. 
• Why (Tại sao): xác định định hướng mục tiêu của chiến dịch -> liệt kê những lý do tại sao khách hàng nên đăng ký khóa học tin học, từ đó thu hút nhiều người hơn đến với khóa học của bạn.
• How (Như thế nào): xác định được các bước cụ thể để thực hiện quảng cáo này -> phân chia công việc cho từng bộ phận khác nhau.  

Có thể hữu ích với bạn: 6 bước lập kế hoạch marketing hiệu quả 

Nghiên cứu khoa học 

Ví dụ như bạn nghiên cứu về đề tài Tư tưởng Hồ Chí Minh về giáo dục. Bạn sẽ cần phải xác định như sau:

• What (Cái gì): đề cập vấn đề nghiên cứu -> tư tưởng giáo dục của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
• Who (Ai): đề cập đến đối tượng nghiên cứu -> nguồn gốc hình thành tư tưởng Hồ Chí Minh về giáo dục, nghiên cứu về bản thân Bác. 
• Where (Ở đâu): đề cập đến thời gian nghiên cứu về những tư tưởng giáo dục của Bác -> nghiên cứu những khoảng thời gian nào trong cuộc đời của Bác có ảnh hưởng lớn nhất đến giáo dục. 
• When (Khi nào): đề cập đến thời gian nghiên cứu -> nghiên cứu tư tưởng giáo dục của Bác trong thời gian nào: khi bác còn học ở trường Quốc học Huế, học ở trên tàu khi ra đi tìm đường cứu nước, trong thời kỳ kháng chiến, khi Bác ở tù… 
• Why (Tại sao): đề cập đến mục đích của việc nghiên cứu -> có giá trị đối với thế hệ trẻ ngày nay. 
• How (Như thế nào): đề cập đến phương pháp nghiên cứu đề tài -> nghiên cứu qua quá trình thu thập, nghiên cứu, hệ thống hóa, so sánh, tìm tài liệu… 

Truyền thông, Báo chí 

5WH được ứng dụng để tạo nội dung bài báo, bài viết trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Ví dụ như bạn được giao nhiệm vụ phải đi viết tin bài về vụ tông xe liên hoàn ở Võ Chí Công, Hà Nội. Bạn cần xác định một số câu hỏi như: 

• What (Cái gì): đề cập đến chủ đề của bài viết -> tai nạn tông xe liên hoàn ở đường Võ Chí Công, Hà Nội.
• Who (Ai): ai là người gây ra tai nạn -> ông Hoàng Ngọc Vĩnh (SN 1960, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội.
• Where (Ở đâu): đề cập đến địa điểm xảy ra vụ tai nạn, địa hình giao thông như thế nào, có ảnh hưởng đến việc gây tai nạn không? -> ngã tư Võ Chí Công - Xuân La, TP Hà Nội.
• When (Khi nào): thời gian xảy ra vụ việc, sáng/trưa/chiều/tối -> buổi chiều, ngày 5/4/2023. 
• Why (Tại sao): đề cập đến việc tại sao lại xảy ra vụ tai nạn -> ban đầu có nhiều nguyên nhân như đạp nhầm chân ga, sử dụng ma túy, uống rượu… 
• How (Như thế nào): vụ tai nạn xảy ra như thế nào? -> để lại hậu quả gì cho người đi đường, người gây ra hậu quả chịu trách nhiệm như thế nào? 

Kinh doanh

Bạn chuẩn bị kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm và bạn cần lên kế hoạch kinh doanh, có một số câu hỏi bạn cần trả lời như:

• What (Cái gì): đề cập đến sản phẩm, dịch vụ -> mỹ phẩm Hàn, Nhật, Mỹ, Việt Nam, Nga, Pháp, Đức… 
• Who (Ai): đề cập đến ai là người sử dụng sản phẩm của bạn, xác định khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng -> học sinh, sinh viên, người đi làm, người yêu thích dưỡng da, người yêu thích trang điểm, làm đẹp…
• Where (Ở đâu): đề cập đến thị trường tiềm năng ở thời điểm hiện tại -> có thể là các thành phố lớn, đông dân cư, gần với các trường đại học, trong các khu Trung tâm thương mại… 
  When (Khi nào): khi nào sẽ bán hàng, chọn thời điểm nào hợp lý nhất để thu hút đông đảo lượng khách. 
• Why (Tại sao): đề cập đến ưu điểm của sản phẩm/dịch vụ của bạn, có điểm gì khác biệt so với đối thủ.
• How (Như thế nào): đề cập đến phương thức tiếp cận khách hàng và phân phối sản phẩm -> tặng quà miễn phí, giảm giá các mặt hàng… 

Xem thêm: 4 bước xây dựng phương án kinh doanh cho doanh nghiệp

Phương pháp 5W1H là gì đã được Gitiho giải đáp cho bạn đọc ở bài viết trên. Vì là công thức kinh điển nên bạn có thể vận dụng trong mọi lĩnh vực để triển khai hiệu quả, nhanh chóng một vấn đề, dự án nào đó.