Quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp

Các khoản nợ phải thu ảnh hưởng rất lớn đến sự ổn định và phát triển tài chính cho một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không có nhiều doanh nghiệp hiểu đúng về vai trò của công việc quản lý công nợ, dẫn đến việc nợ quá hạn bị tồn đọng và doanh nghiệp phải thực hiện tăng dự trữ tiền mặt. Điều này dẫn đến hậu quả rất lớn đối với kế hoạch kinh doanh của daonh nghiệp, gây áp lực lên dòng tiền. Vì vậy, hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!

Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Kế toán công nợ phải thu khách hàng là gì?

Các khoản phải thu của khách hàng dựa trên các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà khách hàng chưa thanh toán cho công ty, đây được coi là một loại tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai.

Các khoản phải thu của khách hàng được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.

Xem thêm: Kế toán công nợ và những việc phải làm

Các biện pháp quản lý công nợ phải thu khách hàng

Tạo một hệ thống theo dõi công nợ phải thu

Để theo dõi công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh liên quan đến công nợ, kế toán bắt buộc phải có file theo dõi bằng phần mềm Excel hoặc phần mềm kế toán.

Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất, phiếu chi, giấy báo ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại,… kế toán công nợ của doanh nghiệp sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ thường xuyên.

Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán như kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán để thu hồi nợ khách hàng.

Duy trì tốt các mối quan hệ trong nội bộ và mối quan hệ với khách hàng

Để quản lý tốt công nợ phải thu thì các kế toán thuế nhất định phải duy trì các mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp.

- Đối với khách hàng: Doanh nghiệp có thể đưa ra các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan. Điều này giúp tăng độ tin cậy và thân thiện cho doanh nghiệp của bạn.

- Đối với nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và các phòng ban khác, ví dụ phòng kinh doanh là vô cùng cần thiết. Ví dụ: Tất cả đơn hàng được bộ phận kinh doanh bán ra cũng cần được ghi nhận ngay vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

Gửi hóa đơn, các chứng từ liên quan đến công nợ phải thu đến khách hàng

Việc quan trọng nhất trong công tác quản lý công nợ phải thu khách hàng là gửi hóa đơn cho khách hàng để thông báo về khoản nợ. Công việc này yêu cầu kế toán công nợ phải theo dõi liên tục đường đi của hóa đơn để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian, tránh sai sót, chậm trễ

Lưu ý: Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo qua email hay các phương tiện liên lạc khác cho người gửi hóa đơn và khách hàng để xác nhận hoá đơn được đưa đúng đến phòng kế toán của khách hàng. 

Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trên Excel

Xem lại khoản công nợ phải thu thường xuyên

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán công nợ là phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các chỉ số quay vòng khaonr phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách hàng và đặc biệt là sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có giải pháp xử lý kịp thời, tránh để xảy ra tồn động nhiều khoản nợ quá hạn.

Bộ phận kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên theo thời gian định kỳ.

Các loại báo cáo cần lập là:

- Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng,

- Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,

- Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn,

- Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ

Xem thêm: CÁCH THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRÊN EXCEL MỚI NHẤT 2021

Duy trì nhật ký công nợ phải thu

Bộ phân kế toán cần phải lưu nhật ký các cuộc gọi, email kèm theo phản ứng của khách hàng để theo dõi các khoản nợ, nhất là với các khoản nợ đã quá hạn.

Kế toán công nợ cần ghi chú và lưu ý với các bộ phận liên quan về quá trình thu nợ như những vấn đề còn tồn đọng, khách hàng thiếu chứng từ, ngày trả nợ đã trao đổi với khách hàng, phà nàn của khách hàng về hàng hóa, chất lượng, dịch vụ để kịp thời giải quyết và theo dõi.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu sổ Nhật ký thu tiền theo Thông tư 133 trên Excel

Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ

Doanh nghiệp nên xem xét lại quy trình thu hồi nợ sau một khoảng thời gian cố định như 3 tháng hay 6 tháng để rút ra kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình nếu cần thiết.

Việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình vô cùng quan trọng được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi bộ phận kế toán công nợ và đôi khi là kết hợp với các phòng ban khác để phát triển và điều hành doanh nghiệp hiệu quả.

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã giới thiệu đến bạn các 6 cách quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả nhất dành cho doanh ngiệp. Hy vọng bạn áp dụng thành công cho công việc của mình và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết hữu ích về nghiệp vụ chuyên ngành kế toán cũng như tin học văn phòng nhé!

Nhận tư vấn và đăng ký khóa học ở đây.