Quản lý dữ liệu với Filter và Conditional Formatting trong Excel

Trong bài viết này chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách kết hợp bộ lọc (Filter) và chức năng định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel để quản lý dữ liệu cực hiệu quả. Hãy cùng theo dõi ngay dưới đây nhé.

Filter và Conditional Formatting trong Excel là 2 công cụ quen thuộc mà chúng ta sử dụng khá nhiều trong công việc. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp thì chúng ta chỉ dùng riêng lẻ. Vậy khi kết hợp chúng với nhau sẽ mang lại hiệu quả gì? Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ về điều đó.

Kết hợp Filter và Conditional Formatting trong Excel

Đề bài tập ví dụ

Trước hết, các bạn xem bảng dữ liệu chứa thông tin về các hợp đồng của một công ty sau đây:

Yêu cầu: Tìm ra các hợp đồng có ngày hết hạn tương ứng với năm được chọn ở ô B3.

Điều đó có nghĩa là giả sử chúng mình nhập vào ô B3 là năm 2017 thì tất cả có hợp đồng có ngày hết hạn thuộc năm 2017 sẽ được đánh dấu.

Xem thêm: Tất tần tật về cách dùng Advanced Filter trong Excel có ví dụ chi tiết

Cách thực hiện chi tiết

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng bảng chứa dữ liệu. Trong bảng tính của chúng mình thì sẽ là vùng từ ô A5 đến ô D18.

Bước 2: Vào thẻ Home => bấm vào mục Conditional Formatting trong nhóm Styles => chọn mục New Rule.

Khi bảng chọn New Formatting Rule hiện lên thì các bạn bấm vào mục Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng):

Bước 3: Đặt công thức để xét điều kiện

Điều kiện mà chúng ta sẽ xét ở đây là năm tại vùng ô từ D5 đến D18 có bằng với năm tại ô B3 hay không. Chúng ta sẽ nhập công thức để xét được điều kiện này vào ô Format values where this formula is true (Định dạng giá trị mà thỏa mãn công thức này).

Đầu tiên, các bạn đặt con trỏ chuột vào ô này, nhập dấu bằng rồi bấm vào ô B3.

Excel sẽ tự động cố định cả dòng và cột, các bạn nên giữ nguyên vì B3 là ô không đổi trong công thức này.

Để biết ô B3 có bằng với năm thuộc vùng ô D5 : D18 hay không thì các bạn sử dụng hàm YEAR để đối chiếu. Chúng ta sẽ nhập dấu bằng, nhập hàm YEAR rồi bấm vào ô D5. Tuy nhiên, các bạn cần chú ý là những dòng chúng cần xét điều kiện sẽ tăng dần trong cột D nên chúng ta phải bỏ cố định dòng 5 trong công thức hàm YEAR nhé. Công thức cuối cùng của chúng ta là:

=$B$3=year($D5)

Lưu ý: Khi nhập hàm trong Conditional Formatting thì không được gợi ý công thức như trên bảng tính Excel nên các bạn phải nắm rõ cú pháp công thức nhé.

Bước 4: Thiết lập kiểu định dạng

Sau khi nhập xong công thức thì các bạn bấm nút nút Format

Trong hộp thoại Format Cells, các bạn có thể bấm vào thẻ Fill để chọn màu tùy thích đánh dấu cho ô thỏa mãn điều kiện ở bước 3.

Chọn xong thì các bạn bấm vào nút OK ở hộp thoại này => tiếp tục bấm OK lần nữa ở hộp thoại New Formatting Rule là được.

Kết quả mà chúng ta thu được là các dòng dữ liệu thuộc năm 2017 đã được đánh dấu:

Giả sử đổi số năm thành 2018 thì các dòng được đánh dấu cũng tự thay đổi đúng theo điều kiện:

Bước 5: Kết hợp bộ lọc Filter để quản lý dữ liệu

Các bạn chọn toàn bộ bảng tính rồi vào thẻ Data => chọn mục Filter.

Lúc này trên tiêu đề bảng tính đã có thêm các dấu mũi tên là biểu tượng bộ lọc.

Bây giờ chúng ta sẽ lọc ra những khách hàng có hợp đồng hết hạn vào năm 2018. Các bạn chỉ cần chọn vào mũi tên ở đầu một cột bất kỳ trong bảng tính rồi chọn Filter by Color (Lọc theo màu) => chọn màu sắc đang được tô cho ô thỏa mãn công thức phía trên:

Sau đó những dòng là hợp đồng hết hạn vào năm 2018 đều sẽ được lọc riêng ra như trong hình ảnh dưới đây:

Xem thêm: Ứng dụng của Conditional Formatting với dữ liệu ngày tháng trong Excel

Kết luận 

Qua bài viết này các bạn có thể thấy được công cụ Conditional Formatting trong Excel khi được kết hợp với bộ lọc Filter sẽ giúp việc quản lý dữ liệu của chúng ta trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Nếu các bạn muốn được học về tất cả các công cụ của Excel phục vụ cho công việc văn phòng thì hãy đăng ký khóa học dưới đây:

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel sau 16 giờ

Không chỉ học cách sử dụng thành thạo các công cụ mà các bạn còn nắm vững về 150+ hàm thông dụng trong Excel sau khi hoàn thành khóa học. Chương trình đã bao gồm cả lý thuyết và thực hành nên các bạn có thể học đến đâu áp dụng vào công việc được ngay đến đó. Đồng thời, Gitiho cũng gửi tặng tất cả học viên của khóa học này bộ ebook phím tắt Excel, add in bổ sung hàm và tính năng cho Excel giúp bạn tăng 200% hiệu suất làm việc. Chưa hết, bạn còn được tặng 01 khóa học miễn phí là khóa Thủ thuật Excel dành cho dân văn phòng nữa nhé.

Trong quá trình học, giảng viên cũng sẽ hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của học viên trong thời gian sớm nhất. Hãy đăng ký khóa học để nâng cao kỹ năng công việc, giúp bạn mở ra những cơ hội phát triển mới nhé.