5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo trong doanh nghiệp

Đào tạo nội bộ là một công việc ngày càng được quan tâm trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết làm thế nào để chuẩn hóa quy trình đào tạo, giúp cho việc đào tạo nội bộ diễn ra hiệu quả nhất. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo trong doanh nghiệp nhé!

Tìm hiểu chung về quy trình đào tạo nhân sự

Trước khi tìm hiểu về quy trình, chúng ta cần hiểu đào tạo nhân sự là gì. 

Đào tạo nhân sự là hoạt động có tổ chức, diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, nhằm igúp nhân viên hoặc người lao động hiểu rõ và nâng cao chuyên mốn, kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại. Hay nói một cách khác, đào tạo nhân lực giúp cải thiện những thiếu sót về kỹ năng, kiến thức và hành vi của nhân sự khi thực hiện công việc

Thông thường, quy trình đào tạo tượng được xây dựng dựa trên 3 mục tiêu: 

• Kiến thức trí tuệ (Acquiring Intellectual Knowledge)
• Kỹ năng thủ công ( Acquiring Manual Skills)
• Kỹ năng giải quyết vấn đề ( Acquiring Problem Solving Skills)

Xem thêm: 8 kỹ năng cần có của quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp mà quy trình đào tạo ở mỗi doanh nghiệp sẽ được triển khai khác nhau. Tuy nhiên, dù có điểm khác biệt dựa trên tình hình riêng, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo 5 bước cơ bản trong quy trình đào tạo nhân sự như sau:

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Để đào tạo hiệu quả, không gì tốt bằng dựa trên chính tình hình doanh nghiệp và nhân sự của doanh nghiệp. Vì vậy, người làm hoạt động đào tọa cần xúc định được chính xác nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp mình thông qua quan sát những thách thức hiện tại và tương lai của doanh nghiệp hay qua khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên. Ngoài ra, có thể thực hiện các cuộc khảo sát các trưởng bộ phận hoặc khảo sát trực tiếp nhân viên để biết họ đang thiếu gì và cần bổ sung gì để hoàn thành tốt công việc. 

Để dễ dàng xác định được nhu cầu đào tạo một cách chính xác, người làm hoạt động đào tạo cần đặt ra và tìm được đáp án để trả lời những câu hỏi sau:

• Mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp là gì?
• Những nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu đó
• Năng lực và thái độ cần thiết của nhân sự để thực hiện được tốt nhiệm vụ?
• Nhân sự đang thiếu sót kỹ năng, kiến thức hay thái độ gì?

Có thể đánh giá  nhu cầu đào tạo trên 2 phương diện:

• Nhu cầu đào tạo nhóm: Khuyến khích sự đổi mới của nhân viên do sự thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp
• Nhu cầu đào tạo cá nhân: Cải thiện hiệu suất khi nhân viên không hoàn thành công việc hoặc chưa tối ưu trong quy tình thực hiện công việc

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, người làm đào tạo sẽ xác định mục tiêu đào tạo, giúp công việc đào tạo được chính xác, rõ ràng, hiệu quả, tiết kiệm được chi phí và thời gian đào tạo. Đây cũng là yếu tố giúp xây dựng bảng đánh giá hiệu quả đào tạo. 

Mục tiêu đào tạo đặt ra phải rõ ràng, phù hợp và nên theo mô hình SMART:

• Specific (Cụ thể): Cần có mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay vì đặt ra các mục tiêu chung chung.
• Measurable (Đo lường được): Các mục tiêu cần đo lường được. Ví dụ: Cần đào tạo với số lượng bao nhiêu? Trong thời gian bao lâu? Khi nào hoàn tất đào tạo?
• Achievable (Có thể đạt được): Cần đưa ra những mục tiêu thực tế và có thể đạt được, tránh những mục tiêu quá tầm, xa vời hoặc quá dễ thực hiện
• Relevant (Có liên quan): Mục tiêu cần liên quan trực tiếp tới mục đích và nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp, phù hợp với thời điểm và tình hình doanh nghiệp
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Đặt ra thời gian cụ thể, tránh trì hoãn

Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo sẽ được xây dựng dựa trên nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định được ở 2 bước trước của quy trình đào tạo. Người làm đào tạo cần xác định được phương pháp đào tạo phù hợp và xây dựng được chương trình đào tạo hợp lý. Một chương trình đào tạo phải bao gồm một số nội dung như sau:

• Đối tượng đào tạo: Người tham gia đào tạo, người đào tạo, số lượng người
• Thời gian đào tạo, tần suất đào tạo
• Phương pháp đào tạo
• Mức độ đào tạo 
• Loại hình đào tạo

Cần chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận nội dung, tài liệu đào tạo đảm bảo theo đúng mục tiêu và yêu cầu đào tạo. 

Xem thêm: Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhờ đào tạo dựa trên khung năng lực (Phần 2)

Bước 4: Tiến hành đào tạo nhân sự

Sau khi có được chương trình đào tạo, ta sẽ tiếp tục bước tiếp theo là đào tạo nhân sự theo kế hoạch. Trong bước này, người đào tạo không chỉ cần đào tạo đúng theo kế hoạch, chương trình, mà còn cần có phương pháp để kích thích sự thích thú của nhân sự đối với chương trình đào tạo. Thay vì chỉ đào tạo một chiều đơn thuần, hãy thử tổ chức các game nhỏ, các bài tập teamwork,… để nhân sự hào hứng hơn trong quá trình học nhé!

Bước 5: Đánh giá quy trình

Đánh giá lại chương trình đào tạo và quy trình đào tạo là một bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình đào tạo. Để đánh giá được khách quan và chính xác, nhà quản lý có thể khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên dựa theo các mố hình đánh giá, ví dụ như KirkPatrick. Mô hình KirkPatrick với 4 cấp độ như sau:

• Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
• Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
• Hành vi (Behavioral): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
• Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bước đánh giá này cần khách quan và được thực hiện nghiêm túc để có được kết quả chính xác nhất, rút ra được bài học và cải thiện cho những lần đào tạo sau

Tổng kết

Trên đây là 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp. Tùy vào tình hình, đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể bổ sung và sửa đổi quy trình đào tạo sao cho phù hợp nhất, nhưng không nên bỏ bước nào trong 5 bước này nhé!