Hướng dẫn cách tạo ma trận kỹ năng Skill matrix cho tổ chức của bạn CHI TIẾT

Bộ phận nhân sự và L&D (đào tạo và phát triển) cần phải hiểu rõ năng lực mà đội ngũ nhân sự đang có hoặc cần cải thiện. Để biết được điều này, việc tạo ma trận kỹ năng (Skill matrix) là điều rất cần thiết, giúp bạn trả lời được một số câu hỏi như khoảng cách kỹ năng trong nhóm là gì?, kỹ năng nào nhân viên đang thiếu nhiều nhất, cần giao công việc cho ai để đem lại kết quả tốt nhất… 

Để hơn hơn về Skill matrix trong doanh nghiệp, tham khảo ngay bài viết dưới đây của Gitiho để biết thêm chi tiết! 

Ma trận kỹ năng là gì? 

Ma trận kỹ năng hay còn được gọi là Skill matrix, đây là một công cụ được dùng để phân tích kỹ năng và trình độ của nhân viên một cách chi tiết. Bạn sẽ ghi lại các kỹ năng và năng lực cần thiết mà nhân viên cần có để thực hiện trong công việc, sau đó tổ chức sẽ đánh giá theo những thang điểm cụ thể. 

Một ma trận kỹ năng thông thường sẽ bao gồm các vai trò, tên nhân viên, danh sách các kỹ năng mà doanh nghiệp cần. Bằng cách nhìn vào những thông tin được tổng hợp trong bảng, quản lý có thể xác định được khoảng cách kỹ năng, tức là những kỹ năng mà nhân viên còn thiếu hoặc yếu so với kỹ năng mà doanh nghiệp cần. Qua đó, định hướng chính xác cho nhóm của mình. 

Skill matrix được dùng để làm gì?

Skill matrix được sử dụng phổ biến để thu hẹp khoảng cách và đánh giá nhân viên trong một công việc cụ thể, ngoài ra bạn có thể sử dụng ma trận kỹ năng để: 

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển kỹ năng cá nhân hoặc nhóm

Nếu không xây dựng được một ma trận kỹ năng đầy đủ, chính xác và chi tiết thì bạn sẽ rất khó đánh giá được mức độ thành thạo các kỹ năng của nhân viên. Từ đó dẫn đến việc không biết nhân viên đang yếu ở kỹ năng nào hay kỹ năng nào rất cần thiết mà nhân viên lại chưa có. 

2. Quản lý nhân và phân chia công việc dựa trên kỹ năng của nhân viên

Ma trận kỹ năng giúp quản lý phân công công việc và giao việc hiệu quả cho nhân viên. Dựa trên kỹ năng và khả năng của từng nhân viên, công việc có thể được phân chia sao cho phù hợp nhất với khả năng của họ và từ đó tăng hiệu suất làm việc, chất lượng công việc cũng được đảm bảo. 

3. So sánh, theo dõi sự cải tiến kỹ năng của nhân viên

Skill matrix cung cấp cho quản lý, bộ phận L&D thông tin mà họ có thể sử dụng để xác định nội dung đào tạo cho nhân viên một cách hiệu quả. Đồng thời cũng giúp cho nhân viên xác định được khoảng trống kỹ năng của mình để có thể hành động nhằm đạt được kỹ năng cần thiết và ứng dụng vào công việc một cách tốt nhất. 

Sau thời gian đào tạo nhân viên, tổ chức có thể một lần nữa đánh giá lại kỹ năng hiện tại của họ so với kỹ năng trước đây để biết được mức độ phát triển của họ đang ở mức nào. 

4. Giúp Hr tìm được ứng viên phù hợp

Nếu có một nhân viên nào đó nghỉ việc, bạn sẽ xác định được kỹ năng đã bị mất thông qua ma trận kỹ năng. Từ đó việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ dễ dàng hơn vì bộ phận nhân sự sẽ lựa chọn được ứng viên mạnh về những kỹ năng đó để tiếp tục công việc của nhân sự đã nghỉ việc. 

Xem thêm: Khoảng cách kỹ năng là gì? Cách phân tích khoảng cách kỹ năng trong doanh nghiệp

Sự khác biệt giữa ma trận kỹ năng và ma trận năng lực

Về cơ bản, đây là 2 khái niệm giống nhau, sự khác biệt duy nhất là cách sử dụng phạm vi. Như đã đề cập, ma trận kỹ năng là tập trung vào việc đánh giá kỹ năng của nhân viên, điều này chỉ là một phần nhỏ của kiến thức mà họ sở hữu. 

Còn ma trận năng lực là bao gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ. Do đó, có thể nó sẽ bao gồm cả ma trận kỹ năng bên trong. 

Cách tạo ma trận kỹ năng nhân viên

Bước 1: Xác định những kỹ năng mà doanh nghiệp yêu cầu ở nhân viên

Đầu tiên, bạn cần liệt kê tất cả những kỹ năng mà tổ chức hoặc nhóm của bạn cần để thực hiện công việc. 

Trước khi xác định kỹ năng, hãy liệt một số công việc mà nhân viên cần thực hiện và họp với các bên liên quan như quản lý để cùng nhau xác định kỹ năng cần thiết bởi họ là người hiểu rõ nhất về yêu cầu của dự án. 

Trong giai đoạn này, bạn không nhất thiết phải phân biệt được kỹ năng hiện có và kỹ năng còn thiếu nhưng bạn có thể nhóm chúng theo vai trò, dự án hoặc bộ phận. Ngoài ra, hãy tách riêng kỹ năng mềm và kỹ năng cứng để xác định rõ hơn các yếu tố quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực.

Bước 2: Đánh giá trình độ của nhân viên

Ở bước này, bạn cần phải đánh giá năng lực, khả năng của nhân viên ở từng kỹ năng đã được xác định ở trên. Điều này thường được xếp hạng theo những thang điểm ví dụ như: 

0 = Không có khả năng 

1 = Năng lực cơ bản

2 = Năng lực trung cấp

3 = Năng lực chuyên gia

hoặc: 

1 = Không có

2 = Tệ

3 = Bình thường

4 = Tốt

5 = Xuất sắc

Cách đơn giản nhất để tổ chức đánh giá mức độ đào tạo của nhân viên trong từng kỹ năng là yêu cầu họ tự chấm điểm, tự đánh giá bản thân mình. Tuy nhiên, cách làm này không phải lúc nào cũng chính xác về kỹ năng của nhân viên vì một số người có xu hướng đánh giá thấp khả năng của họ, trong khi những người khác lại đánh giá quá cao. 

Có một cách hiệu quả hơn là sử dụng phản hồi 360 độ bằng cách thu thập thông tin từ nhân viên, đồng nghiệp, quản lý, khách hàng. Khi đã tổn hợp tất cả những thông tin này, bạn sẽ hiểu hơn về năng lực của nhân viên. 

Bước 3: Đánh giá mức độ quan tâm của từng thành viên trong nhóm

Mức độ quan tâm của nhân viên là điều không bắt buộc phải có trong Skill matrix nhưng nó sẽ giúp bạn xây dựng các chương trình đào tạo của mình. 

Yêu cầu nhân viên cho biết mức độ quan tâm của họ đối với từng kỹ năng trong danh sách để tìm hiểu nguyện vọng của họ. Khi đã nắm được mức độ quan tâm sẽ giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên có kỹ năng để thực hiện công việc cũng như giúp họ đi đúng hướng. 

Không nhất thiết phải tạo ra một hệ thống xếp hạng phức tạp để đánh giá mức độ quan tâm của nhân viên. Bạn có thể tạo một số câu hỏi cơ bản với 2 lựa chọn trả lời như:

1 = không quan tâm

2 = quan tâm

Nhận được mức độ quan tâm bên cạnh các kinh nghiệm sẽ giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu và ưu tiên nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. 

Bước 4: Thiết kế ma trận kỹ năng hoàn chỉnh

Sau khi đã xác định được kỹ năng cần có của nhân viên, mức độ đánh giá năng lực và mức độ quan tâm bạn sẽ thực hiện thiết kế ma trận kỹ năng hoàn chỉnh. 

Các dễ nhất để tạo ma trận kỹ năng là xây dựng bảng Excel: 

Đặt tất cả những kỹ năng/năng lực theo trục X hoặc trục Y

Đặt tên nhân viên theo từng bộ phận khác nhau theo trục dọc còn lại

Điền vào bảng dữ liệu về mức độ thành thạo và sự quan tâm của mỗi nhân viên vào bảng tính. 

Mô tả, giải thích về thang đánh giá của bạn để nhân viên dễ dàng hiểu được và điều đúng khả năng của mình. 

Bước 5: Ứng dụng Skill matrix để xác định nhu cầu đào tạo và phân công nhiệm vụ cho nhân viên

Sau khi đã thiết kế được ma trận kỹ năng và bước đầu đánh giá được kỹ năng của nhân viên trong công ty. Dựa vào đó, bạn có thể sử dụng nó để đánh giá nhu cầu đào tạo, tuyển dụng nhân viên mới hoặc lập kế hoạch nguồn lực để thực chiến một dự án nào đó. 

Xem thêm: 5 bước giúp nâng cấp kỹ năng cho nhân sự hiệu quả

Doanh nghiệp cần kết hợp với các giải pháp học tập để cung cấp chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân sự. Nếu nhận thấy nhân sự yếu ở kỹ năng mềm thì phải lên kế hoạch đào tạo kỹ năng mềm, nếu thấy nhân sự chưa có kỹ năng Excel để tối ưu công việc, làm việc nhanh hơn thì phải nhanh chóng đào tạo ngay.

Trước vấn đề trên, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp học tập Gitiho for Leading Business để chuyển đổi số hoạt động đào tạo và nâng cao hiệu suất doanh nghiệp. Đây là hệ thống LMS cho phép doanh nghiệp tự động tải lên khóa học nội bộ hoặc tham khảo 500+ khóa học đa dạng lĩnh vực của Gitiho để nhân viên có thể chủ động học theo nhu cầu cá nhân. 

Ngoài ra, LMS còn giúp bạn tạo ra lộ trình học tập, tổ chức bài kiểm tra, theo dõi và đo lường tiến độ học tập của nhân sự một cách dễ dàng. 

RÚT NGẮN KHOẢNG CÁCH KỸ NĂNG VỚI GITIHO FOR LEADING BUSINESS

Những lỗi thường gặp khi xây dựng ma trận kỹ năng là gì?

Để xây dựng được Skill matrix, bạn cần tránh một số lỗi như:

1. Đưa vào những kỹ năng không liên quan và không phù hợp

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất khi xây dựng ma trận kỹ năng trong các doanh nghiệp hiện nay. Việc liệt kê những kỹ năng không liên quan đến công việc hoặc không gắn liền với mục tiêu kinh doanh sẽ khiến cho ma trận trở nên không hiệu quả và không mang lại giá trị “chuyển đổi”. 

2. Chỉ dựa vào một phương pháp đánh giá

Nếu chỉ dựa vào 1 phương pháp đánh giá duy nhất như để nhân viên tự đánh giá thì có thể tạo ra sự chênh lệch và dẫn đến việc xác định sai khoảng cách kỹ năng. Vì vậy, cần đưa ra nhiều phương pháp đánh giá để có đáp án chính xác về năng lực, kỹ năng của nhân viên trong đội ngũ. 

3. Không cập nhật thường xuyên

Ma trận kỹ năng cần phải được cập nhật thường xuyên theo tháng, quý, năm để có thể theo dõi tiến độ phát triển của nhân viên đang ở đâu. Nếu không cập nhật thường xuyên, ma trận kỹ năng sẽ chỉ là hình thức và không còn hữu ích. 

Tham khảo mẫu ma trận kỹ năng để ứng dụng trong doanh nghiệp

Để tự tin thiết lập ma trận kỹ năng hoàn chỉnh trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo một số mẫu ma trận kỹ năng đầy đủ và chi tiết dưới đây: 

Như vậy, ma trận kỹ năng giúp bạn hiểu được nhân viên và có cách quản lý nhân sự tối ưu nhất, liên quan đến việc biết được những kỹ năng và năng lực mà nhân viên có. Sau khi đã hiểu được nhân viên, bạn sẽ tự tin tạo nên một chương trình đào tạo được cá nhân hóa và có tác động tích cực đến tình hình kinh doanh.