Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ban Pháp chế trong doanh nghiệp

­­­­­­­­­­Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ về Ban Pháp chế trong một doanh nghiệp bao gồm: Sơ đồ tổ chức, chức năng và nhiệm vụ.

MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

Ban Pháp chế có trách nhiệm:

1. Đảm bảo hệ thống chính sách và văn bản của Doanh nghiệp ban hành tuân thủ theo các quy định của pháp luật Việt Nam và Điều lệ của Doanh nghiệp.
2. Tham mưu, vận dụng một cách linh hoạt các quy định pháp luật có liên quan để đảm bảo lợi ích đầu tư, kinh doanh của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên.
3. Đảm bảo các hoạt động của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên tuân thủ các quy định của Pháp luật Việt Nam cũng như tuân thủ các nội quy, quy chế (quy định nội bộ) của Doanh nghiệp.
4. Bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp của Doanh nghiệp của các Công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp trong mọi giao dịch cũng như tranh chấp pháp lý.
5. Là cầu nối hữu hiệu giữa Doanh nghiệp, cổ đông, nhà đầu tư trong cộng đồng tài chính nhằm tạo dựng niềm tin cho Cổ đông và hình ảnh của Doanh nghiệp trước công chúng đầu tư.

Xem thêm: Thương lượng tập thể là gì? Các quy định về thương lượng tập thể

CHỨC NĂNG

1. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức hoàn thiện các hồ sơ pháp lý cần để đảm bảo đủ điều kiện nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng với cơ quan có thẩm quyền.
2. Phối hợp với các Công ty con, Công ty thành viên thực hiện các thủ tục pháp lý trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư tại các dự án của các Công ty con, Công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp.
3. Xây dựng, thẩm định và triển khai văn bản pháp lý, văn bản định chế của Doanh nghiệp.
4. Kiểm tra giám sát việc thực thi chính sách và các thủ tục liên quan đến pháp lý của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên.
5. Cập nhật các văn bản pháp luật mới ban hành điều chỉnh hoạt động của Doanh nghiệp và hoạt động của các Công ty thành viên. Đồng thời, thực hiện hệ thống hóa các văn bản pháp lý để phục vụ cho việc tham khảo, nghiên cứu, tra cứu và áp dụng trong các hoạt động của Doanh nghiệp và hoạt động của các Công ty thành viên.
6. Tư vấn, cung cấp và hỗ trợ các thủ tục pháp lý, chỉ dẫn các dịch vụ pháp lý cho các Ban/Phòng/Bộ phận của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp.
7. Là đầu mối giúp việc Hội đồng Quản trị trong công tác quản lý quan hệ cổ đông, cổ phần  của Doanh nghiệp; 
8. Các vấn đề khác theo chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Doanh nghiệp.

Xem thêm: Các quy định khi điều chuyển người lao động làm việc khác với hợp đồng lao động

NHIỆM VỤ

Phòng Tư vấn pháp lý 

a. Tư vấn áp dụng các quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Doanh nghiệp liên quan tới các hoạt động của Doanh nghiệp và Công ty thành viên, giải pháp pháp lý giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên, bao gồm nhưng không giới hạn các vấn đề, lĩnh vực sau:

• Tư vấn các thủ tục pháp lý trong các lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp;
• Tư vấn pháp lý về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kinh doanh chiến lược;
• Tư vấn pháp lý về các vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán;

b. Thẩm định về mặt pháp lý các văn bản của Doanh nghiệp và các công ty thành viên, bao gồm nhưng không giới hạn trong các lĩnh vực sau:

• Văn bản, thỏa thuận trong hoạt động của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên ở trong nước và quốc tế với các đối tác;
• Các văn bản khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Doanh nghiệp.

Phòng Pháp lý hợp đồng

1. Xây dựng, quản lý, cập nhật, sửa đổi, bổ sung hệ thống hợp đồng mẫu của Doanh nghiệp và công ty thành viên.
2. Tham gia đàm phán các hợp đồng thương mại quốc tế với các đối tác nước ngoài về phần nội dung pháp lý.
3. Tham gia ý kiến pháp lý đối với các loại hợp đồng, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các loại hợp đồng thương mại, hợp đồng bảo hiểm trong lĩnh vực xây dựng, thương mại,…., hợp đồng xây lắp, hợp đồng BOT, BT, hợp đồng tư vấn, thuê tư vấn, hợp đồng liên danh, hợp đồng ủy quyền và các hợp đồng thương mại trong nước và quốc tế khác.
4. Phối hợp với Ban Tài chính Kế toán và Ban Kiểm soát Nội bộ trong công tác đàm phán về giá và lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ bảo hiểm (không bao gồm bảo hiểm sức khỏe).
5. Là đầu mối tập hợp, lưu trữ toàn bộ hồ sơ chứng từ, theo dõi các vấn đề liên quan phát sinh của các hợp đồng bảo hiểm và kết nối với các bộ phận liên quan với đơn vị bảo hiểm trong quá trình thực hiện khiếu nại bảo hiểm (không bao gồm lĩnh vực bảo hiểm sức khỏe).
6. Hướng dẫn thực hiện các quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý của các bên tham gia hợp đồng, thỏa thuận đã ký.
7. Tham gia xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong việc thực hiện các hợp đồng của Doanh nghiệp;
8. Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp phát sinh từ các quan hệ hợp đồng và quan hệ dân sự khác giữa Doanh nghiệp với đối tác hoặc bên thứ ba thuộc phạm vi công việc của Phòng Tư vấn pháp lý và Hợp đồng hoặc do Phòng Tư vấn pháp lý và Hợp đồng phụ trách thực hiện.
9. Đại diện hợp pháp của Doanh nghiệp tham gia các hoạt động tố tụng Trọng tài hoặc Tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Doanh nghiệp theo ủy quyền của Doanh nghiệp.
10. Hỗ trợ hoạt động của Phòng Pháp lý Doanh nghiệp và Công tác Cổ đông trong trường hợp có yêu cầu hoặc phân công của Lãnh đạo Ban.

Phòng Pháp lý doanh nghiệp và Quản lý cổ đông

1. Là đầu mối tổ chức và triển khai các hoạt động hỗ trợ tư vấn pháp lý trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. 
2. Tư vấn và thẩm định về mặt pháp lý các văn bản của Doanh nghiệp và các công ty thành viên, bao gồm nhưng không giới hạn trong các lĩnh vực sau:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên;
• Điều chuyển, xử lý kỷ luật, trách nhiệm của nhân sự do Doanh nghiệp và các Công ty thành viên quản lý.

c. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động huy động vốn của Doanh nghiệp và các công ty thành viên.

d. Thực hiện các thủ tục thành lập mới, giải thể, thay đổi đăng ký kinh doanh cho Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên;

e. Đề xuất, dự thảo kế hoạch xây dựng ban hành các quy định quản lý nội bộ của Doanh nghiệp.

f. Rà soát các quy trình, quy chế hiện hành, đề xuất thay đổi, bổ sung, cập nhật theo quy định của Điều lệ Doanh nghiệp và quy định của pháp luật

g. Chủ trì dự thảo xây dựng, sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Doanh nghiệp và các Công ty con/Công ty thành viên.

h. Thực hiện cập nhật, rà soát, phổ biến các văn bản pháp lý mới ban hành có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên của Doanh nghiệp.

i. Xây dựng và ban hành Bản tin pháp lý Doanh nghiệp.

k. Giải quyết các khiếu nại/tranh chấp phát sinh từ các quan hệ hợp đồng và các quan hệ dân sự khác giữa Doanh nghiệp với đối tác hoặc bên thứ ba thuộc phạm vi công việc của Phòng Pháp lý Doanh nghiệp.

l. Là đầu mối điều phối tổ chức Đại hội cổ đông của Doanh nghiệp và các Công ty thành viên;

m. Dự thảo các tài liệu pháp lý trong các kỳ họp Đại hội cổ đông của Doanh nghiệp và các công ty thành viên;

n. Đầu mối hỗ trợ trong việc truyền đạt, giám sát việc triển khai và báo cáo kết quả thực hiện các nghị quyết, quyết định của Đại hội cổ đông;

o. Là đầu mối liên hệ công tác với Ủy Ban Chứng khoán nhà nước, Trung tâm lưu ký chứng khoán, sở GD chứng khoán liên quan và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác (Trường hợp Doanh nghiệp đã niêm yết trên sàn chứng khoán)

p. Phối hợp với ban Đầu tư - Pháp chế trong việc tổ chức phát hành cổ phiếu mới của tập đoàn và các công ty thành viên ra công chúng - Trường hợp Doanh nghiệp đã thực hiện IPO;

q. Theo dõi, hệ thống hóa thông tin cổ đông và  doanh nghiệp của các Công ty thành viên trong hệ thống Doanh nghiệp theo quy định Pháp luật về công ty niêm yết; 

r. Chuẩn bị tài liệu để phục vụ công tác công bố thông tin của Doanh nghiệp và hỗ trợ hoạt động này tại các công ty thành viên theo quy định Pháp luật về công ty niêm yết.

Xem thêm: Hợp đồng lao động là gì? các quy định về hợp đồng lao động

QUYỀN HẠN

1. Được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan trong Doanh nghiệp và các Công ty thành viên cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết, trừ thông tin bảo mật thuộc phạm vi quản lý của Hội đồng quản trị, ban Kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc.
2. Được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân liên quan trong Doanh nghiệp và các Công ty thành viên hỗ trợ thực hiện các công việc có liên quan trực tiếp tới các đơn vị, cá nhân đó.
3. Chủ động triển khai các kế hoạch, biện pháp quản lý, điều hành để thực hiện nhiệm vụ theo quy định này và các  quy định chung của Doanh nghiệp.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Cơ cấu tổ chức của Ban gồm các phòng:

1. Phòng Tư vấn pháp lý;
2. Phòng Pháp lý Hợp đồng;
3. Phòng Pháp lý doanh nghiệp và Quản lý cổ đông.

2. Sơ đồ tổ chức của Ban: 

MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC PHÒNG BAN /ĐƠN VỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1. Hội đồng quản trị:

Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện từ các thành viên Hội đồng Quản trị và tiếp nhận chỉ thị, thông tin kế hoạch liên quan đến công việc Phòng Quan hệ cổ đông, hạng mục đầu tư,..

2. Ban Tổng Giám đốc:

Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện từ Ban Lãnh  đạo Doanh nghiệp tiếp nhận chỉ thị, thông tin kế hoạch liên quan đến công việc của Ban Pháp chế.

3. Ban Kinh doanh: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Kinh doanh trong việc xây dựng các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh.

4. Ban Kinh doanh chiến lược:

• Phối hợp đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp với Quy định – pháp luật hiện hành;
• Phối hợp xây dựng các mẫu Hợp đồng, công văn, thông báo với khách hàng, đối tác …

5. Ban Tài chính: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Tài chính trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động điều hành nguồn vốn của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

6. Ban Kế toán: 

• Phối hợp trong việc quản lý phần vốn, cổ phần của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
• Hỗ trợ, tư vấn Ban Kế toán trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động kế toán, kiểm toán của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

7. Ban Truyền thông & Marketing: 

• Tư vấn, hỗ trợ Ban Truyền thông và Marketing trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý phát sinh từ hoạt động truyền thông, marketing của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

8. Ban Nhân sự: 

• Phối hợp trong công tác tuyển dụng, đào tạo và thẩm định nhân sự.
• Tư vấn, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự trong việc xây dựng/ rà soát các hợp đồng, văn bản pháp lý cũng như đưa ra các giải pháp pháp lý phục vụ cho hoạt động quản trị nhân sự, hoạt động quản lý bộ máy cơ cấu tổ chức, hoạt động đào tạo của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.

Ngoài ra tùy từng đặc thù về cơ cấu tổ chức mỗi doanh nghiệp mà sẽ có mối liên hệ với các phòng ban khác.

Xem thêm:

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO 

1. Báo cáo định kỳ: 

1. Hàng tuần: Báo cáo chuyên môn (vào thứ 7 hàng tuần).
2. Hàng tháng: Báo cáo kết quả hoạt động của Ban và kế hoạch tháng tiếp theo cho Ban Tổng Giám đốc.
3. Hàng quý: Vào tuần cuối cùng của tháng cuối Quý.
4. Hàng năm: Theo thông báo kế hoạch báo cáo chung của Doanh nghiệp.

2. Báo cáo đột xuất:

Báo cáo đột xuất khi cần hoặc theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

KẾT LUẬN

Qua bài viết này các bạn đã nắm được kiến thức về Ban Pháp chế trong doanh nghiệp. Hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để đọc thêm các bài chia sẻ kiến thức mới của mình nhé.

Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp: 6 bước xây dựng bài bản, chuyên nghiệp