Mẫu thư chào mừng nhân viên mới: Những nội dung chính không nên bỏ qua

Thư chào mừng nhân viên mới được sử dụng khá thường xuyên trong môi trường công sở. Đây cũng thể hiện cho sự quan tâm, coi trọng tài năng của lãnh đạo công ty. 

Nếu bạn là một hành chính nhân sự đang băn khoăn không biết soạn thảo thư chào mừng nhân viên mới như thế nào ngắn gọn, súc tích lại khích lệ, nâng cao tinh thần làm việc? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.  

Mục đích của thư chào mừng nhân viên mới

Gửi thư chào mừng nhân viên mới thể hiện nét văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp. Hình thức này đang được áp dụng ở nhiều công ty bất kể quy mô lớn nhỏ khác nhau. 

Những lá thư tay đặt trong chiếc phong bì xinh xắn hay email ngắn gọn được quản lý gửi tới nhân sự mới trong ngày đầu nhận việc thật đặc biệt. Chúng thể hiện thái độ trân trọng nhân tài, vui mừng đón chờ “làn gió mới” tới công ty. Điều đó còn giúp nhân sự thấy thoải mái, không còn bối rối, ngại ngùng, có thêm động lực khi bắt đầu công việc mới. 

Chỉ cần một chút tinh tế từ nhà quản lý đã thấy sự khác biệt rõ rệt ở nhân viên. Việc được động viên, khích lệ ngay ngày đầu ảnh hưởng trực tiếp tới tâm thế, hiệu quả làm việc cũng như kết nối giữa người mới – người cũ. 

Lúc ấy, bức thư tay hay email đóng vai trò chiếc cầu nối giữa công ty và nhân sự mới. Chúng giúp xoa dịu những bỡ ngỡ, rối ren, kiến tạo sự tin tưởng, thân thuộc. 

Đặc biệt thư chào mừng nhân viên mới cũng giống như nét văn hóa doanh nghiệp đặc trưng. Điều này có tác dụng lớn trong chính sách giữ chân nhân tài. Qua đó họ cảm nhận rõ giá trị của bản thân công ty trân trọng, đề cao và kỳ vọng. Nhờ vậy sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc, tinh thần cống hiến sau này. 

Cấu trúc của thư chào mừng nhân viên mới

CEO của Belfor Holdings (Mỹ) – Sheldon Yellen hàng năm vẫn tự tay viết hơn 7.000 tấm thiệp chúc mừng tới từng nhân viên. Vị CEO này chia sẻ trên CNBC: “Người ta luôn nói khách hàng cần ưu tiên số một. Nhưng với tôi, nhân viên của tôi mới là nhất. Tôi tin là như vậy”. 

Qua đó đủ thấy thư chào mừng nhân viên mới đóng vai trò quan trọng. Nhưng làm thế nào để soạn thảo được bức tâm thư ngắn gọn, súc tích. Bạn hãy áp dụng ngay cấu trúc cơ bản sau đây: 

Tiêu đề thư

Đây là nội dung bắt buộc đối với tất cả những bức thư điện tử chào đón nhân sự gia nhập công ty. Phần này bạn nên sử dụng chữ in hoa đậm. Nội dung gợi ý như: “CHÀO MỪNG NHÂN SỰ MỚI GIA NHẬP CÔNG TY (tên công ty). 

Gửi lời chào đến nhân sự mới

Để xua tan sự căng thẳng của nhân viên mới, một lời chào thân mật/trịnh trọng đầu thư là vô cùng cần thiết. Tùy thuộc chức danh, cấp bậc nhân sự mới bạn nên đưa ra mở đầu phù hợp. 

Ví dụ: Người mới là tân trưởng phòng, lời mở đầu bạn có thể viết: Thân chào anh Phan Khôi Vĩ – Tân trưởng phòng truyền thông công ty XYZ. Chúc mừng anh trở thành một thành viên của công ty. 

Giới thiệu ngắn gọn về người gửi thư chào mừng

Thư chào mừng nhân viên mới thường được viết bởi bộ phận quản lý, nhân sự hoặc lãnh đạo công ty. Vì thế phần này bạn nên trình bày đôi nét về họ tên người gửi, chức danh, phòng ban. Ví dụ: Tôi là Phan Như Quỳnh, Trưởng phòng Truyền thông của XYZ Group. 

Đoạn giới thiệu nên đơn giản, sử dụng từ ngữ xưng hô phù hợp vừa mang lại sự thân thiện, gần gũi nhưng không kém phần chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn chỉ nên tóm tắt để kích thích tương tác, chủ động tìm hiểu từ nhân sự sau này. 

Thông tin cần thiết khi bắt đầu nhận việc

Theo mục đích thư chào mừng nhân viên mới, trong nội dung bạn cần thể hiện thái độ phấn khởi, vui mừng. Ở mục này, bạn có thể tóm tắt một vài thành tích đặc biệt, kinh nghiệm nổi bật trong hồ sơ nhân sự mới. Đồng thời người viết thư nên bày tỏ thiện chí mong muốn hợp tác, hy vọng vào những kết quả họ có thể đạt trong tương lai. 

Những thông tin về người hướng dẫn, danh sách thành viên trong nhóm hay contact liên lạc khi gặp khó khăn cũng phải nêu rõ. Ngoài ra, thông qua email bạn đừng quên nhắc nhở bổ sung hồ sơ còn thiếu sót. 

Xem thêm: 5 bước đào tạo nhân viên mới hiệu quả, chuyên nghiệp

Lời kết

Kết thúc bức thư welcome nhân viên mới không thể thiếu vài lời động viên, khích lệ tinh thần. Như vậy, nhân sự sẽ không bị quá áp lực, lo lắng vì gia nhập một môi trường hoàn toàn mới. Qua đó, họ cũng thấy mình được quan tâm bởi quản lý, cấp trên nên sẽ yên tâm công tác, cống hiến hơn. 

Ví dụ: Chúc cho chị Lê Thụy Miên hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ trong vai trò mới tại công ty XYZ. Tập thể công ty chào đón chị! 

Mẫu thư đón chào nhân viên mời chuẩn chỉnh

Thư chào mừng nhân viên mới chính là lời mở đầu ngọt ngào từ phía doanh nghiệp gửi tới nhân viên. Dù thể hiện bằng hình thức viết tay hay đánh máy bạn cũng cần hết sức chỉn chu. Bạn có thể tham khảo mẫu email chào đón nhân sự dưới đây:

Tiêu đề mail: Chào mừng Hải Yến – Chuyên viên Truyền thông nội bộ gia nhập XYZ Group

Thân chào Hải Yến,

Chị là Thu Hà, Giám đốc Truyền thông thương hiệu XYZ Group!

Hôm nay, chị rất vui khi được thay mặt bộ phận Truyền thông thương hiệu nói riêng, XYZ Group nói chung chào mừng em gia nhập công ty với vị trí Chuyên viên Truyền thông nội bộ từ ngày 14/02/2023. 

Công ty đánh giá cao kinh nghiệm, năng lực và phẩm chất của em. Chị tin với sự khéo léo, tinh tế cùng chuyên môn cao chắc chắn em sẽ nhanh chóng hòa nhập với các thành viên trong công ty để dễ dàng phối hợp làm việc, nâng cao hiệu suất công việc. 

Trong quá trình làm việc nếu gặp khó khăn em có thể liên hệ trực tiếp với chị qua email: Thuha@XYZgroup.vn hoặc điện thoại: 0904.xxx.xxx. 

Một lần nữa, chào mừng em đến với đại gia đình XYZ Group. Chúc em hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao!

Trân trọng. 

Trên đây Gitiho đã giới thiệu cơ bản về cấu trúc của một bức thư chào mừng nhân viên mới. Hy vọng thông qua gợi ý này bạn biết mình cần bắt đầu như thế nào để tạo ấn tượng tốt với nhân sự.