Cách xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả với 4 bước

Tìm kiếm những nhân tài hàng đầu chỉ là một bước trong quá trình xây dựng đội ngũ vững chắc. Bởi để nhân viên mới nhanh hòa nhập, làm việc theo văn hóa doanh nghiệp, đáp ứng những yêu cầu trong công việc thì điều bắt buộc là phải thực hiện đào tạo nhân sự. Vậy quy trình đào tạo nhân viên mới gồm những bước nào? Làm thế nào để xây dựng một cách thành công, cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn nhất

Dưới đây là các bước đào tạo nhân viên mới, mời bạn tham khảo. Đây cũng là cách mà Gitiho - Công ty Công nghệ Cổ phần Giáo dục Việt Nam thực hiện đào tạo nhân viên mới trong suốt thời gian qua. 

Qua đó, Gitiho nhận ra rằng điều quan trọng nhất chính là giúp nhân viên mới hiểu về văn hóa doanh nghiệp, tức là những giá trị cốt lõi mà tất cả thành viên trong tổ chức cùng hành động và thực hiện theo. Khi đó nhân viên mới sẽ có sự đồng thuận với mục tiêu của tổ chức và hành động để đạt được mục tiêu, cùng doanh nghiệp bứt phá trong tương lai. 

Về cơ bản, có 4 bước tinh gọn nhưng hiệu quả trong quy trình đào tạo nhân viên mới như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc chỉn chu cho nhân viên mới

Sau khi nhân viên mới xác nhận thời gian bắt đầu làm việc tại công ty mới, bộ phận HR cần có sự chuẩn bị về nơi việc cũng như thiết bị làm việc cho họ. Ví dụ như dọn dẹp lại chỗ làm việc cho thật gọn gàng và sạch sẽ, ghế ngồi không bị hỏng hóc, thiết bị làm việc đã được kết nối, có sẵn các tài liệu hướng dẫn công việc… 

Ngoài ra, một số công ty chuyên nghiệp hơn là họ có quà chào mừng nhân viên mới gia nhập công ty. Đây như một lời cảm ơn vì dẫu có rất nhiều công ty ngoài kia nhưng nhân sự vẫn lựa chọn công ty để đồng hành và cống hiến. 

Ngoài ra, bộ phận HR nên cài đặt sẵn các ứng dụng làm việc cho nhân viên như hệ thống quản lý dự án, nền tảng giao tiếp nội bộ giúp họ nhanh chóng hòa nhập và tham gia vào các hoạt động công việc một cách hiệu quả từ ngày đầu tiên. 

Bước 2: Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới 

Trong ngày đầu tiên đi làm, công ty cần đào tạo hội nhập cho nhân viên mới và đây là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Đào tạo hội nhập bao gồm các chương trình đào tạo như văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc, sản phẩm, chính sách công ty…

Công ty cần gửi đầy đủ chính sách, quy định của công ty để nhân viên có thể nắm được mọi thông tin. Ngoài ra, để hiểu về văn hóa doanh nghiệp hay sản phẩm thì bộ phận HR cần sắp xếp cuộc trò chuyện giữa Ban giám đốc và nhân sự mới. Qua đó, nhân viên sẽ thật sự hiểu về văn hóa doanh nghiệp công ty mình về làm việc theo những giá trị văn hóa đó. 

Ví dụ như tại Gitiho với ưu điểm là một doanh nghiệp có sẵn nền tảng học tập trực tuyến nên có nhiều lợi thế hơn so với doanh nghiệp khác. Nhân viên mới sẽ được thêm vào hệ thống LMS và học các khóa học hội nhập online vô cùng thuận tiện.

Để hoạt động đào tạo tối ưu, tiết kiệm chi phí, sử dụng ngay hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business trên nền tảng Gitiho. Chỉ với 1 click, bạn sẽ biến tổ chức của mình thành tổ chức học tập hiệu suất cao, nơi nhân viên được phát triển toàn diện nhất!

3. Đào tạo về kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới

Sau khoảng 2 ngày đào tạo hội nhập, nhân viên sẽ chuyển sang giai đoạn đào tạo chuyên môn tập trung vào kỹ năng và kiến thức cụ thể liên quan đến thực hiện nhiệm vụ công việc của họ. Tuy nhiên, trước hết cần hiểu rõ được năng lực của nhân viên xem họ đang yếu ở kỹ năng nào để tập trung đào tạo và đang mạnh ở kỹ năng nào để có thể phân công công việc hợp lý. 

Bên cạnh đó, mỗi công ty đều có những yêu cầu công việc đặc trưng nên trong buổi đào tạo cũng nên phổ biến điều này cho nhân viên mới. 

4. Kiểm tra, đánh giá nhân viên mới

Cuối cùng, để biết được mức độ tiếp thu và hiểu, công ty cần có bước kiểm tra và đánh giá nhân viên mới. Việc kiểm tra sẽ bao gồm kiểm tra onboarding, kiểm tra chuyên môn trước khi nhân viên làm việc chính thức. 

Thông qua kiểm tra, công ty có thể đánh giá được hiệu quả của quá trình đào tạo, đánh giá được mức độ phù hợp cũng như thu thập được các ý kiến phản hồi, đề xuất để cải thiện chương trình đào tạo. Việc đánh giá này cũng giúp cho công ty đưa ra được những quyết định chính xác trong việc tuyển dụng. 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo tại doanh nghiệp

Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Đầu tư mạnh mẽ vào cơ hội học tập là một ưu tiên hàng đầu của công ty tạo nên một tổ chức học tập hiệu suất cao. Nhân viên không chỉ được phát triển liên tục về kỹ năng, chuyên môn mà còn thúc đẩy sự phát triển tư duy. 

Sự tiến bộ của nhân viên không chỉ là sự phát triển cá nhân mà còn là động lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. 

Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên nói chung và đào tạo nhân viên mới nói riêng còn mang lại một số lợi ích như: 

Giảm bớt chi phí đào tạo: Xây dựng được quy trình đào tạo đúng đắn ngay từ ban đầu sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp được tiến độ của công việc, hiểu được văn hóa cũng như định hướng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp từ đó cũng bớt được thời gian và chi phí đào tạo một cách tối đa.

Thu hút nhân tài: Những người tìm kiếm công việc thường sẽ đánh giá cao một doanh nghiệp có kế hoạch và quy trình đào tạo rõ ràng, vì điều này chứng tỏ sự chuyên nghiệp cũng như sự cam kết đối với sự phát triển nhân viên. 

Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi nhân viên được cung cấp kiến thức và kỹ năng trong công việc, họ sẽ tự tin khi làm việc và bảo đảm công việc diễn ra một cách suôn sẻ. 

4 điều cần tránh trong quá trình đào tạo nhân viên mới

Trong quá trình thực hiện đào tạo cho nhân viên mới, bạn cần lưu ý một số điều sau:

1. Thiếu kế hoạch đào tạo cụ thể

Việc tổ chức không có định hướng, không có kế hoạch cụ thể và rõ ràng sẽ khiến cho việc đào tạo trở nên mông lung và bộ phận LnD không biết là mình đang làm gì. 

Vì vậy, bạn cần phải lên kế hoạch đào tạo cho tổ chức của mình một cách chi tiết, bao gồm các chương trình mà nhân viên cần phải hoàn thành cũng như mục tiêu đào tạo, thời gian đào tạo. Từ đó, nhân viên mới sẽ hiểu rõ lý do tại sao mình cần phải đào tạo chương trình này? 

Bạn có thể tham khảo biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới dưới đây:

Tải mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ, đào tạo nhân viên mới, đào tạo theo vị trí chức danh TẠI ĐÂY! (miễn phí)

2. Chương trình đào tạo nhân viên mới không có tương tác và phản hồi

Việc thiếu tương tác và phản hồi trong quá trình đào tạo có thể khiến cho nhân viên mới cảm thấy không hào hứng, chán nản và không được sự quan tâm từ phía công ty. 

Khi đào tạo, cần có những buổi gặp mặt trực tiếp, trò chuyện giữa BOD, leader và nhân viên mới để họ hiểu hơn về công ty và công việc. Đây cũng là cơ hội để nhân viên được đặt ra những thắc mắc và chia sẻ quan điểm, ý kiến của mình. 

3. Chương trình đào tạo không nên chú trọng quá nhiều vào lý thuyết

Chỉ đào tạo về mặt lý thuyết mà không có thực hành sẽ khiến nhân viên mới gặp khó khăn khi họ áp dụng kiến thức được học vào thực tiễn. Đôi lúc, họ cũng sẽ cảm thấy khô khan và tẻ nhạt, khiến cho tinh thần làm việc đi xuống. 

4. Quá tải thông tin là điều không nên trong chương trình đào tạo

Đây là vấn để mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện đào tạo nhân sự khiến cho nhân viên bị choáng ngợp và khó để tiếp thu kiến thức. Không thể phủ nhận rằng khi mới vào công ty, nhân viên có rất nhiều thứ phải học như học về văn hóa doanh nghiệp, học về quy chế, sản phẩm, kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn, công cụ hỗ trợ công việc… 

Tuy nhiên, để nhân viên có thể dễ dàng ghi nhớ và học tập hiệu quả thì bộ phận LnD cần phải có lộ trình học tập, kế hoạch học tập và chủ đề phải được chia ra các buổi chứ không nên để cho nhân viên học một lúc nhiều chương trình. 

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ không khó thực hiện nếu tổ chức có mục tiêu đào tạo, nội dung đào tạo và kế hoạch đào tạo đã được chuẩn bị sẵn. Tập trung vào mục tiêu mà bạn xác định ngay từ ban đầu sẽ giúp cho việc đào tạo diễn ra tự nhiên, nhân viên được học những kỹ năng cần thiết, tối ưu được quá trình học và đảm bảo việc áp dụng linh hoạt vào công việc thực tế.