HPLO có nghĩa là xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao, đây là một khái niệm mới hoàn toàn tại Việt Nam trong lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực, với mục tiêu thúc đẩy hoạt động học tập để phát triển con người hướng đến một tổ chức có hiệu suất cao.
Bài viết dưới đây, cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết về khái niệm này nhé!
HPLO có nghĩa là tổ chức học tập hiệu suất cao, là cụm từ viết tắt của: Learning Organization (tổ chức học tập) và high-performance (hiệu suất cao) được sáng tạo bởi Gitiho - Công ty Cổ phần Công nghệ Giáo dục Việt Nam.
Vậy HPLO có nghĩa là gì?
“Tổ chức học tập hiệu suất cao (HPLO) là một tổ chức mà ở đó các thành viên của tổ chức không ngừng học tập và chia sẻ kiến thức với nhau để cùng đạt được các mục tiêu khao khát. Họ hồn nhiên trong việc học hỏi và chia sẻ mọi thứ họ làm, việc đó diễn ra như một phản xạ tự nhiên, không ai phán xét hay đánh giá.”
Ví dụ như tại Công ty cổ phần Công nghệ Giáo dục Gitiho Việt Nam, việc học tập đang được diễn ra thường xuyên và theo đúng như các tiêu chí mà khái niệm HPLO đề cập đến.
Công ty sẽ cung cấp cho nhân viên 500+ khóa học đa dạng các lĩnh vực như tin học văn phòng, phân tích dữ liệu, marketing, kế toán, kỹ năng mềm… trên hệ thống LMS để nhân viên có thể truy cập học tập mỗi ngày hoặc bất cứ khi nào họ cần.
Ngoài ra việc chia sẻ kiến thức và học hỏi lẫn nhau cũng được công ty thúc đẩy một cách tích cực. Những ai có kỹ năng chuyên môn cao sẽ chia sẻ kiến thức với những thành viên còn lại để mọi người cùng tiến bộ và áp dụng kỹ năng nâng cao chất lượng công việc.
Quan trọng hơn hết, việc chia sẻ kiến thức đều không bị đánh giá hay phán xét, tất cả mọi người đều cùng nhau lắng nghe và ghi nhận những cố gắng của nhau trong suốt quá trình làm việc.
Có thể thấy, việc xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao phải đòi hỏi sự cam kết của mỗi tổ chức trong việc đầu tư công cụ học tập, giải pháp học tập, thời gian đào tạo để tạo ra môi trường học tập và chia sẻ kiến thức, đảm bảo rằng việc học hỏi và cải tiến liên tục là một phần không thể thiếu.
Còn một điều quan trọng nữa là việc học tập cần có sự cam kết và lãnh đạo mạnh mẽ của những người đứng đầu.
Như Matthew Smith, Giám đốc Học tập tại McKinsey & Company đã chia sẻ: “Giống như rất nhiều thứ, văn hóa học tập bắt đầu từ cấp cao nhất và bắt đầu bằng việc có một CEO hoặc một lãnh đạo cấp cao thực sự coi trọng việc học hỏi và chia sẻ về nó một cách tích cực”. Vì vậy để thành công trong việc xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao HPLO, rất cần có sự đi đầu của người lãnh đạo.
Cuối cùng, hướng đến mục tiêu là tối ưu hiệu suất của tổ chức thông qua việc cải thiện kiến thức, kỹ năng của nhân viên cũng như việc thúc đẩy sáng tạo, đổi mới.
Xem thêm: Cách để xây dựng văn hóa ghi nhận trong doanh nghiệp hiệu quả
Việc học hỏi từ trước đến nay luôn đi liền với sự phát triển, trước hết là phát triển con người, sau là phát triển gia đình, phát triển đội nhóm, phát triển tổ chức, phát triển đất nước.
HPLO sẽ thúc đẩy sự học hỏi và phát triển cá nhân trong mỗi tổ chức. Khi nhân viên được tiếp cận với kiến thức, được phát triển tư duy, được khám phá những điều mà họ chưa từng biết thay vì 8 tiếng chỉ có làm việc và làm việc, họ sẽ phát huy hết khả năng của mình. Từ đó tạo ra được những giá trị phát triển và cải thiện chất lượng công việc cũng như hiệu suất.
Bởi trong một công ty, nếu chỉ có người lãnh đạo giỏi và thêm 1,2 người khác thì không thể kiến tạo thành công hay giúp doanh nghiệp bứt phá mà cần phải có sự đồng thuận cùng như hành động của tất cả thành viên còn lại.
Đặc biệt là khi trí tuệ nhân tạo, công nghệ số đang dần thay đổi cách mà con người làm việc thì việc học tập và cập nhật kiến thức sẽ giúp nhân viên thích nghi với những thay đổi, biết kết hợp với công nghệ để nâng cao hiệu suất.
Đạt được mục tiêu là điều mà phần lớn các doanh nghiệp có thể thực hiện được nhưng để bứt phá mục tiêu và vượt ra khỏi vùng an toàn thì đó là điều không phải ai cũng làm được và rất khó để làm được.
Vậy làm thế nào để bứt phá mục tiêu và kiến tạo những pha “đột phá” trong doanh nghiệp?
Nếu cứ làm theo cách làm cũ, cách làm mà từ trước tới nay doanh nghiệp vẫn làm thì doanh nghiệp vẫn sẽ phát triển bền vững nếu thuận lợi. Tuy nhiên, trong thời kỳ suy thoái kinh tế và cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp cần có những bước tiến mới, cách làm mới để có thể tự tin bước ra khỏi vùng an toàn và bứt phá được mục tiêu.
Để làm được như vậy, mỗi cá nhân đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trên hành trình đạt được tương lai khao khát. Điều quan trọng là tất cả mọi người tham gia vào quá trình học tập và rèn luyện mỗi ngày. Trước hết là tăng tốc làm việc và tăng chất lượng công việc, sau đó là phát triển tư duy và đổi mới sáng tạo.
Xây dựng HPLO cũng là cách để mỗi doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh cho mình. Môi trường học tập tạo điều kiện cho việc đổi mới, nhân viên luôn được đóng góp ý tưởng các cách làm mới. Qua đó tạo ra các sản phẩm mới và nâng cao sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hơn nữa, một doanh nghiệp có hiệu suất cao sẽ thu hút và giữ chân nhân tài tiềm năng bởi theo nhiều nghiên cứu, ngoài tiền lương thì môi trường làm việc, đào tạo là những yếu tố khiến nhân viên ở lại một tổ chức lâu dài.
Thực chất, trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu chứng minh về tổ chức học tập hiệu suất cao (HPLO) và đưa ra một vài con số cụ thể sau:
HPLO có khả năng đổi mới cao hơn lên đến 92%
46% có nhiều khả năng tổ chức có những người đầu tiên tiên phong trên thị trường về cách làm mới, sản phẩm mới
58% nhân viên được trang bị tốt hơn để đáp ứng nhu cầu trong tương lai
34% nhân viên đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
26% nhân viên có khả năng cung cấp sản phẩm chất lượng cao hơn
37% nhân viên có năng suất cải thiện hơn so với trước
Ngoài ra, Bersin by Deloitte còn khẳng định thêm rằng nhân viên chỉ phải dành 1% thời gian trong 1 tuần dành cho các hoạt động học hỏi, phát triển bản thân. (Deloitte, 2018)
Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Để hình thành nên một tổ chức học tập hiệu suất cao, trước hết doanh nghiệp cần đảm bảo những điều sau:
Trước hết, doanh nghiệp cần có tầm nhìn và sứ mệnh, có mục tiêu và tất cả điều đó đều được đội ngũ nhân sự đồng thuận và cùng nhau hành động để đạt được mục tiêu đó. Bên cạnh đó, nếu tầm nhìn và sứ mệnh không đủ lôi cuốn thì sẽ không thu hút được những con người có đủ khao khát về những điều vĩ đại.
Mỗi doanh nghiệp phải xây dựng được văn hóa doanh nghiệp cởi mở để tất cả mọi người cùng nói và thực hiện hằng ngày. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đưa ra các chính sách thúc đẩy và tài nguyên bổ trợ để mỗi cá nhân được thoải mái và thuận lợi khi học tập và chia sẻ.
Môi trường bao gồm văn hóa doanh nghiệp, chính sách cổ vũ và công cụ… Trong đó:
Văn hóa doanh nghiệp: Thay vì phê bình, đánh giá… khiến nhân viên e dè và cảm thấy không an toàn, doanh nghiệp nên xây dựng một văn hóa cởi mở và không có sự phán xét. Điều này giúp nhân viên tự tin trong việc chia sẻ, trong trường hợp có mắc sai lầm thì những lần sau họ cũng không tự ti mà cố gắng, nỗ lực hơn.
Chính sách cổ cũ: Doanh nghiệp không có cơ chế khuyến khích, không có người làm gương thì chắc chắn không có hành vi mới, cách làm mới. Một số chính sách cổ cũ như ghi nhận, vinh danh, khen thưởng…
Công cụ: Công cụ học tập cần thuận lợi và dễ sử dụng để nhân viên dễ dàng truy cập mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống LMS, Wiki, Chat GPT, Test Tool, Gamification, Coaching…
Cá nhân có vai trò trọng yếu và được coi là 1 trong 3 trụ cột trong một tổ chức học tập hiệu suất cao được biểu hiện qua:
Các cá nhân có tinh thần học tập và cam kết với việc phát triển của bản thân để đóng góp vào việc xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao. Họ luôn tìm kiếm cơ hội học hỏi và sẵn sàng, cởi mở chia sẻ kiến thức giá trị đến những người xung quanh.
Họ cũng có niềm tin nằng thông qua sự nỗ lực, học hỏi và thử thách, năng lực sẽ được phát triển và cải thiện. Họ không ngại thất bại và luôn tìm kiếm những điều mà mình không biết.
Dưới đây là 5 cấp độ xây dựng HPLO, giúp doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng tổ chức học tập có hiệu suất cao:
Ở cấp độ này tổ chức đã bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của việc học và cải tiến liên tục. Có thể thông qua một số trường hợp như nhân viên nghỉ việc nhiều, hiệu suất làm việc thấp, sự cạnh tranh, sự ra đời của khoa học công nghệ và trí tuệ nhân tạo…
Lúc này, lãnh đạo sẽ nhận thấy rằng đội ngũ nhân sự cần phải được học tập và mở rộng kiến thức cũng như nâng cao chuyên môn của mình để có thể đáp ứng mọi yêu cầu.
Hơn nữa, một số nhân viên dù được trả lương cao so với mặt bằng chung họ vẫn lựa chọn rời đi. Bởi khi làm việc, nhân viên cảm thấy mình không được đào tạo, không phát triển tư duy nên họ chọn cách nghỉ việc để tìm những cơ hội khác để phát triển chuyên môn.
Sau khi lãnh đạo nhận ra được tổ chức mình đang thiếu hoạt động đào tạo và nhân viên cũng rất khao khát được học thì chính họ sẽ lan tỏa điều này bằng các hoạt động như chia sẻ kiến thức, training, coaching 1:1, cung cấp các khóa học trực tuyến, mời chuyên gia, cho nhân viên đi học hỏi ở bên ngoài…
Ở giai đoạn này, tổ chức nên tập trung vào các nhóm tiên phong để tạo ra những chiến thắng nhỏ.
Tổ chức có sự cam kết vào việc học tập và phát triển thông qua việc đầu tư nguồn lực, ngân sách và thời gian. Lãnh đạo và đội LnD, Hr nên đặt ra mục tiêu và khuyến khích đội ngũ nhân viên tham gia. Lúc này, các chương trình đào tạo đã được lên kế hoạch cụ thể và bắt đầu được triển khai quy mô tổ chức.
Đã đến lúc doanh nghiệp tổ chức triển khai công cụ để thực hiện việc đào tạo, việc này sẽ rất quan trọng với những doanh nghiệp trên 50 nhân sự. Một trong những giải pháp phổ biến và có nhiều tính năng khuyến khích nhân viên tham gia học tập đó là hệ thống quản lý học tập LMS.
Thông thường, các khóa học sẽ được tải lên hệ thống LMS và được chia theo khung năng lực như năng lực lõi (văn hóa doanh nghiệp), năng lực chuyên môn (lập trình, thiết kế, tài chính, kế toán, hành chính nhân sự, sale…), năng lực bổ trợ (tin học văn phòng, phân tích dữ liệu, kỹ năng mềm, ngoại ngữ…) và năng lực quản lý (kỹ năng quản lý).
Khi triển khai các hoạt động đào tạo, doanh nghiệp nên thiết kế nội dung dựa trên khoảng cách kỹ năng của nhân viên, nhu cầu học tập, khung năng lực và quan trọng hơn hết là gắn liền với mục tiêu kinh doanh.
Để đạt được thành công trong việc lôi cuốn nhân viên tham gia và coi văn hóa học tập là một phần của doanh nghiệp thì tổ chức nên có các chính sách thúc đẩy như ghi danh, tuyên dương, khen thưởng, ghi nhận năng lực…
Ở giai đoạn này, việc học sẽ tập trung cải thiện từng chỉ số PI bằng học tập và ưu tiên cải thiện KPIS cũng bằng học tập. Tổ chức có thể thực hiện tái tạo văn hóa, tái tạo sứ mệnh, tái tạo tầm nhìn để tạo ra một đội ngũ nhân sự có khao khát phát triển vượt bậc.
Bên cạnh đó, tổ chức cũng không quên việc khích lệ và tạo điều kiện cho sự đổi mới của nhân viên, ví dụ như áp dụng cộng nghệ mới, cách làm mới… để cải thiện chất lượng và hiệu suất công việc.
Rất ít công ty đạt được cấp độ này. Khi trở thành một doanh nghiệp học tập hiệu suất cao, nhân viên sẽ coi việc học và cải tiến liên tục trở thành một phần tự nhiên của văn hóa. Mọi quyết định và chiến lực đều dựa trên kiến thức và việc học hỏi kinh nghiệm.
“Sếp em chú trọng hơn đến hoạt động kinh doanh và tạo ra kết quả trực tiếp ạ, còn hoạt động đào tạo thì khó đo lường kết quả. Có cách nào để trình bày hoặc thuyết phục sếp dễ hơn không ạ?”
Đây là câu hỏi phổ biến trong nhiều tổ chức khi đề cập tới việc cần phải đầu tư cho hoạt động học tập và phát triển, bởi trong một tổ chức bất kỳ hoạt động nào cũng cần phải đo lường được để tối ưu hiệu quả, đặc biệt là chỉ số ROI (Return on invest).
Do đó để có được sự ủng hộ của đội ngũ, để giữ được sự kiên trì của các thành viên trong việc thực hiện mục tiêu xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao, người phụ trách xây dựng HPLO cần có phương pháp đo lường đánh giá tác động của học tập tới hiệu quả kinh doanh.
Để thực hiện được điều này, năm 1955 Donald Kirkpatrick, cựu Giáo sư danh dự tại Đại học Wisconsin có đưa ra mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo: Kirkpatrick.
Mô hình Kirkpatrick được quốc tế công nhận trong việc đánh giá, phân tích tác động của việc đào tạo. Thông qua 4 cấp độ của Kirkpatrick, nhà quản lý dễ dàng giải đáp các câu hỏi liên quan tới hiệu quả của quá trình đào tạo.
Kirkpatrick là mô hình phân tích, đánh giá kết quả đào tạo, giảng dạy thông qua 4 cấp độ. Mô hình này được cựu Giáo sư danh dự Đại học Wisconsin – Donald Kirkpatrick lần đầu tiên giới thiệu vào năm 1959. Ông tiếp tục cập nhật vào năm 1975 và 1993.
Mô hình Kirkpatrick đánh giá hiệu quả đào tạo theo từng cấp độ, Mỗi cấp độ kế tiếp trong mô hình Kirkpatrick đại diện cho một thước đo chính xác về hiệu quả của chương trình đào tạo. Sau này, Kirkpatrick tiếp tục được phát triển bởi con trai người sáng lập – Jame và vợ Wendy Kayser Kirkpatrick.
Năm 2016, Jame và Wendy tiến hành sửa đổi và làm rõ lý tuyết ban đầu. Đồng thời họ giới thiệu “Mô hình Kirkpatrick Thế giới mới” trong cuốn sách cùng tên. Một trong những bổ sung là nhấn mạnh tầm quan trọng của đào tạo phù hợp với công việc hàng ngày trong tổ chức.
Kirkpatrick được sử dụng rất rộng rãi trong ngành L&D nhằm đánh giá hiệu quả các giải pháp đào tạo. Mô hình này trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều chuyên gia đào tạo và lãnh đạo tổ chức bởi sở hữu một số ưu điểm sau:
Bốn cấp độ được nhắc đến trong Kirkpatrick gồm: Sự phản ứng lại (Reaction), học tập (Learning), hành vi (Behavior), kết quả (Results).
Cấp độ 1: Phản ứng
Trước tiên cần ghi lại phản ứng của nhân viên đối với khóa học. Sự gắn kết của nhân sự rất quan trọng trong quá trình điều hành tổ chức. Khảo sát này cung cấp cái nhìn chính xác về những gì đang diễn ra hay cần cải thiện.
Trước khi triển khai bộ phận đào tạo nên thăm dò ý kiến của nhân sự. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ tâm tư và mong muốn của nhân viên đối với chương trình đào tạo.
Có một số câu hỏi mà bạn có thể đặt ra để tìm hiểu phản ứng của nhân viên sau buổi học như:
Ngoài ra, tổ chức cũng nên theo dõi các số liệu trực quan như tỷ lệ tham gia, tỷ lệ hoàn thành khóa học, thời gian học tập mà nhân viên dành cho việc học. Thông qua những phản hồi và con số cụ thể, tổ chức có thể dựa vào đó để xác định những điểm cần cải thiện, phát huy những điểm đã làm tốt để chương trình đào tạo hiệu quả hơn.
Một số hoạt động tổ chức có thể ứng dụng để giúp cho các chương trình bao gồm trực tiếp và E-learning sinh động hơn như:
Cấp độ 2: Học tập
Ở cấp độ này, tổ chức cần đánh giá mức độ hiểu biết và kiến thức mà nhân sự đã học (hoặc chưa học) trong khóa đào tạo. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, cần phải kiểm tra trước và sau khóa học nhằm đo lường sự tiến bộ.
Để biết được nhân sự đã học được những gì, tổ chức có thể áp dụng hình thức kiểm tra hoặc phỏng vấn trực tiếp. Điều quan trọng là xác định quy trình đánh giá và các tiêu chí cụ thể.
Để giúp mỗi cá nhân tham gia học tập hiểu được nội dung đã học, tổ chức có thể vận dụng các phương pháp bổ trợ như:
Ở bước tiếp theo, tổ chức cần đánh giá được nhân viên có áp dụng những điều họ được học vào thực tiễn hay không. Quá trình này cần thời gian và có sự quan sát liên tục hàng tuần, hàng tháng. Bởi không phải kết thúc khóa học là ai cũng có thể áp dụng ngay.
Cấp độ 3: Hành vi
Ở cấp độ này, điều quan trọng nhất là nhân viên có cơ hội biến kiến thức học tập thành hành vi để áp dụng vào công việc hằng ngày. Điều này đòi hỏi sự đồng hành của những người quản lý trực tiếp và một môi trường có hội để người học áp dụng kiến thức và kỹ năng mà họ đã học.
Để đánh giá hành vi, có thể sử dụng nhiều phương pháp như phỏng vấn, theo dõi hiệu quả trong công việc của nhân viên… Chẳng hạn như quản lý giao cho họ đảm nhiệm, thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ mà trong đó họ có thể áp dụng kiến thức vào thực tế công việc hay không.
Tuy nhiên, với kinh nghiệm thực tiễn thì việc thiếu sự thay đổi trong hành vi ngay sau khóa đào tạo không đồng nghĩa với việc đào tạo không hiệu quả. Có thể do nhiều yếu tố khác như quy trình công việc, điều kiện làm việc, môi trường không tạo điều kiện lý tưởng cho sự thay đổi hành vi.
Một số hoạt động mà tổ chức có thể làm để giúp người học ứng dụng những gì đã học vào trong công việc như:
Cấp độ 4: Kết quả
Bước cuối trong mô hình Kirkpatrick dành riêng cho việc đo lường kết quả trực tiếp. Cấp độ này đánh giá việc học tập dựa trên kết quả kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên các chỉ số này cần thiết lập trước khi quá trình đào tạo bắt đầu.
Việc đo lường kết quả đào tạo có thể sử dụng các chỉ số khác nhau tùy thuộc vào đặc thù công việc và tổ chức hướng đến mục tiêu là xác định tác động của quá trình đào tạo đối với hiệu suất kinh doanh.
Tuy nhiên, theo một nghiên cứu từ Brandon Hall Group: “Chỉ có một tỷ lệ rất nhỏ (khoảng 8%) các tổ chức thực hiện việc đo lường các khóa học dựa trên kết quả kinh doanh. Điều này nói lên việc thiếu khái quát trong việc kết nối giữa việc học và hiệu suất”.
Dựa trên phân tích dữ liệu ở mỗi cấp độ, tổ chức có thể hiểu rõ hơn về kết quả đào tạo. Đây cũng là nền tảng cho phép tổ chức điều chỉnh lại kế hoạch, chỉnh sửa khóa học phù hợp hơn.
Cách để Gitiho thường sử dụng để đánh giá là dựa vào các chỉ số KPIs (Key Performance Indicators) của mỗi bộ phận, của mỗi cá nhân, sự thay đổi của chỉ số KPIs sau khi mỗi cá nhân học tập và ứng dụng là kết quả của hoạt động học tập và phát triển.
Trên đây là những chia sẻ của Gitiho về tổ chức học tập hiệu suất cao HPLO - một phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và cải thiện hiệu suất. Hy vọng các doanh nghiệp sẽ áp dụng thành công HPLO để tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người sẵn sàng chia sẻ kiến thức với nhau và tự tin có đầy đủ kỹ năng để đối mặt với thách thức trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Tài liệu kèm theo bài viết