Trực quan hóa số liệu bằng biểu đồ, đồ thị dành cho kế toán

Có bao giờ bạn thấy trầm trồ trước những báo cáo tài chính, kế toán sinh động chứa các bảng biểu, đồ thị màu sắc và dễ hiểu, mà tự hỏi làm sao để tạo ra những báo cáo như vậy?

Trước đây, mình từng vật lộn mỗi khi làm báo cáo kế toán, vừa phải đảm bảo cho dữ liệu chính xác, vừa khiến người xem phải dễ hiểu những con số mà mình muốn trình bày.

Và bài viết này mình sẽ chia sẻ cách mình học trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị cho các báo cáo kế toán để tự tin làm các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng khoa học và dễ hiểu. Cùng xem nha!

Tại sao kế toán cần trực quan hóa dữ liệu?

Đặc thù công việc của kế toán viên là phải làm việc với rất nhiều con số và các loại giấy tờ, báo cáo như báo cáo tài chính, tờ khai thuế, hóa đơn, sổ cái và các tài liệu tài chính khác,... Mà những con số và dữ liệu đó không chỉ để mình kế toán thấy, mà còn phải đưa cho sếp, đồng nghiệp, hay đôi khi là khách hàng nữa.

Có thể thấy, bộ não của con người sẽ ghi nhớ hình ảnh lâu hơn 90% so với chữ viết hay con số. Chính vì thế, trực quan hóa dữ liệu sẽ giúp biến những thông tin khô khan này trở nên dễ tiếp thu hơn thông qua bảng biểu, đồ thị, dashboard,... 

Cách đơn giản để bạn có thể trực quan hóa dữ liệu, đó là sử dụng các biểu đồ thanh, biểu đồ đường, biểu đồ tròn,... diễn đạt mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu khác nhau, xác định xu hướng theo thời gian hoặc so sánh các tập dữ liệu,...

Ví dụ:

• Biểu đồ thanh có thể được sử dụng để so sánh doanh thu từ các dòng sản phẩm khác nhau.
• Biểu đồ hình tròn hiển thị sự phân bổ chi phí giữa các danh mục khác nhau hoặc so sánh thị phần của các công ty khác nhau.
• Biểu đồ đường phù hợp để hiển thị các số liệu thay đổi theo thời gian như số liệu bán hàng, giá cổ phiếu hoặc các chỉ số kinh tế.

Trực quan hóa dữ liệu giúp biến những con số khô khan trở nên có giá trị với doanh nghiệp

Cải thiện phân tích dữ liệu

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang xem một bảng dữ liệu tài chính. Nếu không trực quan hóa dữ liệu, sẽ khó phát hiện xu hướng hoặc so sánh các tập dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn tạo biểu đồ đường cho dữ liệu, bạn có thể dễ dàng so sánh và theo dõi xu hướng thay đổi như nào.

Hỗ trợ ra quyết định

Giả sử bạn đang cân nhắc nên đầu tư vào Công ty A hay Công ty B. Nếu không trực quan hóa dữ liệu, bạn sẽ phải so sánh thủ công nhiều chỉ số tài chính, chẳng hạn như doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và mức nợ. 

Điều này có thể tốn thời gian và khó thực hiện hơn so với việc sử dụng biểu đồ, đồ thị để hình dung dữ liệu tài chính của các công ty. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng biết được công ty nào hấp dẫn hơn từ góc độ đầu tư.

Trình bày số liệu với khách hàng và giám đốc dễ dàng hơn

Giả sử bạn đang cố gắng giải thích với sếp tại sao một bộ phận nào đó lại vượt quá ngân sách. Nếu bạn sử dụng các biểu đồ trực quan, ban giám đốc có thể dễ dàng biết được tiền đang được chi tiêu vào đâu và đưa ra hướng giải quyết kịp thời.

Những nguyên tắc trình bày dữ liệu cơ bản đối với kế toán

Bản chất của trực quan hóa dữ liệu là thu thập, xử lý dữ liệu khoa học để chuyển hóa thành các thông tin hữu ích, dễ đọc, dễ hiểu ngay cả với người không có nhiều kiến thức chuyên môn về kế toán. Do đó, bạn cần nắm được các nguyên tắc cơ bản sau:

Xác định đối tượng và mục đích làm báo cáo: tùy vào đối tượng đọc báo cáo, hay mục tiêu trình bày báo cáo là gì mà kế toán sẽ thiết kế và thêm các nội dung báo cáo cho phù hợp, hiệu quả nhất.

Phác thảo nội dung, bố cục các biểu đồ, dashboard trong báo cáo: bạn nên có hình dung ban đầu về cách trình bày các thành phần trong báo cáo sao cho có ý nghĩa, có logic và khoa học.

Chọn công cụ trực quan dữ liệu: Có nhiều công cụ để bạn có thể trực quan hóa dữ dữ liệu và làm báo cáo tự động cập nhật như Microsoft Excel, Power BI, Tableau, Google Data Studio,... Tùy vào thế mạnh của bạn và độ lớn dữ liệu mà bạn có thể chọn công cụ phù hợp.

Một số phần mềm giúp kế toán trực quan dữ liệu, làm báo cáo tự động

Microsoft Excel:

Sử dụng Excel để lập báo cáo có thể giúp bạn theo dõi tình hình tài chính của công ty bằng cách gộp, sắp xếp dữ liệu vào bảng tính. Sau đó sử dụng các công thức và hàm để tính toán những con số quan trọng như thu nhập ròng, dòng tiền và tỷ lệ nợ. 

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu của mình và giúp dữ liệu dễ hiểu hơn. 

Trước đây, khi còn là kế toán mới ra trường, mình khá yếu kỹ năng Excel, đặc biệt là các hàm và chức năng nâng cao. Do đó, để làm việc chính xác và hiệu quả hơn, mình đã tham gia khóa học này của Gitiho và nó đã giúp ích cho mình rất nhiều trong công việc:

Sau này, sếp cho mình tập tành làm báo cáo, nhưng thời gian đầu mình bị chê làm báo cáo khó hiểu, khó phân tích số liệu mà hay có một số lỗi sai lặt vặt. Mình thấy sếp nói đúng bởi mình cũng muốn học làm báo cáo trực quan từ lâu rồi. Vậy nên mình đã nhanh chóng đăng ký khóa học này:

Power BI

Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán khi tạo báo cáo và dashboard trực quan, dễ hiểu. Hơn nữa, người dùng có thể tương tác trực tiếp trên giao diện của báo cáo được tạo bằng Power BI, cũng như dễ chia sẻ báo cáo cho người khác. 

Ngoài ra, trực quan dữ liệu bằng Power BI còn giúp kế toán giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian hơn khi dùng Excel do có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh hơn.

Trước đây chỉ cần Excel cũng đủ để mình làm các báo cáo nội bộ, hay các báo cáo định kỳ khác. Nhưng khi công ty ngày càng phát triển, dữ liệu cũng ngày càng lớn, Excel thì không “đủ đô” để load các tệp dữ liệu nặng. Chính vì thế, mình quyết tâm học thêm Power BI để thực hiện công việc trơn tru hơn:

Những thách thức của trực quan hóa dữ liệu trong kế toán

Nhiều kế toán viên đang gặp khó khăn khi trực quan hóa dữ liệu, bởi nó đòi hỏi ở họ trình độ chuyên môn kỹ thuật nhất định, cũng như biết cách sử dụng các công cụ, phần mềm trực quan dữ liệu.

Ngoài ra, trực quan dữ liệu có thể tốn nhiều thời gian thiết lập ban đầu. Bởi vì bạn cần  thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, làm sạch và sắp xếp dữ liệu, tính toán rồi tạo biểu đồ, đồ thị trực quan. 

Không biết cách chọn biểu đồ phù hợp dẫn đến người khác khó hiểu hoặc hiểu sai thông tin mà bạn muốn truyền tải.

Do tham lam nên bạn sử dụng quá nhiều thông tin trong một báo cáo, màu sắc sặc sỡ khiến người đọc khó hình dung và sử dụng báo cáo hiệu quả.

Vậy nên, hy vọng với những điều mà mình chia sẻ thì các bạn có thể ứng dụng các công cụ, phần mềm vào việc làm ra các báo cáo kế toán trực quan nhé. Chúc bạn thành công!