Lập kế hoạch triển khai dự án là gì? 8 bước lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả

Lập kế hoạch triển khai dự án có lẽ đã không còn xa lạ với mỗi nhà quản lý, quản trị hiện nay. Việc lập kế hoạch có thể giúp công việc có định hướng rõ ràng, bảo đảm chất lượng, quy trình đúng tiến độ.

Đây là một trong những yếu tố khá quan trọng góp phần quyết định thành bại của doanh nghiệp. Vậy lập kế hoạch triển khai dự án là gì? Cách lập kế hoạch dự án hiệu quả gồm những bước nào? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu ngay nhé.

Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch triển khai dự án chính là bản mô tả phương hướng, quá trình hoàn thành dự án trong khoảng thời gian nhất định. 

Việc lập kế hoạch sẽ giúp các công ty nắm bắt chính xác đối tượng mục tiêu, thị trường và các đối thủ cạnh tranh. Đồng thời, từ bản kế hoạch bạn có thể biết được những gì có thể xảy ra trong tương lai. Nhờ đó công ty sẽ biết cách xử lý, phòng tránh, thậm chí lập kế hoạch dự trù.

Do lý thuyết và thực hành luôn có sự khác biệt. Vậy nên trong quá trình thực hiện bạn có thể thay đổi bản kế hoạch dựa trên thực tiễn.

Vai trò của việc lập kế hoạch triển khai dự án

Như đã nói lập kế hoạch triển khai dự án là công việc quan trọng đối với mỗi công ty. Bởi lập kế hoạch giúp chúng ta xác định công việc theo thứ tự ưu tiên, tránh chồng chéo, kiểm soát và theo dõi tiến độ của công việc, quản lý thời gian, giảm thiểu rủi ro hiệu quả, chủ động phát triển bản thân… cụ thể:

Xác định công việc theo thứ tự ưu tiên, tránh chồng chéo

Khi lập kế hoạch cho dự án chúng ta sẽ biết được những công việc gì nên ưu tiên làm trước, việc nào làm sau. Nhờ đó, bạn vừa bảo đảm hoàn thành được mục tiêu lại tránh bị chồng chéo công việc.

Không những thế, khi sắp xếp công việc khoa học, có trình tự, quá trình làm việc sẽ diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ hơn…

Kiểm soát và theo dõi tiến độ của công việc 

Trong quá trình làm việc, những đầu công việc cùng mục tiêu sẽ được đặt ở bảng tiến độ chung và theo dõi hằng ngày.

Chính vì vậy, bạn sẽ tránh được tình trạng sót việc hoặc tiến độ chậm ảnh hưởng tới mục tiêu chính của dự án.

Tận dụng tối ưu các nguồn lực

Qua bản kế hoạch bạn có thể tận dụng được nguồn lực trong công ty, giúp chúng ta tránh sự lãng phí không đáng có. Khi những đầu việc được sắp xếp một cách khoa học, quá trình phân bổ nguồn lực sẽ dễ dàng, hiệu quả hơn.

Điều này không những giúp bạn có thể tiết kiệm được công sức, thời gian và tiền bạc mà còn làm tăng hiệu quả của công việc.

Xây dựng kế hoạch giúp bạn chủ động phát triển bản thân

Khi xây dựng kế hoạch bạn sẽ biết được bản thân mình đang phát triển theo hướng nào và mục tiêu cần đạt được trong thời gian tới.

Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng giúp chúng ta hiểu rõ ưu, nhược điểm của mình. Từ đó, bạn có thể phát triển đúng hướng, phù hợp với năng lực.

Quản lý thời gian, giảm thiểu rủi ro hiệu quả

Xây dựng kế hoạch hiệu quả giúp mọi người kiểm soát tốt mọi điều. Khi công việc được thực hiện theo đúng thứ tự kết quả nhận được sẽ tốt hơn.

Ngoài ra khi thời gian, công việc cũng như kế hoạch dự bị được sắp xếp bạn sẽ kịp thời phản ứng với rủi ro.

Tạo động lực để mọi người thực hiện mục tiêu

Lập kế hoạch tốt sẽ là động lực để thực hiện những mục tiêu đã đề ra trong tương lai. Qua đó, bạn sẽ nhận thấy công việc mình đang làm sẽ giúp bản thân dần tiến tới mục tiêu hơn.

Bạn chỉ cần thực hiện các đầu công việc nhỏ ở bản kế hoạch đã có thể đi được 1 đoạn đường. Đây chính là động lực trực tiếp nhất trong hành trình thực hiện mục tiêu lớn.

Ngoài ra lập kế hoạch còn giúp bạn nâng cao khả năng tương tác, tinh thần tập thể. Đồng thời thời đây cũng là bằng chứng để đánh giá kết quả làm việc của mọi người.

Bật mí 6 bước lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả

Nhìn chung quá trình xây dựng kế hoạch dự án không quá phức tạp. Cách lập kế hoạch sẽ được triển khai qua 6 bước sau:

Bước 1: Xác định thị hiếu của khách hàng mục tiêu

Điều đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu thị hiếu của khách hàng tiềm năng, mục tiêu để chiếm lòng tin của họ, từ đó tăng hiệu suất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt lợi nhuận cao.

Bạn có thể xác định thị hiếu khách hàng qua 2 trường hợp sau:

Kế hoạch theo thị hiếu khách hàng mục tiêu

Để thực thi mục tiêu dự án hiệu quả theo nhu cầu khách hàng/đối tác bạn cần thể hiện rõ ràng 2 vấn đề, đó là:

Thứ nhất, yêu cầu, nguyện vọng của người tiêu dùng về dự án sắp triển khai.

Thứ hai, xây dựng giới hạn cụ thể về ngân sách, thời gian cũng như nguồn lực khi triển khai dự án. Bên cạnh đó, người thực hiện nêu kết quả cần đạt được. Qua đó thể hiện trách nhiệm cá nhân, ban ngành, bộ phận liên quan khi triển khai dự án.

Lập kế hoạch theo yêu cầu của quản lý cấp cao, lãnh đạo

Nếu như bạn xây dựng kế hoạch theo trường hợp này, cần phải hiểu sâu rộng, hiểu rõ hơn yêu cầu, mục tiêu ban lãnh đạo muốn đạt được. 

Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra đề xuất, phương án cụ thể về thời gian, ngân sạch, phạm vi dự án, nguồn nhân lực… để lãnh đạo quyết định thông qua để triển khai theo mục tiêu đã đề ra.

Bước 2: Xác định mục tiêu rõ ràng khi lập kế hoạch dự án

Vai trò chính của kế hoạch đó là thể hiện rõ mục tiêu cần thực hiện, đạt được trong khoảng thời gian cụ thể. Từ đó tiến hành phân bổ, sắp xếp nhân lực để đạt mục tiêu đó. 

Vậy nên, trong bản kế hoạch triển khai nhất định phải trình bày một cách rõ ràng, chi tiết nhất. Bạn cần liệt kê được mục tiêu cần đạt khi thực hiện dự án mới này. Để qua đó, đối tác, ban lãnh đạo hay khách hàng có thể nhìn thấy tổng quan dự án và đánh giá độ thành công cũng như kết quả có thể đạt được.

Ngoài ra, khi liệt kê rõ ràng mục tiêu ứng với từng giai đoạn, thời gian cụ thể, doanh nghiệp, công ty có thể dựa vào đó để đánh giá khách hàng, thực tiễn thị trường. Sau đó đưa ra đầu mục công việc, quyết sách, bộ phận chịu trách nhiệm, bộ phận liên quan… khi triển khai dự án.

Để các mục tiêu đó bám sát thị trường, khi xây dựng kế hoạch, bạn cần bảo đảm được mô hình SMART. 

Mô hình SMART giúp thiết lập mục tiêu kinh doanh hiệu quả trên 5 tiêu chí:

• S – Specific(cụ thể).
• M – Measurable(đo lường, chính xác).
• A – Achievable(khả thi).
• R – Relevant(thực tế).
• T – Time-bound(tức là giới hạn về thời gian).

SMART là nguyên tắc thông minh, được nhiều doanh nghiệp, công ty ứng dụng để xây dựng mục tiêu dự án.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch theo từng giai đoạn

Xây dựng tiến trình theo từng giai đoạn cụ thể là bước tiếp theo khi lập kế hoạch dự án. Bạn có thể hiểu đó chính là tiến độ của công việc khi doanh nghiệp triển khai dự án.

Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được phương án hạn chế những rủi ro có thể gặp khi thực hiện kế hoạch.

Bước 4: Thiết lập tiến độ cụ thể của dự án

Sau đó, bạn hãy trình bày kế hoạch ứng với từng quy trình, giai đoạn và đầu mục công việc cần phải thực hiện, quản lý khi triển khai dự án. Tại phần này, bạn cần liệt kê cụ thể, chi tiết về nhiệm vụ, công việc, các bước thực hiện, yếu tố phụ thuộc và thời gian hoàn thành… để việc thực hiện dự án khả thi nhất.

Nếu là nhân viên mới, trước khi thực hiện bước này bạn hãy tham khảo lời khuyên, ý kiến từ đàn anh, đàn chị, đồng nghiệp và cấp trên… Đây đều là những người có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, đã thực hiện thành công nhiều dự án. Họ sẽ giúp bạn có được cái nhìn thiết thực, sâu sắc nhất, từ đó thiết lập kế hoạch khả thi, chi tiết, bám sát thị trường.

Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ tiến độ dự án bằng biểu đồ Gantt trong Excel

Bước 5: Xác định tình huống rủi ro, đồng thời đề xuất những phương án hạn chế rủi ro

Rủi ro là điều khó có thể tránh khỏi dù là trong kinh doanh hay cuộc sống. Vậy nên, khi xây dựng kế hoạch, bạn cũng cần phải suy tính tới rủi ro, thách thức, bất lợi có thể xảy ra trong lúc triển khai dự án. Dù ít hay nhiều người thực hiện cũng không thể bỏ qua bước này.

Qua đó, doanh nghiệp sẽ cùng họp bàn để đưa ra quyết sách, phương án phù hợp giúp hạn chế tối ra rủi ro, đảm bảo dự án vẫn được triển khai theo đúng kế hoạch ban đầu và đạt kết quả đề ra trong thời gian nhanh nhất.

Xem thêm: Các loại rủi ro trong tài chính thường hay gặp phải

Bước 6: Cuối cùng bạn hãy trình bày kế hoạch dự án

Bạn cần đảm bảo chắc chắn mình đã hoàn thành bản kế hoạch triển khai dự án hoàn chỉnh theo 5 bước trên. Sau đó bạn hãy tự tin đứng trước ban lãnh đạo, đối tác để trình bày các nội dung trong kế hoạch.

Trong cuộc họp đó, bản kế hoạch dự án của bạn là chủ đề mọi người cùng tham khảo, góp ý, đưa ra ý kiến, đánh giá… để bạn phản biện hoặc tiếp thu, chỉnh sửa sao cho hoàn hảo, hiệu quả hơn.

Mẫu kế hoạch triển khai dự án

Khi xây dựng kế hoạch triển khai dự án, bạn cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Tiến độ dự án: Bạn hãy chia thành từng tháng/ quý để triển khai các đầu mục công việc trong bản kế hoạch.
• Công việc: Hãy liệt kê rõ ràng công việc cần phải làm khi triển khai dự án.
• PIC(người phụ trách công việc): Trình bày tên, chức vụ của người thực hiện(như quản lý, trưởng nhóm, nhân viên,…) hay ban ngành, bộ phận.
• START(ngày bắt đầu): Dự kiến ngày triển khai dự án.
• END(ngày kết thúc): Dự kiến ngày dự án hoàn thành.

Dựa theo những tiêu chí kể trên, chúng ta có thể dễ dàng lập kế hoạch dự án theo nhiều cách khác nhau.

Kết luận

Như vậy, qua chia sẻ trên hẳn bạn đã biết được khái niệm và cách xây dựng kế hoạch rồi phải không? Những chuẩn bị ngày hôm nay quyết định lớn tới thành công ngày hôm sau. Chia sẻ bài viết cho mọi người cùng biết nếu thấy hữu ích bạn nhé!