5 bước cần nhớ trong quy trình kế toán tiền lương cho doanh nghiệp

Trong bài viết này chúng mình sẽ chia sẻ với các bạn 5 bước cần nhớ trong quy trình kế toán tiền lương cho doanh nghiệp để áp dụng vào công việc. Hãy cùng theo dõi nhé!

5 bước trong quy trình kế toán tiền lương

Bước 1: Nhận thông tin từ bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho kế toán qua các hình thức như email. văn bản, hay là một hình thức truyền đạt thông tin khác. Một số thông tin mà bộ phận nhân sự sẽ gửi cho kế toán bao gồm:

• Bảng chấm công
• Các thay đổi về tình hình nhân sự trong tháng (yêu cầu có chứng cứ đi kèm):

• Thay đổi về tăng giảm lao động
• Thay đổi về lương và các khoản phụ cấp của lao động trong tháng (phải có hợp đồng lao động ký lại hoặc hợp đồng lao động đính kèm).
• Thay đổi về các khoản BHXH

Lưu ý:  Chỉ nhận thông tin từ bộ phận nhân sự bằng văn bản hoặc email, hệ thống thông báo làm việc. Tuyệt đối không nhận thông tin trả lương qua các phương tiện như Zalo, Facebook hoặc bằng lời nói. Sở dĩ chúng ta cần phải nhận thông tin qua email và văn bản bởi vì kế toán tiền lương sẽ tính lương, trình ký duyệt và chuyển lương cho người lao động nhưng không có quyền tự quyết về xuất tiền trả lương. Nếu nhận thông tin qua Zalo, Facebook thì không mang tính chính thống, nếu xảy ra tranh chấp sẽ rất khó giải quyết.

Xem thêm: Lương cơ bản là gì? Cách tính lương cơ bản chuẩn nhất 2022

Bước 2: Tính lương, các khoản trích theo lương, thuế TNCN

Ở một số công ty thì bộ phận nhân sự sẽ tính một số chỉ tiêu trên bảng lương như các khoản trích theo lương, thuế TNCN và nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra lại thông tin cho chính xác. Thêm vào đó, các bạn kế toán tiền lương cũng cần căn cứ vào thay đổi từ bộ phận nhân sự để điều chỉnh bảng lương tương ứng.

Ví dụ: Có một người lao động được tăng lương của tháng 7 thì bạn các bạn cần kiểm tra lại xem là phần tăng lương tính vào mức lương đóng bảo hiểm hay là tính vào phần tăng phụ cấp của người đó để điều chỉnh bảng lương.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo bảng tính lương làm thêm giờ trong Excel

Bước 3: Trình kế toán trưởng ký duyệt

Cũng giống như các loại thu chi khác, việc chi tiền lương cần có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu bạn không phải là kế toán viên duy nhất trong công ty mà chỉ là kế toán tiền lương thì sau khi tính toán xong, bạn sẽ phải trình kế toán trưởng ký duyệt. Sẽ có một số trường hợp xảy ra như sau:

• Trường hợp bảng lương tính đúng, không có sai sót, kế toán trưởng sẽ ký và lúc nàu hầu như được chi tiền. Chúng ta có thể chuyển ngay sang bước 4.
• Với trường hợp bảng lương tính sai thì kế toán trưởng sẽ trả lại cho kế toán viên phụ trách tiền lương. Lúc này chúng ta phải quay lại bức 2 để tính toán và kiểm tra lại.
• Trường hợp không có kế toán trưởng thì sẽ bỏ qua bước 3 này và sang luôn bước 4 các bạn nhé.

Xem thêm: Cách chấm công tính lương trên bảng chấm công Excel theo thông tư 133

Bước 4: Trình giám đốc ký duyệt

Sau khi bảng lương được kế toán trưởng thông quá thì gần như giám đốc sẽ đồng ý với việc chi lương. Trường hợp giám đốc không đồng ý duyệt thì quay lại bước 3 xin ý kiến kế toán trưởng. Có thể kế toán trưởng sẽ tự mình trao đổi, bảo vệ quan điểm với giám đốc hoặc cung cấp thông tin để bạn phản hồi với giám đốc. Nếu kế toán trưởng muốn bạn chỉnh lại bảng lương theo yêu cầu của giám đốc thì quay lại từ bước 2 nhé.

Xem thêm: Cách tính lương tăng ca, làm thêm giờ vào ban đêm theo quy định

Bước 5: Thanh toán lương cho người lao động, hạch toán chi phí

Nếu bạn là kế toán duy nhất trong công ty hoặc bạn phụ trách luôn việc thanh toán thì bạn sẽ thực hiện thanh toán lương luôn cho người lao động.

Đối với hình thức thanh toán qua ngân hàng thì kế toán tiền lương sẽ lập ủy nhiệm chi kèm danh sách người lao động nhận lương (Bảng kê đính kèm), thực hiện thanh toán tại quầy (phải gửi email bảng kê nhận lương cho nhân viên ngân hàng) hoặc thanh toán online thì up lên trang web của ngân hàng.

Dưới đây là hình ảnh một ủy nhiệm chi lương và một mẫu bảng kê thanh toán tiền lương để các bạn tham khảo:

Phần bảng kê cũng cần có chữ ký của kế toán trưởng và giám đấu kèm theo đóng dấu của công ty các bạn nhé.

Nếu công ty sử dụng hình thức thanh toán online thì ngân hàng sẽ chuẩn bị biểu mẫu để điền thông tin người lao động cho bạn mà bạn không cần làm file bảng kê thanh toán tiền lương.

Trường hợp các công ty thanh toán lương bằng tiền mặt thì các bạn lập phiếu chi lương tổng đi kèm danh sách ký nhận hoặc lập phiếu chi lương cho từng phòng ban hoặc từng người lao động. Khi đó trong bảng lương cần có thêm cột ký nhận và bạn cần yêu cầu người lao động ký nhận sau khi đã phát lương cho họ để tránh các tranh chấp về sau. Dưới đây là một mẫu phiếu chi lương cho các bạn tham khảo:

Xem thêm: Chia sẻ file mẫu bảng tính lương Excel theo thông tư 133

Kết luận

Hy vọng bài chia sẻ về quy trình kế toán tiền lương cho doanh nghiệp của chúng mình có thể giúp các bạn mới làm quen với công việc kế toán làm việc hiệu quả hơn. Nếu các bạn muốn học tất tần tật các nghiệp vụ kế toán để tự tin xử lý công việc thì hãy tham gia chương trình học Kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z trên Gitiho nhé. Các bạn sẽ được giảng viên đã có nhiều năm kinh nghiệm làm kế toán cho nhiều doanh nghiệp khác nhau hỗ trợ xuyên suốt quá trình học, đảm bảo mọi thắc mắc đều được giải đáp nhanh chóng. Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả nhé!